CX01文件控制程序.doc

文 件 编 号HW/ZL/CX001 标 题文件控制程序更 改 状 态第一版 0状态页 码第7页 共7页文件控制程序拟 制： 日 期： （撰 写 人）审 核： 日 期： （部门部长）批 准： 日 期： （管理者代表）归口部门：技术部生效日期：受控状态分发号注：此文件系XXX有限公司受控程序文件，未经许可不得随意复印、转借。文件更改记录更改单号更改页码更改状态批准人生效日期执行更改1. 目的通过对与质量体系运行相关的文件和资料进行控制，保证对质量体系运作起重要作用的各个场所及时得到相关文件的有效版本，避免作废文件被误用。2. 适用范围凡与质量管理体系有关的文件、记录或外部顾客、供方提供的产品技术资料和双方签定的技术协议，以及内部收集的图纸、国际、国家标准。3. 职责3.1技术部是文件和资料的归口管理部门，负责文件的编写、更改、登记、分发的控制和“受控文件”实施更改及作废文件的收回管理工作。3.2各部门负责相关文件的采集、编写和修改，负责部门使用文件的保管工作。3.3各部门部长负责本部门编写的相关文件的审核；管理者代表负责“质量手册”和“年度质量方针、质量目标”文件的审核3.4总经理负责“质量手册”和“年度质量方针、质量目标”文件的批准、管理者代表负责过程“程序文件”的批准、各公司级分管领导负责下属部门编写的第三阶层忘记文件的批准。4. 工作程序流程责任部门工作要求相关文件/记录开 始文件的分类文件的编号文件编制和采 集BA 技术部 技术部各部门质量部各部门4.1技术部负责本程序的归口管理。4.2 第一层次文件：质量手册(含质量目标、方针)第二层次文件：程序文件第三层次文件：作业性文件和资料(含外来文件和资料、技术协议) 第四层次文件： 质量记录4.3按质量体系文件编写导则的规定执行。4.4按ISO/TS16949：2002标准要求，结合本公司实际情况编写质量手册、程序文件等。4.4.1文件内容、格式一致；文件内容正确、易操作。a) 质量手册由质量部编写；b) 程序文件由各相关职责部门负责编写；c) 作业性文件（如作业指导书等）由各相关部门负责编制和采集。d) 对文件的完整性、规范性和可操作性逐项逐条核对。编写部门负责人审核后交相关部门审核会签。质量体系文件编写导则质量体系文件编写导则质量手册程序文件相关作业性文件“文件审核会签单” 流程责任部门工作要求相关文件/记录A B 审批原版文件的管 理发 放B技术部相关部门总经理管理者代表各部门部长技术部相关部门技术部相关部门4.4.2外来文件的收集、有效性确认。a) 外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方标准，法律法规和顾客提供的文件。b) 在公司内使用的外来文件原件由归口部门接收后，部门负责人对其来源的可靠性、其内容对公司的适用性进行审批，并填写“外来文件登记表”、“文件发放定额单”一起转交技术部档案室。c) 技术部档案室根据“文件发放定额单”对外来文件原件进行复制，复印件加盖“已审批”印章，分发到相关部门。d) 公司外来文件归口部门对可能更新版本的外来文件应及时进行跟踪（一般不超过半年），及时更新新版文件，确保使用最新版本的外来文件。e) 更新后的外来文件需重新进行登记。4.5质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由相关部门审核，管理者代表批准。作业性文件由部门部长审核，分管领导批准。4.6质量手册、程序文件、其他原版文件（合同、行政文件、外来文件、技术协议）的原件移交技术部保管，填写“文件移交登记表”。对于技术协议，销售区必须保证按照顾客要求的时间表及时评审、发放和实施，所有顾客的工程标准/规范及基于顾客要求时间进度的更改，应该及时进行评审，时间不能超过两周。4.7文件编制部门拟订“文件发放定额单”经文件批准人批准。