Excel菜鸟职场办公效率提升秘籍PPT课件

.,1,Excel企业高效办公应用,Excel菜鸟职场办公效率提升秘籍,主讲老师：彭祥峰,.,2,如何提高日常数据处理效率？,树立一种正确高效使用Excel的基本理念和思路掌握实用的Excel技能和技巧灵活使用常用的函数了解和掌握一些实用的工具熟练使用数据透视表,.,3,课程目录,前言：一种理念两类表格三种数据,第一部分高效数据处理（让你的表格标准化、规范化，为汇总分析打基础）,第二部分日常数据的计算、提取、汇总、逻辑判断及查询应用,第三部分高效数据分析工具及应用,.,4,前言（Excel的使用习惯）,你设计表格是否很随意？想怎么弄就怎么弄？你是不是输入数据也很随意，而不考虑Excel对数据格式的要求？你是不是特别喜欢设计多行表头，还有大量合并单元格？你是不是特别喜欢在表格里插入很多合计行和空行？你是不是特别喜欢把所有的数据（包括计算结果）都保存在一个工作表，结果表格有非常多的列？你是不是只会简单的加减乘除，而不会使用函数进行汇总计算？你是不是只会使用简单的直接单元格链接，而不会使用函数引用数据？你是不是不注意保护工作表的计算公式？你是不是总在使用笨办法来处理数据？,.,5,前言（Excel的标准化和规范化）,树立一种正确使用Excel的理念科学规范的表格结构科学规范的数据结构正确区分和处理两类Excel表格基础表报告表正确处理三种Excel数据文本（纯文本和数字型文本）日期和时间数字（纯数字和文本型数字）,.,6,第一部分高效数据处理,技能1：快速处理非法日期技能2：非法数字与纯数字之间的相互转换技能3：快速填充数据（定位填充法的应用）技能4：删除数据中眼睛看不见的特殊字符技能5：自定义排序与高级筛选的灵活运用技能6：数据的快速分列技能7：设计标准的表格模板，数据有效性应用技能8：保护工作表指定区域，以免别人破坏或修改,.,7,技能1：快速处理非法日期,很多人对日期数据的输入是很随意的，有时侯输入的“日期”并不是真正的日期。例如：“20140817”、“2014.08.17”注：日期在Excel中是作为数值储存在单元格中的，永远是正整数。正确的日期格式：年月日3个数字之间用减号（-）或者斜杠（/）隔开的。案例01：非法日期的快速转换,.,8,技能2：非法数字与纯数字之间的相互转换,在单元格输入文本型数字的方法有两种：方法1：应先输入单引号“”，再输入数字；方法2：先将单元格设置为文本，然后正常输入数字。文本型数字转换为纯数字利用智能标记使用分列工具选择性粘贴纯数字转换为文本型数字使用Text()函数使用分列工具案例02：非法数字与纯数字的相互转换,.,9,技能3：快速填充数据,数据区域内如果有空白单元格，在使用数据透视表做数据分析时就会造成一些数据的分析困难，甚至会影响到数据分析的准确性。定位填充法步骤：1、选择整个数据区域2、使用F5健，把数据区域内的所有空单元格都选中3、在活动单元格中输入公式，“=活动单元格上一个单元格的地址”4、按Ctrl+Enter组合键案例03：快速填充数据,.,10,技能4：删除数据中看不见的特殊字符,从数据库导入的数据往往会含有一些眼睛看不见的特殊字符，为了能正确的处理分析，必须把这些特殊字符删除。步骤：1）复制单元格中看不见的字符2）打开查找和替换对话框，将特殊字符粘贴进“查找内容”输入框中，“替换为”输入框中不输入任何字符，单击“全部替换”按钮。案例04删除数据中看不见的特殊字符,.,11,技能5：自定义排序与高级筛选的灵活运用,排序如何按照规定的格式进行排序？排序的妙用：制作工资条注意事项（有公式时要小心）案例05自定义排序与高级筛选应用筛选如何筛选不重复数据？如何进行多条件下的高级筛选？案例05自定义排序与高级筛选应用,.,12,技能6：数据的快速分列,数据分列是在实际工作中经常遇到的问题。基本方法方法1：使用“分列”工具根据分融符号进行数据分列根据数据宽度进行数据分列方法2：利用函数案例06数据的快速分列,.,13,技能7：设计标准的表格模板,使用数据有效性规范控制数据的输入。数据有效性的应用：案例07设计标准规范的管理表单,.,14,技能8：保护工作表指定区域,工作表中的有些地方有时是需要保护或设置修改权限的，例如：做好的计算公式等。