精细化管理培训-办公室

全面推行工程项目精细化管理（办公室篇）,前言,办公室作为综合办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，其作用主要表现在：一是上情下达、下情上传，发挥枢纽作用；二是协助领导处理日常事务，发挥助手作用；三是草拟文件、处理信息、搞好调查研究，使领导及时掌握各种重要情况，发挥参谋作用。根据办公室的工作性质及其所处位置，其主要职能可以概括为“办事、当参谋”。具体而言，“办事”是指办文、办会、接待及其他工作等。“当参谋”体现为出主意、提方案、搜集信息、调查研究等。,服从性：必须服从单位领导的指示，按领导意图去处理各项工作。服务性：为领导服务，为本机关、本单位同级科室服务，为下级单位和人民群众服务。时效性：时间要求高。综合性：需要站在全局的立场上，用综合的眼光观察和思考问题。广泛性：工作具体而繁杂，还有许多临时性、突发性工作需办公室牵头办理。机要性：经常接触机密文件和信息，应严格遵守保密制度。,办公室工作的特点,办公室管理名言,把每一件简单的事做好就是不简单。把每一件平凡的事做好就是不平凡。海尔集团总裁张瑞敏办公室工作无小事，切实抓好办公室工作，对于确保本单位、本部门政令畅通、实现工作高效运转，至关重要。,职责矩阵,信息化,综合业务,公司办公室与项目综合办公室主要管理职责矩阵,加强信息化建设，强化后台管控,会议管理、接待工作管理、生产指挥车辆使用管理、食堂管理、通讯费管理、办公用品及生活设施管理、印章管理、迎检工作、公文处理、档案管理等。,本次讲课的主要内容,办公室管理职责矩阵,加强信息化建设，强化后台管控,1.大力推进信息化建设，统一规划，开发整合成本管理、合同管理、进度管理、材料设备管理、技术管理、财务管理、劳务分包管理及安全、质量、环保管理等信息系统，争取早日实现系统集成，进一步提高系统运行能力，加快工作速度，提高工作效率。2.公司应大力推广使用中国中铁项目成本管理信息化系统，建立有效的后台卡控机制。即二、三级公司应充分发挥中国中铁项目成本管理信息化系统在三级公司对项目实行后台控制的核心作用，督导项目部依托中国中铁项目成本管理信息化系统信息平台，开展合同管理、方案预控、责任成本预算、验工计价、变更索赔、数量控制、费用控制、收方结算、核算分析、绩效考核、报表等日常业务工作，公司则通过后台实现在线实时审批、实时监控、实时预警等功能，并以支付为基本控制手段，对项目实施全业务覆盖、全过程管控，通过有效控制，规范项目各项管理行为。(中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）P19),公司信息化建设现状,信息化基础设施建设网络中心机房建设、互联网接入、视频会议、网络远程监控(重庆轨道交通五号线2标、3标)、信息化数据终端信息化建设人才队伍信息化建设人才匮乏，需加大招聘和培训力度。信息化系统应用情况广讯通、项目综合管理信息系统、人力资源管理系统、工程项目成本分析系统（账号管理）、党员信息管理系统、财务系统、数据备份系统（暂无）、公司外网（新）、职工电子书屋（账号:crecgh密码:01051878567）,广讯通,下载地址（电脑手机通用，亦是IE浏览器修复组件地址）：78:8888（联通）63:8888（电信）手机版安装与使用手机浏览器输入下载地址，即可下载安装广讯通和移动办公平台。IPHONE必须先安装“预置描述文件”再安装程序。服务器地址：78或63（电脑、手机登陆时均填写上述服务器IP地址）手机版端口号：8888,综合事务管理（中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）P68-69）,第一百二十九条制度建设1.公司应制定印章管理、公文处理、办公用品、指挥车辆、通讯费用、经营接待、法律事务、识别系统等管理制度，统一各项目管理标准和流程。2.