让你的邮件回复率提升

让你的邮件回复率提升300 让邮件顺利发到收件箱 sunny 前言经常听到的很多外贸业务员不停诉苦 路人甲 我发了好多邮件给老外 怎么连个回音都没有呢 小兵乙 海外的客户怎么总是说没收到我的邮件啊 群众丁 在谷歌等搜索引擎上找了一大堆客户 可是发邮件后没有什么效果 这是怎么回事啊 外贸业务员丙 上面的问题 都是我们外贸业务员遇到的难题好不好 你们来凑什么热闹撒 这样的情况究竟是什么原因 对此 我们又有什么好的方法去规避 改进 优化它 由于教程太长了 我会拆分为多个帖子 每一次都列举几个影响客户回复我们邮件的几个因素 并且给出相应的对策 便于大家阅读消化 第一类影响邮件回复率的因素 客户根本没有收到过你的邮件 根据艾瑞报告的一份资料显示 每年因为各种原因无法到达收件人的邮件 就有21 之高 说不定 这个数字还是咱们广大外贸业务员们贡献的呢 如果邮件都无法到达客户 哪有怎能指望客户阅读 回复 成交呢 哪些原因会造成客户收不到邮件呢 而我们又该怎么办 1 发送邮件的域名 邮箱后缀 或者是IP被禁止了我们外贸业务员的邮箱 很多都有过短期内发送大量邮件的情况 这样折腾几次之后 很可能就被海外的一些邮件服务器锁定了 这个时候 如果你使用同一个邮箱发送 不论怎么努力 都是发不进去的 再加上 现在的很多邮件服务提供商 ESP 都会通过云共享彼此的垃圾邮件库 所以一旦被放进去 则有很大几率发送失败 解决方案 1 通过查看自己的发信IP地址对于使用企业邮局的业务员来说 一般都会有一个自己的网站为后缀的邮箱 如 nancy 本地址为虚构 这时可以访问在查询框中输入邮箱后面的部分 然后就会看到关于自己网站的信息 这个就是你们网站的IP地址了 使用中国站长查看你的发件地址 2 查看自己的发信域名或者是发信IP是不是已经进了黑名单有了域名和IP地址之后 就可以去一些比较大的BL站点 查询自己是否已经进了黑名单 如 http www dnsbl info 或者是 3 发现已经进入黑名单了如果通过查询 你的邮件地址 IP地址已经被进入了黑名单 那么就有可能造成发邮件客户总是不回的情况 如果你在多个BlackList BL 中都被记录了 那么发海外的邮件 成功率将会很低很低 解决方案 1 联系自己的邮件服务商 更换IP地址 具体方法请自行百度 2 向相关的黑名单组织 BLServer 提交你的申请 成功率极低 这里给出一个例子网址 http www spamhaus org lookup 也可以在谷歌中搜索相关的BLServer的RemovalCenter 申请移除操作 不过这个方法不是100 成功的 切记不能依赖 提示已经存在于某个黑名单 点击这个名字 进入申请列表 根据提示进行移除申请 3 更换一个新的邮箱 当断不断 反受其乱 如果已经被多个 3个以上 的BL锁定 建议还是及时更换新的邮箱 否则老客户的联系虽然没有问题 但是新发出去的邮件会难以送达客户 4 还没有进入黑名单 1 这时应该继续保持良好记录 不要用当前的邮箱Qun发邮件 最好仅仅用来进行 少量 正常 来往 的客户联系 2 如果真的有大量的发送需求 如展会邀请 假期通知 新品推荐等正当的邮件 可以使用另一个邮件 专门进行这类工作 2 客户的邮箱根本就是无效的 很多时候 我们都是上网收集由于是免费邮箱 很多往都往有每日发送的数量限制 比如网易系列的邮箱 每天只可以发送50封邮件 谷歌可以发送500封 应该是足够了 但是连接速度是个问题 hotmail进垃圾邮箱的几率较高 尤其是作为陌生人发送的推销邮件 解决方案 1 尽量从可靠的来源获取用户的资料 比如展会 在线聊天 名片等途径 2 从网络上获取的邮件地址 发件之前最好先验证一下 这里给大家一个验证邮箱的地址 3 你使用的是免费的邮箱 如163 hotmail gmail由于是免费邮箱 很多往都往有每日发送的数量限制 比如网易系列的邮箱 每天只可以发送50封邮件 谷歌可以发送500封 应该是足够了 但是连接速度是个问题 hotmail进垃圾邮箱的几率较高 尤其是作为陌生人发送的推销邮件 解决方案 1 考虑更换企业邮局 最好是服务器在国外的 2 使用这些邮箱的时候 更应该注意你的邮件标题 内容 详细请见第5条 4 发件的是一个崭新的邮箱如果你使用的是一个全新的邮箱 甚至连邮件后缀都是全新的 则应该考虑在开始给正式的客户发件之前 先对邮箱进行培养 也叫EmailReputationBuilding 一个可以参考的方法如下 1 准备Gmail Hotmail Yahoo邮箱各一个 如果你有其他国外主流的邮箱 AOL等 请自行谷歌一下PopularFreeEmailServiceProvidersin 你的目标国家 效果更好 2 有了这些邮箱之后 用你的新邮箱给这些邮箱都发一封邮件 由于是你自己的邮箱嘛 收到邮件之后 你就回复一下 同时将你的新邮件地址加入这个邮箱地址的通讯录 3 技巧 1 第一封邮件正文中不要带链接 2 如果在你的收件箱中 这封邮件是在垃圾箱的 