第5章 U8财务处理子系统ppt课件

.,1,第五章财务处理子系统(4)（总账管理系统之期末业务处理）,.,总账系统内部转账定义,5.6期末业务处理,.,5.6期末业务处理,5.6.1总账系统内部转账定义5.6.2总账系统转账生成5.6.3总账系统期末结账,.,4,5.6期末业务处理,期末业务业务处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括：计提分摊结转对账结账,.,5,5.6期末业务处理,总账系统的期末处理主要操作，包括：转账定义转账生成试算平衡对账结账等,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6期末业务处理,一般来说，期末转账主要有如下几个特点：(1)期末转账业务大多都在各个会计期的期末进行。(2)期末转账业务是会计部门自己填制的凭证，又不同于日常核算，不必附有反映该业务的原始凭证，且凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。(3)期末转账业务的数据大多来源于账簿，这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。(4)有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，这就要求期末转账需要根据业务的特点分批按步骤来进行处理。,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6期末业务处理,在会计核算期末结账前，有许多成本、费用需要进行转账。转账分外部转账和内部转账。外部转账是指将其他子系统(如工资、固定资产等子系统)生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部将某个或几个会计科目的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6期末业务处理,一般地，把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式称为自动转账分录，而由自动转账分录所填制的记账凭证则称为机制凭证。自动转账分录可分为两类：第一类为独立自动转账分录，表示其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；第二类为相关自动转账分录，表示其金额的大小与本月发生的业务有关。,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6.1总账系统内部转账定义,自动转账定义就是指设置自动转账分录。定义完转账分录后，在以后各月只需调用“转账生成”功能，即可快速生成转账凭证。转账定义完成后可长期使用，只有在所定义的转账内容发生变化时，才需要重新修改自动转账分录。第一次使用总账系统时或者第一个会计核算期末结账前，应先进行“转账定义”。,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6.1总账系统内部转账定义,设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。如何设置金额的计算公式是自动转账定义的关键。,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6.1总账系统内部转账定义,转账定义包括五个功能对应结转定义销售成本结转定义汇兑损益结转定义期间损益结转定义自定义结转定义,.,12,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。在电算化方式下，为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，用户可以自行定义自动转账凭证以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。自定义转账凭证功能可以完成对各种费用的分配、分摊、计提、税金的计算及期间损益转账凭证的设置等。,.,13,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置输入转账目录条件例5-35由211账套主管“CW001”(陈建，密码：0000000)定义211账套每月按期初“1801长期待摊费用”的10%的比例摊销计入“5101制造费用”的自动转账分录。,.,14,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置操作步骤：(1)单击展开“总账”|“期末”|“转账定义”|“自定义结转”文件夹，打开“自定义转账设置”对话框，如下图所示。,.,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置操作步骤：(2)单击“增加”按钮，打开“转账目录”对话框。,.,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置操作步骤：(3)录入转账序号“0001”、转账说明“摊销长期待摊费用”，选择“凭证类别”下拉列表框中的“转转账凭证”选项，如图所示。(4)单击“确定”按钮。,16,.,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置定义借方转账分录信息操作步骤：(1)单击“增行”按钮，输入科目编码“5101”，双击金额公式栏，出现“参照”按钮，单击“参照”按钮，打开“公式向导”对话框，如图所示。