项目部应依据公司管理制度结合项目具体情况制定本项目的实施细则。第一百三十条驻地管理项目部对员工宿舍、食堂、浴室、厕所等生活服务设施进行有效管理，建立人员入住登记管理、防火防盗管理、卫生防疫管理、巡视检查等方面的制度，保证生活服务的质量与效率。生活环境进行日常监督检查及月度考核评比。第一百三十一条办公用品管理项目部要本着“经济、适用”的原则，规范办公设备采购程序，并制定设备配备、使用、清理、检查及成本控制措施。指定部门或人员负责固定资产登记、资产使用管理及维护。项目部综合办公室负责低值易耗品的计划编制、购置、点收、发放、日常管理和报废工作，登记台账，与财务部门每季度核对账目，确保帐物相符，规范管理。,综合事务管理（中国中铁股份有限公司工程项目精细化管理办法（试行）P68-69）,第一百三十二条荣誉资料的管理项目部获得业主、地方政府主管部门、上级有关单位各项荣誉资料，包括奖杯、奖状、证书、文件等要妥善保管，待项目竣工后，及时移交公司档案管理部门。第一百三十三条保险集中管理二级公司应制定商业保险集中管理办法，对纳入集中管理的保险项目必须报公司统一集中办理投保降低成本。新承揽项目在办理保险时，应及时将商业保险投保申请表及保险初案报公司财务部门。加强出险理赔工作，投保项目一旦出险，及时向保险公司报案，办理相关理赔手续。第一百三十四条印章管理项目部应加强印章管理，实行主要领导审批制度，重要资料必须进行备案后方可用印。第一百三十五条施工影像管理项目部指定施工影像管理责任人，配备设备，对施工进度影像、项目公共关系影像、工程定点整体照片进行拍摄及管理。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,第一节综合管理制度一、会议管理规定项目部要制定发布项目管理会议制度，定期召开各项例行工作会议，根据需要召开相应专题会议。主要会议（包括但不限于）如下：（一）日/周交班例会1、参会人员：项目部领导、各部门负责人。其他人员如需参加，由办公室负责通知。2、会议主持：按项目部领导顶岗顺序主持会议。3、会议时间：按规定时间召开，控制在1小时以内。如时间有变化由办公室临时通知。4、会议内容：各部门汇报上期工作和需协调解决的问题及本期工作重点。领导讲话，对各部门工作提出要求。主持人明确决定事项。5、会务工作：办公室负责做好会议签到、会议记录、编发会议纪要及会场服务等相关会务工作。会议纪要分送全体参会人员及落实会议确定事项相关单位。6、催办督办：项目部各业务部门按归口做好会议确定事项的落实、催办，办公室负责做好督查督办。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,（二）月度生产会1、参会人员：项目部领导、各部门负责人、各工区负责人。2、会议主持：按项目部领导岗顶排序主持会议。3、会议时间：按规定时间召开，控制在2小时以内。如有变化由办公室临时通知。4、会议内容：项目部调度通报上月施工生产情况和存在问题。项目部各部门简要汇报上月工作情况，存在问题和下月工作主要安排等，各工区汇报如何确保完成计划和措施等。上月考评考核结果通报。项目部各分管领导对会议涉及的分管工作提出意见。主持人对会议做总结，明确决定事项。5、会务工作：办公室负责做好会议签到、会议记录、编发会议纪要及会场服务等相关会务工作。各工区、各部门会前要准备好汇报发言材料，会后将发言稿电子文档发给办公室。会议纪要分送全体参会人员及落实会议确定事项相关单位。6、催办督办：项目部各业务部门按归口做好会议确定事项的落实、催办，办公室负责做好督查督办。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,（三）专题会议项目部专题会议是项目部各系统部门根据需要召开的专题会议，包括安全质量分析会、项目成本分析会、技术管理专题会及党工委相关会议等。参加会议人员根据会议内容确定，会议由项目部分管领导主持。