道易成卖场管理POS软件说明书.doc

操作员手册道易成卖场管理系统操作手册文档日期: 2011-06-12北京道易成技术有限责任公司内容提要本手册是道易成卖场管理系统的配套资料，以浅显易懂的文字和图表阐述了整个系统的使用操作。本手册主要包括系统介绍、安装、后台管理使用、POS前台操作等，内容详尽，配有大量图示，适用于系统的实施者、管理者、系统管理员、业务员、操作员和收银员等。非经北京道易成技术有限责任公司事先书面同意，不得对本手册进行增删、改编、节录、翻印、改作或仿制。北京道易成技术有限责任公司可随时对本手册的全部内容进行更改，此种更改将不另行通知。本手册中包含了一些连锁卖场管理日常业务处理用到的数据或报表的示例。为了尽可能完整地说明问题，这些示例可能包含了一些人名、公司名、品牌和产品名。所有这些名称都是虚构的，如与实际卖场企业所使用的名称和地址相似，纯属巧合。引言承蒙购道易成产品，谨此致谢。请在使用之前仔细阅读本手册，并保存此书以备日后参考。道易成V6.5版本介绍1.1 软件简介北京道易成技术有限责任公司是一家专门从事卖场零售行业计算机信息管理软件的研究和开发的高新技术企业。公司长期致力于卖场POS-MIS软件的开发，能为客户提供从设备采购、系统集成、软件开发、管理咨询、到售后服务培训全方位解决方案。经过多年的发展，公司在卖场零售领域积累了丰富的行业经验，聚集了一批既精通计算机技术又具有丰富的零售管理经验的专业信息技术人才。公司以多年的卖场理论研究和丰富的行业经验为基础，引进国外先进的管理经验，结合国内卖场零售企业的实际需要，依托在卖场领域应用软件开发的强大的实力，利用最先进的计算机软硬件技术，开发出了拥有自主知识产权的软件产品道易成卖场管理软件。道易成卖场管理软件是北京道易成公司依据现代卖场企业以计算机信息系统为核心，向集团化、连锁化发展的特点，为大型综合百货、超市、连锁集团量身打造的新一代企业级的卖场管理软件，该软件综合了大型超市和大型卖场等各种业态的管理模式，采用多层次、分布式网络体系结构进行设计开发，而且能够满足连锁经营的需要和融合多业态混合经营模式的管理。道易成卖场管理软件以信息准确、核算处理快速、操作简单为根本出发点，以达到为卖场快速提供准确的原始数据的目的，在此基础上，软件对销售数据进行综合、汇总，利用不同的数据分析模型对原始数据进行分析，从而得出对管理者有用的信息。根据这些处理过的商品销售信息，管理者可以了解畅销商品与滞销商品、不同时段的销售情况、哪些商品为公司带来了利润、哪些商品增加了人气，并分别采取相应的措施，及时调整经营项目和经营策略，使卖场的进、销、存、财协调运作，提高管理水平，使卖场在激烈的市场竞争中处于有利的地位。1.2 业务简介在卖场管理软件的后台MIS管理中，包括了档案管理、采购管理、零售管理、客户销售、库存管理、财务管理、会员管理、连锁配送、专柜租赁、系统维护等十二个模块。后台MIS管理充分利用SQL大型数据库的大容量、高效率等特点，为用户提供强大的功能支持，对企业进货业务、库房业务进行管理，并处理前台销售数据和后台批发业务，利于卖场流通企业的商品管理、客商管理和客户管理，为经营管理者提供分析与决策必需的数据和信息。 后台提供给前台所需的商品信息、客户资料等数据，并处理前台上传的销售数据。在以下章节中将分别介绍。前台销售包括销售商品时必须且仅需的功能，尽可能地做到简化操作程序，利于收银员快捷、准确地进行收款。功能包括前台交易的收款、退货及会员卡、折扣和优惠，商品查询和销售查询，完成前台交易中的扫描条码或输入商品编码、收款、打印收据、弹出银箱等一系列操作。安装完软件后，就可登录系统了，第一次登录系统所使用的操作员代码是8888，密码为空。2 产品介绍2.1 产品简介道易成卖场管理系统是由北京道易成技术有限责任公司结合多年的行业经验研究开发出来的现代卖场管理系统。整个系统分为前台POS系统及后台管理系统。前台POS系统主要是实现前台的销售及收银管理；后台管理系统实现基本档案管理、采购管理、零售管理、客户销售、库存管理、财务结算、会员管理、专柜租赁、系统维护等。本产品支持卖场零售企业运作的各个环节，能够帮助企业完善物流、信息流及资金流的管理、全面降低经营成本，实行科学合理订货、快捷配送、提高商品的周转率、降低库存，提高资金利用率及工作效率。本产品的适用范围主要包括：l 连锁超市、连锁专卖店、便利店l 百货商场、购物中心、大型卖场l 仓储式超市、量贩店l 电器、图书、医药、服装、鞋业、化妆品、五金、通讯器材、眼镜等各类专卖店、连锁店l 贸易公司、物资供销部门等进销存业务管理系统2.2 系统结构卖场管理系统后台操作系统WIN前台系统嵌入式前台系统结构图2.2.1 前台POS系统前台POS系统实现了门店的销售收银及前台的销售管理。