公司档案管理办法PPT

为了加强文件整理方法、前言、公司文件的收集和整理工作，有效地保护和利用文件，充分发挥文件在公司发展中的作用，根据中华人民共和国档案法、企业文件材料归档范围和保管期限规定，与我公司的实际情况相结合，特别开发了这种方法。请各部长办公室按照此意见执行和保管零件。文件管理责任，1，各部门在日常工作中，有专人负责本部门文件资料的形成、积累、保管和整理，以及立卷保管工作。坚持平时的整理。根据公司各种文件资料的形成特点，开发文件类别，合理分类保管，第二年移交文件文件，便于使用和保管。3、移交文件保管室文件，正确填写页码，文件目录也明确，文件标题简洁。4、资料室里有专人负责保管本公司保管的文件，注意文件资料的安全性和机密性。5、档案室及时分类、整理、检索各部门发送的文件，根据要求快速准确地查询所需文件。存档范围，公司存档范围主要参考附件：企业文件材料归档范围和保管期限规定指南；本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或相关政府部门与本公司关系密切的各种文件资料(公文、信件、会议、合同、图纸、登记表、名册、赠品、影像音响资料等)，均包含在保管范围内。存档要求，公司收集、整理、编目，文件管理负责人提交的文档。1、保管原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原始形状和完整，准确确定文件的保管期限，适应新技术应用的要求，便于保管和利用。根据存档范围法规，需要存档的所有文件都必须完美。2、归档文件清理程序逐个碎片地清理归档文件。按照分类、装订、排列、编号、包装、编目的步骤。存档要求，3，文件分类1)年度分类；2)按部门内容分类；3)根据保管期限分阶段分类。文档的创建日期决定了文档的存档年份。也就是说，文档存档的年份可能与文档内容存档的年份不一致。存档要求，4，文件排列，按存档期限、相同存档期限、类别对卷分组，然后按时间顺序，尽可能紧密地对关系(活动、相同任务、在相同会议上形成的)文档资料进行排序。保管要求，5，文件的装订1将生锈的金属(钉、夹)从原文件中取出，用薄棉纱或其他防止纸张损坏的粘合剂重新订购(粘合)文件。原始装订前，最终确定后；答复在前面，沟通在后面；答复前，向上级报告后，向上级报告。对于大于2 A4纸张大小的文件，应按照A4纸张规格折叠或剪切，小于16张且损坏的文件应停靠在A4纸张上。存档要求，6，文件编号6.1在每个文件主页的右上边距上盖印挡板(从电子仓库均匀接收)，并填写相应部分的内容。6.2挡板项目和内容：类别编号：文档文件的类别编号为a。期限：存档期限，分为三类，创建“永久”或“长期”短期。年份：本文实际形成的年份，以4位数的阿拉伯数字标明公元年份。机构：无论机构为何，都无法写入。件号：在同一封存期间对档案进行排序的年度排序号码。同一年、同一归档期间的文件只能编制一个流号，引出序号不能重复。存档要求，工程文件存档。单个项目完成后，取得文件预检查许可证后，由项目主持人主导形成该项目，完成城市档案审查，并负责将符合存档要求的所有工程文件、图像资料、办公室档案专业管理人员提交存档。收入来源填写晋级文件，交接明确，收信人审核完毕，双方签字确认。、文件利用和统计、文件利用和统计文件应系统地整理，根据自然形成规律和内部有机联系，严格按照装订、注册、排列、架子、入场、文件类的编号和排序顺序生成文件管理表，以便随时浏览。认真做好档案统计工作。对于文件的接收、贷款、利用、整理、感情、保管等，必须严格登记，所有统计数据都以原始记录为准，准确可靠。文件贷款，贷款文件要严格按照文件贷款制度办理，按期使用，按期归还，归还文件要仔细检查，及时发现问题。查阅文件的人如果需要外部借用文件，必须在贷款登记表上签名，注明返还时间，并得到签署人的批准，只有得到合并负责人的批准才能借用。到期时，由办公室负责归还。文件的存档，文件的保护文件必须采用科学的方法存档和保护，并最大限度地延长文件的使用寿命。储藏室不得存放防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