专题会由召集部门负责会议通知、会议记录、编发纪要等会务工作。根据工作需要，会议不定期召开，可安排在现场或项目部举行，以具体通知为准。（四）党工委工作会议1、党工委工作会每季度一次。总结上季度工作，安排部署下季度工作。2、党工委民主生活会原则上年度召开一次，具体时间临时通知。3、党工委工作会、民主生活会，项目部党工委成员参加。主持人为党工委（副）书记。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,二、接待工作管理规定（一）项目部接待工作的分管领导为党工委书记（或专职副书记），主责部门为综合办公室。（二）有接待任务时，由综合办公室提前制定出详细的接待方案，经分管领导和项目经理审核同意后实施。在接待过程中，需要相关部门或人员参与工作配合的，由综合办公室负责统一协调。（三）接待标准。接待标准按照“内外有别、平等对口”的原则，对外要满足项目经营生产和接待工作的需要，对内要符合从严从俭的精神。1、本着勤俭节约的原则，接待用餐尽可能安排在内部食堂，根据接待对象不同分为三个标准，处级（不含）以上领导适用于一类标准，处级领导适用于二类标准，处级以下领导适用于三类标准。一类标准每桌为800元；二类标准为500元；三类标准为300元（以上均含酒水），如在外宴请，应严格控制频率和次数，宴请标准可适当提高30%（特殊情况另定）。2、对内接待一律安排工作餐或在内部食堂就餐，根据接待对象不同分别按每人每天70元、60元、50元掌握。3、根据按职对等的原则，按接待对象不同合理安排陪同人员，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；接待对象超过10人的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。,（四）接待费用报销。1、发生接待费用时，执行党政会签制度，由项目经理和党工委书记（或专职副书记）联合审批。2、经办人员报销接待费用时，必须提供真实发票或内部单位收据，不得弄虚作假，不得以虚假发票、过期发票、白条作为报销凭据，对发票及内部单位收据的真实性负责。3、接待费用需在接待活动结束后5个工作日内办理财务报销手续，不得合并报销，且报销应遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报。4、财务部门在日常报销过程中要加强审核把关，对审批程序不符合授权权限、超预算未经审批的接待费用支出，一律不得报销。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,三、生产指挥车辆使用管理规定（一）项目部所属生产指挥车辆的归口管理部门为综合办公室，由综合办公室统一管理和调度。（二）生产指挥车辆的使用原则：保证重点、兼顾一般；节约开支、减少浪费；安全优质、热情服务，确保项目经营生产及其它各项工作的需要。(三)为提高车辆利用率，在满足经营生产用车的情况下，项目部其他用途用车尽量合并使用，车辆按所申请的目的地行驶，严禁公车私用和公车滥用。（四）项目部领导用车，由综合办公室直接安排；各部门用车，需提前向综合办公室提出用车申请，由综合办公室审核后统一安排；涉外用车须经项目部领导同意。,（五）生产指挥车辆维修保养。1、车辆大修。由车辆保管人向综合办公室提出大修申请，经综合办公室、设备部门、项目部领导审核通过后，拟文报公司设备部审批，按照有关规定办理。2、车辆一般维修保养。（1）由综合办公室牵头，设备部门参与在项目所在地选择12家信誉高、服务好、规模大、技术精的汽车维修厂统一办理车辆维修保养业务。（2）对故障车辆，由车辆保管人填写车辆维修审批单，提出报修申请。经综合办公室、设备部门审核把关后报项目部领导审批。视具体报修内容，由综合办公室或设备部门组织技术人员对报修车辆进行故障检测；对车辆维修过程进行监督把关；对修复出厂车辆进行质量鉴定。