OA办公自动化的基础知识理论

办公自动化（OA）基础知识信息中心2005年6月,办公自动化（OA）,1OA的发展历史2知识管理的基本知识3OA软件,1OA的发展历史,1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中国需要什么样的OA?1.4办公自动化企业信息化的核心,（1）OA的概念,办公自动化系统（OfficeAutomationSystem，OA）是指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。,（2）OA的产生背景,20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。核心问题是如何提高日常的办公效率。,1OA的发展历史,1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中国需要什么样的OA?1.4办公自动化企业信息化的核心,1.2OA的历史,（1）第一代办公自动化：个体工作自动化（2）第二代办公自动化：工作流程自动化（3）第三代办公自动化：以知识管理为核心(一)（4）第三代办公自动化：以知识管理为核心(二),（1）第一代办公自动化：个体工作自动化,发展WPS使办公自动化发展到一个崭新的阶段微处理器速度和性能的不断提高为办公自动化创造了更加有利的硬件环境操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能为办公自动化创造了非常有利的软件环境,（1）第一代办公自动化：个体工作自动化（续）,特点一台中档以上的个人电脑并安装一个高版本的操作系统（如Windows98或OS/2WarpServer）和一组跨平台的办公套件（如MSOffice97或LotusOfficePro）。面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统（MIS），它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。,（2）第二代办公自动化：工作流程自动化,1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（NetworkCentricComputing）模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。特点以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象；有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。,（3）第三代办公自动化：以知识管理为核心(一),第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。随着21世纪知识经济时代的来临，对知识前所未有的重视使从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。,（3）第三代办公自动化：以知识管理为核心(一)（续）,Lotus第三代办公自动化系统的理念知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。所谓知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。,（3）第三代办公自动化：以知识管理为核心(一)（续）,在部署实施过程中，企业与机构需要：把知识管理融入BPR（业务流程重组）改造企业文化通过知识管理提高企业的核心能力建立学习型企业,（4）第三代办公自动化：以知识管理为核心(二),Lotus第三代OA的架构底层是企业的基本信息支撑环境，包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，以及对企业外部Internet的信息获取。第二层是企业多维知识仓库，在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模式与知识，进行紧密而科学的组织。