系统管理手册

北京市水务局办公自动化系统 系统管理手册第 1 章 概述1.1 系统介绍本手册是针对北京市水务局办公自动化系统的安装使用手册，本手册中所涉及用户是指担当各种角色的管理员。本手册主要从系统的安装和管理员操作两方面进行讲述系统的详细安装和使用。1.2 运行环境操作系统：Windows 2000、Windows XP浏览器： IE6.0以上其他软件：微软 Office 2000以上版本 - 34 - 第 2 章 系统安装及配置2.1 安装前准备2.1.1 数据库安装1、按缺省安装MS Sql Server 2000;2.1.2 应用服务器安装下载并安装J2SDK1.4以上版本。第 3 章 管理员操作3.1 综合管理模块3.1.1 系统管理系统管理包括：系统的基本信息维护，安全认证类型的选择设置，系统联系方式的维护。特别指出的是：在安全认证类型的设置上，若系统管理员把认证类型指定为电子邮件，那么所用用户必须使用电子邮件登陆本系统；若系统管理员把认证类型指定为用户名，那么所用用户必须使用用户名登陆本系统。系统管理界面3.1.2 部门管理部门管理是以各个部门和各个部门的人为单位，来实现对部门和人员的数据维护与权限设定管理。单击综合管理模块下的部门管理菜单显示界面如下图所示：部门管理界面在部门管理界面中左侧是以系统为根的一棵倒栽的资源树，顺次点击可显示各个部门和各个部门的人员；右侧是各个部门和各个部门的人员数据列表框，在部门的数据列表框中包括部门的基本信息、部门的人员名单、角色管理、页面定制和权限管理；在部门人员的数据列表框中包括某个人的基本信息、用户组管理、角色管理和权限管理。下面以管理室为例介绍一下部门的数据维护与权限管理。1) 单击基本信息菜单，显示界面如下图所示：部门基本信息界面系统管理员可以在部门基本信息界面中直接修改机构名称等数据信息或选择修改部门负责人等数据信息。2) 单击人员名单菜单，显示界面如下图所示：部门人员名单界面系统管理员可以在部门人员名单界面中查看这个部门所有人员的一些基本信息。如职务、状态、用户名等。3) 单击角色管理菜单，显示界面如下图所示：部门角色管理界面系统管理员可以在部门角色管理界面中为管理室赋予某一项或某几项角色。方法是在右侧可用角色选择框中选中要赋予的角色，单击向左侧的箭头，在单击保存按钮，这样角色就赋予了管理室这个部门，该部门中的每一个人都具有这个角色所拥有的所有权限。同理，系统管理员也可以把这个部门所拥有的某一角色取消，操作方法与赋予部门角色恰相反。4) 单击页面定制菜单，显示界面如下图所示：部门页面定制界面系统管理员可以在部门页面定制界面中为管理室专门定制一个便于管理室所有人员使用的页面，可以选择一些常用的模块加到该页面上，也可以设置模块在该页面的布局，这样个性化的部门页面就定义完成了，该部门的所有人都可以看到并使用此页面。方法是在增加新页栏中键入所要定制的新页名称，单击更新页设置按钮，系统自动跳转到页面设置界面（详见用户手册中的页面设置），系统管理员可在此进行进一步的设置。5) 单击权限管理菜单，显示界面如下图所示：部门权限管理界面系统管理员可以在部门权限管理界面中为管理室具体能使用系统的哪些资源进行设定。方法是在逐级点开的资源前，勾选本部门可以访问的系统资源，单击修改按钮，这样就确定了部门对资源的访问权限。下面以王清荣为例介绍一下部门人员的数据维护与权限管理。1) 单击基本信息菜单，显示界面如下图所示：个人基本信息界面系统管理员可以在个人基本信息界面中直接修改出生地、职称等数据信息或选择修改职务、所在城市等数据信息，还可以上传个人的照片，并且可以在注释框中对照片进行注释。注意：标有*的为必填字段。2) 个人用户组管理菜单的使用与部门角色管理菜单的使用类似，是把个人添加到某个用户组中，用户组所拥有的权限个人也将拥有。3) 个人角色管理菜单的使用与部门角色管理菜单的使用类似，只是把某个角色赋予某个人，而该人所属部门中其他人不担当此角色。4) 单击基本信息菜单，显示界面如下图所示：个人权限管理界面系统管理员可以在个人权限管理界面中，勾选该用户还没有访问权限的资源，单击确定按钮即把某资源访问权限赋予该用户。