销售内部控制制度

第三章销售控制系统一.一般规定(1)规范销售行为；(2)防止销售过程中的错误和欺诈；(3)降低坏账风险；(4)降低销售费用，提高销售效率。二、分工1.分离后不相容(1)销售部的销售业务与送货业务分离；(二)销售业务、配送业务和会计业务分离；(三)发货人与保管员分离；(4)制定销售政策和信用政策的人员与执行人员分开，信用管理岗位和销售收款岗位分开设置。(5)销售人员与开票人员分离；(6)公司销售和收款业务的全过程不是由同一个部门或个人处理的。2.业务的集中管理(1)销售部主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货；(2)交储部主要负责检查交付文件是否齐全，并处理具体的交付事宜；(3)财务部主要负责销售资金的结算和记录，监督和管理货款的回收，签发合同和发票；(4)销售收据和发票由财务部指定专人开具(具体人员见表6)；(5)严禁未经授权的部门和人员办理销售业务。3.销售专业人员的质量要求(一)具有良好的职业道德和职业素质；(2)熟悉公司的产品生产流程和流程；(3)符合公司规定的岗位规范要求。三。授权审批参见审批权限汇总表四、销售计划控制销售部负责制定各种产品价格表、赊销、折扣及其他销售优惠政策、付款政策等，每月上报下月销售计划，并报市场总监批准、财务总监批准、总经理批准。金额超过一定金额的，应按照审批权限汇总表的规定，在授权范围内报董事长或董事会批准。销售业务需要执行特价，超出规定条件需要给予折扣，业务项目需要超过特别支付政策，上月超过销售预算的业务需按审批权限汇总表报董事长或董事会在其权限范围内批准，批准后执行。V.接收订单和签订合同的控制1.接收订单和销售谈判(1)销售人员负责管理客户订单，收到的每一份采购订单都必须在“采购订单登记簿”中登记；(2)销售合同签订前，公司销售人员应与客户就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事宜进行协商。(三)重大合同谈判至少有两名以上谈判人员(同一客户单笔或每月累计金额大于等于200万元)；(4)销售谈判的全过程应有完整的书面记录；(5)订单审查应由销售总监、生产总监、采购总监和财务总监批准。超过一定权限的，由总经理、董事长或董事会批准。具体金额应为审批权限汇总表。2.合同的订立(1)合同签订前，信用额度由信用管理人员进行信用评估后确定；(2)任何超过信用额度的合同必须根据公司的授权提前批准。未经批准，不得签署任何合同。(3)合同的签订由公司授权，授权的相关人员与客户签订销售合同。签订金额较大的销售合同(同一客户，单笔金额或每月累计金额大于等于200万元)，应咨询法律顾问或专家。(4)合同条款应符合合同法的规定。(5)合同审批表需经销售总监、生产总监、技术总监批准4.交货通知(1)发货通知由销售部内部人员根据客户订单或合同填写；(2)交货通知一式四份；(3)发货通知由仓库办理发货运输。5.运输控制(1)仓库应核对发货通知与发货对象的匹配情况；(2)仓库应根据合同要求组织运输或代理运输；(3)仓库必须要求承运人签署交货通知，并从承运人处获得相关运输单据；并及时将后勤人员送到财务部。6.销售发票开具控制(1)销售发票由财务部指定专人开具。(2)开票人员应按照税务部门的规定开具销售发票。(三)开具的发票必须是从主管税务机关购买或经其批准印制的税务发票。(4)财务部定期检查销售发票的开具情况。(5)对于新开发的客户，销售人员必须提供加盖公司红色印章的合法资质，并提交行政部指定人员备案。应保存所有记录。财务部门应使用流程权限作为开具发票的依据。(6)销售发票须附下列附件并经财务总监批准后方可开具：销售合同、发货单、发货申请单、合同申请单。公司发货后，业务员必须收到收货单位的收据(收据由对方确认签字盖章)。对于新的业务单位，必须取得对方采购人员的委托书、对方仓库收货人的委托书和身份证复印件，并加盖对方公司公章。如附件不全或未经财务总监批准开具发票，应追究开票人员的责任；超过一定权限的，由总经理、董事长或董事会批准。具体金额应为审批权限汇总表。只能发行；(7)发票开具后，业务员会及时将发票(有会计期间的单位)邮寄给客户。同时，销售人员应退回发票收据，并提交给财务部备案。六、销售和交货控制1.