IT及办公设备管理程序文件_V1_20140306.doc

IT及办公设备管理1.目的为加强特种产品体系相关部门的网络管理，规范操作流程，保障网络正常运行，确保计算机信息系统的安全，保障办公设备的正常使用等各项工作及任务的顺利进行，特订此管理程序文件。2.适用范围 适用于特种产品事业群全体员工。3.职责和权限3.1 信息担当部门：网络资源的采购、管理及维护。3.2 行政担当部门：办公设备的采购、管理及维护。3.3 财务担当部门：采购订单的审核。3.4 各部门：协助配合信息管理科、行政保卫科做好本部门办公设备的管理、维护。4.引用文件4.1中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例4.2北京市计算机信息系统病毒预防和控制管理办法4.3 5.术语和定义5.1 IT设备：用于互联网接入的防火墙、交换机、路由器、各种应用服务器、电脑和此连接的网络电缆、信息插口等。5.2 办公设备：用于日常办公的打印机、复印机、扫描仪和传真机等。5.3 办公环境：办公相关设施。5.4 信息安全：办公硬件及软件，和通讯及支持性服务设施，包括网络设备、信息系统等。6.工作程序和要求6.1 IT设备和办公设备的提供1) IT设备提供流程a）服务器、网络设备等基础设施的提供l 信息管理科负责根据公司发展需要和实际需求确定服务器、网络设备等设备，并填写固定资产购置申领表见附录A。l 经相关部门领导审核、副总批准后实施采购。l 网络IT设备和电脑 固定资产设备调拨单见附录D。l 网络IT设备由财务部和信息管理部进行同意编码，有信息管理科妥善管理使用。b）台式机、笔记本提供流程 l 各部门将本部门办公设备调配需求报信息管理科，并根据需求内容填写固定资产购置申领表见附录A或办公计算机领用申请单见附录C，写明需求物品名称、数量、详细配置需求、申请原因等。l 信息管理科对申请设备进行价格预估，经相关部门领导审核、副总批准后实施采购。l 办公设备购买后，配置给申请人员,属于固定资产的填写固定资产设备调拨单见附录D。l 办公设备由信息管理科和财务部门对其进行统一编码，由保管人妥善保管使用。l 对办理固定资产保管人转移，需填写财产移交清单见附录E。2) 办公设备提供流程l 各部门将本部门办公设备调配需求报行政保卫科，并根据需求内容填写固定资产购置申领表见附录A，写明需求物品名称、数量、详细配置需求、申请原因等。 l 行政保卫科对申请设备进行价格预估，经相关部门领导审核、副总批准后实施采购。l 办公设备购买后，配置给申请人员，属于固定资产的填写固定资产设备调拨单见附录D。l 办公设备由行政保卫科对其进行统一编码，由保管人妥善保管使用。l 对办理固定资产保管人转移，需填写财产移交清单见附录E。6.2 IT设备和办公设备的管理1) IT设备管理 a)网络IP地址及网络端口的管理l IP地址管理：公司IP地址是公司网络系统主要的资源，信息管理科统一分配并备案，公司每位员工办公主机对应唯一IP,责任到人。任何员工均应严格遵守信息管理部提供的IP地址分配，其他员工不得随意更改或冒用他人IP。l 网络端口管理：连接网络的网络端口（地插，墙插，小型交换机，路由器）由信息管理科分配后不得随意更换，有特殊原因需要更换的需由信息管理科负责实施。l 网络带宽管理：确保网络高效、安全运行，任何员工不得在上班时间下载容量超过50M的文件；不得使用BT、edonkey、FlashGet等多线程下载工具。如有特殊需要，须经部门主管批准，信息管理部审核后方可执行。如因下载太大文件造成公司网络堵塞，信息管理科有权通过技术方式查封IP地址以保证网络正常。l 信息管理科将开通常用软件及资料内部下载FTP服务器，凡本FTP服务器中有的资料，严禁私自从互联网进行下载。 b)电话系统管理l 电话的开通：公司正式员工因工作需要开通电话权限，需填写公司邮箱、电话、网络开通申请表，经相关主管批准后由系统管理员负责开通l 电话的使用：公司电话使用前提是以公司办公业务为前提，任何时间严禁利用公司电话拨打私人电话、信息台等非工作用途号码，违反此规定按违反劳动纪律并将相关记录报人力资源部处理。