前台POS系统功能主要包括盘点、赠送、退货、改口令、刷会员、查会员、营业员、屏保、重打小票、打印开关、查商品、挂单取单、改数量、改金额、开钱箱、删除、开新单、折扣、抹零、储值卡付款、信用卡付款、人民币付款、美元付款、港币付款、支票付款等。2.2.2 后台管理系统后台管理系统实现了进、销、调、存、盘等综合管理，后台的功能结构图如下：后台功能结构图基本档案系统启用前，必须先建立基本档案。基本档案包括供应商、商品分类、商品档案、操作员档案、部门档案、员工档案、专柜档案、综合档案、品牌档案、仓库机构、仓库库位、商品陈列、商品检测、商品组合、商品价格调整等。采购管理采购管理主要是处理与采购相关的业务，包括供应商、采购询价单、采购订货单、采购入库单、购销结算单、采购退货单、采购永续订单、赠送入库单、采购合同、库存，仓库。零售管理零售管理主要是管理前台零售相关业务。包括全场折扣促销、零售特价促销、会员特价促销、限量购买特价、量大从优、买100加1促销、赠品促销、类别品牌促销、正在促销商品、实时监控、销售明细、前台参数设置、电子秤、收银员交款单、前台操作日志、毛利分析、实时库存等。客户销售批发管理主要是处理与后台批发相关的业务，包括客户、客户报价单、客户订货单、客户销售单、客户退货单、客户结算单。仓库管理仓库管理主要包括店内调拨单、机构仓库、供应商、库存调整单、仓库库位、商品组装单、商品拆分单、库存管理、盘点初始化、盘点录入单、盘点进度报表、盘点审核单等业务，并可对出入库业务进行查询及统计。会员管理会员管理是对卖场会员的管理。包括设置会员类别、批量制卡、会员卡发行、会员卡档案、金卡维护、密码修改、会员特价单、储值卡充值、会员礼品档案、会员卡积分冲减、礼卷面值、礼卷限用商品、礼卷档案、礼卷销售明细、礼卷发放等，并对会员的消费情况进行查询及统计。连锁配送连锁配送主要适用于连锁版，处理总部配送中心与门店间的补货、调货、数据传输等业务，并对配送业务进行查询与统计。结算管理结算管理主要用于对供应商和客户往来款项的管理，业务单据包括供应商结算单、客户结算单、代销帐款单、联营帐款单，以及与帐款相关的业务的查询与统计，并提供与其他财务软件的财务接口（定制功能）。专柜租赁专柜租赁主要是对商场的专柜与租赁供应商的各项业务及帐款进行管理。主要包括费用项目、专柜合同、专柜结算、变动费用录入、专柜费用单、专柜结算单等。系统参数系统参数主要包括操作员档案、功能权限、数据权限、系统密码、操作日志、系统参数、条码打印、标签打印、开业清库等。2.3 产品特点支持多业态连锁经营l 系统伸缩性好，支持业态多，既支持进价核算，也支持售价核算，从大型连锁超市到小型私人便利店均可使用。灵活简便，快速使用l 六十多万的标准商品库，囊括市场上大部分常见商品，使您实现“不用建立商品档案，超市即可开业”的梦想。您还可以在前台销售或后台入库时，扫描条码自动建档。l 系统提供直观的导航界面，工作流向清晰，操作简便、明了，用户通过简单培训，即可熟练使用系统。l 全面支持拼音助记码，重码提示筛选，无需记忆冗长的编码，轻松制单与查询。l 数据查询方便快捷，提供多种数据模糊查询方式，可在同一界面查询汇总明细甚至前台POS销售小票数据。经营方式，全面完善l 系统全面支持卖场上常见的几种经营方式，包括购销、代销、联营、扣率代销、租赁等。每一种经营方式均对应专门的结算手段和报表。l 可管理供应商费用。l 提供多套帐和财务接口(可选)。l 提供完善的批发销售管理功能。l 实现门店专柜租赁管理。先进先出，批次管理l 系统提供完全先进先出、批次库存管理。l 供应商按批次、先进先出结算，并可按单、按单品进行混合结算。l 支持完善的先进先出和移动加权平均的成本核算方式。 价格灵活，促销多样l 支持多种定价方案，帮助企业制定灵活的价格策略。l 统一定价和门店自主定价有机结合。l 进价、批发价、零售价、会员价均可提前调价，到期生效。l 自动生成售价。系统可以针对类别设定加价率，并可按规则取舍余数。l 支持批量改价特性，方便开业定价。l 提供最低售价保护，提示低于成本价的售价。l 支持促销特价、时段特价、全场限量特价、每单限量特价、按星期设定周几特价、赠品促销、超额奖励、捆绑促销、指定类别（品牌）特价、AB商品自然组合特价、会员特价等多种促销方式。 会员管理，强效易用l 支持多种会员积分管理，包括消费次数限制、按消费金额积分、按消费次数积分，同时支持不同商品类别不同积分点，灵活多样。l 支持多种会员积分优惠和奖励计划，包括积分奖励、礼品兑换、积分折扣，同时支持不同积分级别自动享受不同折扣优惠。l 提供针对会员的限量消费功能，可以限定促销期内只对会员提供一次优惠。l 会员连锁管理超强，独家提供。在非实时通讯情况下，连锁分店能够录入会员资料、查询会员积分，允许在分店兑换积分。