高效的时间管理及会议主持ppt课件.ppt

高效时间管理及会议主持,-培训师刘霞,看谁站到最后！,你只要回答“是”和“不是”。,时间管理CreativeThinkingTraining,珊瑚是动物。,时间管理CreativeThinkingTraining,汉字“幢”念：“DONG”。,时间管理CreativeThinkingTraining,月球上肯定有外星人去过。,时间管理CreativeThinkingTraining,北极熊会吃企鹅。,企鹅在南极,时间管理CreativeThinkingTraining,美国自由女神像曾被中国人写上：“办证，电话*”,“*到此一游”!,时间管理CreativeThinkingTraining,网络警察男的叫“警警”、女的叫“察察”。,时间管理CreativeThinkingTraining,时间管理CreativeThinkingTraining,哈里和约翰,在美国佛罗伦萨州，约翰、哈里同时进入一家蔬菜贸易公司。三个月后，哈里很不高兴地走到总经理办公室，向总经理抱怨说：“我和约翰同时来到公司，现在约翰的薪水已经增加了一倍，职位也上升到了部门主管。而我每天勤勤恳恳地工作，从来没有迟到早退过，对上司交代的任务总是按时按量地完成，从来没有拖沓过，可是为什么我的薪水没有增加，依然是公司的普通职员呢？”,总经理没有马上回答哈里的问题，而是意味深长地对他说“这样吧，公司现在打算预订一批土豆，你先去看一下哪里有卖的，回来我再回答你的问题。”于是，哈里走出总经理办公室，找卖土豆的蔬菜市场去了。半个小时后，哈里急匆匆地来到总经理办公室，汇报说，“二十公里外的集农蔬菜批发中心有土豆卖”。总经理听后问道，“一共有几家卖的？”哈里挠了挠头说：“我刚才只看到有卖的，没看到有几家，您稍等一会儿，我再去看一下！”说完就又急匆匆地跑出去了。,时间管理Timemanagement,二十分钟后，哈里喘着粗气再次跑到总经理办公室汇报，“报告总经理！一共有三家卖土豆的。”总经理又问他“土豆的价格是多少？三家的价格都一样吗？”哈里楞了一下，又挠了挠头说，“总经理，您再等一会儿，我再去问一下。”说完，哈里就要向外跑。这时，总经理叫住他，“你不用再去了，你去帮我把约翰叫来吧。”三分钟后，哈里和约翰一起来到总经理办公室。总经理先对哈里说：“你先在这里休息一下吧！”然后又对约翰说：“公司打算预订一批土豆，你去看一下哪里有卖的。”,时间管理Timemanagement,四十分钟后，约翰回来了，向总经理汇报：“二十公里外的集农蔬菜批发中心有三家卖土豆的。”“其中两家都是0.90元一斤，只有一家老头卖的是0.80元一斤。”“我看了一下他们的土豆，发现老头家的最便宜，而且质量也最好，因为他是自己种的。”“如果我们需要很多的话，价格还可以更优惠一些，并且他们家有货车，可以免费送货上门。”“我已经把那老头带来了，就在大门外等着，可以让他进来具体洽谈一下”。,时间管理Timemanagement,时间管理Timemanagement,2005年国际儿童教育协会举办了一次“国际儿童生存训练”为主题的夏令营，参加夏令营的有世界各国的小孩，有美国、英国、法国、日本、中国等。内容是白天做各种生存技能训练，晚上做集体活动，如：表演节目、做游戏、讲故事等。,国际儿童夏令营,在这过程中，发现中国小孩与别的小孩有明显的差异：他们非常“乖”，智力特别好，做数学题比较快。但是其他方面不如别的小孩，不敢表演节目、不敢参与团队活动、不敢主动与别人交谈，甚至，忘记欢呼、鼓掌。,时间管理Timemanagement,我们的孩子怎么了？,思考：,时间管理Timemanagement,中国家长说得最多的一句话：“要乖，要听话”-我们从小就是这样被教育的,时间管理Timemanagement,我们身边都是“听话”的工作方式！,时间管理Timemanagement,“听话”-是工作的基本素质；“主动”-才是优秀！,时间管理Timemanagement,理念认知：,我们浪费不了时间；我们浪费的是我们自己。