印章及证件管理办法

xxxxx管理有限公司 总经办2017制度01号印章、证件管理办法第一章 目的印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为了保证本公司(以下简称“公司”)印章保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，防止不必要事件的发生，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。第二章 定义1. 公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章等。2. 证件是指企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、道路运输许可证、食品经营许可证或餐饮服务许可证等。第三章 保管部门门店保管：门店发票章以及相关营业执照；财务部保管：公司所有的财务章和法人私章、发票章、财务章、法人章。总经办保管：总公司公章、分公司公章、门店公章、合同章、管理专用章及总公司所有证件。 第五章 使用流程经办人填写申请领用登记表表（一）合同专用章盖章流程：部门/区域领导评审合同签字审批财务部评审合同签字审批法务部评审合同签字审批法务部复审合同并审批总经办终审盖合同盖章（二）公章盖章流程：部门/区域领导签字审批总经办终审盖章经办人填写申请表（三）法人章、财务章、发票专用章盖章流程财务部终审盖章表部门/区域领导签字审批经办人填写申请表（4） 管理专用章流程：经办人填写申请表部门/区域领导签字审批总经办终审盖章注：所有审批须有文件记录第六章 相关要求（1） 公司印章和证件必需由专门的印章保管员进行保管，不可私自委托他人代管，如遇休长假等特殊情况，需向总经办报备由第二保管人进行保管；（2） 公司印章和证件必需上锁保管，门店必须悬挂的证件除外；（3） 严禁任何人私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需有印章保管员陪同。公章外出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。（4） 印章保管员如因工作变动或离职，应及时上缴印章，并由部门、区域安排新印章管理员办理接交印章手续，并上传到人事系统，以免贻误工作；（5） 销售合同盖章时，须有订货产品清单，且报价审核后的附件（单价、金额等）需体现审核过程，即要有审定人的签名，否则不予以盖章；（6） 各类行政章仅限于与之相对应的性质文件方能盖（业务业务，合同合同，财务财务）；（7） 若需要同时使用公章、财务专用章及法人私章“三章”，须有印章保管员授权并且使用人和保管员同时在场；如需将“三章”同时带出公司使用，需有印章保管人员和使用人分别携带印章一同前往。（8） 未经授权门店及各部门严禁与合作商单独签订任何协议；（9） 总经办人员负责不定期对印章和证件使用情况进行抽查；（10） 如遇特殊情况，可以微信或短信形式请示作为依据，但须在3日内补齐手续，此期间发生的一切责任由使用人承担；（11） 印章领用申请表详见附件一；（12） 办理业务或签订协议所提供的证件复印件需备注用途，样本详见附件二；第七章 惩罚措施（1） 任何人不得在空白纸张上加盖“三章”中的任意章（公章、人名章、财务章），被发现有违规操作的人员将给予降职，并处罚10000元/次，并且因违规盖章产生的所有责任与损失全部由盖章人承担；（2） 任何人不得将印章及证件带出公司，如有特殊情况，必需按照上述流程执行。如有违反，每次处罚10000元，因违规操作产生的所有责任与损失全部由盖章人承担；（3） 总经办不定期检查印章的使用以及保管，如有违规操作的现象，视情节严重情况处罚5000-50000元/次；（4） 财务部委托区域领导或门店领导办理的事项，必须由财务部监督执行，若因监管和操作不当发生的所有损失，由财务部与经办人共同承担所有责任和损失；（5） 违反本制度的条款造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成重大损失或情节严重的，移送相关政府机关处理。总经办 2017年9月10日附件一：印章领用申请表申请时间印章详称领取用途合同编号、名称申请人签字部门、区域领导审批签字财务部审批签字法务部审批签字总经办审批签字 备注