l 系统提供完善的充值卡管理模块，以及连锁模式下会员和充值卡共享管理。l 提供会员卡积分转储值功能。l 支持会员卡和充值卡的换卡、补卡。 卖场运作，一目了然l 实时查询和监控超市客流量、销售量、营业报表、毛利报表，一查即有。l 实时监控、屏幕锁定、前台POS 操作屏幕截取等，实时了解和监控卖场的一举一动。l 班次管理支持将跨天操作的业务统计到一个营业日。l 前后台可同时设定操作日志和敏感操作日志，跟踪收银台的每一笔业务动向。l 全面的权限管理，能够按不同级别控制系统用户可以操作的功能，限制用户可以看到哪一类数据。 POS 系统、稳如泰山l POS程序支持目前所有Windows版本（95/98/Me/2000/XP/2003）和DOS版本，支持目前市面所有主流外设，简单设置即可使用。 l POS 系统实时监控网络是否连接状态，并平滑进行切换，无须重启，高效安全。 l POS 前台预设部类和商品快捷按键，提高效率。 完善分析、决策经营l 系统提供完善的分析功能，客流量、销售量分析， 图文并茂，清晰明了。l 提供消费群体分析、毛利、业绩分析。l 提供畅销商品排行、滞销商品排行。 连锁管理、专业规范 l 连锁版提供完善、规范、科学的连锁超市经营管理模式。 l 同时支持统一定价、统一采购、统一配送、资料统一管理和分店自定价、分店自购、资料分店录入的紧凑和松散相结合的连锁管理模式。 l 支持总部、多配送中心、多连锁门店的连锁经营模式。 l 数据通讯安全、可靠、稳定，传输方式同时支持远程拨号、VPN、数字专线光纤、Internet 宽带（ADSL、ISDN）FTP文件传输、文件拷贝等传输方式。支持多种连锁业务管理模式l 总部托管模式： 适合于小型门店，门店只做销售，所有后台业务单据、库存数据、成本利润数据均由总部委托管理。 l 独立管理模式（大多数用户采用）：适合于中大型门店，门店可以完成除基础资料维护和结算以外的所有工作，包括采购、销售、库存管理、成本利润计算等等，均在门店完成。 l 配送中心模式： 适合地理位置与总部分离的配送中心，支持多配送中心。业务功能涵盖采购收货，处理门店要货、配送发货、退货、库存管理等，是中小型配送中心的理想选择。l POS分部模式： 适合于小型门店，门店不安装后台程序及后台数据库，前台程序通过宽带直接连接总部。门店的业务单据、库存数据、日结等工作均在总部完成。 3 系统安装3.1 硬件要求需求最低要求建议配置服务器CPU：P3 500 Hz内存：128MB硬盘：20GBCPU：P4 2.0G Hz内存：512MB硬盘：60GB工作站CPU：P3 300 Hz内存：128MB硬盘：10GBCPU：P4 1.0G Hz内存：256MB硬盘：20GBPOS机CPU：P2 300 Hz内存：16MB硬盘：1GBCPU：P3 500 Hz内存：64MB硬盘：2GB服务器WINDOWS NTSQL Server 2000WINDOWS 2000/2003SQL Server 2000工作站WINDOWS 95WINDOWS 98/2000POS机WINDOWS 95WINDOWS 98l 连锁版各分店和总部的数据传输须安装Modem（56K或以上）或其他的连网设备，如VPN、DDN等。说明：由于用户使用规模的不同，用户可根据以上的配置为基准（以上配置是按照：单店网络10个POS点和5个后台，10000个单品为基准）适当地调整。3.2 系统硬件准备1. 在安装道易成卖场管理软件产品之前，你必须按照第一章的“运行环境要求”准备好所有的硬件。2. 如果是网络版或连锁版，同时要求必须准备好网络连接设备，如交换机、网卡、网线、总部和分部的通讯设备（如：Modem（56K或以上）或其他的连网设备，如VPN、DDN等）。3.3 网络调试这里的网络线指的是双绞线，双绞线由四对线组成，每一对绞在一起，故称双绞线。双绞线的线头必须接上水晶头才能和电脑上的网卡连接，水晶头上的铜片编号是，当铜片朝上时，从左到右，是1-8。双绞线的线头和水晶头的连接具体操作：首先拨掉网线的外层绝缘皮约法三2厘米，然后细线按顺序排列。排列的顺序由个人的习惯而定，最好有比较固定的顺序。如：黄白、黄、绿白、蓝、蓝白、绿、棕、棕白。排好细线后，保留约1厘米，剪平，插入水晶头，用网钳夹紧即可。两台电脑对联时的做线方法时:白绿 绿 白黄 蓝 白蓝 黄 白棕 棕 白黄 黄 白绿 蓝 白蓝 绿 白棕 棕接HUB的做线方法很简单，只需要两头一样就行了。在布网线的过程，网线不能和电源线一起走，必须离开30厘米左右。电源线会干扰网线，造成网络不稳定或者网络瘫痪。如果网线一定要和电源线一起走，必须分别套上金属管，以屏蔽干扰。一根网线的长度不能超过100米，如果超过就需多装一个HUB（集线器）。