Excel的使用方法与技巧

Excel的使用方法和技巧，第一节Excel的基础知识，第一、Excel2003的功能概要1985年推出了MicrosoftExcel，被认定为功能最强大、技术最方便使用的电子表格软件。 在Excel中，可以创建和修改工作表、三维图表以及分析管理数据。 二、启动Excel2003并介绍接口1 .按快捷键。 2 .用鼠标点击开始程序MicrosoftExcel，Excel就会显示在画面上。 3 .介绍接口、三、Excel2003基本要素工作簿、工作表、单元格和Excel2003工作簿是运算和存储数据的文件，每个工作簿都包含多个工作表。 工作表是Excel2003完成工作的基本单位，可用于组织和分析数据。 您可以在多个工作表中同时输入和编辑数据，根据多个工作表进行合计计算，还可以用图表来绘制工作表中的数据图表。 工作表的基本结构单位是单元格。 1 .创建新工作簿并启动Excel2003时，将自动创建空白工作簿。 在实际应用程序中，用户可以随时创建新工作簿，手动创建工作簿的具体步骤是：选择“文件”-“新建”命令，然后单击“常用”工具栏上的“新建”快捷键按钮2 .要输入工作表中的数据并在单元格中输入数据，主要有三种方法：单击单元格直接输入数据。 公司会复盖原来的数据。 双击单元格可显示要插入数据的光标，将光标移动到所需位置，然后输入数据。 通常用于修改单元格中的部分数据。 单击单元格，然后单击编辑栏输入数据。 效果和b一样。 默认情况下，数字与右侧对齐，文本与左侧对齐。 3 .插入符号和特殊字符选择【插入】【符号】命令。 4 .自动填充选定的单元格，并拖动其右下角的填充控制滑块，或者选择“编辑”“填充”“序列”命令，以便在Excel工作表中快速填充不同类型的数据序列。 将数据复制到行或列，拖动单元格的填充句柄。输入一系列数字、日期等，然后拖动，Excel就可以自动继续这些数字、日期、时间段等。 按Ctrl D键技巧可以填充到底部。按Ctrl R键可以填充到右侧。 然后自动输入序列。 技巧：分数使用整数和分数格式。 否则，默认值为日期。例如，在1/21月2日输入1/2的0空格显示为1/2的技巧：您可以在输入数字之前添加字符，然后将数字视为文本。 提示：在Excel2003中，日期和时间按数字处理。如果可以识别输入的数字Excel，请将其与右侧对齐。 例如2006-6-5； Excel无法识别的日期和时间被视为文本，左对齐。 例如2006.6.5。4 .工作簿a .直接保存工作簿的b .用新文件名保存工作簿。 5 .关闭工作簿6 .在Windows资源管理器中直接查找现有工作簿文件b .“文件”和“窗口”菜单下，默认情况下将显示最近在Excel中打开的四个文件，只需单击即可。 提示：【工具】-【选项】-【一般】命令，可以变更此处列出的文件数。 的双曲馀弦值。 在第2部分中，编辑和管理工作表、编辑单元格、选择单元格1 .选择整行或整列，然后单击要选择的行或列的行号和列号。选择多行和多列，将鼠标指针指向起始行号或列号，并按住鼠标左键。 拖到最后一个行号或列号。在整个选定工作表的所有单元格中，按Ctrl A键，或单击“全表选择”中的0行0列。的双曲馀弦值。 选定的连续单元格区域a使用鼠标选定区域的左上角单元格，按住左键，拖到该区域的右下角，用鼠标定义要释放按钮的b区域的左上角单元格，按住shift键，然后单击区域右下角单元格以选定该区域首先选择第一个单元格区域，按住ctrl键，然后选择第二个单元格区域，2 .编辑和清除单元格内容3 .复制和移动单元格4 .插入和删除单元格a-【单元格】或【行】或【列】命令，然后右键单击b选定区域， 从快捷菜单中选择“插入”命令选择c多行或多列，右键单击并选择“插入”，可以插入相应数量的行或列。 删除单元格的步骤与插入单元格的步骤类似。 5 .选择“查找和替换”-“查找”命令，或按ctrl F键打开“查找和替换”对话框的查找选项卡。在“查找内容”下拉列表框中输入查找内容，然后单击“查找下一个”按钮将光标移动到与要查找的内容匹配的单元格您可以多次单击“查找下一个”按钮，直到找到所需的单元格位置。 提示：单击“全部查找”按钮，显示对话框下的所有单元格信息，单击“替换”选项卡打开“替换”选项卡，在“查找内容”和“替换”下拉列表框中输入所需内容，单击“查找下一个”按钮导航到要替换的单元格也可以直接单击“全部替换”按钮。 