《办公软件培训》PPT课件

-工程技术部,目录,前言,本次培训主要针对2007版office办公软件。优点：07版软件可以兼容、保存较低版本文件，工具指令使用方便；缺点：保存文件较大、占用资源及时间较多。,1.选项卡：横跨功能区的顶部区域。每个选项卡都代表一个活动区域。2.组：组是选项卡上显示在一起的相关命令集。“组”将执行某一类型的任务可能需要的所有命令放在一起。3.命令：命令排列在组中。命令可以是按钮、菜单或者是您在其中输入信息的框。,一、2007工作环境简介,1,2,3,二、快捷键的使用,ALT,CTRL,2.1ALT键,按下Alt之后，您会看到一些小标签（或标志）弹出，显示所有选项卡的按键提示。在按下某个键激活特定选项卡后，将出现显示该选项卡上命令按键提示的标志。但一次只会看到按键提示标志的一层，必须选择一个选项，然后才能看到任何其他按钮提示。通过按键提示可以非常方便地使用键盘快捷方式，因为屏幕上始终会有提示，提醒您需要按什么键。注：在office2007中，功能区键F6和Alt一样出现按键提示。但Alt的速度更快，因为Alt使用更顺手。,组合键快捷方式是一组按键，如果同时按下这些按键，将会启动一项操作。这是最快的键盘使用方法。它比按键提示稍微快一点，但必须记住按键。组合键快捷方式的主要优势在于：不管程序是否有功能区，大多数常用组合键在各个Office程序中都是相同的，并且它们与早期的Office版本中的组合键相同。,2.2CTRL键,“Ctrl”键在Word中的作用很大，和其他不同的键组合起来使用，可发挥更大的作用：Ctrl+D:打开“字体”对话框，快速完成字体的各种设置。Ctrl+E：使光标所在行的文字居中。Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”选项卡中。Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”选项卡中。Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”选项卡中。Ctrl+I：使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）。Ctrl+K：打开“插入连接对话框”。Ctrl+L：使光标所在行的文本左对齐。Ctrl+Shift+L：给光标所在行的文本加上“项目符号”。Ctrl+M：同时增加首行和悬挂缩进。Ctrl+Shift+M：同时减少首行和悬挂缩进。Ctrl+N：新建一个空文档。Ctrl+O：打开“打开”对话框。Ctrl+P：打开“打印”对话框。Ctrl+R：使光标所在行的文本右对齐。Ctrl+S：为新文档打开“另存为”对话框，或对当前文档进行保存。,Ctrl+T：增加首行缩进。Ctrl+Shift+T：减少首行缩进。Ctrl+U：给选中的文字加上下划线（再按一次，去掉下划线）。Ctrl+V：将剪贴板中的文本或图片粘贴在光标处。若剪贴板中有多个内容，则将最后一次的内容粘贴到光标处。Ctrl+X：将选中的文字剪切到剪贴板中。Ctrl+Z：撤销刚才进行的操作（可以多次使用）。Ctrl+F2：快速执行打印预览功能。Ctrl+F4：关闭当前文档，并提示是否保存。Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态。Ctrl+Shift+F5:打开“书签”对话框。Ctrl+Shift+F8:激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本（再按一次或按Esc键，取消该功能）。Ctrl+F9：在光标处插入一对大括号。Ctrl+Delete：删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。Ctrl+Enter：删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。Ctrl+End：快速将光标移到文档末尾。Ctrl+Home：快速将光标移到文档开始处。,掌握快捷键使用争做快捷键达人,加油,第一篇,WORD,1.更改默认保存格式为doc文档【问题描述】2007默认保存格式为docx文档，虽然比起旧的doc格式文档有体积小等优点，但低版本的office不能识别，因此我们可以将其默认保存格式更改为doc文档。【操作步骤】打开Word2007，新建一空白文档，依次点击左上角的MicrosoftOffice2007徽标“Word选项”，切换到“保存”标签页，在“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档(*.doc)”，“确定”后退出，再关闭该空白文档，以后所有新建文档默认保存格式即更改为.doc文档。注：此法同样适用于MicrosoftOffice2007的其它组件。,2.省略号输入【问题描述】在Word编辑中，许多人都觉得输入省略号比较麻烦，只有在符号栏里才能找到，但比较耗费时间，或敲击键盘上的“.”键，就只能输入中文标点符号中的句号而非英文的省略号了。【操作步骤】在中文输入法状态下只要同时按下快捷键“Ctrl+Alt+。”键就可以快速输入省略号。,3.页脚中插入“第X页,共X页”的页码格式不分栏时：1、插入页脚选择空白；2、输入“第页”恢复英文输入状态将光标移到“第页”中间按两次ctrl+F9，插入第=page页；3、选中这些文字点右键选择“更新域”。分成两栏时：1.重复上述1、2步骤：左栏：第=page*2-1共8页右栏：第=page*2页共8页2、选中这些文字点右键选择“更新域”。