,.,18,5.6.1总账系统内部转账定义,定义借方转账分录信息(2)选择公式名称“取对方计算结果”或函数名“JG()”。(3)单击“下一步”按钮，不选择科目，如图所示。(4)单击“完成”按钮，返回“自定义转账设置”对话框，如图所示。,.,19,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置定义贷方转账分录信息(1)单击“增行”按钮，输入科目编码“1801”，单击“方向”下三角按钮，选择“贷”，双击“金额公式”栏，弹出“参照”按钮，单击“参照”按钮，打开“公式向导”对话框，如图所示。,.,20,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置定义贷方转账分录信息(2)选择公式名称“期初余额”或函数名“QC()”。(3)单击“下一步”按钮。,.,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置定义贷方转账分录信息(4)输入或单击“参照”按钮，选择科目“1801”，确定期间“月”、方向“借”。(5)选中“继续输入公式”复选框，再单击“乘”单选按钮，如图所示。,21,.,22,5.6.1总账系统内部转账定义,1、自定义转账设置定义贷方转账分录信息(6)单击“下一步”按钮，继续在“公式向导”对话框中，选择公式名称“常数”，系统显示如图所示。7)单击“下一步”按钮，系统显示如图所示。(8)输入常数“0.1”，单击“完成”按钮，返回“自动转账设置”对话框，如图所示。,.,5.6.1总账系统内部转账定义,定义贷方转账分录信息(9)单击“保存”按钮，保存。,23,.,24,5.6.1总账系统内部转账定义,2对应结转设置对应结转是对两科目进行一一对应结转。对应结转的科目可为非末级科目，但借贷方科目的下级科目结构必须一致(相同明细科目)，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。,.,25,5.6.1总账系统内部转账定义,2对应结转设置例5-36定义“6801所得税费用”结转至“4103本年利润”，系数“1”的对应结转转账分录。操作步骤：(1)单击展开“期末”|“转账定义”|“对应结转”文件夹，打开“对应结转设置”对话框。(2)输入编号“0001”，选择“凭证类别”下拉列表框中的“转转账凭证”选项，输入摘要“结转所得税费用”。(3)输入或单击“参照”按钮，选择转出科目编码“6801”，如图所示。,.,26,5.6.1总账系统内部转账定义,2对应结转设置,.,5.6.1总账系统内部转账定义,2对应结转设置(4)单击“增行”按钮，输入转入科目编码“4103”、结转系数“1”，如图所示。(5)单击“保存”按钮。,27,.,28,5.6.1总账系统内部转账定义,3期间损益设置期间损益结转主要用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时了解企业利润的盈亏情况。,.,29,5.6.1总账系统内部转账定义,3期间损益设置例5-37定义将期间损益结转至“4103本年利润”的结转期间损益的转账凭证。操作步骤：(1)单击展开“期末”|“转账定义”|“期间损益”文件夹，打开“期间损益结转设置”对话框。(2)选择“凭证类别”下拉列表框中的“转转账凭证”选项，输入或单击“参照”按钮，选择本年利润科目“4103”，如图所示。(3)单击“确定”按钮。,.,5.6.1总账系统内部转账定义,3期间损益设置,30,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6.2总账系统转账生成,转账分录定义完毕后，每月月末只需执行转账生成功能即可快速生成转账凭证。在此生成的转账凭证需经审核、记账后才真正完成结转工作。一般地，独立转账分录可以在任何时候生成转账凭证。而对一组相关转账分录，它们之间以及同本月的其他经济业务有一定的联系，必须在全部相关的经济业务入账之后使用，并且要按照合理的先后次序逐一生成凭证，即在某些转账凭证已经记账的前提下，另一些转账凭证才能生成，否则计算金额时就会发生差错。,.,8.2.3网络课程制作特色,一般情况下应首先生成和处理由其他子系统转入总账系统的凭证；然后再生成和处理销售成本结转凭证、汇兑损益结转凭证、对应结转凭证或者自定义结转凭证；最后生成和处理期间损益结转凭证。同一张转账凭证，年度内可根据需要多次生成，但每月一般只需结转一次。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,自动转账生成，包括（操作方法基本相同）：自定义转账生成对应结转转账生成销售成本转账生成汇兑损益转账生成期间损益转账生成等,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,现以自定义转账生成为例，介绍自动转账生成操作。例5-38生成摊销长期待摊费用的自定义转账凭证。操作步骤：(1)单击展开“总账”|“期末”|“转账生成”文件夹，打开“转账生成”对话框。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,(2)选择“结转月份”下拉列表框中的“2011.01”。(3)单击“自定义转账”单选按钮。(4)在“0001摊销长期待摊费用”自动转账凭证的“是否结转”栏双击，如图所示。