华天动力OA公文发文使用说明.doc

华天动力协同办公系统 公文发文使用说明 大连华天软件有限公司 2009 年 12 月 华天动力协同办公系统目录 目目 录录 1 发文前设置发文前设置 发文管理发文管理 1 1 1 动作节点 2 1 1 1 新建节点 2 1 1 2 修改节点 5 1 1 3 删除节点 5 1 2 预定义发文流程 6 1 2 1 新建流程 6 1 2 2 流程编辑 10 1 2 3 设置审批者的模式 11 1 2 4 设置发文流转的具体流程 12 1 2 5 设置跳转条件 20 1 2 6 发文流程的复制 25 1 2 7 预定义流程的修改 27 1 2 8 预定义流程的删除 28 1 2 9 分类显示 29 1 3 发文模板设置 30 1 3 1 建立发文模板 30 1 3 2 设置模板详细信息 31 1 3 3 模板修改 33 1 3 4 模板删除 34 1 3 5 模板复制 34 1 3 6 更改模板名称及类别 34 1 4 发文编号 35 1 4 1 新建发文编号 35 1 4 2 修改发文编号 36 1 4 3 删除发文编号 36 1 5 发文模板类别 36 1 5 1 新建类别 37 1 5 2 修改类别 37 1 5 3 删除类别 37 1 6 预定义流程类别 38 1 7 主题词类别 38 1 8 设置主题词 38 1 8 1 建立主题词 38 1 8 2 修改主题词 39 1 8 3 删除类别 39 2 发文流转过程发文流转过程 发文实例介绍发文实例介绍 40 2 1 发文拟稿 41 2 1 1 填写发文单 43 2 1 2 附件上传 44 华天动力协同办公系统目录 2 1 3 填写拟稿内容 44 2 1 4 发送拟稿信息 45 2 2 拟稿一览 46 2 2 1 查看批阅记录 46 2 2 2 催办 47 2 2 3 查看拟稿信息 47 2 2 4 查询 48 2 3 行政秘书 发文核稿 49 2 3 1 发文待审 49 2 3 2 发文经审 56 2 4 办公室主任 发文审稿 56 2 4 1 通过发文待办批阅公文 58 2 5 集团副总 发文会签 61 2 5 1 行政副总批阅 61 2 5 2 研发副总批阅 64 2 6 总经理 领导签发 66 2 6 1 查看公文信息 66 2 7 行政秘书 发文登记 发文打印 发文盖章 69 2 7 1 发文登记 69 2 7 2 发文打印 72 2 7 3 发文盖章 73 2 8 办公室主任 文件分发 76 2 8 1 文件分发待办 76 3 发文后续操作发文后续操作 78 3 1 发文阅读 78 3 2 发文监控 80 3 2 1 查看公文信息 80 3 2 2 更改本步审批人 81 3 2 3 查看批阅记录 82 3 2 4 查看阅读记录 82 3 2 5 归档 83 3 2 6 催办 84 3 2 7 删除 84 3 2 8 查询 84 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 1 华天动力协同办公系统的公文发文模块是按照中国政府 企业的公文发文模式来设计 的 设计符合国务院办公厅于 1993 年 11 月 21 日发布 2001 年 1 月 1 日施行的 国家行 政机关公文处理办法 及中央军委于 2005 年 10 月 7 日颁布 2006 年 1 月 1 日实施的 中 国人民解放军机关公文处理条例 公文发文模块不仅能对不同公文做分类设置 走不同的审批流程 还能实现多次分发 翻印 可并与 OA 系统中的档案中心结合 做好公文的归档工作 下面 我们就 OA 系统中公文发文模块做简要的介绍说明 1 发文前设置发文前设置 发文管理发文管理 发文管理简单说就是对于发文流转的初始化设置 包括节点 流程和模板的设置过程 通过发文单的有效审批流转过程来实现企业内部管理和工作一体化 在系统主画面左侧的功能菜单中选择 公文发文 发文管理 在主画面区会显示画面 如下图示 发文模板设置 发文模板设置 发文模板是把通用的发文正文格式以及流程预先定义好 使用者 可直接调用模板进行发文操作 按照模板设定的流程及模板进行新建公文 模板本身由流程 公文签批单 公文内容模板三部分组成 所以设置模板前一般都需 要先预设好流程 当然 在审批模板设置中也可以直接定义流程 预定义发文流程 预定义发文流程 预先定义好一些流程 一方面可供模板使用 另一方面可实现 对同一流程的重用 多个模板可共用一个预定义好的流程 流程本身由一个个流程步骤组 成 步骤是通过继承节点的权限而来 动作节点 动作节点 动作节点是定义流程步骤的基本权限 不同流程的动作节点就是具有 不同的审批操作 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 2 发文模板类别 发文模板类别 对建好的模板进行分类 便于最终使用者的使用与查找 预定义发文流程类别 预定义发文流程类别 对预定义的流程进行分类 设置发文编号 设置发文编号 显示发文单的号码 