策略控制(1)公司应制定明确的销售业务销售目标，并纳入年度预算，建立销售管理责任制；(2)公司控制销售定价。销售部应制定价目表、折扣政策、付款政策等。并督促主管人员严格执行。(3)公司应控制客户的信用，销售部应对客户的信用进行评估，充分了解和考虑客户的信用状况、财务状况等情况，降低贷款坏账风险。(4)送货由专人负责，根据不同类型的货物选择最经济、安全、快捷的物流模式。承运单位的选择应通过招标确定，以建立长期的合作关系，确保安全、快速、低成本地向客户交付货物。(5)业务员根据公司要求填写发货申请表。公司发货后，销售人员应收到收货单位的收据(收据应由对方签字盖章)、对方采购人员的委托书、对方仓库收货人的委托书和对方公司加盖公章的身份证复印件，并交公司销售部指定人员(具体人员见附件)备案。(6)业务人员应及时跟进业务，掌握货物是否及时到达顾客手中，以及到达顾客所在单位后的质量检查，及时反馈和处理相关问题，提供良好的服务。同时，根据客户要求开具发票。2.客户信用管理(1)销售部负责客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户对于符合赊销条件的客户，只有经公司授权和审批人批准，才能进行赊销。超出销售政策和信用政策的信用销售应根据公司的权限集体决策和批准。七、销售货款收款控制1.收取货款(1)货款的收取由销售部门办理，财务部督促销售部门加快收取并协助办理；(2)销售部门应保存收款记录，并在督促客户收款时尽可能获取客户签证。(3)销售人员负责跟踪收款情况，对于付款期满后仍未付款的客户：由相关业务人员负责收款；对于合同期后三个月以上未清偿债务的，销售人员、销售经理和销售总监应承担连带责任。2.托收业务的处理(1)财务部门应按照审批权限汇总表、审批权限汇总表和货币资金控制系统的规定及时办理销售收款业务。(2)财务部门应及时记录销售收入，不得设立对外账户，不得擅自支付现金。销售人员应避免接触现金销售，除非事先得到财务部门的授权。3.应收款项的管理(1)应收账款分类账(1)营业部后台团队和业务员根据职责范围建立应收账款台账，及时登记应收账款余额的增减和每个客户的信用额度使用情况；(2)财务部根据客户计算应收账款，并根据客户设立的账户登记长期客户应收账款余额的增减情况；(3)销售部后勤人员、业务员定期(至少每季度末)与财务部核对应收账款余额和金额，发现不一致时，及时查明原因，并进行处理；(4)销售部信贷管理人员应为长期客户建立完善的客户数据，并对客户数据实施动态管理和及时更新。相关信息应由内部服务人员和销售人员提供。(5)应收账款会计负责编制公司应收账款明细表，分析应收账款账龄，督促销售部门及时收回应收账款。法律顾问负责制定公司处理无效逾期应收账款催收的诉讼方案。销售后台将坏账报告给营销总监和财务总监进行审核，并提出会计处理意见。超过一定限额的，由总经理、董事长或董事会批准。具体金额应为现金管理暂行条例。(2)与客户核对应收账款(1)销售部门或后台人员在每季度末前与客户核对应收款项的余额和金额，如有不符，及时查明原因，并向财务部报告并处理；(2)财务部每年至少向客户发送一次入住函。对于金额较大的客户，财务部认为有必要或销售部提出申请时，应派人与客户核对。如发现差异，应及时向上级报告，并及时会同有关部门查明原因，进行处理。(3)账龄分析和坏账处置(1)财务部门定期分析应收账款的账龄，编制账龄分析表，提示逾期账款，建议相关部门采取紧急催收措施或其他解决办法；(二)可能成为坏账的应收账款，按照坏账损失审批控制制度的规定处理；(3)财务部门应对已核销的坏账进行登记备查，以保存已核销的坏账。核销坏账再次收回时，应及时将核销坏账入账，防止形成账外资金。(四)坏账确认金额超过一定权限的(1)销售部门应建立销售台账，及时反映各种商品的开票、发货、收款等销售情况；(2)销售台账应记录收货单位的销售合同号、出库单号、物流单号、发货申请单号、收货入库单号(对方签字盖章的入库单)等单据数据；(3)定期(至少每月一次)与财务部核对销售部门的销售台账。3.销售档案管理销售部门应定期相互核对销售合同、销售计划、销售通知、发货凭证、发货凭证、销售发票、客户收据等文件和凭证并归档。(销售合同原件和销售发票由财务部保存)九.其他控制销售给单位或者个人的商品