办公用品管理PPT课件

办公用品管理 2 事务管理 复习指导要点 办公用品与设备的使用与管理1 知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能 理解各类办公设备的基本工作原理 掌握各类设备使用的注意事项 2 技能要点学习者应能够采购 接收 发放 管理办公用品与设备 能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除 3 认识办公用品 4 如果你是一家新公司的办公室主任 请你列出本公司需采购的办公用品清单 并进行分类 思考 5 1 纸簿类2 笔尺类3 装订类4 归档用品5 办公设备耗材6 设备类 6 思考为什么要设置办公用品库存 7 办公用品库存控制作用 1 保证大量的资金不被不必要的库存占用2 保证空间不被用来存储不必要的货物3 监督个人和部门对物品的使用4 保持充足库存 以保证组织的顺利运作5 监督任何偷窃和破坏造成的损失6 可利用准确的库存进行估价 8 核算基数就是要确定采购费用总额传统预算法 按照以往趋势进行预算零基预算法 不考虑以往情况 而是根据新年度的新工作目标进行预算 如何确定预算的核算基数 9 获得办公用品使用权的方式 购买租用 直接购买电话订购传真订购网上订购 10 办公用品采购流程 申请 审批 招标 签合同 入库 付款 选择供应商 订货单交货单入库单 申购表 订货单 交货单 1 价格 费用2 质量 交货3 服务 位置 11 办公用品的申请和订货 1 由需要购买货物的人填写公司内部的 采购申请单 说明需要货物的理由和细节 经过部门领导批准后交给采购人员2 由采购人员通过 办公用品订购单 向供应商发出购买需求 各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较 筛选 填写正式订购单并签字 说明订购货物的详细情况 发送给选定的供应商 该订购单需要公司高级主管签字批准 并复制一份给财务部 做为付款的通知 12 13 14 3 当收到供应商的货物后 要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物 查明货物的数量 质量应当符合要求 将签收后的交货单送财务部4 采购人员根据收到的货物填写入库单 货物入库 库房人员要签字表示货物进库 5 财务部收到发票后 对照 交货单 入库单 和 订单 三单货名 数量应当相符 经财务主管签字核准 总经理批准后付款 6 接收的每一类货物的详情 应输入到 办公用品库存卡 的接收项目中 7 接收后 要及时更新库存余额 8 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好9 订立物品发放制度 确定物品发放人 办公用品的入库 15 办公用品管理与发放 16 1 保证资金不被不必要的库存占用2 尽可能节省库存空间3 监督个人和部门的使用情况4 维持一定的库存以保证组织的顺利运作5 如有办公用品方面的资产损失 可利用准确的库存估价6 监督任务偷窃和破坏造成的损失 进行库存管理有什么作用 17 思考 如何更好对办公用品进行管理 18 1 储藏间或物品柜要上锁 保证安全2 新物品置于旧物品下面或后 领用时遵守先进先出的原则 3 各类物品要清楚地贴上标签 标明类别4 体积大 分量重的放置在最下面 减少从架上取物时发生事故的危险5 小物品 常用的物品应放在较大物品前 方便领用 6 储藏间要通风良好 保持干燥7 照明良好 便于查找 办公用品的库存管理 19 办公用品入库清单 制表人 制表时间 入库时间 20 学会填写库存记录卡 一 再定货量 日用量 运送时间 最小库存量 21 最大库存量 费用 存储空间 保存期限最小库存量 再订货量 提醒购买者库存需要重新订购的标准 由物品的平均使用量 物品交货时间的长短决定进货卡 出货卡和库存卡数字一致 再订购量 日用量 运送时间 最小库存量 22 实战演练 23 1 自2月18日发放物品后 库存控制卡上的剩余库存是多少包 A 12B 56C 30D 402 当2月18日需要重新订购C6信封时 订购员应该订购多少包 A 30B 12C 40D 28 实战演练 接上页 24 库存监督工作说明1 根据不同目的选择不同的监督类型 时间间隔 并采用各种不同的库存监督行动2 监督中发现的库存问题 需缩短监督时间间隔 保证库存符合企业要求 3 每月核查一次入库 出库和库存情况 了解物品使用情况 防止物品过度使用 4 定期检查库存记录卡 并随时调整库存情况 减少浪费 25 领用流程填写领用申请表发放用品更新库存记录 办公用品的领用 26 1 领用办公用品时 要填写 办公用品领用登记表 由领用人详细填写领用物品的名称 数量 用途 领用时间等项目 并在领用人一栏中签字 做到 谁领用 谁签字 谁负责 2 专人发放3 规定发放