（3）车辆维修应严格按计划管理程序批准实施，严禁超标准、超预算费用支出；严禁未经批准，严禁私自将车辆送厂维修。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,（六）驾驶人员管理1、必须严格遵守各项交通法规和单位的规章、规则，做到遵章守纪，安全驾驶，文明开车、正点出车。2、注重礼仪规范，保持良好的个人形象，做到言行文明、主动热情、周到服务。3、要坚持安全检查制度，加强对所保管车辆的保养维护和清洁，随时保持车容整洁、车况良好，确保车辆安全、正常行驶。4、注意日常休息，保持良好的精神状态，执行任务过程中应遵守交通规则，文明行车，不准超速行驶、强行超车和野蛮行车。严禁疲劳开车和酒后驾车。5、严格遵守保密制度。执行任务过程中要慎言笃行，注意保守企业机密和行业秘密。严禁对乘车人的谈话内容进行泄漏和传播。6、严格遵守车辆管理制度，严禁未经批准私自出车，严禁公车私用，严禁私自将车辆转借他人。7、执行任务过程中，必须时刻保持与办公室（车辆主管人员）的通信畅通。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,四、食堂管理规定（一）项目部的食堂归口管理部门为综合办公室，由综合办公室负责日常管理和人员配备。（二）项目部领导、员工统一在职工食堂就餐，凡就餐人员必须交纳伙食费。若采取自助餐形式，伙食费每月末按人均在个工资中扣除。（三）食堂内外应保持整洁、干净、卫生，严禁存放与食品无关的施工物料工具。要做到无灰尘、无蛛网、下水道畅通，要有完善的防蝇、防鼠、防蟑螂、防潮等设施。（四）食堂管理人员要及时掌握和了解当天就餐人数，合理安排膳食结构，做好成本控制，尽量避免剩饭剩菜，力争不浪费。,（五）炊事工具、容器要做到无锈、无油污。使用前认真消毒，使用后及时清洗；食品存放做到生、熟分开，分类、分架妥善存放。（六）严把食材采购关，杜绝有毒、有害、劣质、变质食材进厨房，严禁使用过期原材料做饭菜。（七）炊事人员应保持良好的个人卫生习惯，上岗时应穿工作服、戴工作帽。应熟练掌握和不断提高烹任技巧，确保饭熟菜香、营养卫生，按需、定点开饭。（八）采购人员要结合实际提前制定出原材料日采购计划，经食堂管理人员审核后，认真做好采购工作。综合办公室（或食堂管理人员）要做好原材料的点收和支出工作，并做好台帐记录，做到账目明细清晰、真实。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,五、通讯费用管理规定遵照隧四办2014289号关于发布中铁隧道集团四处有限公司通讯管理办法的通知文件要求执行。（一）办公固定电话1、电话配置：所属各单位办公室、各片区指挥部办公地点根据实际需要配置固定电话；集团标准：项目部只在综合办公室设一部传真，由综合办公室安排专人做好传真登记，费用实报实销。2、集团标准：项目部领导每人每月限额200元，项目部各部室每月限额400元。（二）移动电话（集团标准，公司各项目限额为350元/月及以下）1、电话配置：单位不负责配置移动电话，由个人自费选购。2、话费限额：项目部领导每人每月400元，项目部各部室负责人每月200元，其他人员每月100元。,（3）分公司/项目部移动电话费用报销标准,分公司/项目部移动电话费用报销标准,项目收尾人员费用报销标准注：此标准主要针对已并账到公司的收尾项目人员，包括收尾负责人、专职收尾人员及兼职人员（未在新项目核定话费的）。专职收尾人员报销期限由项目申请批准至收尾结束止；兼职人员则只针对在收尾所在地开展工作期间给予报销，在新项目工作期间不予报销。,第二节驻地管理项目部加强对项目驻地的宿舍、食堂、浴室、厕所等设施进行有效管理。