项目跟踪初步

项目跟踪初步,满庆鹏manqp,项目跟踪初步,本章的主要内容是“跟踪”，简单地说，就是如何及时、准确获得项目的实际执行情况，并与项目计划进行比较，从而及时发现执行过程中的问题。本章主要介绍项目跟踪的基本原理和方法。,项目跟踪初步,1项目跟踪概述2保存比较基准3保存中期计划4更新项目的实际信息,1项目跟踪概述,什么是“项目跟踪”呢？它是指项目管理者在项目实施过程中对项目进展的有关情况及影响项目实施的内外部因素进行及时、连续、系统、准确的记录和报告的一系列活动。传统项目管理过程中，主要依赖于完整的跟踪流程和良好的协调工作来保证跟踪的质量，随着IT技术的普及，项目各级管理人员可以借助于Project来对跟踪过程进行科学、快速的管理。,1.1项目跟踪的必要性和作用,通过跟踪可以达到如下目的：了解和考核成员的工作情况。任务分配下来后，项目经理必须及时、准确地了解所有工作的进展情况，通过项目跟踪，能够考察出成员对项目任务是否胜任。调整工作安排，合理利用资源，完善项目计划。在执行过程中，很可能项目的内外部因素与制定计划时发生了改变，尤其是计划时对任务工作量的估计可能出现偏差，这时就需要项目经理进行任务调整，而跟踪项目现状是合理调整的基础，使得计划更符合实际情况。统计并了解项目总体进度、成本和其它信息。参照某种标准衡量跟踪结果能给项目相关人员在把握项目进度和成本上提供方便，比如采用工具可以自动生成项目完成百分比、实际成本等，可以让项目相关人员了解项目的完成情况。,1.2跟踪的内容,通过理解项目跟踪的含义，可以看出项目跟踪包含了传统项目控制中所具有的“监测”功能，也就是对项目的监督和测度。随着项目管理的科学化、信息化；管理人员水平的逐步提高，监督的作用趋于弱化，而测度和收集信息的比重越来越高。跟踪的两大内容一是对项目计划的执行情况进行监督。二是对影响项目目标实现的内外部因素的发展情况和趋势进行测量和预测。,项目跟踪程序观察。想在问题刚发生时就要捕捉到具体信息，这需要敏锐的观察和判断能力，此外还需要正确设置观察点、观察时间等。测量。测量需要一定的技术和手段，要借助于一定的工具，例如定期报告等。分析。根据观测得到的数据，找出有关问题并提出解决办法。报告。,2比较基准,2.1什么是比较基准“比较基准”可以理解为项目计划的不同保存版本。为什么项目计划会存在多个“版本”呢？因为计划不是一成不变的，我们需要不断地修改和完善它，所以会出现多个版本。虽然最终的那份项目计划是最重要的（往往是执行的依据），但有时也会用到以前的版本，所以Project中一个项目可以最多保存11个比较基准。每条比较基准包含任务、资源和工作分配的信息，例如任务的开始日期、完成日期、工期、工时和成本估计值。,2.2保存比较基准,为什么使用保存比较基准呢？通常在项目计划“定型”以后需要第一次保存比较基准，以后修改项目计划时，可以适时地保存。比较基准是用于衡量项目变化的主要参照点。【例5-1】保存比较基准打开“新产品”模板，假设此时初步的项目计划刚刚完成，请将当前的项目状态保存为比较基准，并将文件另存为“05-01.mpp”。,【讨论】（1）到目前为止，也许根本看不出保存比较基准的作用，这是因为保存在比较基准中的信息与项目计划的最终版本没有任何不同。可是如果以后修改了项目计划，最终版本的状态发生了改变，那么比较基准的作用就体现出来了，我们可能需要比较当前状态与原定计划的不同之处，以找出存在的问题。（2）上面的操作是将整个项目的当前信息保存为比较基准，如果只想保存部分任务的信息，可按以下步骤进行：转到“甘特图”视图，选定要保存为比较基准的任务（使用Shift和Ctrl键单击任务标号），选择菜单【工具】/【跟踪】/【保存比较基准】，弹出如上图所示的“保存比较基准”对话框，在“范围”选项下选择“选定任务”，其它与本例设置相同。,（3）对话框中，“上卷比较基准”选项下，有如下两种选择：“到所有摘要任务”复选框如果希望所选任务（以及共享同一摘要任务的其他所有子任务）的已更新比较基准数据上卷到这些任务的摘要任务，请选中该选项。