采购与应付子系统PPT课件

1 第一节采购与应付业务概述第二节采购与应付子系统内部结构分析第三节系统初始设置第四节日常业务处理第五节会计凭证第六节账表查询与月末结账 第六章采购与应付子系统 2 问题 1 根据你的理解 描述企业供应部门 采购部门 的主要工作内容 2 企业供应部门与会计部门有怎样的业务联系 第一节采购与应付业务概述 3 第一节采购与应付业务概述 一 采购与付款基本概念采购 企业物资供应部门按已确定的物资供应计划 通过市场采购 加工订制等各种渠道 取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动 采购业务过程产生应付款 应付款应到期付款采购与应付业务主要包括 计划 采购 付款 会计核算 4 二 业务流程 一 请购 请购部门 生成请购单 二 采购 采购部门 审核请购单 生成采购订单 三 验收 仓库部门 根据采购订单验收货物 生成采购入库单 四 付款 财务部门 审核采购发票 入库单 采购订单 三者进行结算 生成应付单 到期付款 生成付款单 第一节采购与应付业务概述 5 业务流程图 6 第一节采购与应付业务概述 三 采购与付款业务的特点 一 与其他子系统联系广泛 二 数据存储量大 三 数据变化频繁 四 管理要求高 五 通用难度大 7 第一节采购与应付业务概述 四 采购与付款业务会计核算与管理要求 一 核算采购成本 借 材料采购应交税费 应交增值税 进项税额 贷 银行存款应付账款应付票据 二 采购部门能查询存货的库存量以审核请购单 三 验收部门能查询采购订单 按计划采购 8 第一节采购与应付业务概述 四 财务部门能快速进行采购结算 确定采购成本 对应付款实时监控 及时付款 五 及时提供采购和付款数据 9 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 一 采购与付款子系统的目标 一 灵活 正确地反映企业个性化特征 二 正确反映采购与付款日常业务 并进行实时控制 三 加强对资金的管理 四 提供各种核算和管理信息 五 充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统 10 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 二 数据流程图1 处理请购单 1 录入 2 存货子系统自动传入 3 生产控制系统传入2 编制采购订单3 入库处理4 发票处理5 采购结算6 付款处理 1 手工签发支票付款 2 系统自动打印支票7 账表输出 11 数据流程图 1 批准 12 数据流程图 2 13 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 问题 甲企业发生如下业务 请问在采购和应付子系统中做何处理 本月20日收到本月10日向北京联想分公司所订的联想PIII电脑 入库数量为50套 单价5000元 已验收入硬件库 同时收到采购发票一张 票号为AS5581 款未付 提示 1 在采购系统录入采购入库单 采购发票 并审核2 进行采购结算3 对采购入库单 采购发票制单4 付款后对付款单制单 14 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 三 采购与应付子系统数据编码 一 供应商编码 群码省编码 区号 供应商序号 二 其他编码 1 存货编码2 存货类别编码3 仓库编码 15 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 四 数据文件 一 供应商档案文件1 作用 存储所有供应商的固定信息 文件中每个记录对应一个供应商 根据此文件可以查阅供应商的各种信息 2 数据结构 1 供应商编码 供应商名称 供应商地址 邮政编码 供应商电话 开户银行 银行账号 纳税编号 法人代表 E MAIL地址 2 信用等级 信用额度 信用期限 付款条件 3 发展日期 停用日期 交货评价 