可设定多个发文编号供不同的发文模板使用 设置主题词 设置主题词 设置发文单的主题词 发文时可直接选择已有的主题 设置主题词类别 设置主题词类别 对主题词进行分类 便于规范管理 1 11 1 动作节点动作节点 节点 相当于单位内部发文流转过程中审批的各个步骤的基本权限 如会签 审稿 核稿 阅读等 不同节点对应不同的操作权限 进而实现实际运转中不同的审批权限 如 选择的是发文审稿 就可以进行痕迹显示 单击 公文发文 发文管理 动作节点 出现如下画面 上面显示的节点名称为系统自带的默认节点 通过这些节点基本可以满足大多数单位 的发文需要 当然 单位也可根据自身的具体实际状况 建立符合自身的新节点 1 1 11 1 1 新建节点新建节点 单击 新建 按钮 出现如下画面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 3 节点的权限设置 基础设置 人工节点 即需要人工审批的节点 系统节点 即不需要人员参与 可自动流转的节点 目前系统节点分为归档和分发两 种 系统节点的分发 类似于邮件的 CC 功能 这一步不会有实际的操作人 根据设定自 动分发给相应指定人员 节点名称 此节点的名称 快速回复短语 使用此节点默认的回复语句 所属类别 此节点所属的节点类别 详细说明 对此节点功能的介绍 基本工作设定 从发文审稿 领导签发 文件分发 发文登记 发文打印 发文盖章中选择一个动作 则审批时对应的节点名称可到设定的对于动作中审批相关的发文 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 4 操作权限设置 操作权限设置 是指设置不同的节点时 对应下面的不同功能 系统默认是同时具有 列表的全部功能 用户可根据设置节点的实际情况从中选择部分或全部功能 退文 允许在审批中将申请退回申请人或退回上级管理人员 可自行选择退还 的对象 包括起草者或者之前审批过的任何人员 上传附件 允许使用附件 可在附件中上传与文件相关的资料 打印 允许打印 不允许修改原文档 加签 允许当前审批人指定一个流程之外的人进行审批 另存到本地 在该步骤中允许保存文档 该节点是否允许由委托人审批 确定某节点是否仅限本人使用 加盖公章 是否允许该步骤加盖公章 添加个人签章 节点操作中允许加盖个人的印章 修改 可修改文件中具体的内容 如果设为不允许只能是只读文档 痕迹保留 在审批操作中的修改或审批是否有痕迹保留 仅限word 1 设置人工节点 通过以上权限的组合 并给予一个与实际相配的命名 是节点和节点所对应的特有权 限 设立节点步骤如下 填好节点名称 快速恢复短语 选择相应的节点所属类别 并对节点进行简短的说明 为节点选择合适的操作权限和操作权限设置 单击 保存 按钮 返回主画面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 5 2 设置系统节点 在建立节点时选择系统节点 显示设置系统节点界面 系统节点一共有两种 一种是系统分发 另一种是系统归档 输入动作名称和相关说 明后 选择分发或归档 即可完成该系统节点的设置 系统分发节点 即 cc 但流程中审定的人员审批后 可自动给指定人员发一条阅读信 息 阅读人便可知晓当前审批文件的进程 但阅读人不用额外批阅 系统归档 即审批人审批完成后 自动归档 1 1 21 1 2 修改节点修改节点 单击 公文发文 发文管理 动作节点 选中要修改的节点名称后单击 修改 按 钮 填好节点名称 快速恢复短语 选择相应的节点所属类别 并对节点进行简短的说明 为节点选择合适的操作权限和操作权限设置 对流程节点进行修改完毕 单击 保存 返回主画面 1 1 31 1 3 删删除除节点节点 单击 公文发文 发文管理 动作节点 选中要删除的流程节点 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 6 选择要删除的节点 单击 删除 按钮 弹出删除信息确认对话框 单击 确认 删除该信息 单击 取消 则取消删除操 作 1 21 2 预定义发文流程预定义发文流程 预定义流程相当于将单位内部常用的流程规范化显示 可供多个部门调用同一流程 可以把单位内部一系列的流程固定下来 供各类审批使用即可 根据单位自身实际运转流程 制作与公司相适应的自动化流程 由于各单位都有自己 的一套或多套发文流程 如行政发文 党委发文 工会发文 共青团发文等 因此在使用 公文发文前 需要先按照自己单位的发文流程 将流程在发文管理的预定义发文流程中建 立出来 1 2 11 2 1 新建流程新建流程 单击 公文发文 发文管理 预定义发文流程 出现如下画面 单击 新建 按钮 出现如下画面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 7 预定义流程设置界面说明 流程名称 所要创建的流程的名称 所属类别 在 所属类别 下拉列表中选择所要创建的流程的类别 流程状态 启用 表示该流程可用 停用 表示该流程不可用 允许修改人员 