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新编应用文写作教程 第一章应用文写作基本知识 应用文写作概述应用文写作的主题应用文写作的材料应用文写作的结构应用文写作的语言和表达 第一节应用文写作概述 一 什么是应用文 一 应用文的含义 应用文的广义概念 重在 应用 二字上 本教材使用的是广义概念 这样 我们给应用文下的定义是 国家机关 企事业单位 社会团体以及人民群众办理公私事务 传播信息 表述意愿所撰拟的实用性文章 对应用文这个概念的理解有狭义和广义之分 人们有时把 某人不会打借条 不会写信 说成是 不会写应用文 这种应用文概念只是狭义的 指的是日常应用文 二 应用文的种类 应用文可划分为以下两种类型 1 通用类 通用类应用文指人们在办公或办事中普遍使用的文书 它又分为以下三种类型 行政公文类 指 国家行政机关公文处理办法 中所规定的文种 公文是国家机关 社会组织和团体行使职权 办理公务所撰拟的法定文书 包括 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等 通用事务类 包括调查报告 工作总结 述职报告 简报 计划 规章制度 会议材料等 个人事务类 如日记 读书笔记 各类信函等 科技类 如毕业论文 学术论文 专利申请书 实验报告等 财经类 如市场预测报告 市场调查报告 经济活动分析报告 经济合同等 司法类 如诉状 辩护词 公证书 判决书等 传播类 如消息 通讯 特写 广告等 2 专用类 专用类应用文指专业性较强的文书 它主要分为以下四种类型 此外 专用类应用文还包括外交 军事等方面的文书 但由于其使用范围太过专一 本教材不予讲述 本教材主要讲授行政 事务 经济 财经 司法 商务等类别的文书写作 三 应用文的特点 应用文的共同特点是 所有文章都是现实的反映 一切写作活动都是为现实服务的 从这个意义上说 所有文章都具有功用性 但应用文有更强烈 更鲜明 更直接的功用性 1 直接的功用性 应用文的真实性完全排斥虚构和杜撰 要求所依据的材料真实 准确 内容实事求是 例如写会议纪要 不能移花接木 把张三的讲话移到李四身上 写调查报告 决不允许主观臆造 写新闻 更要注意时间 地点 人物 事件的真实与准确 内容的真实性也表现在应用文的表述上 从语言来看 主要要求表述准确 不产生歧义 简明精练 具有平实的特点 而比喻 比拟 借代 夸张 衬托等修辞方式的使用受到了一定限制 即使是可以运用文学手法的广告 也不能对商品和服务的内容作不切实际的夸张和渲染 2 内容的真实性 3 思维的逻辑性 应用文写作在思维方法上更侧重逻辑思维 虽然应用文在撰写过程中也有运用形象思维的时候 但多数文体是以具体的事件 或问题 为中心的 需要把观点阐述清楚 把前因后果 现象和本质分析清楚 所采用的是逻辑思维的方式 例如 写请示 要讲清请求事项和请求批准的原因 写总结 则应在陈述具体成绩和存在问题的基础上 分析说明成绩取得和问题存在的原因 写论文 要对材料进行分析和对问题进行推断 思维的逻辑性 也体现在撰写应用文时要讲究逻辑 文章的结构要条理清楚 段落之间具有明显的逻辑关系 陈述的事项界限清晰 不交叉 内容前后讲究因果 材料能够证明观点 4 格式的稳定性 文章的格式包含两方面的意思 一是文章的结构形式 如写计划 一般先写目的 然后再写工作安排 写消息 一般习惯于 倒金字塔 形式 即把最重要的内容写在前面 写调查报告 一般先介绍调查的目的 调查的对象 调查的时间和地点 调查的方式 然后再就调查的问题分项说明 二是文面形式 包括标题的形式 有无指定说明等 如国家行政机关公文在文面上 要求有秘密等级 发文机关标识及发文字号等指定说明 对文种的使用有严格的规定 格式是在长期写作实践中形成的 如果逐渐为大家所接受 约定俗成 就称为惯用格式 如果格式被法定固化 就称为规范格式 一般的应用文多数有惯用格式 其中国家机关行政公文具有规范格式 应用文的格式具有使用的稳定性 所以要求写作时应根据应用文的具体类型 遵守各自的惯用格式或法定规范格式 各类应用文的具体格式将在后面的章节中讲述 二 为什么学习应用文写作 在知识经济时代 尽管办公现代化改变了传统的工作模式 计算机帮助人们解决大量的数据处理问题 使得办公效率得到前所未有地提高 但人们在办理具体事务时 还是离不开应用文 社会各个领域发展的速度越快 各种信息量就越大 用人单位对员工撰写应用文的能力就越重视 能否得心应手地撰写应用文 已成为衡量其工作能力高低的重要标准之一 除此之外 应用文的写作水平也在相当大的程度上反映着管理部门或单位处理日常业务工作的质量和效能 我们不能设想 一个单位发出的公文 表述不准确 格式不规范 财务部门写的经济状况报告让人摸不清头绪会带来什么后果 这些不合格的文书 小则误事 大则误国 三国时 魏主曹丕在 典论 论文 中说 盖文章 经国之大业 不朽之盛事 他把文章的功用提高到治理国家的高度来认识 这无疑是正确的 值得后世效法 三 应用文写作的学习方法 一 学习本课程的基本方法 要学好本课程 应当注意以下三点 1 以理论为指导应用文写作的理论对应用文写作实践有直接的 具体的指导作用 掌握理论 正确认识各类应用文的特点和写法 无疑会帮助我们更好地进行写作实践 但是有的人存有偏见 认为实践性强的课程就不必学习理论 只要苦练 就能练出真功夫 