,时间管理Timemanagement,很多人过着这样的一天,上午：8:30-12:001、进入办公座位，第一件事：打开电脑，打开QQ；（8:309:00）2、查看留言、邮件；3、浏览新闻（在思考今天工作内容，顺便看看）；4、看看有哪些好友在线，打打招呼（顺便逛逛论坛或淘宝等购物网）（大约过了一个小时）5、开始进入工作状态（正常是9:30、10：00开始工作，同时会保留多个网站页面，包括股票软件、QQ等，偶尔会看下或回复在线话题）；（大约工作一个小时，到了11:00左右）6、有点饿了，计划午餐（讨论午餐，如果没吃早餐的开始吃点零食）7、下班时间到，去吃午餐（出去吃午餐的会顺便逛逛，叫工作餐的会边吃边玩小游戏：偷菜、升级、抢车位，或看电影）,时间管理Timemanagement,中午：13:0014:30中午三种人：1、状态延续-（在电脑旁吃完午餐，延续流览新闻或自我娱乐）2、睡觉-（熬夜、身体不适、因工作疲惫、作息习惯）3、加班-（时间安排不当、赶工作进度、职场表现）,时间管理Timemanagement,下午：14:3017:301、状态调整，进入工作氛围（14:30-15:00）2、有人的状态会延续（没午睡，延续流览新闻或自我娱乐）3、开始工作（15：00-16:30）4、开始放松（16:30-17:00，活跃时间，主管若是外出那是相当的有氛围）5、煎熬，准备下班（17:0017:30，无所事事）6、时间到立马走人（17:30-18:00，没走的人：想逛街、家里没人、不想挤电梯、有约、做私事）；,时间管理Timemanagement,主动就是优秀,主动认同-要想让别人认同你，主动认同别人；-被人认同的过程就是从平凡到优秀的过程；适当的赞美别人！,时间管理Timemanagement,主动汇报-不要习惯被要求、被跟催；-当主管追问时，说明已经太晚了；准时就是迟到！,时间管理Timemanagement,主动反馈-发现问题，及时请示-解决问题，适时反馈；有效的沟通-双向互动！,时间管理Timemanagement,提前计划-一天之计，在于昨夜；-“工欲善其事，必先利其器”孔子论语卫灵公比喻要做好一件事，准备工作非常重要。,时间管理Timemanagement,如何做计划,认清工作性质效率型工作-流程短、时间快，只要一个岗位、一个人员独立工作就可以完成；可以马上呈现；效能型工作-流程长、时间久，需要多个部门、岗位、人员一起配合才能达成；不能直观呈现；,时间管理Timemanagement,工作计划表日报表-效率型工作描述为主；周报表-效能型工作描述为主；,时间管理Timemanagement,科学的时间管理,认识时间时间是一个神秘的概念；人类拥有着时间但也被时间掌握着，谁也逃脱不了时间的束缚；时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数，确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。,时间管理Timemanagement,名人对时间的看法,圣奥古斯丁-说起时间，每个人都晓得它代表什麽意思，但究竟什麽是时间？如果没有人问我，我一清二楚；如果要我说明，那我就不知道了！牛顿-时间是不受限制的，无论宇宙存在与否，时间都运行无碍；莱布尼兹-时间仅是事件的顺序；它本身并不存在。爱因斯坦一旦与人类评估的事件分开，时间即无法单独存在。字典时间是从过去、现在到未来，一连串事件接续而成的连续体。,时间管理Timemanagement,时间很神秘,所以，很多人热衷手表收藏；,时间管理Timemanagement,科学的时间管理,浪费时间的原因-主观1、缺乏明确的目标；2、拖延症；3、缺乏优先顺序；4、重过程不重结果；5、做事有始无终；,时间管理Timemanagement,6、缺乏条理和整洁-物品乱，习惯7、不懂授权-担心别人做不好；8、盲目行动-没好方法；9、简单的事情复杂化-处理不当；,时间管理Timemanagement,浪费时间的原因-客观1、管理者浪费时间-管理问题；2、干扰因素-电话、传真、来人来访；3、授权-授权不足4、工作系统影响-程序、流程；5、生活条件-交通、住宿地点；,时间管理Timemanagement,时间管理方法,1、策略第一-好的规划、好的策略、正确的抉择；2、分清轻重缓急-第二象限工作法；,时间管理Timemanagement,时间管理Timemanagement,重要,紧急,不重要,不紧急,重要但不紧急防患未然改进产能建立人际关系发展新机会规划，休闲,重要又紧急危机急迫的问题有期限压力的计划,不重要但紧急不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动,不重要又不紧急某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,花时间最多的事情第四象限的杂乱琐事没有压力第三象限的日常事务会响的轱辘有油喝,时间管理Timemanagement,高效时间管理的奥秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。