技术部按“文件发放定额单”规定的发放范围发放。领用人在“文件领用登记表”上签名以便追溯。所有受控文件的受控版应加盖“受控”（红色）印章；非受控版上应加盖“非受控”（红色）印章。厂内部使用的质量手册和程序文件必须为受控版。因工作需要，需获得文件时，可填写“文件领用申请表”。申请受控文件需得到管理者代表的批准，申请其他类文件需得到文件管理部门的批准。“外来文件登记表”“文件发放定额单”质量手册程序文件相关作业性文件质量手册程序文件相关作业性文件“文件移交登记表” 工程变更控制程序“文件发放定额单”“文件领用登记表”“文件领用申请表”流程责任部门工作要求相关文件/记录B 文件的使用文件的更改作废文件的处 理C技术部相关部门技术部 技术部各部门文件管理部门相关使用部门在产品、模具开发验证阶段，相关技术文件应加盖“样试”（蓝色）印章。4.8受控文件不得复印使用。当文件严重损坏或丢失，需更换或补发时，由相关部门提出申请，填写“文件领用申请表”，经管理者代表审核后，到文件管理部门办理更换/补发、登记手续。更换文件时，应交回损坏件，损坏件由文件管理部门加盖“作废”(红色)印章。已补发新文件的，丢失文件又找回时，应交至文件管理部门，加盖红色“作废”印章。各部门对接收的质量管理体系文件要有专人保管，编制“接收文件清单”和“受控文件目录”，在文件使用过程中要保持文件的清晰，不可随意涂画。4.9相关人员/部门提出申请，确定程序文件更改内容，质量手册更改需经总经理批准，作业性文件由部长审核，分管领导批准，文件管理部门实施更改。质量手册、程序文件的版本规定新版本为第一版，第一次修改状态由0改为1，第二次为1改为2，以此类推。文件更改可采用在文件上直接更改或换页的形式进行。对重要的更改，还应发放“文件更改通知单”告知文件使用人。更改后内容用下画线标识。4.10文件经10次更改或修改幅度较大时，经审核或批准后，可更换版次；原版次文件作废，换发新版次，如由第一版本换至第二版。a) 需要更改时由提出人填写“文件更改申请单”；b) 按原审批程序审批；c) 文件管理部门应记录文件的更改；4.10.1因文件更换、补发或更改而产生的作废文件由文件使用部门收集，交文件管理部门处理。文件管理部门应在作废的文件上加盖红色“作废”印章，并填写“文件销毁审批单”，经管理者代表批准后，统一销毁。作废需作参考的文件需加盖红色“作废保留”印章后予以保留。“文件领用申请表”“接收文件清单”“受控文件目录”“文件更改申请单”“文件回收登记表”“文件更改通知单”“文件更改申请单”“文件回收登记表” “文件销毁审批单”流程责任部门工作要求相关文件/记录C 评 审 归 档结 束管理者代表文件使用部门技术部文件管理部门4.11在每次管理评审之前，由管理者代表组织文件使用部门，对于文件发布一年以上、产品或过程变更相关的文件进行评审，对不符合及不适当之处向文件编制部门提出更改要求。4.11.1当顾客要求变更工程规范时，技术部应及时按照顾客要求进行评审，评审时间不超过两周。4.12按记录控制程序执行。“文件评审表” 记录控制程序5. 相关文件5.1 HW/ZL/SC001 质量手册5.2 HW/ZL/CX002 记录控制程序5.3 HW/ZL/CX011 工程变更控制程序5.4 HW/ZL/GL002 质量体系文件编写导则6. 质量记录6.1 HW/ZL/CX001B-01-A0 外来文件登记表6.2 HW/ZL/CX001B-02-A0 文件审核会签单6.3 HW/ZL/CX001B-03-A0 文件发放定额单6.4 HW/ZL/CX001B-04-A0 文件领用申请表6.5 HW/ZL/CX001B-05-A0 文件领用登记表6.6 HW/ZL/CX001B-06-A0 接收文件清单6.7 HW/ZL/CX001B-07-A0 文件更改申请单6.8 HW/ZL/CX0