,4.绘制斜线表头1、插入新表格或单击要添加斜线表头的表格。2、在“布局”选项卡上，单击“绘制斜线表头”。3、在“表头样式”列表中，单击所需样式。4、表头样式一共有五种样式可供选择，您使用“预览”框来预览所选的表头从而确定自己所需的样式。5、在各个标题框中输入所需的行、列标题。,注意：如果表格单元格容纳不下输入的标题，您会看到警告，并且容纳不下的字符会被截掉。当您需要调整表头大小而拖动表头单元格的边框时，表头中的组合对象不会随之移动，这时您可以选中斜线表头，然后选中表头中的组合对象的任一句柄，拖动句柄直到斜线表头合适为止。,5.上下标对齐？【双行合一法】：1.输入字母”E”，单击菜单“开始”“段落”“双行合一”2.打开“双行合一”对话框，在“文字”文本框中输入“1%1cm”，然后单击“确定”按钮。（%后面有一个空格）【公式编辑器法】：单击菜单“插入”“对象”，在弹出的“对象”对话框中单击“新建”“Microsoft公式3.0”“确定”。在“公式”工具栏上单击“下标和上标模板”按钮选择第一行第三个模板，按格式输入内容即可。【合并字符法】：输入“E1%1cm”选中“1%1cm”“段落”“双行合一”“中文版式”“合并字符”。（此方法还可用于制作联合公文头）,6.在行末或行首带有下划线的空格不显示，怎么解决？【问题描述】在Word中，在一行行首或行末添加带下划线的空格，可是怎么也加不进去。只是在每一行中间才可以。如何解决？【操作步骤】选中编辑的段落，开始-段落-中文版式-在“允许西文在单词中部断字”打勾，这样可以防止下划线输入时前面编辑好的格式变动。,7.如何让字体跟着文档走？【问题描述】有时候为了使文档更改美观，会使用一些自己计算机上安装的字体，当我们将此文档发送给别人时，而对方的计算机不一定也安装了该字体，如何使该字体在对方的计算机上仍然可以看到呢？【操作步骤】Office徽标word选项“保存”选项选中“嵌入TrueType字体”根据需要选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框。建议：在文档中嵌入TrueType字体会增加文档大小。因此建议一定要选中“只嵌入所用字符”复选框，这样您的文件中既有所需的字体，又可以减小文档的容量。,8.如何将表格中的X2的2变为上标？【方法一】使用字体格式修改：选中文字格式文字上标。【方法二】使用快捷键：Ctrl+Shift+等号(或加号)上标Ctrl+等号(或加号)下标【方法三】视图窗选择：1、开始字体，选择图标为上标；选择图标为下标。,第二篇,EXCEL,1.如何在单元格中输入非数据类型？【操作步骤】输入负数：加“-”或“（）”输入分数：整数位+空格+分数：“02/3”使用ANSI码输入：要输入二分之一，可以先按住“Alt”键，然后输入“189”，再放开“Alt”键即可(“189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效)。设置单元格格式：菜单“格式/单元格式”，选中“分类”为分数，类型为“分母为一位数”，设置完后，在此单元格输入0.5。输入非数据型字符串：电话、身份证号。在数字前加英文“”,2.如何在单元格中快速输入时间、日期？【操作步骤】1.输入日期：ctrl+；可以快速输入当前日期2.输入时间ctrl+shift+；可以快速输入当前时间注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，你必须使用TODAY和NOW函数。,3.如何限定工作表中数据的输入范围？【问题描述】在工作中，人们往往因为疏忽会有一些操作失误，例如要输入的数字范围在15004000之间，即小1500元，最大4000元，几乎没有超过这个范围的可能。在录入数据时，可能会多输入或少输入一个0，有没有方法可以控制这些单元格的输入范围？【操作步骤】1、选择希望控制范围的单元格。2、数据有效性，打开“数据有效性”对话框。3、在“有效性条件”选项区域中，选择“允许”下拉列表中的“整数”选项，并设置该数据范围15004000之间。这样，如果输入数据不再此范围，将会出现警告。,4.如何快速填充每月最后一天的日期？【问题描述】如果希望在“日期”列中输入每个月的最后一天，有没有快捷的方法？【操作步骤】利用日期自动填充：、在第一个单元格中输入日期（如：2011-1-31）。2、右键拖动填充柄下拉在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“以月填充”。,5.用下拉列表快速输入数据？【问题描述】如单元格中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。【操作步骤】单击“数据有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。（注：输入数据间隔必须输入西文逗号）,6.如何让数据更具表现力？如果您希望能够一目了然地查看一列数据的大小情况，可以为数据应用“数据条”条件格式，数据条的长度即表示单元格中数值的大小。通过观察带颜色的数据条，可以帮助您省去逐个对比数值的时间，从而轻松获悉一列数据中的最大值或最小值。（1）选中股票收益汇总表中的“J3:J8”单元格区域。（2）在Excel2007“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。（3）然后，在弹出的下拉菜单中执行【数据条】【蓝色数据条】命令。显而易见，应用“数据条”条件格式后，您可以非常迅速地观察到收益最高的股票。,7.