很多事实证明 不学理论 就不会有理性的提高 做起事来 容易走弯路 事倍功半 有的人学习理论 不与实践相结合 把它束之高阁 想都不去想它 那么理论就什么作用也不起 有的人上课 记完笔记 下课也不想看 也属于这类问题 要把知识化为己有 需要认真掌握基本概念 理解本门课程的理论框架 熟悉重要的例文 把握其中的规律 这样知识才能转化为能力 在实践中才能应用 2 以例文为借鉴应用文写作的学习需要经历模仿 熟悉 自如三个阶段 尤其在各类文种的体式训练中 阅读例文 模仿例文写作是第一步 熟悉应用文的格式 领悟各类文种的写作思路是第二步 反复练习 最终达到写作自如是第三步 因此 对例文的分析和模仿是学习应用文写作的重要途径 例文分析可以使我们从中领悟具体的写作规律 典型例文可以帮我们开拓思路 掌握技法 瑕疵例文可以使我们吸取教训 总结经验 3 以训练为中心将应用文写作知识转化为写作能力 主要依靠有目的 有计划的写作训练 尽管写作能力是各种知识的综合性体现 但有重点地针对各文种特点进行训练对于掌握基本写作方法是十分有效的 因此 学习本门课程必须重视训练 不要怕麻烦 也不要怕吃苦 那种只想听听课 不想动笔的人 永远也不会有真正的提高 以上三点是就课程内容本身而言的 若要提高应用文的写作水平 还必须加强修养 全面提高自己的素质 二 提高应用文写作水平的根本途径 人们习惯于将修养归结为德 才 学 识四个方面 其实四个方面不是孤立的 而是相互联系的 1 德指加强道德修养 也就是在思想上要爱国敬业 有责任感 做事认真 对社会有奉献精神 而不是自私自利 斤斤计较 有德就有了较高的思想境界 写文章时 自然就站得高 看得远 分析问题就相当透彻 2 才指增长才干 才干并非天生而来 是在学习的基础上 经过实践锻炼出来的 加强学习 多方面丰富自己的知识 在实践中经受锻炼 积累经验 才干自然会增强 那种不热爱自己的工作 不积累经验的人 永远也不会有才干 3 学指加强学习 既要学习党和国家的路线 方针和政策 也要学习专业知识 了解相关学科的基本知识 围绕自己的工作形成知识体系 培养运用理论分析和解决实际问题的能力 4 识指扩大见闻 要多了解社会现状 了解国外情况 了解专业发展前沿情况 自然就增长了见识 遇到问题 就容易形成自己的看法 找到解决问题的途径 第二节应用文写作的主题 一 主题的概念 主题 就是主要的目的 用意 是文章思想内容的核心 清代学者李渔说 古人作文一篇 定有一篇之主脑 主脑非他 即作者立言之本意也 应用文的主题 是行文机关或作者通过载体的内容表达出来的制文意图与目的 它包括行文的目的 具体要求 领导意图及对其说明 二 主题的作用 主题的作用表现在以下几个方面 一 主题决定应用文的价值 应用文多在现实工作中形成和使用 是行文机关意志的反映 是对事物本质和规律性的认识 如果应用文的主题含混不清 在实际工作中就难以贯彻执行 甚至造成工作上的损失和失误 这样的文章毫无价值可言 只能是一纸空文 正如刘禹锡在 陋室铭 中所言 山不在高 有仙则名 水不在深 有龙则灵 应用文的主题就是山中的 仙 水中的 龙 没有主题 写作公文就无从谈起 没有主题 即使强行拼凑写成的文章 也不会有什么价值 二 主题决定应用文材料的选择 现实工作涉及的内容是复杂的 应用文写作涉及的材料也是多方面的 有直接材料和间接材料 正面材料和反面材料 历史材料和现实材料 典型材料和一般材料 无论一篇公文表述的是哪一方面的内容 其材料的选择都必须服从于表现主题的需要 一切材料的选择都是为主题服务的 与表现主题有关的材料就留下 与表现主题无关的材料 即使再生动也要坚决剔除 三 主题决定应用文结构的安排 应用文体式的规范性特征 使文章的结构方式有别于其他文体 应用文的书写 排印 行款式样 结构环节 习惯用语等都有严格的规定或约定俗成的体式 但是 在具体的写作中 其结构安排仍然受主题的制约 要围绕主题恰当地安排好文章怎样开头 怎样结尾 怎样划分层次和段落 怎样过渡和照应等 只有这样 才能使应用文的内在内容和外在形式有机地结合起来 取得满意的表达效果 四 主题决定应用文的表达方式和语言运用 应用文的特点决定其在表达方式上的选择也必须服从主题的需要 这主要是受公文主题的政策性 思想性和法规性等方面的限制 在表达方式上主要使用叙述 议论 说明等方式 很少使用描写和抒情 除此之外 应用文的主题也决定其语言的运用 例如 机关公文与经济类文书的语言运用有较大的差别 同是机关公文 命令与函的语言运用特点也不相同 这些都是由应用文的主题所决定的 三 应用文主题确立的原则 应用文在动笔之前 对于文章确定的主题是否符合党和国家的方针 政策 法律法规 是否符合应用文的文体特征和表达需要等 应该有一定的衡量标准 这个衡量的标准 就是应用文主题确立的原则 一 正确 这是对应用文最基本的要求 作为处理公务的文字材料 应用文的主题不能脱离客观实际和工作需要 应用文的主题必须符合马克思主义的基本立场 观点和方法 符合党和国家的路线方针政策 符合国家的法规 法令 符合客观实际 要能够正确反映现实社会的实际情况 揭示事物的本质和规律 并且经得住实践的检验和时间的考验 一句话 就是主题要正确 这是确立应用文主题的首要原则 二 鲜明 应用文主题的表现 与文学作品有较大的区别 文学作品的主题 往往从情节中自然流露出来 即恩格斯所说的 倾向性不要直接说出来 而公文特有的作用决定其确立主题时 