注意：上图中各色显示的资源都是用户能够访问的资源。红色为管理员刚刚勾选的。3.1.3 部门管理中右键的作用1) 右击“北京市水利基本建设工程质量监督中心站” 这个机构，显示界面如下图所示：右击机构名称界面在“右击机构名称界面”中 “同级部门”菜单是新建一个与该机构并列的同级机构，因为“北京市水利基本建设工程质量监督中心站”已经是顶级机构，所有系统弹出下列提示：提示框在“右击机构名称界面”中“下级部门”菜单是新建一个该机构的下级部门。系统管理员可以在弹出的对话框中键入新部门的名称等相关信息，单击“确定”按钮。下级部门就建好了，可以继续添加用户等。在“右击机构名称界面”中“新用户”菜单的功能与下级菜单的功能类似。只是这里的新用户要在弹出的对话框中选择。在“右击机构名称界面”中“删除”菜单的功能是删除该机构。在“右击机构名称界面”中“复制”菜单与下面说到的“粘贴”菜单配套使用，复制该机构后在令一处粘贴。“部门”单击右键用法同上。“人”单击右键用法同上。3.1.4 用户组管理如果把部门管理看成是纵向管理，那么用户组管理就是横向管理，不同的是用户组的成员可以来自不同的部门。系统管理员主要通过用户组管理来实现对所建的不同组及组中不同人员进行数据维护和权限管理，其操作与部门管理类似。3.1.5 用户组管理中右键的作用用户组管理中右键的作用与部门管理中右键的作用类似。3.1.6 角色管理部门管理、用户组管理都是从部门、组、人员出发，系统管理员对其进行角色匹配，而角色管理恰好相反，是为各种角色匹配部门、人员。其操作与部门管理类似。3.1.7 角色管理中右键的作用角色管理中右键的作用与部门管理中右键的作用类似。3.1.8 资源管理资源管理的使用与角色管理类似，也是从资源的角度出发，为其选择可以访问此资源的部门和人员。其操作与部门管理类似3.1.9 资源管理中右键的作用资源管理中右键的作用与部门管理中右键的作用类似。3.1.10 日志分析日志分析主要是对用户访问系统资源情况按照session id、用户名、真实姓名、电子邮件、访问时间、点击次数、详细资料进行的统计。单击综合管理模块下的日志分析菜单显示界面如下图所示：日志分析列表界面在日志分析列表界面管理员可以看到登陆系统的所有用户使用系统资源的情况列表。单击任何一个用户详细资料菜单下面的查看按钮显示界面如下图所示：日志分析详细列表界面在日志分析详细列表界面中管理员可以看到该用户访问系统资源的详细信息，如Browser/OS 型号信息、远程IP地址信息及访问的资源详细列表。在访问的资源列表中管理员可以看到该用户什么时间访问系统的什么资源。3.1.11 字典表维护字典表中记载了发文字号，来文单位这些信息，可以在字典表里对发文字号等进行维护。选中左侧窗口中的发文字号，在右侧的窗口中选择添加就可以添加发文字号，选择删除就可以删除发文字号中的一条或几条内容。字典表界面3.1.12 节假日维护每年的法定节假日都在这里列出，每到新的一年开始的时候，系统管理员要在进入节假日界面，点击重设按纽，系统会自动排列出新一年的法定假日。也可以点击添加或删除按纽，对法定的节假日进行增减。3.2 工作流管理点击系统管理员主界面中的“工作流定义”按钮，定义自由工作流时，要选择右上方的“自由工作流”选项，定义固定工作流则不需选。这里以定义固定工作流为例，点击列表中“发文（固定）运行”工作流，再点击确定按钮，进入固定工作流维护界面：3.2.1 流程维护点击固定工作流维护界面中的流程维护按钮，出现：当没有合适的工作流可以复制必须新建流程或者更改现有工作流的流程时，需要使用流程维护。（1）基本操作：首先一个流程应有“任务开始点”和“结束点”。分别是左侧上方“作业任务”里的第一和第二两幅图。其他图可以随意用。连接两个点的线叫“作业动作”。指向“结束点”必须用“作业动作”里的第二幅图。移动“任务点”或“动作”用“作业动作”里的第一幅图。“清除”与“保存”用左上方的第一和第二两个按钮。注意：清除是清除整个画面重画，但不保存，如果清除了不想清除的内容，可在窗口最左侧的主菜单中再点流程维护。