印章、资质证照管理规定

XXXX有限公司印章、资质证照管理规定1目的 为使公司印章、部门印章及有关资质证照管理规范、有序，维护印章、资质证照的法定性和权威性，特制定本管理规定。2 范围2.1 公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章及部门业务章等。2.2 企业资质证照指公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证（正本、副本）、银行开户许可证及公司成立批复文件、批准证书等各种资质证件。3 职责3.1 财务部是印章和资质证照的归口管理部门，负责公司印章和资质证、照的管理、使用，并按规定办理证、照年检事宜。3.2 持有业务章或部门印章的部门负责人，负责对所持有印章的使用和保管。3.3 印章、资质证照应保管在有一定安全措施的保险柜或铁柜内。对于不按规定保管印章及资质证件并造成不良后果的，由保管者负责。 3.4 印章和资质证件应在被授权持有、保管的部门内使用，一般不得携带外出使用。若特殊情况需将印章带出，须填写申请表，说明携带外出使用事项，经被授权持有、保管的部门负责人批准，由两人以上共同携带使用，携带人应确保印章和资质证照安全。3.5 印章及资质证照由总经理指定专人负责保管，保管人员调动或临时变更保管人，应办理印证交接手续，交接记录存档。4 印章使用4.1 使用原则4.1.1 印章严格按审定的使用范围及管理权限使用，不得超出业务范围或违反业务操作程序随意使用，以确保印章的权威性与严肃性。4.1.2 用印实行事前审批制度，严格遵守审批管理程序，无手续或手续不全不得用印。4.2 使用范围4.2.1 公司印章a）向地方政府业务主管部门、上级单位或相关有关企业发出的公函、文件或资料；b）以公司名义下发的各种文件、通知及颁发对先进集体、先进个人及其他荣誉称号的证书；c）以公司名义开具的资信证明、各种登记资料、授权委托事项、权利义务确认等相关文书；d）其他需要加盖公司印章的文本、通知、材料等。 4.2.2 合同专用章、财务专用章等业务专用章，按照业务管理专项职能，用于合同、财务、年检报告、报关、及招投标等事务的管理。4.2.3 部门业务章，用于办理内部事务、对外或公司内处理答复职能、职权范围内的一般事务及专项事务。4.3 使用程序4.3.1 对外签订行政事务协议、工商税务登记年检、员工报考、学习证明、各类统计报表等需加盖公章时，由申请人填写用印申请单，职能部门负责人核准，办公室批准后可直接用印。4.3.2 合同专用章的使用，经公司总经理批准或授权代表签字后，由保管人员直接审核、用印。4.3.3 其他印章和资质证件的使用，由所在部门比照本条规定和程序由部门负责人批准后使用。4.4使用要求4.4.1 所有盖印必须清晰、端正、规范。4.4.2 印章保管员在用印前，必须依照审批权限规定，查看用印件审批结果，审批手续完备的文件方可用印。4.4.3 印章保管员应对文件内容和用章审批单上载明的签署情况予以核以,对核对无误的方可盖章，严禁在空白的介绍信、合同、公文用纸等凭证上加盖印章。4.4.4 临时保管人员要在事后将用印、用证依据（申请单）交原保管人审查、登记、存留。4.4.5 所有印章和资质证件的使用情况必须有完整的记录，并将加盖印章的文书或复印件存档（事务性文书除外）。4.4.6 印章遗失、损坏，管理者应迅速向总经理报告，并依法公告作废、按本办法的规定重新制发与原印章具有显著区别的新印章，及向资质证件管理机构申请办理新的资质证件。5 资质证照管理5.1 企业营业热照、税务登记证、组织机构代码证及批准证书等资质证照，由财务部负责管理。各部门因业务需要使用上述证、照复印件，须经部门主管、副总经理签字同意后到财务部复印，复印件上必须注明“此复印件与原件相同，仅供办理何种业务，再复印无效”及有效期等字样。5.2 严禁将公司营业执照、组