必须遵循鲜明性的原则 要明确 毫不含糊地表达观点 赞成什么 反对什么 提倡什么 禁止什么 肯定什么 否定什么 都要直接了当的进行表述 让人一目了然 一读即懂 不要含混晦涩 更不要吞吞吐吐 使人无所适从 三 集中 制发公文的目的在于应用 在于解决某一问题或办理某一事项 因此 其主题应该是集中 单一的 应用文的写作 最忌 多中心 企图通过一份文件表达多个意图 实现多个目的 甚至把几个不同类别 不同性质 因而属于不同部门负责的事情集中到一份文件中去写 这样多中心 实际也就是没有了中心 无论谁接到文件都无法办理或贯彻执行 因而影响工作效率 四 应用文主题的表现方法 一 标题示题 即在公文的标题中直接点明该文的主题 这种表现主题的方式简洁 明快 直截了当 在信息社会中显示着独有的优势 这种表现主题的方法 在各类公文中都有比较突出的表现 如 国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定 让法制贯穿全过程 湖南衡阳农贸市场实行 双责任制 的调查 这些标题本身就是文章的主题 其目的就是以最快的速度把文章的主题传递给阅读者 实现在众多的阅读材料中 迅速 抢占 阅读的 第一时间 的目的 二 开篇破题 这种方法 在正文开篇即直接 明确的揭示主题 使阅读者在开篇就知道全文的主题所在 便于把握全文 如 沈阳市人民政府关于实行商品和收费明码标价的通告 的开篇 为了适应社会主义市场经济发展的需要 鼓励正当竞争 保护消费者合法权益 根据国家和省有关规定 特对商品明码标价和公开收费问题通告如下 机关公文中的公布性 告知性文体及规章制度性文体 多采用这种写法 三 片言立题 用一两句精辟的话 点明主题 使文章的主题单纯 集中 给人以鲜明深刻的印象 达到 片言居要 的效果 如 中华人民共和国国防部告台湾同胞书 开篇以片言立主题 留给人极其鲜明的印象 我们都是中国人 三十六计 和为上计 主题的片言 在文首 文中 文尾均可 究竟立在何处 要因文章而定 若立在文首 常常同时具有 开篇破题 的效果 四 篇末点题 在文末点明主题 或在文末再次强调主题 使文末与开头相呼应 收到篇末点题 首尾圆合的双重效果 在公文中 这种表现主题的方式 主要运用在一些叙述性较强的文种中 如总结 调查报告等 五 一线贯题 这种方法主要在事物文书和经济类文书中使用 这类文书 往往篇幅较长 全文在形式上分成几个部分 使用的材料较多 主题在文中犹如一条线 贯穿在全文的各个部分之中 形成一个有机的整体 阅读者阅完全文 对主题的认识亦更加深刻 六 典型显题 通报 调查报告等 行文中的叙述性较强 其主题不是单靠议论来表现 而主要靠典型人物 典型事例体现主题 主题往往蕴涵在典型材料之中 这样 对典型材料就要精心筛选 以保切中题意 第三节应用文写作的材料 一 材料的概念 应用文材料 是用来说明行文机关 或作者 意图 观点和行文目的的具体事实 基本情况 数据数字 理论资料 以及具体化了的党和国家的方针 政策等 二 应用文材料的作用 一 材料是形成观点的基础 有了充实的材料 才能形成观点 应用文主题的确定 往往来自作者的观点和认识 这些认识既不是凭空产生的 也不是作者头脑中固有的 一个正确的观点的形成 是以材料为基础的 是在占有大量客观材料的基础上 加以科学地研究 分析 由感性认识上升到理性认识的结果 离开了材料 只能是人云亦云 道听途说 难以形成正确的观点 可见 文章观点的形成 依赖与材料这个基础 二 材料是表现主题的支柱 应用文的主题一经确立 作者就要通过摆事实 讲道理来证明自己观点的正确性 这个 事实 就是材料 只有运用大量真实可靠 典型生动的材料为证 才能讲清道理 阐明主题 否则 讲道理 只能是空谈 阅读者对文章的观点也是难以接受的 主题是文章的灵魂 材料则是文章的血肉 有大量的事实材料为依据 做支柱 才能写出有血有肉丰满的好文章 文章的观点才能立得住 三 材料是说明观点的例证 所有文章的观点都是从材料中提炼出来的 公文也不例外 但仅仅提炼出观点 还不能说就可以写出好文章来 有了观点 还要依靠例证 典型 具有普遍意义 有说服力的材料加以说明 印证 观点离开例证的说明和支持 只能是抽象 空洞 笼统的概念 这样的观点是不具备说服力的 也难以产生效应 四 材料是组织结构的条件 搭建文章结构 布局谋篇的过程 实质就是根据表达主题的需要组织材料的过程 从标题的拟制 到开头结尾的设计 层次 段落的划分 以及过渡 照应等 都需要根据主题的要求 对材料进行合理的分配和安排 哪些材料用在开头 哪些材料设在结尾 主体部分划分几个层次 分别使用哪些材料等 三 应用文材料的收集 收集材料主要有以下三种方式 一 直接收集 直接收集的材料 即深入社会实际和工作实际 认真调查研究取得的第一手材料 它主要通过以下两种方式获得 1 观察体验 深入实际 亲身体验 观察了解 这是机关工作人员应具备的良好工作作风 通过观察体验 直接获取生动的 活 材料 对公文写作工作具有极为重要的意义 这样的材料往往为制定方针政策提供重要的依据 对澄清事实 有关问题的及时解决等 都具有十分重要的作用 2 调查采访 一些重大的 复杂的问题 仅从现象了解是不够的 还必须立足现实 深入实际调查采访 为某一目的 在一定时期内 有计划的调查 采访 是一条行之有效的收集材料的途径 也是写出主题深刻 有见地的公文的必要条件 这种收集材料的方法需要付出艰辛的劳动 