如何快速删除重复数据？即使有Excel帮忙处理大量数据时，难免遇见出错，眼睛看花了经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误有时候还真的很难发现。此时就更要借助Excel了，这样的问题可以轻松得到解决。1.选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击“功能区”中的“数据”选项卡。2.在“数据工具”组中单击“删除重复项”按钮。3.此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。4.设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。,8.按颜色对数据进行排序几乎人人都喜欢五彩缤纷的颜色，在文档中合理、有效地使用颜色可以显著提高文档的吸引力和可读性。如果能够按颜色对数据进行排序和筛选的话，则是在快速组织和找到所需数据的基础上锦上添花。1.在“开始”选项卡的“样式”组中，利用“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“自定义排序”命令。3.在打开的“排序”对话框中，指定主/次要关键字、排序依据和次序等，添加4个排序条件。单击确定后，数据便按指定的颜色次序进行排序了。,9.按颜色对数据进行筛选在上一个技巧中，我们已经学会了如何按颜色来对数据进行排序，那么如何按颜色来对数据进行筛选呢？1.利用“开始”选项卡的“样式”组中的“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行筛选命令，Excel便会自动为列标题添加自动筛选的下三角按钮。3.单击“到期日期”列标题右侧的下三角按钮，在其下拉菜单中执行“按颜色筛选”命令，然后从右侧的“按单元格颜色筛选”或“按字体颜色筛选”列表中选择一种颜色，即可完成筛选工作。,第三篇,PPT,1.PPT基础操作：如何让公司LOGO出现在每张幻灯片上？【操作步骤】视图母板幻灯片母板将公司标志的logo图片放置到适合的位置关闭“母板视图”即可。如何在幻灯片中添加能够自动更新的日期和时间？【操作步骤】插入日期和时间选择“时间格式”选择“自动更新”，确定即可。如何在一个演示文稿中应用多个模板？【操作步骤】选中不同的幻灯片将光标移动到“开始”-“幻灯片设计”任务窗格中合适的模版上单击在此模版上弹出的小三角按钮选择“应用于选定幻灯片”。,2.如何使音乐在PPT中实现自动播放？（1）选择要插入音乐的某张幻灯片，“插入”菜单“声音”，选择某首音乐并确定后，则弹出下面的对话框：单击“自动”按钮即可。（2）选择“动画”菜单“自定义动画”（3）在ppt最右侧出现“自定义动画对话框”，你会看到音乐文件信息，把鼠标在音乐文件上进行右击：（4）选择“效果选项”，弹出播放声音对话框：按照图中进行选择，在100张幻灯片后：此处的数字可根据自己的幻灯片张数自行决定。暂时不要进行“确定”。（5）选择“计时”选项卡，如下图所示进行设置：（6）单击确定按钮即可。,3.压缩图片，减小文档尺寸如果文档中插入过多的图片会使文档尺寸变得十分臃肿，在Word中可以通过压缩图片的方式在一定程度上减轻这种负担。PPT中可先选中文档中任意一副图片，在图片工具格式选项卡中选择压缩图片。在【选项】中还可以对图片压缩质量进行控制，如果只是为了电子传阅，选择【电子邮件（96dpi）】就能在很大程度上缩小图片的尺寸了。,4.如何插入对象？1)单击“插入”菜单，在下拉菜单中单击“对象”，此时会弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，单击“浏览”，在出现的“浏览”对话框中找到“我的文档”中的“我的文件”并双击，路径便会出现在“插入对象”的文本框中，最后单击“确定”返回PPT。2)这时，幻灯片上便出现了一个的图标，图标的大小和位置，可以根据需要随意改变。右单击该图标，在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”，出现“动作设置”对话框。3)激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”，本例采用系统默认的“单击鼠标”。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作”，最后单击“确定”，完成激活动画的设置，返回PPT。4)放映该幻灯片，当鼠标单击Flash动画图标时，出现一询问框，单击“是”，系统便会调用来播放。,5.如何制作动画效果？选定对象后从选择“幻灯片放映”“自定义动画”。在“自定义动画”中点击“添加效果”，在子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。应用动画效果后，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。,注：动画效果不能用得太多，应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。,6.如何绘制动作路径？选中对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映”-“自定义动画”。在“自定义动画”点击“添加效果”。选择“动作路径”后再选择一种预定义的动作路径。如果不喜欢子菜单中的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果