IP地址的设置一般在同一网段内，即子网掩码必须相同。连锁系统中服务器分配给各各分店拨入的IP地址不要和现有网卡IP冲突3.4 系统软件准备1. 在安装道易成卖场管理软件产品之前，你必须按照第一章的“运行环境要求”准备好并安装好所有的操作系统和数据库系统。2. 如果是网络版或连锁版，同时要求必须局域网和多个连锁分店的网络连通（TCP/IP协议）。3. SQL Server建议安装 SQL Server 2000 企业版或以上版本。3.5 软件产品准备在准备好系统硬件和系统软件后，确认你所购买的道易成卖场管理软件产品是否完整（包括产品光盘、使用手册等），如你对购买的道易成卖场管理软件产品有任何怀疑和疑问，请联系我公司或代理商。3.6 安装步骤1. 安装操作系统；2. 安装数据库服务器（SQL Server）；3. 安装道易成卖场管理软件数据库；4. 安装POS前台和后台管理程序；5. 安装完成。3.7 安装操作系统根据系统的配置要求安装相应的操作系统（如：Microsoft Windows 98简体中文版）和相应的网络配置（如TCP/IP协议）。确保网络连接没有问题，可以使用Ping命令测试，另外最好为每一工作站和POS机分配一固定IP地址。3.8 安装数据库服务器建议安装MS SQL Server 2000或以上版本。MS SQL Server数据库要在服务器或单机（针对单机版本）上安装，安装之前，应确保本机的操作系统为Windows 98/Xp/NT4/2000/2003。一般推荐将MS SQL Server安装在操作系统为Windows 2000的服务器上；也可以将MS SQL Server安装在局域网中的任一台Win9x/Xp机器上。注意在Windows 9x/Me中只能安装MS SQL Server的低端版本，如Desktop Edition/Personal Edition（桌面版），性能与处理能力相对有限，除此之外与MS SQL Server在Windows 2000中安装方法是一样的。MS SQL Server的详细安装过程请参考Microsoft公司的SQL Server安装手册。安装MS SQL Server必须注意以下几点，否则系统将无法正常使用：在Windows NT/2000/2003/上安装MS SQL Server时，必须保证Windows的登陆用户为系统管理员，同时MS SQL Server设置为自动启动。MS SQL Server安装时必须默认捆绑启用TCP/IP网络协议（默认自动安装）。安装MS SQL Server过程中，必须将用户许可数设置成尽量大（如：100），如下图所示：图 选择许可模式安装MS SQL Server过程中，“身份验证模式”必须为“混合模式”，如下图所示：图 身份验证模式安装完成后，必须将SQL Server 设置成“当启动OS时自动启动服务”，如下图：图 SQL Server服务管理器3.9 安装卖场管理系统数据库在安装了SQL Server的服务器上，将软件产品光盘放入光驱中，安装其产品，再点开始-程序-卖场管理系统-道易成数据库管理。运行后出现如下界面：图 服务器安装程序安装程序将自动检测当前服务器上MS SQL Server的安装配置，程序启动后，检查当前配置列表是否正确，如果sa有口令请输入口令。在“安装类型”选项中，如果为单店版（包括网络版和单机版）或连锁版总部，选择“单店版或连锁版总部”，如果为连锁版分店（包括网络版和单机版），选择“连锁版分店”。“服务器机器名称”必须为安装SQL Server数据库系统的机器名称。确认有关配置正确后选择“安装数据库”按钮，然后根据系统提示完成操作，当出现“安装成功”的提示信息后单击“退出”按钮。注：如果在安装数据库过程中，提示错误，查看D盘的空间是否够大，最好有1G的空间来缓存数据。3.10 嵌入式前台安装请先在后台配置如下信息：必须在后台添加NETBEUI协议，并在计算机管理本地用户组，添加前台用户信息将C盘的系统格式设置为FAT格式，使用GHOST把SYSPOS.GHO恢复到C盘，设置前台网络，进入C:MSCLINT3setup.exe并运行没有说明时选择默认模式，直接回车就可以change names:填写用户名信息change Setup Options:填写系统设置的信息，一般不使用change network configuration:填写网络配置信息以上填写完毕后，回车确认选中chang names，确认，有几个选项要我们填写：change user name:填写用户名change computer name:填写计算机名change workgruop name:填写工作组名称change domain name:填写域名以上填写完毕后，回车确认changes setup options不用管它，取默认值即可进入change network configuration,选add adapter，添加网卡，假如你的网卡已经在列表中，请选取它，假如未在列表中，可以选*network adapter not shown on list helow.