要进行长期的实践 二 间接收集 间接收集材料既可以节省时间 又可以补充直接收集材料的不足 在间接收集材料时 要注意把握材料内容的准确性 要以科学 谨慎的态度对待这项工作 其主要方法如下 1 摘要法 对一些文件 资料或信息进行归纳 概括 提炼出要点 记录下来 称作摘要法 可以根据需要 进行分段记录 分层记录和要点记录 随着办公自动化水平的提高 利用计算机储存记录资料会大大提高材料的利用率 2 剪报法 在阅读资料时 对那些有保存价值的文章 如社论 评论 典型经验 领导人讲话等 可以在不影响别人阅读使用的前提下 剪裁保存 随着复印机等现代化办公设备的普及 复印有关资料是最为有效的 对剪报方式的补充方法 3 卡片法 在阅读有关材料时 把其中的重要规定 重要观点 有价值的数据等摘记在卡片上 以备写作时查找利用 4 札记法 记下阅读某一资料或文件的心得 体会和感受 或记下别人对某一资料 文章的评价等 以备写作时参考 5 目录法 有时材料太多 可以采取分类记目录做索引的办法 一旦需要某一方面的参考材料时 根据目录索引查阅有关资料 三 在领会领导意图中收集材料 在领会领导意图中收集的材料 是公文写作特有的材料 领导意图包括领导人的具体意见 思路 风格 公文写作 不掌握领导意图 往往无法撰文 四 选材的要求 选材的要求如下 一 真实 真实 是公文的生命 公文自身的特点决定了它对材料的真实可靠性的要求是极为严格的 不能有丝毫的虚假 虚假的材料 必然导致错误的结论 其产生的后果是不堪设想的 公文材料的真实 包含两层意思 其一 它是 确有其事 不是凭空杜撰的 其二 它不是个别 偶然的 而是反映了客观事物一定的本质和规律 二 典型 公文中选用的材料 不在于多 关键在于典型 典型材料 就是那些最有代表性 最能说明公务活动本质 特点的材料 典型材料 一要能够概括某类事物的本质属性 具有以少胜多的作用 二要能以个性反映共性 发挥以小见大的作用 三 新颖 新颖的材料 能够表现出新颖的思想内容 使文章富有吸引力 如果文章中的材料都陈陈相因 就会缺乏新鲜感 失去吸引力 新颖的材料包括 新事物 新情况 新变化 新问题等别人尚未用过的材料 别人很少用到的材料 有新的感受与认识 体现事物新发展的材料 有个性的材料等 第四节应用文写作的结构 一 结构的概念 结构 是建筑学的一个术语 应用文的结构 就是其内容的组织架构 是行文机关为了表达行文目的 按照主题的需要 把有关材料和内容有条不紊 条理清晰 层次分明 有机地组织在一起 它是应用文内部联系和外在模式的总体容括 对于一篇应用文来说 主题解决的是 言之有理 的问题 材料解决的是 言之有物 的问题 而结构解决的是 言之有序 的问题 二 结构搭建的原则 在确定结构时 应遵循以下的原则 一 要反映公务活动的发展和内在联系 公务活动的发展过程和内在联系 是确定公文组织架构的客观依据 公文是用来处理公务的文字材料 其结构必须准确反映公务活动的发展和内在联系 不能与之相悖 公文的结构基本都是按照提出问题 分析问题 解决问题的顺序来安排的 二 要为表现主题服务 主题是公文的灵魂和统帅 在动笔拟制公文时 材料的组织安排 段落层次的划分 过渡与照应 详写与略写等 都必须围绕主题这一主线去考虑 结构安排 是为主题服务的 其目的是为了更好地表现主题 如果离开了主题 材料就成了一盘散沙 其结构也必然枝节横生 散漫无章 三 要适合不同文种的要求 应用文虽然是具有规范体式的文字材料 但是具体到每一文种时 由于各文种包含的内容不同 其结构安排的方式也是不同的 这就要求我们在安排组织结构时 一定要从不同文种的实际情况出发 采用适当的结构形式 做到内容与形式的统一 四 要完整 严谨 结构的完整 是指思路要清晰 连贯 布局要合理 自然 构成文章各个局部不能残缺不全 要组合成一个统一的整体 结构的严谨 是指层次 段落的划分要精当 各个部分之间的逻辑关系严谨 无懈可击 三 应用文结构的基本内容 一 层次 层次是应用文思想内容表达的次序 作者为了更好地表现文章的主题 动笔之前要考虑先写什么 后写什么 分几部分写等 应用文的层次主要分为以下三种形式 1 纵向式结构层次 即纵向展开的形式反映公文的思想内容 这类结构形式每个层次之间的关系是递进关系和时序关系 纵式结构又可以分为如下三种形式 以时间为序的纵向式结构 就是按照事物发生的先后时间顺序来安排结构 以事件发展过程为序的纵向式结构 即按照事物本身发生发展的顺序安排结构 以事理层次为序的纵向式结构 即按照事物的内在联系分层次地组织结构 层次之间表现为递进的纵深关系 2 横向式结构层次 以横向展开的形式反映公文的思想内容 各个层次之间是一种并列关系 横式结构又可分为如下两种形式 按论点安排的横向式结构 把相同类别的论点归纳起来 或是一个论点一个层次 或是在一个论点里划分为若干层次 每个论点之间保持各自相对的独立性 按部分安排的横向式结构 把一个完整的公文的主题划作几个部分来表达 每一个部分反映主题的一个侧面 几个部分共同反映全部主题 3 纵横式结构层次 把纵向式和横向式结构形式结合在一起安排公文的层次 这种结构形式适用于具有并列关系和因果关系的公文 二 段落 段落是构成篇章的最小的基本单位 它具有 换行 的明显标志 是文章内容在表达时 由于间歇 转折 强调等情况所造成的文字上的停顿 人们习惯上称之为 自然段 完整的段落划分十分重要 它能使文章的脉络清晰 