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,(5)单击“确定”按钮，系统弹出“第0001号自定义转账凭证有公式不合法或余额均为零”提示对话框，如图所示。由于本账套此时没有需要摊销的长期待摊费用，因此，系统并不能生成相应的记账凭证。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,提示转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。进行转账生成之前，先将相关经济业务的记账凭证登记入账。转账凭证每月只生成一次。若使用应收、应付系统，则总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。按所有辅助项结转：转账科目的每一个辅助项生成一笔分录。按有发生的辅助项结转：按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录。生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,例5-39结转1月期期间损益的转账凭证。操作步骤：先用CW003登入系统，生成转账凭证(1)单击展开“总账”|“期末”|“转账生成”文件夹，打开“转账生成”对话框。(2)选择“结转月份”下拉列表框中的“2011.01”。(3)单击“期间损益结转”单选按钮。(4)单击“全选”按钮，如图所示。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,(5)单击“确定”按钮，系统显示生成的转账凭证，如图所示。单击“保存”按钮；(6)更换操作员为“CW001”。将己生成的结转期间损益的凭证审核并记账。,5.6.2总账系统转账生成,.,8.2.3网络课程制作特色,提示选择结转凭证时有三种方法：在“是否结转”处双击鼠标打上“”，表示该转账凭证将执行结转。单击“全选”或“全消”，选择要结转的凭证。单击“损益类型”，选择相应的结转类型，如“收入”。,5.6.2总账系统转账生成,.,5.6.3月末结账,在会计期末，除了对收入、费用类账户余额进行结转外，还要进行对账、结账，并在结账之前进行试算平衡检查。总账系统月末结账主要包括：试算平衡与对账月末结账等,.,5.6.3月末结账,1、试算平衡与对账试算平衡就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。为了保证账证相符、账账相符，应经常使用“对账”功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。,.,5.6.3月末结账,1、试算平衡与对账一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的。但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏。因此，为在期末结账前进一步确保账证相符和账账相符，应经常进行对账，至少一个月一次。一般应在每月月底结账前，通过调用试算平衡和对账功能，再一次进行正确性检验。,.,5.6.3月末结账,1、试算平衡与对账例5-40将2011年1月份的业务进行对账。操作步骤：(1)单击展开“总账”|“期末”|“对账”文件夹，打开“对账”对话框，如图所示。,.,5.6.3月末结账,1、试算平衡与对账(2)将光标移动到要进行对账月份，如：2011.01，单击“选择”按钮，或双击“是否对账”栏。(3)单击“对账”按钮，开始自动对账，并显示对账结果。,.,5.6.3月末结账,1、试算平衡与对账(4)单击“试算”按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，如图所示。(5)单击“确定”按钮返回“对账”窗口，再单击“退出”按钮，完成对账工作。,.,5.6.3月末结账,2、月末结账总账系统的结账主要完成如下工作：停止本月各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计；计算本月各账户期末余额并将余额结转下月月初。,.,5.6.3月末结账,2、月末结账每月月底都要进行结账处理。结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在计算机方式下，结账是一种成批数据处理，每月只能结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。,.,5.6.3月末结账,2、月末结账结账过程包括以下步骤：(1)选择结账月份。(2)核对账簿。检查本月凭证是否全部入账，有未记账的凭证不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。检查对账是否正确，如果账账不符，则不能结账。(3)备份结账前的数据，同时输出月度工作报告。如果第一次使用系统是在年中，还必须先把以前各月份的空账进行结账处理后，才能进行本月结账处理。(4)完成结账，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。月结账。做月结标志。年结账。做结账标志，产生下年度的数据库文件结构、结转年度余额。,.,5.6.3月末结账,2、月末结账提示结账是一种成批数据处理，每月只能结账一次。已结账月份不能再填制凭证。结账只能由有结账权限的人进行。结账必须按月连续进行。,.,5.6.3月末结账,2、月末结账例5-41将2011年1月的业务进行结账处理。操作步骤：(1)单击展开“