,（4）第三代办公自动化：以知识管理为核心(二)（续）,基于LotusDomino/Notes的应用解决方案类型(1)工作组通信(2)企业级通信(3)企业间通信(4)工作组协作(5)企业级知识管理(6)电子社区开发(7)工作组级流程创新(8)企业级流程创新(9)价值链创新,1OA的发展历史,1.1OA的背景1.2OA的历史1.3我们需要什么样的OA?1.4办公自动化企业信息化的核心,我们需要什么样的OA?,第一点需求：集成第二点需求：完全基于Web第三点需求：流程优化第四点需求：管理知识,1OA的发展历史,1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中国需要什么样的OA?1.4办公自动化企业信息化的核心,企业OA系统应实现的功能,（1）企业通讯平台（2）信息发布平台（3）协同工作平台（4）公文流转平台（5）日常办公平台（6）信息集成平台（7）知识管理平台,办公自动化（OA）,1OA的发展历史2知识管理的基本知识3OA软件,2知识管理的基本知识,2.1OA与KM(知识管理)2.2知识管理的概念2.3知识管理的发展历史和目的2.4知识管理的基础内容2.5知识管理的价值2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤,2.1OA与KM,OA是KM的基础，是KM的入门。KM是OA量变到质变的过程。企业实施OA的目的在于将企业中的手工管理工作电子化、网络化、自动化，是知识管理的初级阶段。KM是一种方法论，企业实施KM的目标是管理方法、管理制度上的提高，为OA系统提供了方法论和战略方向。,2知识管理的基本知识,2.1OA与KM2.2知识管理的概念2.3知识管理的发展历史和目的2.4知识管理的基础内容2.5知识管理的价值2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤,知识管理的概念,知识管理（KnowledgeManagement，KM）是指一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程。目的是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织的应变能力和反应速度，创新商业模式，增强核心竞争力。,对于企业而言，知识管理是一种全新的经营管理模式，知识管理代表了理解和探索知识在管理和工作中的作用的新发展，是与具体的智能管理相结合的基础管理，简洁地说：知识管理是充分地利用集体智慧来增强应变和创新能力。,2知识管理的基本知识,2.1OA与KM2.2知识管理的概念2.3知识管理的发展历史和目的2.4知识管理的基础内容2.5知识管理的价值2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤,（1）知识管理的发展,20世纪70年代至80年代：超文本/群件应用系统、知识管理系统以及诸如”知识获取”,”知识工程”,”以知识为基础的系统”和”基于计算机的存在论”等观点20世纪80年代中期：知识(以及以它为基础体现的专业能力)作为竞争性资产的重要性已经明确化.1989年：“管理知识资产”项目的启动、知识管理的论文出现、关于组织学习和知识管理的第一批专著也开始出版、国际知识管理网络(IKMN)在欧洲创办1990年：实施企业内部的知识管理项目、建立了重点知识管理项目1994年：IKMN公布了对欧洲企业开展的知识管理调查的结果,（2）知识管理的目的,知识管理能够整合企业的知识资源，将个人知识和信息提升为组织知识。知识管理在实现内部资源有序化的基础上，通过建立相应的客户、市场及突发事件的专家网络，能够提高对外反应速度。知识管理有助于企业从现有数据中挖掘有用知识、增强企业商务智能。知识管理有助于发现和培育新的想法和思维。,2知识管理的基本知识,2.1OA与KM2.2知识管理的概念2.3知识管理的发展历史和目的2.4知识管理的基础内容2.5知识管理的价值2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤,（1）显性知识与隐形知识,显性知识（ExplicitKnowledge）是指可以通过语言方式传播的知识。典型的显性知识主要是指以专利、科学发明和特殊技术等形式存在的知识，存在书本、计算机数据库、CD-ROM等介质中。隐性知识，也称为隐含经验类（TacitKnowledge），往往是个人或组织经过长期积累而拥有的知识，通常不易用语言表达，也难以传播。,（2）知识流程,知识流程是指组织的核心资源知识在组织内部各个知识驻点之间为创造价值而形成的一系列积累、共享、交流的过程。知识流程中显性的一部分是通过信息流程的方式表现出来的。知识流程中隐性的一部分更多的表现为组织结构、组织制度、沟通方式等。知识流程的设计和重组包括：（1）组织知识的基础编码与标准化机制（2）外部知识内化的机制（3）用知识流程统一业务流程和管理流（4）授权管理,（3）文档管理,文档管理是对基本数据和知识信息进行控制的机制。文档管理包括以下几个部分：（1）目录管理（2）知识的分类和模块化机制（3）内部文档的积累与更新机制（4）知识地图和知识搜索机制,2知识管理的基本知识,2.1OA与KM2.2知识管理的概念2.3知识管理的发展历史和目的2.4知识管理的基础内容2.5知识管理的价值2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤,（1）知识管理的价值在哪里？,在新经济时代，企业的真正价值已不再只是资产负债表上的股东权益净值，而应该再加上企业无形资产的提升。