层次清楚 易于理解 划分段落时要遵循以下原则 其次 要根据文章的内容确定段落的表现形式 既不要划分得太零碎 也不要把段落分得过于宽泛 注意做到长短适中 格调一致 首先 要注意段落的单一性和完整性 单一性 是指一个段落要重点说明一个意思 不能把互无联系的意思放在同一个段落中 完整性是指在一个段落中 其内容是完整的 最后 尽量在段首明确表达段意 在段落之首设一个概括全段意思的句子 段意醒目 给人以鲜明 突出的印象 三 过渡 过渡是指上下文之间的衔接和转换 它能使文章的内容连贯 结构严谨 应用文写作中的过渡主要有以下几种 1 由开头转入主体 这种过渡在通用文书中的机关公文和专业文书中尤为明显 如通知的开头部分 常用 现将有关事项通知如下 过渡到正文部分 2 由总到分 这种过渡主要用在一些综合性的应用文中 如工作报告 在开头总述工作情况以后 在具体汇报工作内容时 常用 现将 情况报告如下 做过渡 引入分述的内容 3 由正面转入反面 由成绩转入问题 由经验转入教训等 这种过渡 主要采用 但 字转折来实现 往往是前半句肯定正面 然后通过 但 字做转折 转入另一个层次 进入反面内容 四 照应 照应 是指文章前后内容的关照呼应 在任何一篇文章中 只要前面提出了问题 在中间或尾部都应予以回应 应用文的照应主要有以下几种形式 1 开头与标题照应 即文章的开头与标题紧扣 突出标题的基本意义 2 结尾与标题照应 即在文章结尾时 照应标题 突出标题的基本意义 3 开头与结尾照应 即在文章开头表述的基本情况 结尾要有与之相对应的有关内容 用以概括全文 突出主题 加深阅读者的印象 4 主体内容之间照应 即根据主题表现的需要 在行文过程中主体内容之间的相互衔接 前后呼应 五 开头 开头 是公文的起点和入笔处 开头 应该起到统帅全篇的作用 好的开头 是文章成功的一半 应用文的开头有以下几种形式 1 情况概述式 在文章的开头 用非常简明的语言 概括地写出文章内容的基本轮廓 给阅读者先留下一个整体的印象 其具体内容在主体部分展开 2 起句立意式 把公文的主题 要点及需要解决的核心问题放在开头 以引起阅读者的注意 3 目的依据式 用简明的语言 起笔交代行文的目的 依据 指导思想 使阅读者对全文有一个清楚的了解 4 交代缘由式 起笔交代行文的直接原因 讲明为什么制发该文 5 阐明观点式 把公文的主题及结论性的意见放在开头 然后再讲具体的内容 事项和问题 6 问题解答式 用一问一答的方式开头 或在开头处提出问题 在主体部分阐述答案 这种开头方式 容易吸引阅读者的注意力 六 结尾 结尾 是应用文内容的终结和收束 结尾与开头具有等同价值 只有良好的开端 没有好的结尾 不能算作完整的好文章 应用文常用的结尾方式有以下几种 1 总结全文式 对全文的主题进行概括 留给阅读者一个完整的印象 2 强调说明式 对全文主题的意义再次强调说明 以引起重视 利于贯彻执行 3 鼓舞号召式 用一些鼓舞人心的词语 表示信心 坚定决心 发出号召 给人以鼓舞和鞭策 4 问题结论式 对开头提出的问题 经过主体部分的一系列论述说明后 在结尾处作出明确的结论和答案 5 辩论分析式 对文中所论事物做全面 客观的分析 在肯定成绩 经验的同时 也要找出差距和问题 6 固定式 即用固定词语结尾 如 特此通知 特此函达 当否 请批示 等 第五节应用文写作的语言和表达 一 语言的含义 语言是作者进行思维活动和表达思想的工具 是思想的直接现实 是构成文章的物质形式 在文章里 思想和语言是内容和形式的关系 内容支配形式 形式为内容服务 语言要受思想内容的制约 正如古人所说 文以意为先 辞为从 意在笔先 辞随意生 如果说主题是文章的统帅 材料是文章的血肉 结构是文章的骨骼 那么 语言就是文章的细胞 古人云 因字而生句 积句而成篇 语言就是这样构成了文章 二 应用文语言的要求 应用文因其要交流业务 传递信息 宣传政策 探讨问题 甚至需录存凭证的实用要求 其语言必然具有一些自身的特点 一 准确性 准确 是应用文语言的基本特征 应用文是一种实用性极强的文字材料 有为而作 是其实用价值的体现 要求行文中使用的语言应非常准确 一是一 二是二 要如实叙事 恰当说理 使阅读者不会产生误解 二 简洁性 应用文是用于公务活动的 其语言一定要精练 简洁 行文要力求篇幅短小 节约阅读时间 提高工作效率 实现语言简洁 一要直截了当 不让文中有多余的话 无用的字 二要处理好引用 转述的其他文件的内容 尤其是多层转述内容上有重复时 要做好归纳整理 三要用好富有概括力的成语或俗语 起到 文约事丰 的效果 四要适当使用习惯用语和文言词语 这类词语往往表达的都是通用的含义 适当的使用 既可以使公文的语言简洁 凝炼 又容易为阅读者所理解 简洁 是以表述准确为前提的 单纯为了简洁而压缩字句 使人无法掌握文件的内容亦不可取 三 得体性 应用文是处理事务的工具 又是沟通信息的基本方式 因此 强调用语朴实得体 朴实 即文风要朴实无华 语言实在 强调直接叙述 不追求华丽词藻 也不搞形象描写 更不用含蓄 虚构的写作技巧 得体 即指应用文语言应适应不同文体的需要 说话讲究分寸 适度 例如 撰写公文 其用语就应当符合公文的行文关系 使用范围与作者的职权范围 地位与身份 对上行文 宜用语尊重 简要 体现出下级机关对上级机关负责的精神 平行机关之间行文 要体现出诚恳配合 自愿协作的态度 用语谦和礼貌 对下行文 