精选总结-员工如何管理工作时间

如何管理工作时间,1,一、引言,在工作常遇到以下的问题：,2,电话又响了！这个来电话，那个来电话，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的都是不得不不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字工作毫无计划，或者计划赶不上变化，或者做的计划从来没有兑现过。工作由着性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。结果，事没少干，手头上的工作却越来越多，越干越乱，越干越没有章法了办事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不检查工作进度，不规定完成期限，吹毛求疵。结果常常时间比预计的要长，导致重要的工作一拖再拖，别的部门也不得不停下来等进度。工作不抓重点，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作却抓住不放，经常是捡了芝麻丢了西瓜,二、员工时间管理的盲点,3,二、员工时间管理的盲点,4,（一）忙就好,许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。,二、员工时间管理的盲点,往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、同事、客户的手里，自己要为上司的命令去工作，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？,5,（二）“身不由己”,二、员工时间管理的盲点,6,这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。,（三）“江山易改、本性难移”,三、时间管理的原则及运用,7,8,所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。,紧急,重要,不重要,第二象限工作法,不紧急,9,紧急,重要,不重要,不紧急,9,10,注意事项：,1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，并注意纠正。4、不要被第四象限中一些工作的假象所迷惑。5、根据第二象限的工作制定计划。6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。,11,下面具体对日计划进行说明：,（四）计划原则,日计划有5个步骤：,列出工作任务,估计工作需要时间,预留机动时间给意外的工作,决定优先顺序,事后的检查,12,周计划、月计划所列出的工作任务前一日未完成的工作任务新考虑到的工作任务其他的工作任务,（四）计划原则,日计划第一步：列出工作任务,在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务，那么这些工作任务里面包括：,13,在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间：,（四）计划原则,日计划第二步：估计所需要的工作时间,三、员工时间管理的原则及运用,14,如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机动时间处理突发性事件。,（四）计划原则,日计划第三步：保留弹性工作时间,保留机动时间，不能将工作排得满满的，安排工作任务的时间不得超过60%的总时间，要用40%的机动时间去处理突发事情。,例：,三、员工时间管理的原则及运用,15,如果排出的第二天工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过优先顺序的方法来把工作需要的时间压缩在、限定在5个小时以内，并且在这5个小时内对工作排出优先顺序，首先要有时间保证属于当天最为重要的时间。,（四）计划原则,日计划第四步：决定优先顺序,三、员工时间管理的原则及运用,16,每做一件事情后就在该工作事项后面打记号，表明这件事已做，并且做完了。如果不能再每天之内完成当日最重要的工作，那么就会导致工作会被多次拖延，在以后的工作当中就变成了又紧急又重要的工作了。,（四）计划原则,日计划第五步：事后检查,三、员工时间管理的原则及运用,17,（五）养成习惯,要知道什么是好的时间管理的习惯好的习惯是可以养成并且是必须要形成的对时间的管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意识中形成,人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一种存在形式，即：,三、员工时间管理的原则及运用,18,没有目标、没有计划时间杀手：浏览新闻网页、聊QQ、上微博工作效率低，办事拖拉时间观念差，工作时磨磨蹭蹭工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次经常被电话、不速之客干扰，任由发展，喜欢推迟和延误上班时间不紧凑，晚上加班干,不良习惯：,三、员工时间管理的原则及运用,19,有明确的生活和工作目标。每天花20分钟作计划有书面的待办单、日计划、周计划和月计划。将自己的工作排出优先顺序。现在就开始做，克服惰性。在高效能的时间里完成重要的工作。会有效利用零星时间文件柜或办公桌整洁、条理清楚，尽量将无用的文件处理掉。在固定的时间里处理往来的函件。利用好RTX、公