公司会议费管理办法

第一章总则第一条为规范公司(以下简称公司)会议费用管理，统一会议费用支出标准，勤俭节约，严格成本控制，特制定本办法。在总结公司会议管理制度实施情况的基础上，结合公司实际管理，特制定本办法。第二条本办法所称会议费是指公司各部门、下属单位和直接管理项目部门召开和参加会议所发生的费用，包括食宿费、场地租赁费、场地布置费、设备租赁费、文件印刷费等。第二章职责分工第三条总经理办公室是公司总部会议费的归口管理部门。主要职责是：1、建立健全公司的会议费管理制度和标准；2.组织研究、改进、监督和执行本部门会议费的审批和报销程序；3.组织对本部门会议费用使用情况的定期盘点、分析和通知。第四条公司总部各部门和各直属项目部是使用公司会议费的部门。主要职责是：1、严格执行本办法的有关规定；根据实际情况完善会议费用管控措施；2、会议费年度计划的编制、上报和执行情况；3、定期总结和分析会议费的使用情况；4.对公司会议费用的管理和控制提出合理化建议。第三章管理标准和要求第五条根据公司发布的会议费指标，公司控制会议费总额。第六条公司内部会议的分类和组织参照会议管理制度执行。第七条减少会议次数，控制会议规模。内部会议场所能够满足会议要求的，不得将会议场所出租给外部。可以一起举行的专业会议应该一起举行。充分利用现代手段举行视频电话会议和视频网络会议(根据公司视频会议管理办法)，以减少和避免与会者的匆忙和由此产生的费用。第八条在公司内部会议场所召开的各类会议，按照公司会议管理制度的有关规定执行。如果使用公司总部的会议室，会议组织部门(或单位或直接管理项目部)应在信息网络上执行申请程序(本部会议室使用申请单见附件1)。第九条公司总部各部门拟租用会场时，应在每年1月底前填写外部场所会议计划表，见附件2)。经主管部门领导审核后，提交总经理办公室汇总，形成公司总部外部场馆的年度会议计划，并提交主管运营的副总经理审批。第十条公司各直属单位和直接管理项目部应根据公司下达的会议费用预算目标，结合实际情况，制定具体的控制措施，严格控制在外部场所召开会议。第十一条列入公司总部外部场所年度会议计划的会议，由会议组织部门在外部场所召开会议申请表前完成(见附件3)，并经总经理办公室负责人签字后实施。如未纳入年度计划，因工作需要需临时申请在外部召开会议，费用预算在3万元以内，经主管部门领导批准，总经理办公室负责人签字后实施。如果成本预算超过3万元，必须经公司主管运营的副总经理批准后实施。第十二条相关部门和上级单位委托公司总部各部门组织各种会议。会议承办部门必须填写承办会议审批表第十四条严格控制各类庆典活动。如因特殊原因需要召开，应提前办理申请和审批手续，费用预算经主管部门领导签字后，报公司主管副总经理审批。第十五条会议组织者因公外出参加会议，会议期间统一安排食宿的，不予报销食宿补贴。住宿和膳食安排不统一的，住宿和膳食补贴按公司差旅费管理办法执行。第四章成本管理和监督第十六条公司会议费的管理应严格执行全面预算管理办法，并纳入公司年度预算。第十七条每年年初，公司五项费用领导小组办公室应结合实际情况，对公司下达的会议费用指标进行二次分解，经五项费用领导小组审核后，向公司总部、下属单位和各直属项目部下达年度会议费用使用指标。每月月底，组织对费用目标执行情况进行统计；每季度末，组织对成本指标执行情况的专项分析和通报；每年第三季度，成本指标应根据实际情况进行适当调整。每年年底，组织将评估成本指数的完成情况。第十九条会议费核算按企业会计准则和XXXX有限公司会计核算标准化手册执行(试行)。第二十条会议费用的报销应符合公司规定的程序，总额不得超过年度总预算。第二十一条公司总部各部门、下属单位和直接管理项目部门不得以任何方式占用其他成本指标。第五章补充规定第二十二条本办法适用于公司总部，各直属单位和各直属管理项目部参照执行。第二十三条本办法由总经理办公室和财务部负责解释。第二十四条本办法自发布之日起实施。附件：1。本部会议室使用申请表2.外部场所的会议日程3.外部场所会议申请表4.承办会议审批表、附件1:XXXXX公司总部会议室申请表一年中的月日申请部门Attn提议的会议室预期使用时间宿主参与者人数会议名称会议准备徽标(是/否)会议桌标志(是/否)视频或投影(是/否)表格形状(报告类型/交流类型)参与部门或人员申请部门负责人意见：签字日期总经理办公室的意见：签字日期附件2XXXXX公司外部场所会议日程报告部门：年份：序列号会议名称提议的时间会场的数量会议的日期在外面见面的原因估计支出总计：报告部门的意见：一年中的月日主管部门领导意见：一年中的月日附件3XXXXX公司外会议申请表主办部门：会议名称会议时间会场现任领导参与者会议的日期的数量成本预算(详细信息)申请部门负责人签字：一年中的月日总经理办公室的意见：一年中的月日主管部门领导意见：一年中的月日公司主管经营的副总经理意见：一年中的月日注：本表一式两份，分别由申报部门和总经理办公室保存。附件4XXXXX公司主办会议审批表承包商部门：申请审查时间：会议名称委