，回车，插入你的网卡驱动程序，选取正确的路径，回车确认。网卡添加完毕后，再进入add protocol，添加网络协议，计算机已经默认了IPX协议，我们再添加microsoft netbeui协议，回车。以上设置工作完成后，按回车确认，系统显示copy文件进度，则完成整个操做。4 档案管理系统档案作为卖场管理系统中最基础的数据，系统档案在管理系统中是否是科学、规范、合理的管理，将直接影响到以后的业务以及数据的统计。在卖场管理软件中，专门设立了档案管理模块，使系统的各类档案能清晰、有效、统一的分类及录入。4.1 如何初始建档基本档案是系统运行的基础，在卖场管理软件中，基本档案包括“供应商档案”，“商品档案”，“机构仓库”，“操作员档案”，“综合档案”等。建立基本档案是系统运行前最重要的，同时也是最为繁杂的工作，因此初始建档的准备工作一定要充分，供应商资料要准确、商品资料要全面详细，部门划分及各自的职权要明晰、人员权限要明确，做到各行其职、各负其责，只有这样，卖场（超市）开业前的筹备工作才能有条不紊，顺利进行。4.2 建立操作员档案功能描述：建立操作员档案是其他用户登录系统的先决条件，建立后用户则可以登录系统。收银员管理主要包括收银员信息的建立、收银员密码设置、收银员权限设定以及收银员信息有效性设置等操作流程：档案-操作员档案操作界面：前台收银员的权限设置信息：操作说明： 编码：在编码栏中输入，编码可由任意的数字或字符组成，最长不超过4位，为了便于收银员录入，建议使用数字。名称：在名称栏中输入收银员的名称。密码：收银员的操作密码并且不能为空，最多为10位数字或字符。4.3 建立综合档案功能描述：建立综合档案包含有很多内容u 操作流程：基本档案-综合档案操作界面：打开综合档案窗口，点击左边相应得设置内容，点击新增 按钮（或者按【F2 】键）增加一条空记录，输入相应的区域编码和区域名称，鼠标点击保存 按钮（或者按【F4 】键）保存输入的信息。功能描述：商品品牌：是指在卖场有哪里品牌。商品属性：是指对某些特定的商品性质要加以区分，如易脆等。核算项目类别：是指供应商和商家的结算类别方式。常用摘要：是指商品的的一些常用备注哪一类别名称。凭证类别：是指卖场的贷、还款凭证类别。分批档类型：是指客户在做采购。供应商类别：是指供应商，客户经营/销售的商品类型。客户类别：是指客户经营的类别，可增加、删除。员工部门：是指员工有哪些部门，可增加、删除。专柜档案：是指卖场有哪些专柜，可增加、删除。出入库方式：是指库存调整时所采用出库或入库的方式，可自己设定。票据类型：是指在帐务发生过程中所使用的票据。银行账户：是指提供那些银行发生业务往来。收支账户：是指账户收入或支出的一些方式。单位：是指商品录入时使用的单位。销售模式：此项一般建议不用修改，默认有5种销售模式。操作员岗位：可以建立操作员岗位，对其权限进行区分，不同的岗位权限不同。对手店档案：提供对手店的一些价格信息，以便管理层能做出英明的决策。币种档案：是指系统中可以有那几种货币来进行支付。后台付款方式：是指后台付款的项目中有哪些付款方式前台付款方式：是指前台付款项目中可以采用哪些付款方式。往来费用：针对商品中的一些其它费用，如应酬。非交易收入：是指非销售商品来获取的收入，如纸箱。店组信息：是指卖场对店组的管理，可增加、删除。积分兑换设置：会员积分的兑换设置。4.4 建立供应商档案供应商编码方案：要规范对供应商的管理，每个供应商必须赋予其一个唯一的编码。供应商编码可以由用户自行设定输入：对于中小型卖场、超市，我们建议采用4位的流水号做为供应商编码，默认系统自动生成。供应商档案功能描述：与供应商的商务谈判成功后，供应商提供详细的公司信息，卖场的招商采购业务人员提供此供应商的结算方式、经营方式等合同信息，由录入员录入到系统中，统一管理供应商资料。操作步骤：采购管理供应商档案操作界面：操作流程：在供应商档案窗口，鼠标点击新增 按钮（或者按【F2 】键）增加一条空记录，输入基本信息和结算信息，鼠标点击保存 按钮（或者按【F4 】键）保存输入的信息，完成一条供应商资料档案的录入。“基本信息”包括了供应商编码、供应商类型、供应商名称、区域、地址、电话等基本资料。“销售方式”包括购销，代销，联营，扣率代销，租赁等方式。“区域”中可选择已有的区域，还可在下拉栏中选择新增项目，新增一个区域（使用方法参照建立区域档案）。“联营保底额”是指联营，扣率代销，租赁可以设置保底额，确定商铺的最底销售金额。