,时间管理Timemanagement,思考：,为什么你经常遇到重要又紧急的事情！,时间管理Timemanagement,重点整理,不重要的事情，会变成重要的事情；不紧急的事情，会变成紧急的事情；重要不紧急的事情，会变成重要紧急的事情；紧急不重要的事情，也就是不紧急的事情；重要紧急的事情，如果完成不好，就是不重要不紧急的事情；永远做重要的事情，就没有重要紧急的事情；,时间管理Timemanagement,3、做最有生产力的事情-工作价值确定；4、确定目标及行动方案-没有目标任何行动都是盲目的；5、马上行动-马上行动，你的努力让别人付出代价；,时间管理Timemanagement,增加生产力的好习惯,1、清理你的办公桌,你的工作环境是怎么样?有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?,时间管理Timemanagement,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,时间管理Timemanagement,2、归档,所有的文件和书信应只分成三类:-马上处理-只作参考-归档,时间管理Timemanagement,归档系统,一些你需要今天马上完成的事情-DONOW一些你需要这个星期完成的工作-FILE一些你需要归档的文件-FILE有空才阅读的书本-READ需要传阅的文件-PASSON一些文件需要等待资料完成-PROGRESS,时间管理Timemanagement,3、如何处理电话/电邮,如果找不道要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电;打电话之前,要把事情重点写下来;要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间备有有关文件自设时限,时间管理Timemanagement,4、处理会议,每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:-我是否一定要出席这个会议；-会议之前应派发议程；-说明开会的目的；-如果你是主席,你应鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题；-最好设定一个时限,以方便各人安排工作；,时间管理Timemanagement,5.授权,授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关；委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智,时间管理Timemanagement,委派授权技巧,解释所分配工作的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就,提高士气,时间管理Timemanagement,6、适当的说“不”,说“不”应该有礼貌；要给对方的清晰的解释；给对方另外的选择和建议；,时间管理Timemanagement,说“不”的几种格式：-我非常想不过-我非常感谢不过-我理解你不过,7、处理拖延心态,为什么我们会拖延?-不知道如何或从何入手-不知道为什么要做?-不喜欢去处理-个人情绪及健康问题-缺乏奖励-没有迫切性-找借口-过分忧虑-忙碌过后,时间管理Timemanagement,改善拖延方法,建立自信-跟自己说“我一定可以做到”设立目标找出与自己相关的地方-对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备,才会把事情做好时间就是金钱,时间管理Timemanagement,8、主动拖延,当我们疲倦、沮丧、愤怒的时候如果没有足够能力和信息完成某项工作有更重要事情需要处理时,时间管理Timemanagement,高效会议主持,成功会议的五种策略1、精彩开场白；2、分配发言时间；3、掌握议事进度；4、如何达成一致-决策方式及类型；5、如何圆满结束会议；,会议管理ConferenceManagement,大多数会议有问题甚至错误,上级主管不知道什么是开会的好时机；许多重要的会议安排在周五，或硬要安排在周一；许多上级开会基本不征求下属意见；有些必须到会的员工，因为和客户及政府官员约好，可以缺席会议；到会的人往往和会议无关，所以准备不充分或根本没准备；有些管理者爱开会，喜欢享受别人倾听的感觉；,会议管理ConferenceManagement,解决方案,固定的会议流程规范,会议准备,开始欢迎辞会议目的议程具体事件安排注意事项,议程1分享话题及目标交