6 .附加到单元格的注释与其他单元格的内容不同。 包含注释的单元格的右上角显示红色三角形的注释标识符。 当鼠标指向单元格时，将显示注释。 操作步骤为：在：a中选择单元格，选择“插入”-“注释”命令，或右键单击并选择“插入注释”。在b弹出式注释框中输入内容。c输入完成后，单击外部工作表区域。2、格式化工作表1 .设置单元格字体，选择“格式”-“单元格”，单击“字体”标签技巧：“字体”标签的“特殊效果”选项组中的“上标”复选框，可以将数字或字符设置为指数。 2 .设定单元格的对齐方式，选择【格式】-【单元格】，【对齐】标签3 .设定单元格框，选择【格式】-【单元格】，【框】标签4 .设定单元格的数值格式，选择【格式】-【单元格】，点击【数字】标签，应用5 .样式选择【格式】-【样式】指令最后点击【确定】。 6 .选择自动应用格式a的单元格范围b【格式】-【自动应用格式】，单击要应用的数据表样式。 根据需要从【适用的格式】选项组中选择具体适用的格式。点击c【ok】按钮即可。7 .条件格式的工作表可能有很多数据，一些数据需要特别标记。 提供了Excel的条件格式化功能。 点击【格式】【条件格式】指令，选择。 用红色标出学生成绩表不及格的成绩。 8 .设置背景并选择整个工作表【格式】【工作表】命令项目【背景】。在“工作表背景”对话框中选择图像，单击“插入”。9 .添加并选择图形、图像、剪贴图、字体工作选择【插入】【图像】。 10 .给工作表上的标签添加颜色可以为工作表上的标签添加颜色，使其显眼、漂亮、易于搜索。 选择【格式】【工作表】命令项目【工作表标签的颜色】，在显示的“设定工作表标签的颜色”对话框中选择喜欢的颜色。 三、管理工作表、1 .切换工作表2 .新建、重命名、删除工作表3 .复制和移动工作表4 .隐藏和取消隐藏工作表【窗口】-【隐藏】命令，可以隐藏工作表【窗口】-【取消隐藏】命令选择【格式】-【工作表】-【隐藏】命令，可隐藏工作表。选择【格式】-【工作表】-【取消隐藏】命令，可复原工作表。技巧：1.Excel同时输入大量数据的技巧如果存在不相邻的单元格，请先按住Ctrl键，然后单击鼠标左键逐个选择单元格。 然后释放Ctrl键，输入要输入到单元格中的数据，按Ctrl Enter键，同时将数据输入到刚才选定的所有单元格中。 2 .快速输入大写中文数字后，光标将移动到要输入大写数字的单元格。 在单元格中输入适当的小写数字。 右键单击单元格，单击“设置单元格格式”，从弹出式“单元格格式”对话框中选择“数字”选项，然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。 最后，只需单击“确定”(ok )按钮，3.Excel单元格中的字符就会在任何时候以Excel换行，并且可能需要在单元格中显示字符或其他内容(如字符)。 通常，您可以在“格式”菜单的“单元格”下选中“对齐方式”下的“换行”复选框，然后单击“确定”。 这个方法不能特别按照自己的想法使用，所以需要一步一步地操作。 另一种方法是，如果需要重新输入行，请在按住Alt键的同时按enter键。 4 .如果要在4.Excel中插入空行，并且要在某行的上方插入一些空行，请用鼠标拖动该行以选择相应的行，右键单击并选择“插入”。 如果要在每行上方插入一个空白行，请按住Ctrl键，单击要插入新行的行标签按钮，右键单击并选择插入。 的双曲馀弦值。 如果在Excel中清除零，则默认情况下，如果单元格计算结果为零，则显示零。 这显然很刺眼。 如果在显示0时单元格为空白，请执行此操作。 打开“工具-选项-视图”，取消“0值”重新选择前的地址，然后确认后，当前工作表中值为0的所有单元格都将显示为空白。 6 .在打印工作表时，您可能需要隐藏一些行或列，但调整菜单命令或行号(列标签)的边界很麻烦，方法很简单。 在英语状态下按Ctrl 9或Ctrl 0可以快速隐藏光标所在的行或列。 7 .快速选择“空白”和“数据”单元格的Excel通常会选择空白单元格，单独选择很麻烦，打开“编辑-排列”，然后在“排列”窗口中按“排列条件”按钮很有用。在“定位条件”中选择“null”，然后按“确定”，空白单元格要选择仅包含数据的单元格，请在上述方法的“位置条件”窗口中选择常量，单击确定，然后选择包含数据的所有单元格。 