工程施工合同相关证据资料的收集管理

工程施工合同相关证据资料的收集管理【摘要】随着目前建筑市场法律体系的逐步完善、各种合同标准文本的推广使用，以及施工企业内部印章管理、合同会签、合同交底等制度的建立和完善，施工企业的合同管理工作在预防和减少纠纷产生，降低经营风险和成本、促进企业健康发展上越来越发挥着巨大的作用。施工企业只有遵循合同的约定正确履行合同义务、并通过自身合同管理水平的不断提高，才能满意实现预期的管理目标。【关键词】工程施工合同证据资料收集管理中图分类号：TU74文献标识码：A文章编号：合同证据资料是指建设工程承（分）包合同、劳务分包合同、加工承揽合同、物资采购合同、机械设备租赁合同、房屋租赁合同、临时用（征）地合同、借款、担保等所有以企业名义对外签订的经济合同及其相关资料，也包括企业与外部或系统内其他平等主体(自然人、法人、其他组织)相互间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同及其相关资料。项目工程施工合同相关证据资料的收集管理分如下七大块：1、施工合同主体资格证据资料的收集管理在项目引进协作队伍之前，应核查合同当事人营业执照（要有副本）、资质等级证书、资信证明、安全生产许可证（要有副本）、税务登记证、法定代表人证明书、变更后的变更登记资料等工商登记信息及身份证、户口簿或者其他相关个人证明，并核查其使用的印鉴是否合法与真实，及验明其是否具有主体资质、权利能力、行为能力。对于代订合同的经办人，应请其出法人授权委托书（委托人不能二次委托）、被委托人身份证明资料，并核查其是否处于委托书的委托权限和期限内。2、施工合同关系及合同内容证据资料的收集管理如果双方未能签订施工合同，招标文本，投标书、中标通知书组成的招投标文件又已经包含了双方的权利和义务，那么这些招投标文件可以当作合同来使用；若双方的权利和义务不能达到履行依据标准，这些文件可作为违约方承担预约违约或者缔约过失责任的证据来使用。双方签订施工合同后，施工合同及附件，工程签证单、补充合同、备忘录、承诺书、修正条款，与合同内容有关的文书、电报、传真、电子邮件、信函、变更、索赔及补充协议，合同解除或终止协议，这一部分材料都可以作为确认合同双方权利义务关系的凭证。3、施工合同履行情况证据资料的收集管理在项目施工合同履行过程中，做好相关工程资料的管理，施工过程会形成各种类型的大量工程资料，其中对诉讼工作具有较高价值的资料主要有：经各方签字的工地例会会议纪要、施工技术交底、安全交底记录、施工进度计划、施工进度计划考核、工程奖罚单、工作指令单、工程变更资料；质量检验报告、提出质量异议的证据；分包队伍农民工工资发放凭证、农民工每月在场登记表、分包队伍每月机械设备在场登记表、分包队伍委托付款凭证、经理部代付材料款和租赁费等凭证、分包队伍退场凭证等都可以作为施工合同履行情况的证据资料进行收集。法律规定：无法与原件核对的复印件不能单独作为认定案件事实的依据；在只有复印件而没有原件、对方当事人又对该证据予以否认的情况下，复印件不能单独作为认定事实的依据，需要其他相关证据进行证据补强。施工企业还应规范相关文件的签字、签收手续，洽商记录、索赔报告、结算书应有接收单位授权签收人的签收记录，会议纪要应有与会人员的亲笔签名，打印的名字不具法律效力。在对方拒绝签收情况下，可采用特快专递或者公证送达的方式完成相关的证据保全。4、施工合同效力证据资料的收集管理在签订施工合同文件内不得存在违反国家法律、行政法规的禁止性规定，否则将导致合同无效或者合同内部分相关条款的无效。依据相关法律和司法解释的规定，合同无效或者部分无效的情形包括以下情况：4.1、承包人未取得建筑施工企业资质或者超越资质等级的；4.2、没有资质的实际施工人借用有资质的建筑施工企业名义的；4.3、建设工程必须进行招标而未招标或者中标无效的；4.4、承包人非法转包建设工程的；5、施工合同违约责任和损失赔偿证据资料的收集管理工程施工合同签订后，双方应严格遵守合同相关条款的规定，施工合同违约责任一般表现在以下几个方面：5.1、承包人将工程再次分包或转包的；5.2、合同双方任何一方无正当理由单方终止合同的；5.3、乙方人员、设备未按计划进场，经发包人警告后仍未能在限期内进场的，发包人警告要有书面记录；5.4、工程质量控制过程中存在隐患和工程质量中存在的缺陷，施工质量达不到设计和规范的要求，承包方无力、不愿修复或返工的，或经过修理或整改后，造成逾期交付的；5.5、在上级管理部门的施工质量、进度、管理、安全等方面的检查中，由于承包方的原因影响到甲方对主合同的履行的；5.6、承包方未能按合同工期按时完工的；5.7、施工过程中承包方因与工程相关的债权、债务而因此引发的经济纠纷或诉讼，给发包方造成的物质或名誉损失的；对以上几个方面，有违约情况的，要保存存违约事实的证据以及是否存在违约金约定的证据；有损失的，要保存损失发生的证明和计算损失的方法及依据。如在合同履行过程中已经让对方承担了违约责任，则要保存对方认可的书面证据。6、施工合同诉讼时效证据资料的收集管理我们的日常建设工程施工合同交往中，由于大多数人缺乏诉讼时效的权利保护意识，没有在诉讼时效期限内及时主张权利，最后丧失了通过诉讼方式保护自己债权的权利。在此，为了让大家正确理解诉讼时效，并及时行使权利，从而依法实现自己的债权，我们在工程施工合同交往过程中应加强诉讼时效证据资料的收集管理工作；诉讼时效是对民事权利进行法律保护的一种时间限制。其意义是，债权人在法定期间不行使请求权，人民法院将不再保护其实体上的权利。在施工合同履行过程中要及时进行相关诉讼时效证据资料的收集管理工作，比如：我方的催款通知、律师函等催款文件以及对方的签收记录（含签收人有权签收的文件）或公证送达的公证文件、邮寄催款文件的证明；对方的欠条、还款计划书、还款承诺书；双方的还款协议、对账单、询证函及回复确认文件等。上述证据作为双方主张债权时效的依据，必须注意搜集和妥善保管。7、施工合同工程遗留设施权责转移证据资料的收集管理在项目工程建设过程中，有些工程所在地的组织、单位或人员会要求将施工过程中开挖的坑、沟、渠或其它临时性工程等设施保留下来，以便他们可以继续使用，转包方在将这些设施移交给相关组织、单位或人员的同时应签订完善的权责转移文书。提示：此种形式不能完全免除转包方法律责任，所以在工程施工合同工程遗留设施权责转移过程作为转包方应尽量不要进行此种行为！结束语西宁南绕城项目为了贯彻落实局、公司2012年“合同证据资料管理”活动精神，进一步健全合同管理体系，完善经营管理制度，强化公司对项目各项经营活动中的合同管理力度，最大限度的减少合同纠纷对项目、公司带来的经济损失。按照中交一公局企便字201213号关于下发合同证据资料管理指南通知的文件，归