要体现出领导机关的权威与政策水平 用语明确 具体 分寸得当 公布性文告的用语宜通俗 明白 尽力避免生僻难懂的词语 典故及专业术语 用于社会公共服务的文件 更要注意词语平和而有礼貌 表示出热诚服务的愿望 三 模糊词语与专门用语的使用 模糊词语是指自然语言中表意不太清楚的词语 它是公文写作中不可缺少的语言形式 它具有弹性 在本质上具有中介性 在表意上具有模糊性 是具有特殊表现力的语言形式 公文需要模糊词语 是因为它具有相对明确性的作用和特殊表达意义 在特定的语言环境中 模糊词语不仅不是模糊的 反而是明确的 如 请转告 总统 希望他在方便的时候来中国访问 方便的时候 是什么时候 这是个模糊的 不明确的时间概念 方便的时候 即为来访的时间 在当时的语言环境 不便具体指明 采用模糊词语 既符合事物本身需要 也符合实际 在公文里使用模糊词语是必然的 但却不能滥用 否则 就会适得其反 使模糊词语变成了词语模糊 从而造成概念不清并产生歧义 常用的模糊词语大致有以下几类 表示时间的 现在 正在 将来 同时 曾经 有时 最近 一直 适当时候等 表示范围的 有关 各部门 上下 左右 国内外等 表示数量的 许多 多数 广大 一些 某些 个别等 表示程度的 很 一般 更加 进一步 基本上 显著等 表示条件的 在可能的情况下 在 基础上 符合一定条件等 表示频率的 经常 有时 不断 反复 再三 多次等 除模糊词语之外 在应用文的写作过程中还要掌握一定的应用文专门用语 常用的专门用语有以下几类 1 称谓词 称谓词即表示称谓关系的词 在应用文中 涉及机关或个人时 一般应直呼机关的全称或规范化的简称 以及对方的职务或 同志 先生 在表述指代关系的称谓时 一般用下列专门用语 第一人称 本 我 后面加上所代表的单位简称 如部 委 办 厅 局 厂 所等 第二人称 贵 你 后面加上所代表的单位简称 如 部 委 办 厅 局 厂 所等 在应用文中 用 贵 字作第二人称 只是表示尊敬与礼貌 一般用于平行文或涉外公文 第三人称 该 在应用文中使用广泛 可用于指代人 单位或事物 如 该厂 该部 该同志 该产品等 该 字在文件中正确使用 可以使应用文文字简明 语气庄重 2 领叙词 领叙词是用以引出的应用文撰写的根据 理由或应用文具体内容的词 领叙词在应用文中出现的频率较高 一般借助领叙词使应用文写得开宗明义 常用的有 根据按照为了接前接近接遵照敬悉惊悉收悉查为特现 如下 应用文的领叙词多用于文章开端 引出法律 法规以及政策 指示的根据或事实根据 也有的用于文章中间起前后过渡衔接的作用 3 追叙词 追叙词是用以引出被追叙事实的词 应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程 为使追叙的内容出现得自然 常常要使用一些追叙的词语 有 业经前经均经即经复经迭经 在使用时 要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异 以便有选择地使用 4 承转词 承转词又称过渡用语 即承接上文转入下文时使用的关联 过渡词语 用于陈述理由 事实之后引出作者的意见 方案等 这种词语不仅有利于文辞简明 而且起到前后照应的作用 有 为此据此故此鉴此综上所述总而言之总之 5 祈请词 祈请词又称期请词 请示词 用于向受文者表示请求与希望 主要有 希即希敬希请望敬请烦请恳请希望要求 使用祈请词的目的在于营造机关之间相互敬重 和谐和协作的气氛 从而建立正常的工作联系 6 商洽词 商洽词又称询问词 用于征询对方意见和反应 具有探询语气 有 是否可行妥否当否是否妥当是否可以是否同意意见如何 这类词语一般用于公文的上行文 平行文中 在使用时要注意确有实际的针对性 即确需征询对方意见时使用 7 受事词 受事词即向对方表示感激 感谢时使用的词语 有 蒙承蒙 受事词属于客套语 一般用于平行文或涉外的公文 8 命令词 命令词即表示命令或告诫语气的词语 用以增强公文的严肃性与权威性 引起受文者的高度注意 表示命令语气的词语有 着着令特命责成令其着即 表告诫语气的词语 切切毋违切实执行不得有误严格办理 9 目的词 目的词即直接交代行文目的的词语 人们在撰写应用文尤其是公文时 都有明确而具体的目的 对此 需有针对性地使用简洁的词语加以表述 以便受文者正确理解并加速办理 用于上行文 平行文的目的词 还需加上期请词 主要有 请批复函复批示告知批转转发 用于下行文的目的词主要有 查照办理遵照办理参照执行 用于知照性文件的目的词主要有 周知知照备案审阅 10 表态词 表态词又称回复用语 即针对对方的请示 问函 表示明确意见时使用的词语 有 应应当同意不同意准予备案特此批准请即试行按照执行可行不可行迅即办理 在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别 11 结尾词 结尾词即置于正文最后 表示正文结束的词语 主要有 此布特此报告通知批复函复函告特予公布此致谨此此令此复特此 再次明确行文的具体目的与要求的结尾词有 为要 为盼 是荷 为荷 表示敬意 谢意 希望的结尾词有 敬礼致以谢意仅致谢忱 使用这些词语 有助于使文章表达得简练 严谨并富有节奏感 从而赋于文章庄重 严肃的色彩 四 应用文表达的概念 表达 一般指表情达意 是指为实现某种写作目的 运用语言工具 在显示客观事物和主观意图时所采用的具体表现形式 