服务评价 质量评价3 存储策略 一年一个文件4 存储方式 按供应商编码建立索引文件 16 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 二 采购订单文件1 作用 存储各种采购订单2 数据结构 采购订单数据项可由用户自定义 1 日期 订单号 供应商编码 付款条件 订货部门 运费 业务员 计划周期 运货方式 运货地址 2 存货编码 订货数量 订货单价 税率 已收数量 3 制单人 审核人 状态 录入 审核 关闭 3 存储策略一个文件二个文件 固定信息文件 变动信息文件 通过订单号关联4 存储方式 一年一个文件 17 第二节采购与应付子系统的内部结构分析 五 采购与应付子系统功能结构图 18 第三节采购与应付子系统初始设置 一 供应商档案设置附图 一 基本信息设置1 供应商总公司2 所属行业3 税号4 法人5 开户银行6 银行账号 二 联系信息1 地址2 到货地址3 发运方式4 到货仓库 19 第三节采购与应付子系统初始设置 三 信用信息1 应付余额2 扣率3 信用等级4 信用期限5 付款条件6 最后交易日期7 最后交易金额8 最后付款日期9 最后付款金额 四 其他信息1 分管部门2 专营业务员3 发展日期4 停用日期5 使用频度 20 第三节采购与应付子系统初始设置 二 采购类型设置 根据采购类型统计数据附图 一 生产采购 二 产品开发采购 三 委托加工采购 四 定量采购 五 零星采购 六 进口采购 七 其他采购 21 第三节采购与应付子系统初始设置 三 结算方式附图四 付款条件附图 一 付款条件编码 二 付款条件表示 三 信用天数 四 优惠天数 五 优惠率 22 第三节采购与应付子系统初始设置 五 期初余额附图货到票未到 期初采购入库单未结算的采购发票 期初采购发票未支付的应付款项 期初应付账款 23 第四节采购与应付子系统日常业务 一 请购单处理二 采购价格管理三 选择供应商四 采购订单管理五 采购入库六 采购发票处理七 采购结算八 付款单据管理 24 第四节采购与应付子系统日常业务 一 请购单处理 一 录入请购单 二 自动获取请购单 三 审核请购单 25 第四节采购与应付子系统日常业务 二 采购价格管理 一 提供采购价格管理屏幕 采购价格管理屏幕 供应商 北京中盛公司 供应商报价 26 第四节采购与应付子系统日常业务 二 增加供应商采购价格信息1 手工录入2 网络获取 三 修改采购价格信息1 供应商 存货编码2 存货编码 供应商 27 第四节采购与应付子系统日常业务 三 选择供应商 一 选择供应商的基本原理1 供应商评价指标体系设置交货指标 服务指标 价格指标 质量指标等2 自动生成供应商排名 1 获取供应商的评价值 2 计算每个指标的实际得分和相应的级别 3 根据权重计算每个供应商的总评估值 4 将结果保存在供应商排名文件中 28 第四节采购与应付子系统日常业务 四 采购订单管理 一 采购订单数据项 1 订单号订单日期计划周期供货单位到货地址业务员 2 存货编号存货名称 规格型号 计量单位数量单价金额税率税额 价税合计 3 状态 输入 审核 关闭 二 如何编制采购订单1 录入采购订单2 根据请购单编制3 编制采购订单时根据供应商报价选择供应商 三 修改和审核采购订单 四 关闭采购订单1 采购订单中的存货已经入库 已经付款取得采购发票2 因各种原因无法继续执行的采购订单 问题 有红色气球和黄色气球 除颜色差异外 其他如价格 大小等属性完全一致 在管理上分别编码还是共用一种编码 请说明理由 练习 5日向北京联想分公司订货一批 货物为天鹤PIII 500电脑 数量为50套 单价为9659元 预计到货日期为本月8日 29 第四节采购与应付子系统日常业务 五 采购入库处理 一 采购入库的类型附图1 入库单 退货单2 普通业务入库单 受托代销入库单 二 采购入库单录入方式1 直接录入2 根据采购订单生成采购入库单 暂估入库单3 根据采购发票生成的采购入库单 实际入库单 三 采购入库单的入口1 采购入库单在采购系统录入 