l 电话号码与权限：电话号码经信息管理部分配后，需要变更号码或权限时，应先进行申请，经相关主管批准后，由系统管理员负责变更。l 电话机管理：电话机或电话线发生故障无法正常使用时及时通知系统管理员处理，禁止私自调换。 c)公司邮箱管理l 邮箱的开通：入职手续办理后可开通邮箱，根据工作需要填写公司邮箱、电话、网络开通申请表，并经部门领导、人力资源部、信息管理科签字同意后，由管理员负责开通，开通后及时修改初始密码并妥善保管，不要轻易泄露密码l 邮箱的命名规则：邮箱名原则规定是以申请人中文名拼音命名，后缀,若有重名有管理员负责更改后缀并通知申请人l 邮箱的使用：员工使用时建议根据部门情况统一个人签名；邮件附件建议不要超过5M;不允许使用公司分配的个人邮箱对外发送涉及公司机密的重要文件和影响公司声誉的邮件，以及反动信息及其他国家法律禁止或不允许的其他信息。l 邮箱的注销:员工离职时，信息管理部根据员工离职申请单信息注销其邮箱，或者在员工确认离职时，所在部门领导应及时通知信息管理部门注销其邮箱。d)网络设备管理l 公司分配给员工工作使用的办公设备原则上遵守“专人专用，谁使用谁负责”的方针,严禁私自调换。l 公司分配给个人使用的工作电脑为公司资产,员工有责任负责维护,保证办公电脑硬件设备的完整性，严禁擅自拆机更换部件、故意破坏；长时间不使用电脑或者下班后应关闭电源，严禁突然拔掉电源、频繁按电源开关等对电脑正常使用有损坏的行为。l 密码管理：工作电脑需设置开机密码，密码不要轻易泄露他人，以防止重要资料的泄露。l 办公电脑在遵守公司相关管理规定及正常维护的前提下出现无法简单排除的故障时，及时通知系统管理员处理；自己随意处置造成硬件损坏的，责任由当事人承担。l 严禁在公司计算机上安装、存储和共享与工作无关的软件或文件（如游戏软件、电影等），一经发现，系统管理员有权进行删除，问题严重的报人力资源部进行处理。l 员工有责任维护好办公设备，做好防尘、防水、防磁、防震、防雷等“五防”工作。请勿在计算机上运行与业务无关的程序，未经系统管理员允许不得随意更改系统和网络设置、变更网线、加装设备。办公设备若出现故障，应及时向系统管理员反映，由系统管理员及时查明原因，组织维修。2) 办公设备管理l 设备使用部门应有专人监督使用，监督人定期填写办公设备维护保养记录表。l 设备使用的办公耗材（如硒鼓、墨盒、色带架等）由使用部门月初向行政保卫科以邮件形式提出申请，行政保卫科不提供备存的办公耗材。打印机使用的旧硒鼓每月最后一周交还行政保卫科。针式打印机使用的旧色带架和彩色打印机使用的旧墨盒应放置垃圾桶。l 设备试用期间发生异常，且部门监管人无法解决时应及时通知行政保卫科解决，若员工私自解决产生设备配件损坏的、故意损坏的由员工个人承担相关费用。6.3信息安全l 公司办公电脑需安装公司指定的正版杀毒软件，禁止未进行安全配置、未装防火墙或杀毒软件采取任何防护措施的办公电脑入网。l 任何员工不得制造或者故意输入、传播计算机病毒和其他有害数据，不得利用非法手段复制、截收、篡改计算机信息系统中的数据。对公司利益造成损害的，公司保留采取法律手段的权利。l 计算机终端用户务必将有价值的数据存放在除系统盘(操作系统所在的硬盘分区，一般是C盘)外的盘上。计算机信息系统发生故障，应及时与系统管理员联系并采取保护数据安全的措施。l 员工使用的U盘、移动硬盘等存储设备时，应先进行病毒扫描和查杀防止病毒和木马感染计算机及网络。l 无线网络为特殊条件下临时使用，如会议、或者无法提供有线接入条件的NB使用。须事先申请审批本部门长审批，由信息管理科主管批准后，登记备案后方可执行。6.4 IT设备和办公设备的维护保养1) IT设备的维护保养l 计算机的维护：计算机若出现故障，应及时向信息管理科工作人员反映，由信息管理科工作人员及时查明原因，组织维修。