（2）具体操作（举例说明一领款流程）：任务点1（任务开始点）：申请人；任务名称：申请拨款。任务点2：部门负责人；任务名称：审核。任务点3：领导，任务名称：会签审批。任务点4：财务处，任务名称：拨款。任务点5：归档人，任务名称：归档。动作1（任务点1到2）：动作性质：串行；角色范围：本部门。动作2（任务点2到3）：动作性质：并行；角色范围：全部人员。动作3（任务点1到4）：动作性质：串行；角色范围：全部人员。动作4（任务点4到5）：动作性质：归档；角色范围：全部人员。3.2.2 角色成员维护系统中角色一般有起草人、部门领导、秘书、机构领导、文印室、文书等。每个角色与其执行的任务是相对应的，比如：起草人的任务是拟稿、部门领导的任务是核稿或会签、秘书的任务是审稿、机构领导的任务是会签或签发、文印室的任务是盖章打印、文书的任务是归档。点击固定工作流维护界面中的角色成员维护按钮，出现：按单位添加角色成员：点击窗口中的某一单位可将该单位的全体成员加入到右侧角色成员列表内。按个人添加角色成员：点击窗口的某一成员，该成员将加入到右侧角色成员列表内。注意：添加完角色成员后一定要存盘。说明：点击上方的按用户组罗列按钮，即可转为“按部门罗列”对角色成员进行维护，方法类似，在此不再赘述。3.2.3 公文权限维护点击固定工作流维护界面中的公文权限维护按钮，可对控件栏下的每一项进行设置：如：选择控件栏中的“biaoti”，然后选择角色栏下的“起草人”角色，权限选择“可写”，则在权限设置栏下将显示出“1.可写”，点击“全部可写”则表示对控件栏中选中的控件，所有角色都设置为可写权限。针对控件栏下的某一控件填写相应的控件中文名称可方便以后查询用。比如：选择控件栏下的“biaoti”，然后在控件中文名称内填入“标题”。控件类型栏由系统设置，在此用户不需设置。3.2.4 实施工作流实施工作流是将已设置好的工作流提交，并予实施。3.2.5 删除工作流删除工作流是将不需要的工作流删除。点击固定工作流维护界面中的删除工作流按钮，出现：这里用户必须全部选中删除。3.2.6 重命名工作流点击固定工作流维护界面中的重命名工作流按钮，出现：输入工作流的新名称，点击确定按钮。3.3 定制工作流3.3.1 绘制工作流以系统管理员登陆，进入系统后点击综合管理。在流程管理一栏中选择新建流程会弹出下图：3.3.2 添加节点按照下图添加节点，每一个流程必须有开始和结束节点，其他的节点含义是相同的可任意选择。在上面的菜单栏中选中节点，在空白处点击就可增加一个节点。注意节点名不能重名。选中第二项箭头，在两个节点中各自点击一下就可以连接上了。但要注意方向。3.3.3 命名节点为节点更改名称。选中节点在右侧的节点属性的名称一栏中填写你的节点名称，写好后回车即可。如果不想改变节点的名称，只要在节点属性的名称一栏中回车即可。3.3.4 更改属性为节点更改属性。选中节点在右侧的节点属性的属性一栏中有四种属性值，分为串行、并行、阻塞和非阻塞。（1）串行是指当这个节点定义了多个人时，只要有一个人完成了这个节点的工作流程就会向下进行。（2）并行是指当这个节点定义了多个人时，必须所有这个节点的人都完成这个节点的工作后，流程才会向下进行。（3）阻塞是指必须等该节点的所有任务均完成后流程才能进行到下一个节点。（4）非阻塞是指即使这个节点的工作没有完成流程也能进行到下一个节点。通常用于会签，传阅等。3.3.5 添加角色为节点添加角色。选中节点在右侧的角色选择的类别一栏中的右侧有一个加号，点击加号弹出下图，在图中选择已有的角色。（1）动态角色要先在综合管理中的字典维护中添加，例如：在字典表维护中添加处长。然后点击综合管理中的部门管理选中某个部门的处长，在右侧的对话框中把职务一栏设置成处长，那么为流程中某个节点定义角色的时候就可以选择动态角色中的处长。动态角色会根据当前节点的人所在的部门，来判断这个部门的处长。设置动态角色，在字典表中的职务中添加处长。然后在部门管理中选中某个人，在职务一栏中选择处长。那么这个人就是动态角色中的处长。（2）设置用户组，在用户组管理中，点右键选择新建用户组，在新建好的用户组上点击右键选择新用户，把人员添加到用户组中。