步聚Step1：先解除整个工作表或者指定区域的锁定Step2：选择要保护的公式单元格，锁定或隐藏Step3：保护工作表案例08保护工作表,.,15,第二部分日常数据的计算、提取、汇总逻辑判断及查询应用,技能9：日期的计算（日期函数的综合应用）技能10：从数据字符中提取需要的数据（文本函数综合应用）技能11：日常数据的逻辑判断处理技能12：日常数据的高效求和与汇总技能13：日常数据的高效查询,.,16,技能9：日期计算（日期函数的综合应用）,3个重要的日期函数TODAY计算当天日期用法：=TODAY()EDATE计算到期日用法：=EDATE(开始日期，总月数)DATEDIF计算两个日期之间的期限用法：=DATEDIF(开始日期，截止日期，计算类型)计算类型：Y时间段中的整年数;M时间段中的整月数。问题：已知合同签订日和期限，如何计算合同到期日？已知付款期限，截止日为下月5日，如何计算付款日？已知生日，如何计算年龄？案列09常用日期函数的应用,.,17,技能10：从数据字符中提取需要的数据,几个注意事项：输入文字应该注意的几个问题正确区别文本型数字和纯数字将不能计算的数字快速修改为可以计算的纯数字常用的几个文本函数LEN()计算字符串的长度LENB()计算字符串中字节的长度LEFT()从左往右取数RIGHT()从右往左取数MID()从指定位置取数案例10文本函数的综合应用,.,18,技能11：日常数据的逻辑判断处理,数据的处理和分析，离不开逻辑判断。常用的逻辑判断函数IF，简单的判断函数=IF(判断表达式，条件成立的结果，条件不成立的结果)嵌套IF，注意逻辑关系和正确的输入方法案例11数据的逻辑判断处理,.,19,技能12：日常数据的高效求和与汇总,常用的分类汇总函数SUM：简单的无条件求和函数SUMIF：单条件求和函数=SUMIF(条件判断区域，条件值，实际求和区域)SUMIF函数两种用法：1.精确匹配汇总2.模糊匹配汇总注：sumif函数模糊匹配汇总，使用通配符合连接符通配符*连接符&案例12数据的高效求和汇总,.,20,技能13：日常数据的高效查询,查找数据：从表格中把满足条件的数据查找出来常用函数：VLOOKUP=VLOOKUP(查找依据，查找区域，取数的列位置，查找模式)注意事项列结构表格单条件查询从左往右查找不允许有重复不区分大小写案例13日常数据的高效查询,.,21,第三部分高效数据分析工具及应用,技能14：条件格式的实际应用技能15：数据透视表的快速创建与布局技能16：数据报表的多角度统计分析技能17：数据报表的占比分析技能18：数据报表中日期、地区、年龄、工资的组合统计分析应用技能19：数据透视表中新分析指标的添加技能20：相同结构工作表的快速汇总（多表快速汇总）技能21：快速核对数据（不同工作表数据的快速核销）,.,22,技能14：条件格式的实际应用,条件格式根据指定的条件，来设置单元格格式应用：跟踪数据变化合同提前提醒库存预警美化表格注意事项：正确设置公式正确设置单元格引用方式案例14条件格式的实际应用,.,23,技能15：数据透视表的快速创建与布局,创建数据透视表利用数据透视表向导按照向导步骤进行操作缺点：无法实现数据源的动态更新，除非使用动态数据区域名称利用导入数据工具制作数据透视表利用Excel的导入数据工具制作优点：这种数据透视表是一种动态的数据透视表，如果工作表的数据的增加或减少了，数据透视表的数据源也随之发生改变案例15数据透视表创建与布局,.,24,技能16：数据报表的多角度统计分析,案例16数据报表的多角度统计分析,源始数据,多角度分析报表,.,25,技能17：数据报表的占比分析,设置字段显示方式：对数据进行深层分析案例17数据报表的占比分析,.,26,技能18：数据报表组合统计分析应用,组合字段：挖掘深层次分析指标按日期（年、季度、月）分组查看按地区分组查看数字组合（职工年龄、工资）组合应注意的事项页字段不能进行组合字段内有空白项不能进行组合有非法日期时不能对日期进行组合某个字段内有不同类型数据时不能组合案例18数据的组合应用,.,27,技能19：数据透视表中新分析指标的添加,添加自定义计算字段通过自定义计算字段，可以为报表设计新的考察分析指标，对数据进行多角度和深层次的分析。案例19数据透视表中新分析指标的添加,源始数据,新增指标后的分析报表,.,28,技能20：相同结构工作表的快速汇总,使用