表达有广义 狭义之分 广义的表达 包括结构的安排和语言的运用 狭义的表达 仅指表达方式 五 应用文表达的方法 应用文的表达方式主要有记叙 说明和议论三种 描写和抒情使用得较少 一 记叙 记叙也称叙述 是对人物行动或事件经过进行陈述和交代 以突出公文的思想观点和写作意图 记叙是各类文体写作中最基本最常用的表达方式之一 公文中的记叙 主要是对作出决策 沟通交流 提出要求所依据的事实和背景材料的表述 具有平铺直叙 概括性的特点 公文的叙述方法主要有顺叙 倒叙 插叙 补叙 总叙和分叙六种 1 顺叙 顺叙就是按照时间顺序 事件发生发展进程或人物活动顺序进行叙述 顺叙是最基本的记叙方法 其特点是能清晰地反应事情的发展变化过程 2 倒叙 倒叙 就是把事件的结局或事件发展过程中最动人 最突出的片段先交代出来 然后再以顺叙的方法进行记叙 倒叙容易造成悬念 起到突出重点 引起注意的效果 使用倒叙表达方式 一要注意倒叙不是把整个事件倒过来写 二要注意处理好倒叙与顺叙之间的衔接和过渡 3 插叙 插叙 就是在叙述的过程中 暂时中断叙述的主线 插入其他人物或事件的叙述 插叙之后仍然按照顺叙的主线继续叙述 插叙可以充实文章的内容 使记叙的内容更充实 表达的更有力 公文写作对插叙的表达方式用得较少 主要在一些事务文书中使用 4 补叙 补叙就是在记叙过程中或在记叙之后 对所记叙的人物或事件的有关情况做必要的补充记叙 或照应一下前边记叙中的伏笔 或补充强调有关的内容 补叙可以深化主题 启发思路 补叙也主要在事务文书中使用 5 总叙 总叙是指对两个或两个以上的人物行为或事件经过立足全貌 抓住共性 进行总体的记叙 总叙常冠于文章之首 既能统帅全篇 又能开启下文 6 分叙 分叙是指对两个以上的人物行为或事件分别具体地记叙 分叙与总叙相对应 总叙概括地记叙全局 分叙则具体记叙局部 两者可以单独使用 也可以先总后分或先分后总 配合使用 二 说明 说明 就是让人知 教人用 说明的目的就是用言简意赅的文字把表达对象的名称 形态 性质 特征 成因 功用 关系 规律等解说清楚 表达明白 从使用的范围大小和频率高低来论 说明是公文写作中最常用 最主要的表达方式 使用说明表达方式 要做到言之有序 层次分明 突出重点 简而得要 适当说明 注意详略 公文的说明方式主要有以下十种 1 定义说明 定义说明 就是通常所说的下定义 通过下定义的办法说明被说明事物的质的规定 定义说明以判断句式为表达句式 例如 1 肺结核是结核杆菌寄生在肺部而产生的疾病 2 圆是在平面上绕一定点作等距离运动的封闭曲线 2 分类说明 分类说明就是将被说明的对象按照一定的标准划分成不同的类型 分别加以说明 运用分类说明 层次比较分明 头绪比较清楚 阅读者也容易接受 其关键问题是分类标准要规范 划一 否则可能发生逻辑上的错误 3 举例说明 举例说明是为了说明比较抽象 复杂 深奥的事物和事理 借助实例来说明事物事理的共同属性和共同规律的方法 举例说明具有具体 明晰和容易使人理解的特点 举例说明 所举的事例必须认真选择 使之具有说明性 典型性 以保证说明的效果 4 比较说明 比较说明是把两种或两种以上的事物 事理 现象加以比较 说明事物的本质特点 比较说明 必须在可比较事物之间进行 而且要找出彼此间可以相比较的相似点 否则就可能比得不伦不类 起不到说明的作用 比较说明有同类事物的比较 不同类事物的比较和同一事物不同发展时期 所处不同地域的比较 5 引证说明 引证说明就是引用资料来说明客观事物或被说明对象的情况 引用的资料包括经典著作 有关资料 名言等 引证说明要注意引用资料的准确无误 尤其引用原意时 不能各取所需 断章取义 6 数字说明 数字说明就是用精确 具体的数字说明事物的特征 数字说明 可以直接引用数字 也可以制成图表 放在行文之中或附在文后 数字说明所用数字必须可靠 选取方法必须科学 每个数据都要有来源 要调查研究 反复核实 7 比喻说明 比喻说明就是通过打比方的手法 把抽象的事理和复杂的事物说得浅显易懂 具体形象 简洁生动 运用比喻说明 要力求准确 不能夸张 掌握好 度 是比喻说明准确运用的关键 8 图表说明 图表说明就是利用图画和表格来说明事物的特征 运用图表说明能节省文字 便于比较 使阅读者看了一目了然 更容易理解与掌握被说明的事物 有些图表说明本身又是数字说明的表格化 9 诠释说明 诠释说明就是通过解释的办法对所要说明的客观事物或事理的含义 理由 范围进行说明 诠释说明常结合定义说明一起使用 例如 水 氢和氧的最普遍的化合物 化学式H20 水在自然界中以固态 液态和气态三种聚集状态存在 空气中含有水蒸气 土壤和岩石层中有时也积存着大量的水 水是动植物机体所不可缺少的组成部分 成年人体中含水约65 在一个大气压下 水的沸点为100 冰点为0 水的密度在4 时最大 1克 毫升 水结冰时 其密度减小 体积增大 所以冰总是浮在水面 在一切固态和液态物质中 水的热容量最大 这一特征对于调节气候有重大意义 水能溶解许多物质 是最重要的溶剂 天然水中含有极少量的重水 这段文字的第一句为定义 第二名以后是诠释说明 它对定义还没有包括进去的水的其他特征 状态 分布 沸点 冰点 密度 热容量 溶解性能等 全部作了诠释说明 这样 对水这个事物 读者就有了完整全面的认识 10 介绍说明 介绍说明是对所说明的对象作出扼要介绍 使阅读者对所表达的对象有一个较全面的了解 