HR—XZ—002 印章管理制度.doc

印章管理制度印章管理制度第一章总则第一条 制度目的：为规范黄山豪雅商贸有限公司及各项目公司的印章管理，加强印章刻制、更新、销毁及使用活动的安全性与有效性，特制定印章管理制度（“本制度”）。第二条 适用范围：本制度适用于黄山豪雅商贸有限公司所规定的印章刻制、更新、销毁、使用与保管等活动。第三条 本制度所指印章指公章、合同章、财务专用章、法定代表人人名章及公司业务专用人名章、部门章等通过行政人事部统一刻制并在行政人事部备案的印章。第四条 相关职能部门及职责责任部门职责行政人事部 负责印章的刻制、更新、销毁、使用与保管。印章使用部门 负责提出印章刻制与使用申请。管理层 负责审批印章刻制、使用、更新与销毁的申请。第二章印章刻制第一条 公司印章是公司经营活动的主要凭证，任何人禁止私刻印章，否则将追究其法律责任和经济损失。第二条 印章使用部门根据公司业务需要，填写工作审批单并报相关权限人批准后，由行政人事部负责办理刻制。1.1代表总经理的印章，由总经理批准。1.2代表公司的印章，由总经理批准。1.3代表部门的印章，由部门报分管副总审核，由总经理批准。1.4代表本人的业务专用人名章，由本人及总经理同时、批准。第三条 经审批同意后，行政部负责准备向公安机关提升的申请材料，包括公司营业执照复印件、企业代码证、公司法人身份证复印件、公司开具的证明材料、需刻制印章草案的复印件两份。第四条 行政人事部应到公安机关指定的刻印机构刻印，并带上公安签署的刻制印章通知单与刻印委托书等材料。第五条 刻印机构刻好印后，行政人事部负责人员应认真检查，察其是否满足公司对印章的要求。第六条 刻好的印章需要在刻印机构留下印模。第七条 行政人事部刻印负责人需对新刻印章进行登记，并留下印模，然后依照公司章程交给相应的负责人保管并做好记录。第八条 行政人事部办理完印章刻制手续后，在初次移交前应填写印章领用登记表。第三章 印章销毁与更新第一条 各类印章销毁与更新时，应由印章保管员填写工作审批单，并经相关权限人审批后，由行政人事部指定人员与移交人员共同办理，并在印章领用登记表上签字确认。同时由行政人事部下发通知，告之各使用部门。第二条 重要印章更新、销毁的需在相应级别报纸上作公开声明。第三条 印章领用登记表、工作审批单由行政部负责保管，参照档案管理制度规定办理。第四章 印章使用第一条 申请使用印章的人员须填写印章使用申请表，并严格按照审批程序进行用章申请审批：1.1申请加盖公章的，须持经相关权限人审批的工作审批单，填写印章使用申请表，经部门经理、分管副总经理及总经理审批后方可加盖公章。1.2申请加盖合同章的，须持相关权限人审批的工作审批单，填写印章使用申请表，经部门经理、分管副总经理及总经理审批后方可加盖合同章。所有合同均需盖合同专用章；如盖公司印章，行政部应将合同归存财务。1.3申请加盖财务专用章的，须填写印章使用申请表，并经财务副总审批后方可加盖财务专用章（除支票、收据或相关领导已签字的报表以外的其他文件）。1.4申请加总经理或其他人员人名章的，须填写印章使用申请表，并经人名章本人授权。1.5申请加盖部门章的，须填写印章使用申请表，并经分管副总审批后方可加盖部门章。第二条 印章保管员在盖印前必须核对印章使用申请表审批手续的完整性（无须审核盖印文件内容），确认无误后方可盖章。第三条 印章保管员需留存印章使用申请表、工作审批单及盖章资料等原件，同时对印章使用申请表须进行顺序编号并归档；对于非合同性质的盖印文件，印章使用人在盖印后均需留存复印件。第四条 盖章完成后，行政部需在印章使用登记表上登记印章的使用情况，包括印章使用日期、印章使用申请表编号、盖章文件编号、盖章文件份数等信息；用章申请人须复核上述信息，确认无误后在印章使用登记表上签字。第五条 所有印章严禁私自带出公司使用，若因特别需要带出时，应由两人共同携带。一旦使用完毕及时交回印章保管人，不得留至次日。第六条 印章使用应遵循以下原则：6.1公司对外报送书面性质的文件（报表除外），一律使用公章， 不得使用部门章。6.2合同性质的文件尽可能使用合同章，不用公章。6.3本人业务专用人名章在员工离开公司，应带离公司。第七条 盖印应遵循以下规定：7.1印章位置应压签字人姓名和落款日期上。7.2多页文件的齐缝盖章。7.3盖印要注意位正、清晰，以示尊重。7.4印章使用后要及时擦净，保持清洁。7.5除特殊原因外，任何人不得开具盖有印章的空白纸张。第五章 印章保管第一条 专人保管制度：经批准保管公司印章的人员应在总经办办理登记手续。第二条 印章保管人员因故请假时，应指定或授权其他人员代理保管，并填写印章移交登记表，办理移交手续。第三条 印章保管人员私自用章，一经查实，严肃处理，并承担因此产生的后果。第四条 印章保管人留存印章移交登记表，并编号管理。第五条 每次用印完毕，印章保管人应立即将印章加锁存放。第六条 印章移交登记表、印章使用登记表由印章保管人负责保管。第六章附则第一条 本管理制度经总经理批准后，于发布之日起生效。第二条 公司可根据业务发展和管理需要，对本管理制度进行调整；