用户组的人员添加完成后，可以对用户组中的人员进行排序，方法是在建好的用户组的名字上点击右键，在弹出的菜单中选择上移或者下移来对用户进行排序。（3）添加OA角色，当系统定制流程时会遇到需要用到OA的角色，比如发文流程中有核稿这个节点，我们就可以定义一个核稿人这个角色，为了这个节点可以方便换人。当核稿这个节点换人的时候只要把核稿人这个角色付给要替换的人即可。定义角色的方法：进入综合管理的角色管理，在左侧的一个角色上点击右键选择新角色，输入角色的名字，然后点击确定。在左侧就会出现新建的角色，选中新建的角色点击右键在弹出的菜单上选择新用户，被选中的用户就会拥有这个角色的权限。3.3.6 更改跳转名称为跳转更改名称。在跳转连线上双击，会弹出一个输入框，在输入框里敲入动作的名称，然后回车。跳转有两种属性单向和双向。单向指流程动作只能沿着跳转连线的方向进行，不能后退。双向是指流程的动作既可以向前也可以后退。例如：邢国秀点击送主任就把公文送给了王民洲，王民洲也可以把公文退回给邢国秀。注意连线的名字中不能出现“退回”或“返回”字样3.3.7 添加节点表单为节点填加表单。双击节点会弹出下图，点击代码按纽拷贝表单的代码，然后点击设计按纽会弹出下图。在表单的控件上双击会看见下图中的右上方有这个控件的名称和属性，属性的默认值是文本。根据需要可以在下图的右侧的属性一栏中更改控件的属性(或者可以修改forms.xml文件中的data_type，例如：可以把data_type=”主题词”)。属性包括：文本、人员、部门、数字、助手、完整日期、日期-年、日期-月、日期-日、主题词、流水号。主题词的生成规则：在data_type=”主题词”，在表单中主题词的栏目中双击，主题词会根据标题的内容自动生成主题词。但要先把标题的内容写好。选择助手类型，在表单中双击的时候会弹出下图：(1) 表单做好后点击同步字段按纽，注意要先同步。然后再点击确定就完成了一个节点的表单的添加。如果所有的节点用的都是同一个表单，那么下面的节点只要点击继承表单按纽，再点击同步字段按纽，然后再点击确定。(2) 最后在流程属性一栏中给这个流程起一个名字然后回车。点击左上角的保存按纽就建立了一个新的流程。建立好的流程生成的.xml文件和.html文件都保存在这个目录下workplacedataworkflowtemplate如果还要修改就可以到这个目录下找到相应的文件进行修改。(3) 修改.xml文件。定制好的流程会生成forms.xml文件。其中default_value属性等于$用户ID、$用户姓名、$当前日期、$年、$部门名称。data_type属性等于日期-年、日期-月、日期-日、当前日期、部门、人员、完整日期、助手、主题词、流水号。修改这两个属性可以使用户在双击表单的时候显示出相应的姓名、日期、部门等等。例如data_type=”主题词”，那么在表单中双击的时候就会在你已经写好的标题中检索出符合国家规定的主题词。chinese_name属性要写成表单中每一项的中文名字，为了查询和提示的时候使用。(4) 要想在表单中使用系统中的会签的功能可以修改forms.xml和所有的.html文件中会签的名称。会签的功能就是让各个处室的领导去签字，会签有上下两栏，下面的是输入栏，领导在下面的栏中双击签上名字。例如：办公室：王民洲2005-9-1。上面的栏是显示栏，当公文流转到下一个节点的时候，会签上面的栏就会看到办公室：王民洲2005-9-1。会签的上下两栏都使用相同的名称但后缀不同。例如：departmentadvice_input，departmentadvice_display，前者是输入栏的名称，后者是显示栏的名称。在输入栏的default_value=$部门名称:$用户姓名($当前日期) 。 注意，修改.xml文件要重启tomcat。(5) 注意，开始节点是不能够返回的，必须再定义一个节点，这个节点的角色要选择系统角色中的与开始节点的名字相同的角色。例如：我定义开始节点为拟稿，那么新定义的这个节点的角色就应该选择系统角色中的拟稿了。流程中所有节点的名字都是不能同名的。