而“知识管理“在企业价值提升的过程中无疑扮演着一个最为关键的角色。,（2）对企业知识管理的全新定义,企业在实现知识管理的时候：建立一个环境，这个环境应当使成员沟通的时候变得非常容易。这个环境中应该将原有的“人盯人”的管理方式转变为电子化工作流的管理方式，从而解决最棘手的工作效率问题。应当利用系统积累的大量信息资源，在此基础上作进一步的管理，使之变成企业的无形资产,并成功建立企业知识文化体系。系统中的不同成员组织应具有不同等级的权限。,（3）对企业所需要的KM系统的界定,它以互联网和信息技术为基础，帮助企业对组织中的知识资源进行系统化、规范化的管理，变传统的面向“职能”管理方式向面向“流程”的管理方式转变，让系统环境里的所有人都能快速而方便地访问到或学习到所需要的信息和知识，为企业在成长过程中积累大量的知识财富，并且为其他业务系统提供有效的数据源。,2知识管理的基本知识,2.1OA与KM2.2知识管理的概念2.3知识管理的发展历史和目的2.4知识管理的基础内容2.5知识管理的价值2.6在企业中实施知识管理的原则和步骤,（1）知识管理要遵循的原则,积累是知识管理的基础：共享是知识管理的价值体现；创新是知识管理的最终追求。第一步，通过知识管理将公司内部的信息积累，保存起来。第二步，使将积累的知识在企业进行共享。第三步，是知识的创新。,（2）实施知识管理的步骤,步骤：（1）确定公司的战略目标和核心竞争力在哪里。（2）确定公司只是管理的重点领域是哪些。（3）对引入知识管理的业务环节或流程进行分析。（4）根据上述分析，制定相应的知识管理方案。（5）对引入知识管理的业务环节或流程进行实施前和实施后的评估。通过在企业内部实施上述知识步骤后，将在企业建立起知识管理系统，包括：企业的知识中心、企业知识检索系统、企业的专家名录。,办公自动化（OA）,1OA的发展历史2知识管理的基本知识3OA软件,3OA软件,3.1以知识管理为核心的OA软件系统3.2OA软件设计目标3.3OA系统应用场景概述3.4OA功能模块应用简介,3.1以知识管理为核心的OA软件系统,知识管理平台在企业中的应用不是一个封闭的过程，而是一个不断循环，螺旋上升的过程。知识收集、整理、发布、再利用四个阶段,以知识管理为核心的OA软件系统的定位,提供知识化网络办公建设工具建立一个电子化的工作环境建立一个可以控制的电子化工作流建立一个企业知识收集平台建立基于ASP模式的网络办公系统,3OA软件,3.1以知识管理为核心的OA软件系统3.2OA软件设计目标3.3OA系统应用场景概述3.4OA功能模块应用简介,3.2OA软件设计目标,（1）操作简明易用（2）系统开放性强且可方便地设置多个应用模式（3）系统具有良好可扩展性（4）系统应与其它应用软件有良好集成性（5）系统应具极高安全性（6）系统应可运行在目前流行的所有操作系统上（7）系统管理一体化、集中化（8）应加强对更多新技术的应用,3OA软件,3.1以知识管理为核心的OA软件系统3.2OA软件设计目标3.3OA系统应用场景概述3.4OA功能模块应用简介,3.3OA系统应用场景概述,绿色原野集团公司是一家上市股份公司目前在集团本部使用了一套以知识管理为核心的OA系统，集团本部包括5个中心，每个中心下面还包括3-4个部门，在OA系统中注册的用户有35个员工。OA系统中分属角色分别有：集团高级领导、总经办主任、中心总监、部门经理、秘书以及普通员工。,集团本部组织架构,3OA软件,3.1以知识管理为核心的OA软件系统3.2OA软件设计目标3.3OA系统应用场景概述3.4OA功能模块应用简介,3.4OA功能模块应用简介,本节以绿色原野集团所使用的OA系统整体结构论述OA系统的功能结构，OA一般主要由三大平台组成：流程应用平台、信息发布平台和企业内部其他应用平台。OA系统结构图（下页）,（1）系统设置部分,（1）系统设置不仅提供了常用的设置功能，还涵盖了创建OA平台所必须的网络配置功能，系统管理员可以根据实际应用情况对系统进行个性化设置。（2）系统通讯录可以根据本单位的组织构架对整个系统进行划分与设定。（3）数据维护提供了一个标准的基础数据维护库，在此用户可以对一些常用的数据进行设置。,（2）流程应用部分（一）,（1）流程定义结合系统自身强大的流程定义模块，能形成各式复杂、多变的业务流程，流程管理员还可以在系统中进行诸多高级操作，公司普通员工也可随时对其有权限的文档进行流转和状态查看。（2）收文管理执行对上级来文进行收文登记、转相关人员批阅流转、办理，流转结束后可以归入档案数据库。,绿色原野集团本部的收文管理流程：,流程说明该流程启动后，一律通知（邮件通知）总经理办公室主任。总经办主任、总裁、中心总监具有“传阅”权利。总裁、中心总监具有“可结束流程的权利”,（3）流程应用部分（二）,（1）发文管理执行发文拟稿、核稿、会签、领导签发、发文登记等流程。（2）企业工作流系统提供给用户企业常用的各种工作流程模块，用户也可以根据企业的需要