一、项目办公、驻地区域要加强内保工作，建立健全内保工作制度；二、项目办公、宿舍区域要设立值班门卫，建立值班巡守、巡查制度，建立人员、物品及车辆出入登记制度；三、加强宿舍区域管理，建立入住登记管理、防火防盗管理、用电管理、卫生防疫管理等制度；四、员工食堂要建立食品安全卫生制度，工作人员需持“健康证”上岗，定期对食堂设施进行卫生消毒、安全检查；五、驻地浴室和厕所要建立卫生、消毒管理制度，保障卫生和节约用水；六、综合办公室要组织对生活环境进行日常监督检查及月度考核评比。,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,综合事务管理（中铁隧道集团工程项目精细化管理手册P273-P286）,第三节办公用品管理项目部要本着“经济、适用”的原则，规范办公设备采购程序，并制定设备的配备、使用、清理、检查及成本控制措施。一、办公设备管理（一）项目部要按照公司内部投资及主要费用计划管理要求，编制上报办公设备购置计划，上报公司审批后组织采购。（二）项目部要指定部门或人员负责办公设备的组资登记、使用管理、维护及报废工作。报废年限按公司规定执行，未达到年限的办公设备不得报废。二、低值易耗品管理项目部综合办公室负责低值易耗品的管理。负责编制低值易耗品管理办法，办理低值易耗品的购置计划编制、购置、点收、发放、日常管理和维护、报废工作，做好登记台账，与财务部门每季度核对账目，确保账物相符。日常管理遵照隧四办2014288-关于印发的通知进行管理。【正文】【附表】,综合事务管理办公生活设备管理资产投资审批流程,一、印章的式样、规格二、印章的名称、文字、字体和质料三、印章管理职责及制发程序四、印章的管理五、用印流程,注意事项,关于发布中铁隧道集团四处有限公司印章管理办法的通知隧四办20101号,相关文件,综合事务管理印章管理,综合事务管理印章管理用印审批流程,项目文化建设,通过项目实践，营造良好、和谐的项目文化和团队理念，提升员工综合素养，促进项目管理集约化、标准化、精细化。团队理念的主要内容有：1.主动适应环境的生存意识，主动查找自身的问题和不足，自我批评精神和加以改进的勇气。2.尊重业主、尊重职工、尊重伙伴、尊重对手“四个尊重”的开放心态，合作、共赢的理念。3.全面、集约、精细、诚信、严格“五个经营信条”。4.以效益论英雄的目标价值导向。5.遵守作业标准、作业制度，按管理流程和作业程序办事的工作习惯和“细以为常”的职业习惯。6.眼里容不下一粒沙子，工作来不得半点马虎。7.摒弃差不多的思想观念，努力做到一点都不差。8.搞清楚一切模糊地带，对模糊地带绝不模糊处理。9.树立合作共事、换位思考、平等沟通、赏识他人和专心做事的良好氛围和团队精神。,项目文化建设,项目文化建设具体步骤：一、项目文化建设策划流程项目文化策划书属项目策划书一部分，具体流程参见工程部项目策划流程。二、业务概要通过项目实践，营造良好、和谐的项目文化和团队理念，提升员工综合素养，促进项目管理集约化、标准化、精细化。三、工作指引项目部成立之初，项目部书记组织相关部门按照项目文化策划书编制要点对所承建项目进行项目文化策划，完成策划书初稿的编制，并按程序上报主管单位审批。四、项目文化策划与实施（一）策划书编制要点（见下页表格）,项目文化建设,序号编制内容编制要点1项目综述对所承建项目的工程概况、项目管理目标、主要履约内容、重难点工作、企业文化建设推进领导小组以及项目文化建设总体规划进行简要描述。2项目理念文化的策划一要论证并确定项目建设指导思想；二要结合思想政治工作针对性抓好理念宣贯（利用网络、广播、专栏等传媒，运用理念故事、报告会、座谈会、演讲等形式）；三是如何通过项目企业文化实践来阐释理念；四是编制项目团队手册（包括集团和项目的指导思想、项目目标、工程概况、形象标语、员工誓词等）。3项目行为文化的策划进一步强化对标准化管理重要性的认识，抓好源头、抓好过程、抓好细节，坚持精细化管理，做到标准化作业，培育隧道施工特色化行为，重点开展：1、执行力文化建设；2、标准化建设；3、升旗仪式；4、制定岗位职责；5、制定职业道德规范；6、规范员工礼仪；7、开展安全文化活动；8、工程质量创优；9、做好节能环保；10、加强责任成本核算；