3.3.8 局流程(1) 处发文流程图拟稿：所有人签发：处长发文管理：公文管理员打印：王颖校对：拟稿人归档：谌健结束发文管理：公文管理员处发文流程的中签发节点的角色是处长，进入部门管理，在左侧人员上点击鼠标左键，在右侧的对话框的职务一栏选择处长，这样就完成了把处长这个角色付给了某个人,例如：把处长的角色付给王民洲，那么当办公室的人员点击处发文的动作送签发的时候就会弹出王民洲的名字。处发文中发文管理节点的角色是文档管理员，文档管理员负责公文的转发。进入部门管理，在左侧点击部门，在右侧的对话框里文档管理员一栏选择人员的名字，如下图：(2) 局发文流程图拟稿：所有人核搞：处长会签：各部门审签：王民洲签发：局长发文管理：公文管理员打印：王颖校对：拟稿人正式打印：王颖归档：谌健结束发文管理：公文管理员会签：各部门局发文中会签节点的角色是处长组，进入用户组管理，在左侧处长组上点击右键选择新用户，弹出下图。在弹出的对话框中选择要添加的人员的姓名。这样在选择送会签的时候人员的姓名就增加了。(3) 收文流程图第一类登记人:邢国秀拟办人：办公室主任批示人：局领导登记人: 邢国秀1办理人员处室公文管理员结束22传阅结束33协办主办处室：处长处室公文管理员办理人员处室公文管理员结束结束44档案室:谌健档案室:谌健档案室:谌健档案室:谌健登记人:邢国秀1传阅并行处理返回第二类结束登记人:邢国秀拟办人：办公室主任登记人: 邢国秀1办理人员处室公文管理员22传阅结束33协办主办处室：处长处室公文管理员办理人员处室公文管理员结束结束44档案室:谌健档案室:谌健档案室:谌健档案室:谌健登记人: 邢国秀传阅并行处理返回第三类登记人:邢国秀拟办人：办公室主任传阅结束22协办主办处室：处长处室公文管理员办理人员处室公文管理员结束11结束33档案室:谌健档案室:谌健档案室:谌健登记人:邢国秀传阅并行处理返回第四类并行处理返回传阅档案室:谌健档案室:谌健44结束11结束处室公文管理员办理人员处室公文管理员主办处室：处长协办32办理人员登记人:邢国秀登记人:邢国秀传阅档案室:谌健3结束处室公文管理员档案室:谌健2结束3.3.9 系统中的角色进入综合管理的角色管理会看见下面的角色，在左侧角色的名字上点击右键选择新用户，就可以把这个角色的权限付给某个人。(1) 办公室主任：能够查看所有正在运转的流程，并结束流程。(2) 工作流管理员：能够查看所有正在运转的流程，定制流程。(3) 工作流监督员：能够查看所有正在运转的流程。(4) 大厅办公员：登陆进去后能在导航条上看见大厅办公模块。(5) 高级用户：能够登陆系统并看见基本功能模块(6) 会议室管理员：添加删除会议室(7) 内容管理员：具有审核发布的权限(8) 系统管理员：系统中的最高权限，管理员可以到平台中的系统日志里查看当天在线的情况，但除此之外要到服务器上查看系统日志。（查看系统日志的方法是：进入D:workplaceoalogs目录下的文本文件中记录了用户登陆的日期、时间、用户名、密码以及访问的模块，每个文本文件都是以日期和时间作为文件的名字。）(9) 许可监察员：具有对于行政许可的监察的功能(10) 用户：能够登陆系统并看见基本功能模块3.4 修改系统配置文件3.4.1 修改配置文件中的数据库的名称、用户名和密码E:workplaceoaconfCatalinalocalhost下的liferay.xml文件和E:workplaceoanetofficeWEB-INF下的applicationContext-hibernate.xml文件。3.4.2 修改tomcat服务的启动端口在E:workplaceoaconf下的server.xml配置文件中port=80修改端口号。3.4.3 修改系统的首页（1）E:jsp下的layout_news.jsp文件是系统的首页。要想修改首页中的新闻栏目和导航条。首先要修改数据库的resource_表。修改resource_表中的portletId和name字段。注意：能在已有的基础上修改尽量修改，没有的时候再添加。例如：现在的首页中有领导讲话这个栏目，你想修改的时候就可以到数据库中把领导讲话换成你起的名字。导航条要修改数据库中的Layout表。