档案功能方案

1.1档案业务综合管理系统设计1.1.1系统设计原则XX市数字存档系统是一个综合可扩展的网络应用系统，其功能涵盖了文件数字加工和数字存档信息的收集、处理、存储、组织、公开、利用和系统管理的全过程，为实现项目建设目标，决定了以下总体设计原则原则说明先进性采用组件开发、身份认证、全文检索等几项核心技术和先进体系结构，选择先进的软硬件技术结构系统支撑平台和运行环境，建立国内顶级支撑平台和应用软件系统，保证系统的充分先进性开放性考虑到未来的发展需求和扩展性能要求，在设备选择和网络方案中，坚持开放性原则，支持该系统与各种硬件设备的互联应用平台和系统设计时的平台和开放数据接口保证个别独立系统的设计要求，充分考虑各系统的相互连接，实现数据共享、交换等应用集成服务。实用性充分考虑各种使用者的能力和素质、专业结构、部门业务需求等诸多因素对系统的综合影响，提供注重遵循文件管理者的操作习惯强调各系统功能的实用性的便利的在线帮助的系统管理简单，尽可能一触即发。 系统的许多默认选项使管理更加简单：人机界面友好，易于使用。可扩展性项目建设不仅要着眼于现在，还要着眼于未来。 采用多层体系结构，实现用户操作界面、业务逻辑和数据分离，制定便于系统扩展的总体规划，系统平台、应用平台和应用软件不仅满足当前的要求， 在容易扩展未来业务需求并保证能够顺利过渡到未来技术的系统设计时，应保证应用系统具有良好的二次开发功能，满足用户系统的自我扩展需求。可靠性系统平台采用高可用性技术，保证系统长期稳定无中断运行，采用流行、成熟、稳定、先进操作系统、数据库、网络协议和中间件等系统软件平台，实现网络、主机、 在数据库或应用系统发生问题时，能够迅速恢复并确保系统稳定性的应用系统设计，充分考虑到可能发生的各种情况，采取相应的技术措施，尽可能减少系统故障，系统在主要环节具有监控功能。灵活性采用高凝聚、低耦合原则进行模块分割。 提供模块间对应的接口，在应用系统的业务或功能要求发生变化的情况下，通过简单地修改对应的模块或追加功能模块，能够实现功能扩展。 整个系统组织采用模块化设计原则，在不同的软件、硬件平台之间具有良好的兼容性。采用开放的系统架构设计结构，与不同的软件、硬件平台系统兼容。 应用软件采用多种编程接口和图形接口，利用现有的设备资源，系统能够满足未来的状况变化需求。安全性本项目采用身份认证、访问控制、数字签名、数据解密、防火墙、入侵检测和危险扫描等安全技术，建立了包括物理、网络、系统、应用、管理等环节的多层次全方位安全保障系统，确保系统安全。可管理性系统部署、使用和管理简便、易于操作、符合实用标准，以基于Web的方式管理系统，降低系统管理、维护成本，提高系统可管理性。1.1.2应用系统的说明应用程序名称适用说明文件资源收集系统通过记录文件数据、接收报告数据、引进历史数据、接收数字化成果等多种方式收集文件信息资源，收集、组织不同来源的文件资源，完善和扩展文件核心资源数据库。 建立包括文件、科技、照片、影像声音等传统文件和人物、婚姻等专题文件和政府公开信息、现行文件、各种资料的目录数据库和电子文件数据库。 对收集数据进行初步规范化处理。文件资源管理系统实现实体文件、电子文件、资料及现行文件等的标准化、规范化管理，提高资料馆保管数据的质量和管理效率，保证文件的安全和电子文件的真实、完整和有效。 通过文件的整理、保管、鉴定等，实现文件的永久保存。文件资源利用系统实现资料馆馆藏数据的利用管理，为资料管理者和社会公众提供多种检索功能和利用功能，利用范围包括电子资料信息和实体资料资源。 系统通过借出管理和检索管理，为利用者提供便捷快捷的信息资源利用服务。虚拟档案室采用集中存储、分布式管理和共享分发模式，将XX市所有归档部门的归档移到网上，实现归档数据的“大集中”，是“数字归档馆”的增强功能，其功能包括物理归档辅助管理、电子归档管理1.1.3档案资源收集系统1.1.3.1功能模块分类1.1.3.2基本功能的概要功能名称功能说明主要子功能文档提供双输入自动校正，实现馆藏文件数据、现行文件信息及各种资料信息的注册、修改、删除、数字收集等功能。 支持将电子文件(包括扫描图像文件和超大型文件)从非标准格式转换为标准格式(文本转换PDF、音频转换AVI、视频转换WMV等)。