浅析项目计划的重要作用

“项目计划”可以说项目管理中最难理解的一个术语。它不是一个固定的计划，而是在整个计划过程中都可以改变的一系列生动的文件。像路线图一样，项目计划给出了整个计划的前进方向。计划，在管理工作中具有预先性，同时，它对管理工作的执行和控制又具有指导性。而“项目计划”又是个在项目管理中常被误用的术语之一，对项目计划最常见的误解是把计划等同于时间表，而时间表实际上只是整个计划的一部分。项目计划是整个筹划过程中最主要的工作成果，它包括筹划阶段的所有文件。换句话说，它并不是个实体,而是由一系列文档组成在项目实施过程这些文档也在变更。 它如一张地图为整个项目提供了方向。项目成功的重要因素之一就是有一个良好的项目计划。制订一个清晰的项目计划需要很多时间，有的项目经理可能会冒险跨过这一阶段直接进入执行阶段。但事先为路线做过准备的旅行者到达目的地总会更快更容易一些。同样花一些时间制订一个清晰的项目计划的项目经理也会更快地实现目标。 一些人在做项目时总是日以继夜的工作，看起来风风火火。但他们纵使效率再高，面对各种接踵而来的需求时，也往往只能无奈的疲于奔命，非常辛苦。每当这种时候，大家总会认为是人力、时间、设备等资源不足，而客户的需求也源源不断，突发的事情让人措手不及。诚然，我们工作当中需要做事雷厉风行，需要大家“鞠躬尽瘁”的奉献，但这并不是最好的工作方式和表现。如何应对这种局面呢？最妥当的解决办法就是制订详细的可执行计划，并雷打不动的坚持。 项目计划有三个主要作用： 1明确目标。有的放矢，明确的目标（包括时间、工作内容、工作成果等要求）可激发工作热情和提高工作效率，也是你的工作得到他人支持、配合、认可的前提。实际上，明确的目标是项目执行的生命力，既是起点也是终点。 2平衡资源。矛盾总是无处不在的，项目工作中资源冲突是最大的管理问题之一，资源总是缺乏的，我们能做的无非两件事情，一是在资源相对充足的情况下利用计划将资源最大化充分利用，二是在资源不足的情况下利用计划来争取一些可争取的资源。在整个项目团队当中，甚至在整个公司资源池中，有一些资源是可流动的，但如果你没有一个很好的理由去说明管理层，那么本来就稀缺的资源为什么要给你呢？反之，如果你有充分的理由和足够重要的需求，谁能不帮忙解决？ 3最小化干扰。客户的需求总是源源不断的，而新的问题或工作也可能随时出现，层出不穷，可是，一旦我们制订好工作计划后，就必须最大程度的、最小偏差地去执行，并以此作为名正言顺的理由暂时将其他需求延缓，或最小化外界对我们既定工作的影响，以让大家最大可能的集中精神地做好一件事情（这点相当重要，不是每个人都有三头六臂，能三心二用）。制定项目计划的工具有WBS、责任矩阵、项目行动计划表等。 WBS（工作分解结构）是Work Breakdown Structure的英文缩写，是项目管理重要的专业术语之一。WBS的基本定义 ：以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。工作分解结构跟因数分解是一个原理，就是把一个项目，按一定的原则分解，项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止。即：项目任务工作日常活动。无论在项目管理实践中，还是在PMP，IPMP考试中，工作分解结构(WBS)都是最重要的内容之一。WBS总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。项目范围是由WBS定义的，所以WBS也是一个项目的综合工具。创建WBS就是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程。责任矩阵（Responsibility Matrix）是以表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任方法。这是在项目管理中一个十分重要的工具，因为他强调每一项工作细目由谁负责，并表明每个人的角色在整个项目中的地位。制定责任矩阵的主要作用是将工作分配给每一个成员后，通过责任矩阵可以清楚地看出每一个成员在项目执行过程中所承担的责任。责任矩阵是项目管理中最重要的一环，它将每项任务责任到人。一般矩阵纵列列出项目中的各项细节任务，横排写出项目相关人员名称，在其交叉格内标明每个人员的角色（RACI）（R=Responsible，A=Accountable，C=Consulted，I=Informed）。项目行动计划表是指以工作分解结构图为基础，将项目的一系列活动或任务进一步细分，并按内在的层次关系把持续时间、紧前任务和所需的资源等汇总并记录所形成的表格。项目进度计划的时间参数：1.活动历时；2.最早开始和结束时间；3.最迟开始和结束时间；4.时差；5.计划、基线和计划安排时间。关键路线法(Critical Path Method，CPM)，又称关键线路法，是一种计划管理方法。它是通过分析项目过程中哪个活动序列进度安排的总时差最少来预测项目工期的网络分析。它用网络图表示各项工作之间的相互关系，找出控制工期的关键路线，在一定工期、成本、资源条件下获得最佳的计划安排，以达到缩短工期、提高工效、降低成本的目的。CPM中工序时间是确定的，这种方法多用于建筑施工和大修工程的计划安排。它适用于有很多作业而且必须按时完成的项目。关键路线法是一个动态系统，它会随着项目的进展不断更新，该方法采用单一时间估计法，其中时间被视为一定的或确定的。计划评审技术就是把工程项目当作一种系统，用网络图或者表格或者矩阵来表示各项具体工作的先后顺序和相互关系，并以时间为中心，找出从开工到完工所需要时间的最长路线，并围绕关键路线对对系统进行统筹规划，合理安排以及对各项工作的完成进度进行严密的控制，以达到用最少的时间和资源消耗来完成系统预定目标的一种计划与控制方法。在现代项目管理理论和实践中，控制是十分重要的。它是管理活动的五大职能之一，是引导一个动态活动。具体来说，控制就是检查工作是否按既定的计划、标准和方法进行、发现念头、分析原因，时行纠正，以确保目标的实现，主要包括提出问题、研究问题、计划、控制、监督、反馈等工作内容。实质上，它已经包括了一个完整的管理过程。在计划阶段后对项目实施阶段的控制工作，它与项目计划一起形成一个有机的项目管理过程，是阶段性的控制概念。计划在项目开展中的重要性是绝对的，项目工作必须“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”！总之，计划的意义非同一般：它能给你以勇气，给你以效率，给你以能力，促使你突飞猛进，早日成才。愿将自己培养成出类拔萃的人才，绝不应放松计划这一环。一年之计在于春，一天之计在于晨。”一年要有所收获在于这一年初的计划，一天要达到目的在于这一天开始时候的计划。一句俗语，道出了计划的重要性。听过一个管理专家的课，他在课中讲到“明年之计在于岁末，明天之计在于今晚”。他把计划列在了先人一步，更加强调了计划的预先性。“先人一步”、“先知先觉”，在竞争激烈的今天，“先”为重要。尽管我理解为他在观点上修改俗