在存货子系统可修改和审核2 采购入库单在存货子系统中录入 则在采购采统中不必录入 30 第四节采购与应付子系统日常业务 五 采购入库处理 一 采购入库的类型附图1 入库单 退货单2 普通业务入库单 受托代销入库单 二 采购入库单录入方式1 直接录入2 根据采购订单生成采购入库单 暂估入库单3 根据采购发票生成的采购入库单 实际入库单 三 采购入库单的入口1 采购入库单在采购系统录入 在存货子系统可修改和审核2 采购入库单在存货子系统中录入 则在采购采统中不必录入 31 第四节采购与应付子系统日常业务 练习 6日收到北京联想分公司提供的天禧PIII 55020台 暂估价为9599元 商品已验收入硬件库 未收到发票 32 第四节采购与应付子系统日常业务 六 采购发票编制 一 采购发票分类1 专用发票 普通发票 运费发票2 蓝字发票 红字发票 二 采购发票格式附图 三 主要项目说明1 发票类型 发票号 开票日期 订单号 供货单位 代垫单位 采购类型 采购部门 业务员 备注2 存货编码 存货名称 规格型号 计量单位 数量 单价 金额 税率 税额 价税合计 四 在录入发票时考虑的问题1 直接录入2 根据入库单产生发票 33 练习 入库单 退货单 兰字发票 红字发票的输入 1 15日收到北京万科公司G版进销存系统2套 同时收到一张专用发票 票号为58679 单价为172000元 开出转账支票 支票号 1088 付款 验收入软件库 2 30日将15日收到的北京万科公司进销存系统2套退货 由于系统有缺陷 红字发票为H2521 提示 1 填采购入库单 采购发票 2 填退货单 红字采购入库单 红字发票 34 第四节采购与应付子系统日常业务 七 采购结算采购订单采购入库单采购发票如果三者价格不符 红字冲销原入库单 重新根据发票金额生成蓝字入库单 三者核对 生成采购结算表 附图 35 第四节采购与应付子系统日常业务 八 付款单据处理 一 准备付款通知书图 二 付款1 自动付款2 一般付款 36 第五节会计凭证 一 定义凭证模板 一 采购成本核算模板 二 付款核算模板二 生成凭证 37 第六节账表查询与月末结账 一 采购与付款子系统账表输出方法 一 设计报表格式 提供用户选择输出报表项目的功能 二 输入查询条件 多条件查询 三 查看明细表 四 查看对应的原始单据 账表 单据联查 五 输出和保存报表图 38 第六节账表查询与月末结账 二 采购与付款子系统主要报表及分析 一 采购订单执行表及分析 对采购员业绩进行分析图 二 暂估明细表 分析货到票未到的采购信息 三 在途明细表 分析票到货未到的采购信息 四 采购综合统计表 根据条件综合查询 五 应付账款统计分析 图1 定义账龄分析时间段2 对每一供应商进行账龄分析3 对所有供应商进行账龄分析 39 第六节账表查询与月末结账 三 月末结账月末结账后 当月的业务不能再处理 应先于总账子系统结账 40 本章小结 本章讨论了采购与应付子系统的业务流程 给出了数据流程图和供应商文件及采购订单文件的数据结构 描述了系统功能 主要操作步骤 1 建账2 系统初始化3 日常处理 采购订单 采购入库单 采购发票等单据处理 采购结算 选择付款制单账表查询与统计分析4 月末结账 41 思考与练习题 1 描述采购与应付系统的业务流程2 描述采购与应付系统的主要操作步骤3 作业 教材P218页第8 9题任选一道 42 供应商档案 基本信息设置 43 供应商档案 联系信息设置 44 供应商档案 信用信息设置 45 供应商档案 其他信息设置 46 采购类型设置 47 结算方式设置 48 付款条件设置 49 期初货到票未到数的录入 采购系统 50 期初票到货未到采购发票录入 采购系统 51 期初应付账款余额输入 应付款系统 52 采购订单 53 采购入库单 54 采购发票 55 采购结算表 56 选择付款 57 生成付款单 58 账表查询 59 统计分析 60 设计报表格式 61 查询条件 62 采购明细表 63 账表 单据联查 64 采购订货统计表 说明每一种存货的采购情况 