复制l数据l数字采集双人校准l格式转换l网格输入接收文件用于从党政信息网“虚拟档案室”接收以全宗单位或其他途径报告的各种档案数据。 也包括引进档案馆原来的收藏历史资料数据。 可接收的数据类型包括归档数据目录和数据文件。 报告的数据格式参照浙江省、宁波市、XX相关交换标准，采用XML目录和原文标准交换格式，支持DBF文件目录交换。其中，原文数据格式对应于XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，对应于TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式(对TIFF、JPEG、PDF等格式进行汉字识别和压缩保存)，MP3、AVI、WAVE等音频提供器系统支持同型格式之间的标准格式转换，能够进行数据文件的标准检查、检查报告书的印刷等。系统设有XX市档案局二期办公自动化系统和数据交换接口，自动实现档案存档接收。l数据接收l数据导入ocr识别l格式转换l数据检查l检查报告书印刷关联l型录征集文件文件征集是指公文馆向社会征收、购买、接受公共赠送的文件资料、向社会提供个人和家庭等重要文件的文件登记等管理功能。 系统提供上述文件征集方式的登记、分类、文件管理、移交、统计等功能。购买l文件l文件赠送l文件寄存器l数据管理l统计分析文件收集接收和处理完成的标准或非标准电子文件目录和数字化电子文件。 您可以将数字化收集或接收的图像或文本文件转换为PDF文件，然后合并数字水印以将水印添加到格式为JPEG、PDF等的文件中。 系统支持集成北京清华文通OCR SDK开发工具包(OCR )，能够自动识别TIFF、JPEG等扫描格式文件和PDF图像文件，生成双重PDF。 为JPEG、TIFF等图像文件系统提供图像重新处理工具和文本扫描在线数字扫描加工工具。系统同时提供数据导入恢复功能，根据文档规则验证在数据接收期间导入的数据的完整性和唯一性，确保数据的完整性。 它还提供了归档数据目录的批量处理。l在线扫描l图像处理l格式转换ocr识别l批量处理l数字水印管理信息输入包括年度检查数据的入馆受理和其他资料入馆和日常管理信息的登记、统计等功能。 针对部分日常管理功能可汇总的资料系统，自动提供汇总功能。l年检查数据接收l文件管理注册1.1.3.3详细功能说明1.1.3.3.1复制文件档案书目主要实现各部门档案数据的书目功能，包括档案目录书目和实体档案的数字化加工和档案钩等。1.1.3.3.1.1复制数据系统提供了手动复制模式，如文件目录的常规接口复制和网格输入。在典型的界面中，文件管理员可以通过系统维护管理功能自定义各种文件的复制界面。 例如，可以设置复制字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等。 复制档案介面提供储存、新增、复制、上一个列、下一个列、第一个列、最后一个列、资料关联、档案挂接、数位扫描等功能。复制完数据后单击保存，系统将能够根据文件复制规则自动确定复制的元数据，如果不符合要求，系统将立即提示，找到错误的位置，提示用户进行修改。 符合规则的档案资料项目会储存为入库状态。网格输入方式是与Excel方式相似的文件目录数据的快速复制模式，系统提供复制字段的选择、单行复制、多行复制、自动便携式复制、多行复制、自动保存等功能。 网格复制界面提供了复制辅助管理功能，如排序、搜索、批量修改和批量替换。1.1.3.3.1.2数字收集系统提供了数字文件上传和数字采集控制两种数字采集方式。 用户首次使用数字扫描加工控件需要安装。 该数字控件提供在线数字加工功能，实现纸质文档和图像文件的数字扫描和图像处理。控件自动调用客户机扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器扫描文件或图像，或者从本地服务器选择需要挂接的文件，从而处理文本或图像、组织文件、选择文件类型、重复文件控件提供图像格式化处理操作，如按键、抖动、挂钩、扭曲校正、去污、旋转角度、剪切图像、自动图像压缩、格式转换和连接图像。 