l 电话的维护:电话机或电话线发生故障无法正常使用时及时通知信息管理科工作人员处理，禁止私自调换。l 邮箱的维护：员工自己需定期清理邮件服务器中过期邮件，或接收至本机器，以节省服务器磁盘空间资源及系统负载。l 服务器的维护：每日巡检机房，检查空调温湿度及运行状态、服务器运行状态及机房6S，定期备份服务器数据。全部完成后填写机房登记表。l 软件的维护：公司计算机均已安装正版操作系统、办公软件，严禁个人私自安装盗版操作系统和其它盗版软件，对违反此规定而造成的版权法律问题由其个人承担。2) 办公设备的维护保养l 行政保卫科负责编制公司办公设施的固定资产（ ）台账， 对办公设备进行编号，对设备的技术资料做归档保管。办公设施台账按照办公设施类别分别统计，信息填写全面，内容包括购置日期、使用日期、资产编号、型号、购置价格、资产所属部门（或使用部门）、资产负责人（或保管人）、办公设施配置描述等，当设备属于非正常时，可在备注中记录设备状态。l 行政保卫科于每年12月制定下年度的设备维护保养计划，确定相关维护管理要求，规定设备的维修保养计划、保养项目、频次并执行。l 行政保卫科制定办公设备操作规程，设备使用部门负责设备的日常维护保养，填写公共办公设备点检表。日常点检中点检人员遇到故障及时处理，保证各种办公设备处于良好使用状态。6.5 处罚规定l 对违反本制度的员工，公司将提出警告，超过三次的将在公司内部通报，并根据公司的管理制度采取不同级别的处罚措施。l 对于屡次违反本制度规定而不听劝解者，等同蓄意破坏公司资产，根据公司管理规章制度采取行政处罚措施。情节严重的、构成犯罪的移交司法部门处理。l 私自或未经恰当授权公开或传输敏感信息资料，给公司造成不良后果的，公司将视情节轻重情况对当事人进行处罚就直至解除劳动合同，并保留对当事人采取法律手段的权利。6.6 工作环境的确定和管理行政保卫科负责确定公司办公环境要求，做到：1) 定期对公司办公场所的工作环境进行检查以确保良好的基本工作环境。2) 配置必要的通风、照明、消防器材，保持适宜的温、湿度和职业卫生、安全。7.记录记录编号记录名称保存期限备注固定资产购置申领表3年固定格式公共办公设备点检表3年固定格式办公计算机领用申请单3年固定格式固定资产设备调拨单永久固定格式财产移交清单3年固定格式固定资产（ ）台账永久格式不限设备维护保养计划3年固定格式办公设备维护保养记录表3年固定格式机房登记表3年固定格式8.附加说明本程序文件由行政保卫科和信息管理科共同编写。附录文件编号：QP-06 版本号： A/1 第 7 页 共 15 页附录A固定资产购置申领表年 月 日编号： 序号：部门：经办人：申请设备名称型号数量预计金额合计备注申请人领用用途说明申请部门领导审批设备管理员审核计划财务部审批人事行政部审批主管副总裁审批附录B公 共 办 公 设 备 点 检 表编号： 序号：日期一层五层东侧五层西侧六层存在的问题问题处理结果点检人复印机碎纸机饮水机复印机碎纸机饮水机复印机碎纸机饮水机复印机碎纸机饮水机注: 每日早8:30-9:00点检； 设备正常标“”； 设备不正常标“”，并将存在的问题及处理结果填写清楚。附录C办公计算机领用申请单年 月 日编号： 序号：申请部门 ： 经办人及联系方式：计算机名称型号数量预计金额合计备注领用用途说明申请部门领导审核计算机管理员审核人事行政部部长审核计划财务部部长审核主管副总裁批准附录D固定资产设备调拨单编号： 序号：_年_月_日 资产名称_ 型号规格_ 制造厂名_ 出厂日期_数量：计量单位：资产编号统一编号：技措计划：第 行附件：本厂编号：自制计划：第 页 行固定资产估计使用年限 年更新改造：第 页 行购置价或自制总价：复杂系数：机： 电：使用单位：运杂费：重量：调入使用部门负责人签章：安装费：体积：财会部门签章：改建费：附件总价:资产总值： 附录E财 产 移 交 清 单编号： 序号：移交时间:经办人:联系方式:项目规范及说明单位数量备注使用部门主管:管理部门主管:财务稽核:接收单位(人)签字：移交单位(人