65 订单执行统计表 说明每一张订单的执行情况 66 暂估明细表 67 在途明细表 68 采购综合统计表 查询条件 69 采购综合统计表 70 应付账款分析 定义分析区间 71 某公司的账龄分析表 72 全部账龄分析 73 练习题 采购与应付子系统 74 一 5日向北京联想分公司订货一批 货物为天鹤PIII 500电脑 数量为50套 单价为9659元 预计到货日期为本月8日 处理内容及步骤 1 录入采购订单 采购 采购订货 采购订单 增加 2 审核采购订单 采购 采购订货 订单审核 审核 取消 弃审 75 采购订单 录入 输入状态 76 采购订单 审核 审核执行状态 可在此取消审核 77 二 6日收到北京联想分公司提供的天禧PIII 55020台 暂估价为9599 商品已验收入硬件库 未收到发票 处理内容及步骤 1 录入暂估入库单 采购 业务 采购入库 普通入库单 增加 保存 2 审核暂估入库单 库存 入库业务 审核 3 期末时对暂估入库单进行记账 存货 单据记账 4 期末时对暂估入库单制单 存货 生成凭证 注 如果发票在期末之前到达 进行采购结算后 暂估入库单上的暂估价改成发票价格 暂估入库单成为正式入库单 78 增加暂估入库单 79 三 8日收到北京联想分公司提供的17寸显示器30台 商品已验收入硬件库 并收到专用发票一张 票号为AS8751 单价2200元 总金额77220元 已用转账支票 支票号 2356 支付 银行账号 8316587962 1 录入采购入库单 采购 日常业务 采购入库 增加 2 录入采购发票 采购 日常业务 专用发票 增加 3 现付业务处理 采购 日常业务 专用发票 增加 现付 输入现付结算信息 4 采购结算 采购 采购结算 自动结算 5 审核采购入库单 库存 入库业务 采购入库 审核 6 对已审核采购入库单记账 存货 单据记账 硬件库 采购入库单 7 对已记账采购入库单生成凭证 存货 生成凭证 采购入库单 8 对已付现的采购发票制单 应付 制单 现结制单 9 在总账系统中查询以上2张凭证 总账 填制凭证 80 1 录入采购入库单 81 2 录入采购发票 82 3 现付 对采购发票立即付款 83 84 4 采购结算 采购入库单 采购发票 85 采购结算 结算列表 86 采购结算 取消采购结算 在此可删除采购结算表 即取消 87 5 审核 弃审采购入库单 88 6 对采购入库单记账 存货核算 单据记账 89 存货核算 记账 恢复 取消记账 90 存货账表查询 显示器 91 7 制单 对记账后的采购入库单制单 92 93 94 95 8 制单 现结制单 96 生成付款凭证 97 9 总账 查询两张凭证 98 99 四 8日收到向北京联想分公司所订的联想天鹤PIII 500 入库数量为50套 单价9659元 已验收入硬件库 同时收到专用发票一张 票号为AS5581 款未付 注 可立即进行采购结算 处理内容及步骤 1 输入采购入库单 采购 业务 日常业务 采购入库单 采购入库 增加 2 输入采购发票 采购 业务 日常业务 采购发票 专用发票 增加 3 采购结算 采购 采购结算 4 关闭 取消 采购订单 采购 订单 订单关闭 5 审核采购入库单 库存 入库业务 采购入库 审核 弃审 100 6 对已审采购入库单记账 取消记账 恢复 存货 单据记账 硬件库 采购入库单 7 记账后的采购入库单制单 存货 生成凭证 采购入库单 8 对结算后的采购发票制单 应付 制单 发票制单 101 1 录入采购入库单 102 2 录入采购发票 103 3 采购结算 104 4 关闭采购订单 105 5 审核采购入库单 106 6 对已审采购入库单记账 取消记账 恢复 107 7 对已记账的采购入库单制单 108 109 110 111 8 采购发票制单 112 113 114 五 本期收到上期末已暂估入账货物的发票 在采购系统中填制采购入库单 在库存管理系统中审核入库单 在存货核算系统中确定暂估入库成本并执行单据记账 存货核算系统月末结账 暂估入库 