控件支持将多个TIFF扫描文件合并为PDF文件。系统通过上传数字文件，可以关联诸如语音视频采集、语音视频转换、DVD盘处理等的数字处理的各种数字成果。该系统支持多媒体数字加工，具有强大的兼容性和可扩展性。 系统支持将各种文本和图像文件(如WORD、JPEG和TIFF )转换为标准PDF文件，将音频等转换为AVI格式，并将视频转换为WMV等。1.1.3.3.1.3双校正双机校对是提高档案书目准确性的重要检验程序。 双人校对是在系统的背景下自己完成的。 双机校验提供对已经记录的文件目录(至少两个用户分开记录相同文件目录)的元数据的验证。 验证通过的文件目录系统会自动传递给数据管理模块，验证失败的数据条目系统会自动抛出，进行特殊颜色的标注，相关的书目人员检查后修改保存，系统第二次进行核对验证等双校准的校准过程，系统可以自己设定校准时间，用户点击校准按钮，完成两种方式。 双校准规则必须由用户在校准参数模块中设置。1.1.3.3.1.4格式转换文件管理需要将文本、图像、声音、视频等转换为统一的管理形式。 格式转换将上述四种类型的电子文件转换为标准格式。 系统使用文件扩展名确定电子文件的类型，并自动将各种类型的文件转换为相应类型的标准格式。 转换过程允许用户执行单独的文件转换，并在批量转换后自动转换系统背景。扫描文本文件和图像可以转换为PDF标准格式，如TIFF、WORD或JPEG。可以将音频转换为AVI格式，可以将视频转换为WMV格式，如MP3或WAVE，或者可以将MPEG转换为其它格式。1.1.3.3.1.5垃圾箱如果用户从系统中删除了一些存档目录和文件数据，则系统会将这些信息放入回收站，而不是直接清除这些数据。 如果用户意外删除了数据，请在回收站中找到相应的数据，然后单击“撤消”按钮以自动将数据恢复到原始数据存储位置。 回收站根据删除数据的性质，分为文件目录信息回收站和文件信息回收站，分别存储从系统删除的文件目录信息和文件信息。1.1.3.3.2接收文件1.1.3.3.2.1数据接收数据的接收接收由配置在党政信息网的“虚拟档案室”系统和其他途径提供的各种档案数据。 数据接收首先要注册接收数据，注册信息包括申请机构信息、申请目录和文件数量、申请时间和申请人等信息。接收到系统提交的数据后，数据进入临时接收库，归档管理员进行数据审核，审核通过数据进入归档资源的正式库。 对于不满足要求的申请数据，存档管理者进行数据的返还操作，填写返还意见等。可以接收数据电子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等视频1.1.3.3.2.2数据的导入系统提供馆藏历史文件的引进，在数据引进过程中，系统自动“三性”验证电子目录数据和原始文件数据。 系统支持多种格式的文件目录和文件导入，包括XML、XLS和DBF。1.1.3.3.2.3 OCR认证OCR识别是针对扫描型文本的文字识别，识别结果有助于电子文档的扫描。 OCR识别与系统集成，在后台进行识别处理。 系统自动执行单个扫描文件的OCR识别、批量扫描文件的OCR识别和后台请求的文件的OCR识别。系统集成北京清华文通OCR汉字识别产品(SDK开发套件)可识别JPEG、TIFF、PDF、PNG等文件格式。1.1.3.3.2.4格式转换文件管理需要将文本、图像、声音、视频等转换为统一的管理形式。 格式转换将上述四种类型的电子文件转换为标准格式。 系统使用文件扩展名确定电子文件的类型，并自动将各种类型的文件转换为相应类型的标准格式。 转换过程允许用户执行单独的文件转换，并在批量转换后自动转换系统背景。扫描文本文件和图像可以转换为PDF标准格式，如TIFF、WORD或JPEG。可以将音频转换为AVI格式，可以将视频转换为WMV格式，如MP3或WAVE，或者可以将MPEG转换为其它格式。1.1.3.3.2.5数据检查系统数据的接收和收据的导入提供数据的完整性、正规性的检查。 数据检验标准参照国家和浙江省有关书目的书目标准。数据检查主要包括文件目录中的元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据空白检查、元数据内容