8 .如果适当的列宽度与快速获得行高度的各列的数据宽度一致，则选择各列，将鼠标移动到列标题的右框，鼠标成为双向箭头时拖动到适当的宽度，由此获得列宽度统一的各列。 如果各列的数据宽度不一致的话，我们必须始终按列进行调整，非常困难。 现在，您可以选择包含数据的列，将鼠标移动到其中一个列标题的右边框，然后在鼠标指针变为双向箭头时双击鼠标左键，将每个列的列宽设置为“最佳列宽”。 换句话说，每个列宽都可以准确显示单元格数据。 这种方法也能得到“最佳行高”。 只需双击行标题的下框。 9 .为了快速移动活动单元格，通常会在数据范围的开头和结尾以及左边缘和右边缘之间前后移动。 实际上，不需要多次单击滚动条，也不需要多次滚动鼠标滚轮。将鼠标悬停在当前单元格的底部边框上，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时，双击可将活动单元格快速放置在当前数据区域中当前列的最后一行。 双击单元格的上边框可将其快速移动到顶行，双击左边框和右边框可将其快速移动到最左边和最右边。 10 .在数据列的技巧Excel中输入数据时，如果在1行中输入的内容过长，则可以采取快速列的方法。 具体而言，在选定的单元格中输入数据或字符，选择要分割的数据范围。单击菜单栏【数据】-【列表】。在弹出式对话框中选择“固定宽度”，单击“下一步”。在“数据预览”中，按住列线导航到指定的位置，单击“下一步”。选择“列数据格式”，然后单击“完成”。11 .如果在转换成批日期格式之前在Excel中输入员工出生时间，为了简便起见，高级部门一律输入“yyyy-mm-dd” 最快的方法是首先选择要转换的区域。 按一下资料栏以显示文字栏精灵对话方块。 选中“固定宽度”，连续两次单击“下一步”按钮，在步骤3对话框的“列数据格式”中选择“日期”，选择“YMD”格式，然后按“完成”按钮，将以前的文本转换为所需的日期。 12 .无需使用箭头键，就可以在Excel中向上、向下、向左或向右移动选定的单元格。 要选择选定单元格周围的单元格，请按向上或向下箭头键要节省时间，请按Tab键快速选择选定单元格的右侧单元格。同时按Shift Tab键可以选择左侧单元格。按Enter键可以选择下面的单元格。同时按Shift Enter键13 .要以简单的方式移动复制工具栏按钮，您可能需要集中放置最常用的工具栏按钮。 也就是说，移动工具栏按钮。 按住ALT键并拖动工具栏按钮，可以将其移动到其他位置。 要将工具栏上的按钮复制到工具栏上的其他位置，请按住ALT CTRL键并将按钮拖动到其他位置。 如果在复制工具栏按钮后不再需要该按钮，请按住ALT SHIFT键并将不需要的按钮拖动到工具栏以外的区域。 14 .删除使excel人名更加美丽的技巧a名称中的空格，选择名称的列，执行“编辑替换”命令，在“检索内容”栏中输入空格，在“替换”栏中不输入任何内容，点击“全部替换”命令确定结束即可。 将b名字左右对齐的是2个字母和3个字母，左右对齐也有诀窍。 可以选择名称已删除空格的单元格，单击“格式-单元格”，然后在打开的“单元格格式”对话框中选择水平对齐选项，完成后将学生的名称左右对齐。 15 .通过对excel数据验证方法的巧妙正式审查打开学生成绩单，选择数据区域(:注意此处的数据区域不包含标题行或列)，然后单击“数据-有效性”命令进入“数据有效性”对话框。 在“设置”选项卡上，将“允许”项设置为“小数”，将“数据”项设置为“between”，分别在“最小”和“最大”中输入0和100，然后单击“确定”退出。 然后，使用“视图”-“工具栏”-“公式审阅”命令打开“公式审阅”工具栏。 现在，请单击“取消循环无效数据”按钮。 此时，表中的所有无效数据都用红色圆圈标识。修正错误数据后，红色圆圈自动消失，16 .同时设置多个工作表的页眉和页脚，将一个Excel文件的多个工作表设置为同一页眉和页脚，分别设置为一张工作表很麻烦。 若要一次设置多个页面的页眉和页脚，请将鼠标移动到页面名称处(如果未命名每个页面，则Excel中自动设置的名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3等)，右键单击并从弹出式菜单