月初回冲 处理流程 115 下月月初存货核算系统按暂估金额自动生成红字回冲单 下月收到发票 下月仍未收到发票 采购系统按发票实际金额填制发票 存货系统进行暂估处理后 按发票金额自动生成兰字回冲单 采购管理系统进行采购结算 存货核算系统期末处理 存货核算系统按暂估金额自动生成兰字回冲单 116 五 10日收到由上海信息记录纸厂提供上月已验收入库的20吨铜板纸的专用发票 票号为48210 发票单价为5060元 同时收到运费发票一张 票号为8201 金额为5000元 税率为7 货款均未付 注 运费需分摊到采购成本中 处理内容及步骤 1 录入采购发票 采购 业务处理 专用发票 2 录入运费发票 采购 业务处理 运费发票 3 采购结算 采购 采购结算 自动结算 专用发票 期初采购入库单 4 运费发票单独结算 采购 采购结算 手工结算 运费发票 选择仓库 存货 结算 117 5 暂估处理 存货核算 暂估处理 6 发票制单 应付 制单 118 1 录入采购发票 119 2 录入运费发票 120 3 采购结算 注意起始日期 121 122 4 运费发票单独结算 123 124 125 5 暂估处理 126 明细账查询 原纸 127 月初的红字回冲单 128 暂估结算表 129 暂估后的明细账 原纸 130 暂估后的兰字回冲单 131 运费发票的入库调整单 132 选择红字回冲单制单 133 红字回冲单凭证 134 选择兰字回冲单 入库调整单合并制单 135 选择合并单据 136 选择会计科目 137 兰字回冲单 入库调整单凭证 138 6 发票制单 139 采购专用发票制单 140 运费发票制单 141 六 货到票未到业务 六 10日收到南京多媒体教学研究所提供的100张星光灿烂光盘 验收入配套用品库 暂估单价为36元 处理内容及步骤 1 录入采购入库单2 审核采购入库单3 采购入库单记账 142 七 单货同到 付现款 七 15日收到北京万科公司G版进销存系统2套 同时收到一张专用发票 票号为58679 单价为172000 已付货款并验收入软件库 处理内容及步骤 1 录入采购入库单2 录入采购发票 现付3 采购结算4 审核采购入库单5 对采购入库单记账6 对采购入库单生成凭证7 对已现付的采购发票生成凭证 143 八 订货 八 18日向南京多媒体教学研究所订货一批 货物为管理革命多媒体教学光盘 数量为100张 单价为80元 预计到货日期为2000 12 23 处理内容及步骤 1 录入采购订单2 审核采购订单 144 九 订货到达 单货同到 九 23日收到向南京多媒体教学研究所所订的管理革命光盘 入库数量为100张 已验收入配套用品库 同时 收到专用发票一张 票号为AS8806 单价80元 款未付 处理内容及步骤 1 录入采购入库单2 录入采购发票3 采购结算4 关闭采购订单5 审核采购入库单6 对采购入库单记账7 对采购入库单制单8 对采购发票制单 145 十 采购退货 采购退货分三种情况 结算前全额退货已录入采购入库单但未进行采购结算 并且全额退货 这时 填一张全额数量的退货单 负数入库单 把这张退货单与原入库单进行结算 冲抵原入库单数据 结算前部分退货已录入采购入库单但未进行采购结算 并且部分退货 这时 需填制一张部分数量的退货单 负数入库单 把这张退货单与原入库单 采购发票 发票上的数量 原入库单数量 退货单数量 进行结算 冲抵原入库单数据 结算后退货已录入采购入库单 采购发票 并且已进行采购结算 这时 需填制一张退货单 负数入库单 再填制一张红字发票 负数发票 把负数入库单与红字发票进行结算 冲抵原入库单数据 146 十 30日将15日收到的北京万科公司进销存系统2套退货 由于系统有缺陷 红字发票号为H2521 采购结算后退货 处理内容及步骤 1 填制退货单 负数入库单 采购 日常业务 采购退货 屏幕显示 普通采购通货单 增加 2 填制红字发票 红字发票的数量填负数 采购 日常业务 红字发票 专用 显示 专用发票 增加 3 退货单与红字发票结算 采购 业务 采购结算 手