团总支材料整理、归档要求.doc

机电工程学院团总支材料整理、归档要求为确保我院团总支各类材料的收集、整理和建档工作更加科学化、规范化，特制定本要求。一、材料分类各类活动方案、活动计划、活动总结、活动影视资料、数据统计、图表说明、名册、学生档案、规章制度、会议记录综述材料等。1、形成过程，可以分为原始档案材料、新建档案材料及工作材料。2、按材料形式，可以分为文字类、原件类、综述类、表格类材料。二、材料格式要求1各类原始材料（如活动计划、方案、总结、制度，会议记录、纪要，工作安排等）一般应采用原件，以体现材料的真实性。原件类材料的纸张大小不必完全统一。2新建文字材料均采用WORD文档格式，具体格式要求见附件。3所有的复印件统一使用A4纸。4文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附件名称。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。5照片类材料暂不做粘贴、装订，装袋后分类保存，并标明内容与数量。电子版类材料刻录光盘保存。6.各类证书（获奖、荣誉证书等）采用证书复印件归档。三、其他要求1材料要做到原始性、真实性、针对性、层次性，已经形成的原始材料不得随意改动，新建材料规范到位，要注意积累评估过程中的工作材料，如各种学习宣传材料、工作计划、总结等。2学院下达给各职能部门收集、整理和提交材料工作的任务，主要基于其对应性、相关性考虑，在任务上虽然明确相应的部门和单位，但仍有交叉或不够全面。凡材料内涵所涉及的部门，都必须按要求将与自身工作有关的零星材料收集、整理和汇总，并提供给相应的部门（主办部门）汇总归档。3各部门提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来源，标明统计的日期、统计人员的姓名。5各部门提供的所有文件材料及数据均应有备份留存。要规范、齐全、整洁，编目清楚，颜色统一，排列有序，便于查找利用。6、材料描述过程中应使用规范、统一的名称和术语。如2010年5月后的材料，统一使用“学院”、“我院”，2010年5月前称“系”、“我系”。附件1：材料封面格式附件2：材料格式要求 2011年度机电工程学院团总支工作总结机电工程学院2011年12月28日附件2：料格式要求一.页面设置（1）纸型：采用A4纸。页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm，装订线位置为左。（2）页脚：所有材料均应在页脚处加注页码（居中、五号、“第1页共3页”）。二.材料标识（1）标题用小二号黑体（如有副标题，用三号楷体）。标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）正文用四号仿宋字（表格材料的字体、字号酌情处理，建议用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如张三，写为“张 三”）。表名在表格上方，居中。如有图片，图名应在图片下方，居中。）。行间距为固定值23磅。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“”。结构层次超过五层的可自行根据情况设置，但不得对与此五层冲突。（3）落款材料应在正文右下方落款，在下一行相应处标识日期。名称为：机电工程学院