“结算方式”包括不指定结算方式，结帐周期，结帐日期，货到付款，压批结帐。“票据类型”是与商户进行业务往来时所使用的票据。“冻结帐款”是指该供应商的帐款项目已被冻结，无法进行支付。“冻结业务”是指该供应商的业务已被冻结，无法与其产生业务。“信誉额度”对商家信誉设定额度。4.5 建立类别档案类别编码方案：给商品分类主要是为了方便管理和统计，在“卖场管理软件”中，商品的类别编码方案如表2-1所示，类别编码共分三层，即大类-中类-小类，大类、中类、小类编码都是2位数字，并且下一级的类别编码会自动继承其父类的编码。如： 01（食品） 0101（饮料） 010101包装饮料大类(2位)中类（2位）小类（2位）#表2-1类别编码方案操作步骤：基本档案类别操作界面操作流程：新增输入类别编码输入类别名称保存操作说明：增加大类时，直接点击新增按钮，按流程操作即可；如增加中类或小类时，则必须在左侧选择大类或中类后再点新增按钮（在当前类别下建立新的中类或小类）；小类下不可再建立下级类别。4.6 建立品牌档案功能描述：品牌档案的建立，是为了在统计销售时能够分析同类商品中，哪些品牌的商品销量好、哪些品牌的商品利润率高、哪些品牌的商品销量差、哪些品牌的商品利润率低，等等。通过统计分析这些数据，有助于商品结构的调整，为卖场（超市）创造最大的利润。操作步骤：基本档案品牌操作流程与说明：操作界面：与建立类别档案相似，可参照操作。与类别不同的是，品牌没有层次的划分，所有的品牌都是在一个等级上。4.7 建立商品档案商品档案描述：一般来讲，卖场（超市）开业前首先要进行招商工作，在招商过程中与供应商进行谈判，决定采购进货的商品品项及进货价格。与供应商达成初步意向后，供应商要提供其详细的公司信息和其所供商品的品名、规格、价格等信息及商品的质检报告等，采购员整理这些资料并报请采购部主管或经理审核，审核通过后由录入员录入供应商信息和商品信息。商品编码方案：货号为自动生成，货号编码生成的格式可以在系统参数种进行设置，一般为5位货号，条码生成可以按空格键加回车键来自动生成，生成8位或13位格式也可以在系统参数中设置。商品货号是为了规范商品的管理，实现单品管理的目的。在“卖场管理软件”中，商品货号有四种方案可供选择，第一种是根据供应商编码生成，把供应商编码做为商品编码的前缀，即供应商编码+流水号（流水号的位数可以灵活设定）组成；第二种是根据类别编码生成，把类别编码做为商品编码的前缀，即类别编码大类（2位）、中类（4位）或小类（6位）+流水号（流水号的位数可以灵活设定）组成。第三种是自动递增，第四种类别自编码生成，把商品类别的自编码为前缀，再加流水号生成，自动编码格式的设置在系统参数可以进行设置。商品档案建档顺序流程图及说明：商品的采购要向供应商下订单，完成采购要和供应商结算，因此，在商品的流转过程中，供应商的信息是非常重要的，供应商档案一定要建立。从商场管理角度来讲，商品要进行分类管理，类别档案是不可或缺的，在建立类别档案的同时还可以建立品牌档案，可以按品牌统计分析商品的销售。在“卖场管理软件”中，商品档案的建立要与供应商对应，同时要归属到其所属类别，由此决定供应商商品档案的建档顺序是：操作步骤：基本档案商品档案操作界面：建立商品档案流程：把“区域档案”，“供应商档案”，“类别品牌档案”和“包装单位档案”（参考建立基本字典信息中）录入完毕后，就可以录入“商品基本档案”了。建立一新的商品档案流程可分为输入商品基本资料、输入商品价格信息、输入商品供应商信息和输入商品其它资料。4.7.1 输入主国际条码功能描述：目前市场上大多数商品都会有“国际条码” （标准PLU码），按国际条码标准规定，该商品的国际条码应为世界唯一条码，通常为13位。输入方法：在“主国际条码”栏中，输入新建商品的国际条码。4.7.2 输入货号（店内码）功能描述：商家对商品所自定义的编码，为商品唯一编码（不可重复），必须录入。有助于您对商品根据自己的业务特点进行分类编码，使管理工作更加轻松、方便。输入方法：在“货号”处输入，或者通过在菜单系统参数系统参数处设置商品编码自动生成规则，只需在商品档案中选择类别或供应商(按规则设定而定)，则商品编码会按系统设定的规则自动生成。注意事项：1“货号”系统默认为5位，最多支持20位，可用数字、字符或其他特殊符号。2对于POS销售，可使用自定义码进行前台销售。因此，对于”卖场管理软件”POS版用户，请务必输入“商品编码”。4.7.3 输入商品全称功能描述：商品的全称，用于较详细的描述商品的特性、类别及规格等。输入方法：在商品全称处输入。注意事项：商品全称最多支持40个字符。4.7.4 输入商品简称功能描述：商品的简称，可用于在前台打印小票时使用（对于商品全称比较长的商品在打印小票时，可节省收银纸）。