否则，比较基准中摘要任务的数据可能无法准确反映子任务的信息。“从子任务到所选摘要任务”复选框如果希望所选摘要任务的比较基准数据得到更新，请选中该项。如果用户需要同时保存详细任务和摘要任务为比较基准，则选中两个复选框。,（4）因为比较基准提供用于衡量项目实际进度的参照点，所以它包含任务工期、开始日期、完成日期、成本以及其他要进行监控的项目变量的最佳估计值。如果比较基准信息与当前数据不同，表示原始计划不符合实际进展。如果项目风险承担者认为该差异是合理的，可以在项目进行过程的任何时间修改比较基准。如果项目计划发生了显著更改，以至初始比较基准数据不再有很好的参考价值，保存多个比较基准就很有用了。,2.3查看比较基准,1比较基准表在比较基准表中，用户可以查看比较基准的开始时间、完成时间、工时和工期等信息。操作如下：在“甘特图”或“跟踪甘特图”视图下，执行菜单命令【视图】/【表】/【其他表】，弹出“其他表”对话框，选取“比较基准”视图，再单击“应用”按钮。2跟踪甘特图“跟踪甘特图”是一个非常有用的视图。它为每项任务显示了两个条形图：上面的条形显示了任务最终版本项目计划的开始和完成日期，下面的条形则显示任务的比较基准的开始和完成日期。,【例5-2】使用跟踪甘特图对比比较基准和实际情况将“05-01.mpp”另存为“05-02.mpp”，将项目的开始时间后推1天，并将任务4的完成百分比设为50，再使用跟踪甘特图对比比较基准和实际情况。,3项目统计信息使用“项目统计”对话框也可以查看项目的比较基准信息。方法是：执行菜单命令【项目】/【项目信息】，启动“项目信息”对话框，再单击“统计信息”按钮，可以看到项目的比较基准开始时间、完成时间；比较基准的工期、工时和成本，同时显示了项目当前计划、实际执行的信息及它们的差异。,4在任务类视图中使用差异、工时和成本表除了上述方法外，还可以在任务类视图中（例如甘特图、任务分配状况视图等），通过其它表来查看比较基准数据，例如在任务类视图中使用“差异”表，可以显示任务的当前开始和完成时间与比较基准的差异信息，如使用“工时”表，显示任务的实际工时、比较基准工时以及它们的差异，如图使用“成本”表，显示任务的实际成本、比较基准成本以及它们之间差异的信息，如（说明：表中之所以所以成本数据都为0，是因为目前还没有输入资源的成本费率，即所有费率为0）。,3保存中期计划,中期计划与比较基准最大的不同，就是它仅保存两条信息，即当前任务的开始日期和完成日期。一个项目文件中最多可以保存10个中期计划。在项目开始后，如果需要保存项目当前状态下的任务开始日期和完成日期，就可选择保存为中期计划，例如，管理者可能需要按月或按季度进行该操作【例5-3】保存中期计划将“05-01.mpp”另存为“05-03.mpp”，将项目的开始日期向后推迟1天，再将当前的任务信息保存为中期计划。,【讨论】（1）保存对话框中，“开始时间/完成时间”是指最终的项目计划版本中任务的开始和完成时间；“开始时间n/完成时间n”（n为数字，从1到10）表示保存到第n个中期计划中的数据；“比较基准n”表示第n个比较基准中任务的开始和完成时间的数据。（2）中期计划保存好后，可以在“任务工作表”视图中插入相应的域（“开始时间n”和“完成时间n”）来查看。例如，如果已保存了两个中期计划，当插入“开始时间2”和“完成时间2”域后，可查看保存在第2个中期计划中的每个任务的开始和完成日期。（3）中期计划和比较基准有何联系呢？用户可以将保存的中期计划与比较基准计划或最终的项目计划进行比较，以跟踪项目的进度。（4）最终的项目计划版本、11个比较基准和10个中期计划都被保存在同一个*.mpp项目文件中，只不过不同情况下显示不同信息。,3.2编辑比较基准和中期计划的数据,【例5-4】编辑中期计划中的数据将“05-03.mpp”另存为“05-04.mpp”，编辑任务3的中期计划信息，将原来的完成时间推迟1天。,4更新项目的实际信息,在项目实施过程中，项目管理的最基本要求就是将实际的