换信息产生意见确认行动总结,议程2,议程3,会议结束,总结安排下次会议,跟踪备忘录跟踪计划,会议管理ConferenceManagement,开会前的准备,不需要开会，如果：已经按惯例每周开一次例会；没什么特别的事情要讨论；还有比开会更好的方法；会议成本太大；你是唯一做决策而且知道怎么做的人；,一定要开会，如果：必须把信息同时传达给许多人；要让别人参与决策并集思广益；听取部门汇报工作；有些事情需要当众表扬或批评；给小组委派任务；,会议管理ConferenceManagement,开会前的准备工作-1W5H,WHY-目的；讨论的话题；WHO-参与者；日期及开始/结束时间；地点、设备；OW-如何开：规章制度、效果把控,会议管理ConferenceManagement,会前的准备工作,决定开会是否是一个理想的办法；决定你从会议中得到的结果；制定量化的目标；选择参加会议的人；决定议程，选择日期时间和地点；要求与会者准备的资料；自己准备的资料；决定策略；预计跟进；委任秘书；,会议管理ConferenceManagement,如何做开场白,定义-35分钟，系统、简洁、有明确的宗旨；内容-开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等；程序-根据既定的程序；提供跟讨论有关的程序；规范程序；指定会议记录者；征求对会议设计的意见；,会议管理ConferenceManagement,如何分配发言时间,主持人和与会者的发言内容占比：20/80,会议管理ConferenceManagement,如何掌握议事进度,语言-你讲得非常好，那你对*问题怎么看？-*讲得非常好，请*也说说你的意见；-请用23分钟简要说下；非语言-手势-姿势-眼神-面部表情,会议管理ConferenceManagement,处理会议中的问题人员,与“蝉”相遇“蝉”的特征：-长时间没进主题；-与主题无关；-模糊，不知所云；,打断，重复主题；提示时间；直接告知与会议无关，另行处理；,会议管理ConferenceManagement,与“鲨鱼”相遇“鲨鱼”的特征：-有攻击别人的倾向；-总是给予别人消极的否定；,理解对方想法或情绪；不正面解决、回应；非语言性打断；,会议管理ConferenceManagement,与“驴”相遇“驴”的特征：-敏感；-防卫性强，心中有面“墙”；-不站在别人立场考虑；,突出他的贡献；重复问题；短暂沉默；,会议管理ConferenceManagement,与“兔子”相遇“兔子”的特征：-质疑正在执行的事物；-总是提出不同的想法；-具有挑战性；,突出他的贡献；承诺可以尝试，但不是马上；,会议管理ConferenceManagement,与“螃蟹”相遇“螃蟹”的特征：-开会是带着别的事情；-私自开小会；-电话、短信不断；-瞌睡；-异响；,停止说话，安静下来，可引起其注意；目光投射，众人施压；请其发言；休息；加快进度；,会议管理ConferenceManagement,如何达成一致-决策方式及类型；,处理冲突的忌讳：-听完陈述后就没词了；-向冲突双方之一表示赞同；-阻止双方发泄，建议双方冷静下来再谈就离开；-认为双方都有错误，指出双方两者之间存在的问题；-引导双方激化矛盾；-过于牵强地换话题；-表达不愉快的情绪；,会议管理ConferenceManagement,如何达成决议-用“足够多”的时间检视困难所在，使与会者达成共识；-例举并图示各提案并讨论之；-客观比较各提案的优劣，避免意气之争；-评估各提案的获益率；-评估有无采集更多参考资料的需要；-征求反对意见；-以中立角度检视正反意见；-寻求与会者对各提案之认同；-对提案做适当的妥协与修正；-确认议事结果；-组成或指定议案执行的监督单位；,会议管理ConferenceManagement,感觉与事实,感觉-即对事物的主观意念，其中包含个人的价值判断，因此感觉的产生往往引人而异；事实-即具体、明确的信息陈述，与实际发生的时间相符；,会议管理ConferenceManagement,团队决策方法,头脑风暴法；德尔菲法；易地思考法；思路转换法；,会议管理ConferenceManagement,集思广益,会议管理ConferenceManagement,进行归类,会议管理ConferenceManagement,头脑风暴法-操作,无拘无束提意见，追求数量；将点子记在大家能看到的地方供参考/启发；鼓励结合他人的想法提出新构思；与会者不分职位高低，平等议事；不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见；,最集中的意