输入方法：输入完商品全称后，系统会自动取商品全称的前20个字符当作简称，也可在商品简称栏处修改。注意事项：商品简称最多支持20个字符。4.7.5 输入商品性质功能描述：根据商品的类型，选择商品标志，可控制商品的经营类型（如：普通商品、组装拆分、礼篮、捆绑商品，自动转货，自动加工等）和是否控制库存或售价。输入方法：通过右侧下拉键弹出下拉列表，从下拉列表中选择商品标志。普通商品：普通商品，企业自己对该商品的进销存进行管制，与供应商的结算只与收货和退货有关，一般是提供该商品的供应商的结算方式为月结或返单结等方式，系统默认类型；组装拆分：该商品具有组装和拆分的特性，可以对商品进行拆分和组装，并且要对库存进行处理；礼篮：一般是对前台促销来处理一种商品模式，是几个商品包装在一起来销售，要对库存进行处理；捆绑商品：可以用于包装商品，如大包装改小包装或小包装改大包装来销售，库存计算时只计算主销售单位的库存，入库时也只入库主销售单位的库存；自动转货：可以用于肉类分割，水果分级销售；自动加工：可以用于面包房； 4.7.6 输入商品单位功能描述：商品在销售时所采用的最小包装单位。输入方法：通过右侧下拉键弹出下拉列表，从下拉列表中选择所需的包装单位。注意事项：如果是一个新的包装单位（在下拉列表中没有此单位），可在“包装单位档案”窗口中增加录入，为了不影响目前商品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“包装单位档案”窗口录入（参见建立包装单位档案）。4.7.7 输入商品规格功能描述：商品的规格特性，如以瓶为单位的商品，包含的容量及可在此录入。输入方法：在“规格”栏处录入规格信息。注意事项：“规格”是商品的辅助信息，可以不输入。4.7.8 输入商品产地功能描述：商品的生产地址。输入方法：在“产地”栏处录入商品的生产地址。注意事项：“产地”是商品的辅助信息，可以不输入。4.7.9 输入商品类别功能描述：为商品确定一个商品类别，可更有效的管理商品和统计该类别商品的进货、销售和库存。输入方法：在“类别”栏处直接录入类别编码，也可通过右侧下拉键弹出下拉列表，选择类别。注意事项：如果该商品应分在一个新类别下（在下拉列表中没有此类别），可在“类别品牌档案”窗口中增加录入，为了不影响目前商品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“类别品牌档案”窗口录入（参见建立类别品牌档案）。4.7.10 输入商品品牌功能描述：为商品确定一个品牌，可提供一些商场的商品按商品品牌分类。输入方法：在“品牌”栏处直接录入商品品牌编码，也可通过右侧下拉键弹出下拉列表，选择商品品牌。注意事项：如果该商品应分在一个新品牌下（在下拉列表中没有此类别），可在“类别品牌档案”窗口中增加此品牌录入，为了不影响目前商品的录入可在下拉列表中选择“新增”，直接切换到“类别品牌档案”窗口录入（参见建立类别品牌档案）。4.7.11 输入商品价格信息图示：说明：商品价格信息包括商品的进货价、零售价、批发价、会员价、税率和特殊标志等。 输入进货价格功能描述：商品的基本进货价格（即基准价）。输入方法：在“进货价”栏处录入商品的进货价格。注意事项：“基准价”是参考价格，并非成本价。本系统的成本计算以进货入库的价格为计算基础。 输入零售价格功能描述：商品的前台零售价格。输入方法：在“零售价”栏处录入商品的零售价格。注意事项：正常商品的前台销售价就以此零售价为准，对于有多价格（各门店价格不相同）的商品以各门店的价格为准。 输入批发价格功能描述：商品的批发价格（后台销售价格）。输入方法：在“零售价”栏处录入商品的零售价格。注意事项：正常商品的前台销售价就以此零售价为准，对于有多价格（各门店价格不相同）的商品以各门店的价格为准。 输入会员价格功能描述：商品的零售会员价格，针对于有会员卡的用户。输入方法：在“会员价”栏处录入商品的会员价。4.7.12 输入商品供应商信息商品档案中可以有主供应商与其他供应商，其中购销与代销商品允许一品多供应商，联营商品只允许有一个供应商。当选择了主供应商时，系统自动带出该供应商的经营方式。购销：按采购金额结算货款。一个商品可以有多个供应商。可以管理库存，也可以不管理库存，对于不管理库存的商品，一个商品编码可代表多个单品，进货只记帐款不影响库存，销售不减库存，无成本毛利；对于管理库存的商品，其库存成本用移动加权平均法计算。代销：按销量与进价结算货款。供应商按批次管理，一个商品可以有多个供应商。必须准确管理库存,进货不产生账款。联营：按销售金额分成。一个商品只能有一个供应商。商品不管理库存，同一扣率的一个商品编码可代表多个单品，不在电脑系统作进货，销售不减库存，成本由销售金额和扣率计算。