介绍说明的内容 可以是人物的一般情况 某地区 某部门的大致面貌 也可以是某一提法包括的内容 工作进展 经济发展情况等 三 议论 议论就是说理 评判 公文的议论 是作者通过事实材料和逻辑推理 直接论述自己观点和态度的一种表达方式 公文议论的目的是在记叙和一些说明的基础上讲道理 通过概念 判断 推理等逻辑思维手段 论证决策的思想和决策的方向 道路 原则等 一段完整的议论包括论点 论据和论证三个要素 即议论的 三要素 论点 是公文的作者对所论述问题的看法和主张 论点又分为中心论点和分论点 中心论点是作者对所论述问题的摹本观点或总的看法 贯穿于议论的始终 分论点是围绕中心论点确立的 并为中心论点服务的各个小论点 论据 是证明论点的事实和根据 包括事实论据和理论论据 事实论据包括典型材料 统计数据 政情 民情 社情等 理论论据包含经典言论 定理 定义 国家的法规 法律等 论证是用论据阐明论点的过程 一个完整的议论过程中 论点解决 需要证明什么 的问题 论据解决 用什么来证明 的问题 论证解决 怎样进行证明 的问题 采用议论的表达方式 要坚持以理服人 有的放矢 鲜明有力的原则 论证要讲究方法 论证的基本方法有两种 立论和驳论 1 立论 运用论据来证明论点的正确性 称之为立论 立论的方法有 例证法 用典型性 代表性事例做论据进行论证的方法 引证法 引用理论论据进行论证的方法 这是常用的论证方法 演绎法 由一般到特殊的论证方法 以一般的事理为前提去论证个别事物 从而推出新的结论 归纳法 由特殊到一般的论证方法 根据一些典型的个别事例的分析 研究 推倒出一般性结论 类比法 通过对同类事物进行比较后 加以论证作出结论的方法 类比论证 必须是同类事物的比较 而且要根据类比对象共同的本质属性来进行推理 否则得不出正确结论 反证法 提出一种与要论证观点相反的观点 通过论证 证明这种观点是错误的 从而说明正面观点正确性的一种议论方法 喻证法 通过讲故事 打比方的方法进行论证 把抽象的道理说得具体 生动 通俗易懂 因果法 证明论点与论据是一种因果关系的论证方法 结果往往是论点 原因常常是论据 反驳论点 即驳倒对方的论点 指出对方论点是错误的 从而树立自己的正确论点 反驳论据 即用揭露对方论据虚假 谬误的方法 证明对方的结论是错误的 反驳论证 即从分析对方论证方法入手 指出对方论证方法上的逻辑错误 从而证明对方的观点是错误的 2 驳论 为了证明对方的论点是错误的 从而驳倒对方 证明自己正确观点的论证方法 称之为驳论 驳论的方法有 四 描写与抒情 描写是作者对环境 事件和人物所做的具体而生动的描摹和刻画 描写能具体 形象地再现客观事物 往往给人以身临其境的真实感 抒情是作者抒发主观感受和思想感情的表达方式 一般只在讲话稿 新闻通讯等文种中使用 而在机关公文中是禁止使用描写和抒情的 否则 就会破坏机关公文的庄重性 第二章常用礼仪文书 礼仪文书概述请柬一般书信专用书信致词文书 第一节礼仪文书概述 一 礼仪文书的概念 礼仪文书的成功写作和恰当运用 有助于传播信息 增加了解 沟通情感 密切关系 美化组织 塑造形象 最终产生广泛的社会效益和良好的经济效益 所以 学习和研究礼仪文书对于丰富和发展现代礼仪理论和实践 具有积极的意义 礼仪文书是机关 单位 团体及个人在礼仪交往活动中使用的各种应用文书的统称 作为社交行为和礼仪活动的重要组成部分的礼仪文书 既是礼仪活动的主体 个人或集体 用以沟通信息的传播载体 也是礼仪在精神和意识方面的体现 有专家指出 以书面语言表达的礼仪文书 则是最正式 最郑重的方式 黄卓才 企业公关写作 在礼仪活动中使用礼仪文书 本身就是一种仪式礼节 礼仪文书的写作除了遵循普通文章写作的一般要求 如主题明确 材料确凿 结构合理 表达明晰 语言生动之外 在其写作和运用时还要把握礼仪文书的基本要求 具体包括以下三个方面的内容 二 礼仪文书的写作要求 一 以诚相见 感情真挚 礼仪文书无论是从交际目的还是从交际情景来说 感情真挚都是其首要因素 因为 不真不诚 难以感人 也就难以达到交际目的 1 显示坦诚之心 以诚待人是一切社交之本 诚 的核心是坦诚 坦诚有两层涵义 真诚和热诚 面对交际对象 提笔行文时 只有尊敬对方 态度真诚 言辞恳切 言由衷发 才能以真诚打动人 以热诚感染人 也才能收到 精诚所至 金石为开 之效 这也如西方谚语所说 有了巧舌和诚意 你能够用一根头发牵来一头大象 2 表达真情实感 真情发自真心 实感源于事实 感人心者莫过于情 在礼仪文书中 要将你的真情实感充分地表现出来 必须借助多种表达方式 或叙述描写 或议论抒情 要通过生动的叙事 形象的描绘 精妙的议论和恰当的抒情 让对方犹如身临其境 感同身受 顿悟其理 达到双方情感的沟通 需要指出的是 在真情与坦诚的前提下还要把握住一个度 这就是在礼仪文书行文时应注意分寸 尊重自己 不谗媚 平等相待 不因对方身份高而自轻自贱 尊重对方 不傲慢 以礼待人 不因对方身份低微而轻慢之 二 风格庄重 文笔典雅 礼仪文书大多用在庆典 祝贺 迎送 吊唁等场合 特殊的功能和语境 决定了它必须既庄重 又典雅 这样才能达到求真 求善 求美的行为目的 从而创造出愉快和谐的氛围 所谓庄重 就是郑重 严肃 它既表现为作者为文的态度 也反映了作者的价值取向 从态度的层面 文明清新的文风 谦谦君子的风格 显示了作者的道德修养 敬语 谦辞 尤其是礼仪用语的运用 是人文精神的