JunkBox 的 就点击邮件中的 这不是垃圾邮件 按钮 将这个邮箱地址移除垃圾邮箱 这样下次当别的同一个类型的邮箱 如Hotmail 收到邮件之后 就不胡进入垃圾箱了 4 其实还有一个灵活简易的方法 发给你那些一定会回复你邮件的客户 或者是你的朋友 同事等 然后大家一起回复 产生来往记录 这样比起一个人操作 省时省力 5 你的标题和内容是不是有一些 垃圾 内容 从而被挡了下来 由于邮件推广在全球都被广泛使用 据统计 全球每天的邮件发送量是1440亿封 假设一封邮件的体积仅为100KB 那么每天仅仅邮件的数据量 就有10E11GB 主流的ESP对于垃圾邮件的监控和管理是越来越严格了 例如 微软的SpamEmailDetectStrategy中就有将近百条规则 微软垃圾邮件检测策略流程图 这些规则中 一个很重要的因素 就是我们邮件的内容 这里不是指具体的内容 而是指在你的邮件标题和内容中所包含的模式 比如敏感词 邮件格式 正文中的链接等等 1 邮件标题和内容中含有敏感词我们外贸业务员为了提高客户的邮件打开率 邮件标题也经常是绞尽脑汁 为了吸引客户 经常会写诸如 bestprice topquality 这样的字眼 殊不知 这些被用来 勾引 客户的话 早已经是ESP的封杀目标 客户的邮箱服务器检测到这样的邮件之后 有很大可能被直接拒收 这是因为 类似这样的词汇 推销的性质十分明显 很多垃圾邮件制造者 都会用这些撩人的表述进行营销 解决方案 1 这样的词汇很多 比如这个网址列举的 2 邮件格式现在大部分人都是使用邮件客户端 如Foxmail Outlook ThunderBird等 来进行邮件的收发 在编写邮件的时候 一般可以分为两种格式 html和txt格式 html是网页编码格式 经常会产生一些意料之外的代码 有的客户的邮件浏览器和我们编码不同 就会造成邮件格式错乱 链接过多 甚至是乱码 解决方案 1 在给陌生客户发第一封邮件的时候 最好使用纯文本格式发送 成功率将明显高于html格式 2 如果你是在OfficeWord WPSOffice这样的文字处理工具中编辑你的邮件内容 不要直接复制粘贴到邮件中 否则会带有很多额外的垃圾格式 比如每行的结尾都会带有这样的冗余代码 3 链接 图片 附件对于很多发垃圾策略来说 一封由陌生人发送的邮件中 如果包含太多的网址链接 图片 附件的话 被认定为垃圾邮件的几率会很高解决方案 在初次给海外客户发送邮件联系的时候 尽量不要使用网址链接 图片 附件 即使迫不得已 也应该减少使用数量 6 你还没有进入黑名单 但是曾经QUN发过邮件 或者你有QUN发的需求虽然通过BL的检测 你并未被列入发件黑名单 但是如果你曾经进行过QUN发行为 那就仍有一定几率造成发送失败 这是因为你的邮件之前有过 疑似污点 包括 1 短时间之内发送了大量的邮件 2 这些邮件的标题和内容高度重复 3 收件人对于你的邮件的打开率很低 4 有些收件人甚至将你的邮件举报为垃圾 5 你的收件人地址都是通过一些软件 如双喜邮件搜索这类工具 在网上抓来的 这些邮件都是没有质量的 不活跃的邮箱使用着 有的甚至是SpamTrap 这样的话 一个邮箱很快就被列入黑名单了 6 你是使用邮件QUN发工具发送的邮件 这些工具生成的指纹信息 HALO 都已经被记录在案了 一旦发送 就会被检测到 解决方案 1 不要在短时间内发送大量的邮件 比如在1小时内发送了100封邮件 2 邮件的标题和内容应该尽量不同 如果你在三天内发送的100封邮件 除了收件人不同 其他的内容完全一样 那么就等着进黑名单吧 应该让你的邮件标题和内容都尽量不同 体现出变化 3 如果你的邮件地址是用一些软件从网站抓来的 有的甚至连联系人姓名都没有 那么奉劝还是不要发了 这些邮件里面 很可能有SpamTrap 顾名思义 就是邮件陷阱 是由ESP故意虚拟的邮件地址 放到网上让人抓取的 由于这些邮件地址实际上并不存在 如果你给这些地址发邮件 则毫无疑问说明 你发的是垃圾邮件 4 如果是使用QUN发工具发送 请联系你的供应商 如何修改软件的发送邮件头和内嵌信息 比如一些很烂的工具 会在每封邮件的末尾附加上他们的信息 5 郑重建议使用多个邮箱从事不同的任务 总结今天内容的核心就是 如何让你的邮件顺利到达客户的收件箱 inbox 以下是一张今天所讲内容的汇总图 供大家参考 怎样让你的邮件符合发件标准 从而进入客户的收件箱 本次内容涉及到的名词解释 发件IP 每个邮件在发送的时候 都是从某台服务器发出去的 这个服务器在网络的地址就是这个邮件的IP地址BL 全称BlackList就是黑名单 一旦邮件有了垃圾行为 就会被很多ESP列入BLESP EmailServiceProvider 邮件服务提供商 比如Gmail Hotmail Yahoo AOL 网易 搜狐等 他们是负责提供邮件服务的 所以对于垃圾邮件的监控手段也很发达Spam 在邮件营销中指垃圾邮件 制造垃圾邮件的个人或者行为 叫做SpammerSpamTrap