扣率代销：按销售金额分成。一个商品只能有一个供应商。商品管理库存，进货不产生帐款。此种经营方式相当于管理库存的联营。4.7.13 输入商品其它资料计价方式：分普通、计重、计数三种。联营扣率：联营商品的扣率，用于计算成本。采购范围：分为总部购配、门店采购、不限、总订店收、自产等。提成比例：用于计算售货员的销售提成。 建立一品多商的商品功能描述：满足一些大型超市在某种情况下一种商品有多个供应商。如：这个主供应商商品的进货价比以前高、或者是其他原因不跟他订货而要跟其他供应商订货。操作说明：在一个商品向几个供应商进货后，系统会自动对应商品与供应商的一品多商的关系。其它信息：最近单号、最近进价、最近日期是指该供应商的最近验收商品的验收单号、验收进价和验收时间。查看信息图片： 建立一品多价格的商品功能描述：只针对于连锁版的用户有效，为了方便管理某些商品在各个分店有着不同进价和售价的商品，在总部设置了一品多价后，各分店可按照各自的价格进行进货和销售。操作界面：注意事项：各个分店不可以直接在商品档案中修改价格，只能是在总部设置好价格之后，再传送到各分店，而分店只可以做调价单（包括进价、售价）传送到总部，这样总部就可以有效地管理到各个分店的价格。4.8 商品有效性检查功能描述：所有卖场、超市，开业前的准备工作都是紧张忙碌的，在相对较短的时间内录入上万条甚至几万条商品基本档案，难免出现错误，如零售价未录入、或售价低于进价等。在海量数据中寻找录入错误的档案信息，工作量是非常大的。通过“商品档案检查”的功能，可以很迅速的检查出商品基本信息的错误，并详细描述错误的原因和所产生的影响，以及改正的建议。菜单位置：基本档案商品检测操作界面：操作说明：如果要检查所有商品，则在“全部商品”项中打上“”；选择需要检测的项目，根据需检查的具体内容，可选择检查条码、商品类别、供应商、编码、品牌、价格、名称、单位、规格等资料。错误说明：标志、分别表示错误的严重性，在影响栏中会提示该错误对系统的影响，在备注栏中会提示用户需要做的更正操作。4.9 建立专柜档案功能描述：卖场、超市所经营的商品中，有一些价值较高体积较小的商品如金银首饰、手表、香烟等，或者是一些需要专业人员为顾客讲解示范的商品如化妆品等，另一种采用柜台销售的原因是出租的柜台，这些商品一般采用柜台开单的销售方式，需要通过柜台来管理。操作步骤：档案专柜档案操作界面：操作说明： 柜台号：在柜台号栏中输入，编码可由任意字符组成，最长不可超过4位，为了便于记忆，建议使用数字。柜台名称：柜台的标示。4.10 建立员工/营业员档案功能描述：在一些大型的购物中心、大型超市里面，有些商家会派一些促销人员当场进行促销活动，为了更好地管理场内的这些营业员，可在系统中设置营业员的档案。操作步骤：档案员工档案操作界面：操作说明：员工/营业员编码：在遍号栏中输入，与收银员编码同样可由任意字符组成，最长不可超过4位。员工/营业员姓名：营业员的名称。4.11 建立仓库机构档案功能描述：对于有多个连锁店或在一些大型超市里面有多个仓库应用。为了便于管理做好各店之间的管理、总店与分店、总店与分店的关系、总店管理各分店，就一定要设置好仓库机构档案。操作步骤：基本档案分店仓库操作界面：操作说明：仓库编码：此编码对于连锁店来说，是指机构代码。最多可输入2位的字符。属性：属性项中按实际情况可选择仓库或机构的类型。4.12 仓库库位档案功能描述：为了方便商场管理工作，对商场场地进行分区管理，可以加强管理上的灵活性和可操作性。操作步骤：基本档案货架货位操作界面：4.13 商品陈列功能描述：为了方便商品管理、查询、陈列美观、盘点等工作。系统提供了商品机构库位管理功能。这个功能使管理人员知道那类商品摆在场内那个地方、商品摆在那个货架上，查找方便。操作步骤：基本档案商品陈列操作界面：操作说明：先选择仓库库位，再选择这个库位下陈列的商品4.14 部门档案功能描述：为系统前台提供多种付款方式。操作步骤：档案部门档案操作界面：操作说明：部门编码：一般自动生成，编码位数为4位。部门名称：输入字符不超市20位。4.15 组合商品功能描述：商品档案中商品类型为组装拆分、礼篮、捆绑商品，自动转货，自动加工等都称为组合商品，组合商品需要维护其组成成分。操作步骤：基本档案组合商品操作界面：操作流程：以烟为例，先在商品档案中设置两条商品档案，一条单位为”包”，一条单位为”条”的商品档案，如果以单位”条”的商品档案做为主商品，则设置该商品的商品性质为捆绑商品，然后在组合商品中组合，打开组合商品时就会出现一条烟的数据，单位为”条”，然后输入明细商品，选择单位为”包”的烟商品资料，设置成分数量12，就完成商品组合的操作，商品入库时就只需入库以“条”为单位的商品资料，前台销售商品的库存也自动转成以“条”为单位的商品库存，其