设置谁可以修改该流程 操作方法 单击 设置 按钮 在弹出的 人员选择画面中选择具有修改权限的人员 允许使用人员 设置谁可以使用该流程 操作方法 单击 设置 按钮 在弹出的 人员选择画面中选择具有使用权限的人员 详细说明 对流程的一个概要介绍 流程编辑 设置该流程在执行过程中的各个节点 按照预定义流程界面说明的顺序逐个设置 填好流程名称 所属类别并选好流程状态 设置允许修改和使用流程的人员 并对流程的设置进行简短的说明 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 8 单击 设置 按钮 可基于员工和部门设置允许修改此流程的人员 设定允许修改流程的人员 按人员设置 按照员工名字来指定人员 选择允许修改该模板的人员 再单击 确认选择 如果想 发送给全部人员 只需单击 发送给全体人员 按钮 便可选中全体人员 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 9 显示允许修改人员 按部门设定允许使用流程的人员 如果仅选择本部门 则只有本部门人员才可使用此流程 如果想多个部门共用一个审 批流程 可选择多个部门 或者选择系统默认的全体人员 选择可以使用此流程的部门 单击 确认选择 按钮 设定可使用此流程人员的操作 同设置流程可修改的人员 输入流程设置用途的简要 说明 显示流程设置状况 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 10 1 2 21 2 2 流程编辑流程编辑 流程的基本信息和使用 修改人员的权限设置完毕 下面就该设置流程的具体审批流 转过程 单击 点击此处进行流程编辑 编辑具体的流程 单击 新建 按钮 显示流程设置界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 11 流程设置画面说明 步骤名称 规范审批步骤 使审批流程清晰简洁 设置流程节点 设定流程步骤的权限 选择该流程节点的名称 节点名称包含发 文会签 发文核稿 发文审稿 领导签发 发文登记 发文打印 发文盖章 文 件分发 审批人员选择 审批人员选择方式有三种 A 当前指定人员 即步骤中设定的审批者 B 指定的人员中选择 该流程走到该步骤时从设定的审批人中选择一人或 者多人进行审批 在该步骤的上一步审批人完成时 自动弹出选人画面 画 面中列出了该步骤中选定的人员 供上一步审批人选择 该功能用于不确定 该步骤是哪个人员审批时使用 C 当前用户审批时指定审批人员 类似于 指定的人员中选择 但是可选 对象为全体人员 设置审批者 设置审批者有以下几种方式 A 设定审批者的姓名 B 按审批人的岗位来设定 C 起草者 D 起草者的直属领导 如起草者是普通员工 上面有部门经理 通过该设定可 以直接找到部门经理 E 当前审批人的直属领导 同D 但是对应的是上一步审批人的直属领导 F 基于起草者的哪级领导 如起草者是普通员工 上面有部门经理和主管副总 采用本方法可直接找到主管副总 G 基于上一步审批的哪级领导 同F 对应关系不是起草才 而是上一步的审 批者 设置评审方式 一种是工作流程的并行执行 即操作群组中的任何一人对工作流 执行了操作 工作流都会流转到下一目标节点 另一种是工作流程的串行执行 即只有每一操作组成员都对请求执行了操作 工作流才能流转到下一目标节点 消息提醒设置 当执行审批人员没有及时处理申请信息时 可根据需要向指定人 员发出提醒消息 结束时间设置 指按照本身流程的整体时间 从后往前推算剩余的时间 1 2 31 2 3 设置审批者的模式设置审批者的模式 在设置审批者时 可分为基于用户审批和基于岗位审批两种 设置者 可依据企业 业务流程的需求 选择基于用户或基于岗位审批 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 12 基于用户设定审批者 基于用户审批 即根据员工姓名设置审批流转过程 基于岗位设定审批 基于岗位审批 即根据个人的工作岗位设置审批流转过程 通常企业的岗位和人员是 一一对应的 通过岗位设置的流程 不用因为岗位上的人员调动而修改流程 所以基于岗 位设置的流程比基于人员设置的流程更具广泛性 基于工作岗位审批是基于单位职务的工作岗位审批 仅设置单位具体的职务人员 不 必具体指定人员来参与审批 从权限设置中能找到相关职务以及所属人员 在对流程编 辑过程中 选择基于岗位审批 基于岗位审批说明 在设置流程时 可以设置特定岗位进行审批 特定岗位包括 申请者 申请者的直属 领导 当前审批者的直属领导三种 申请者 指在审批时将文件发送给原拟稿人进行具体审批 申请者直属领导 申请人的直属上级领导 指在审批时将文件发送给拟稿人的直 属领导进行具体审批 这个直属领导是根据岗位的设置来决定的 比如 当前拟 稿人是王英 她的岗位是行政秘书 她的直属领导就是办公室主任刘小宇 当前审批者直属领导 当前审批人的直属上级领导 指在审批时将文件发送给拟 稿人的直属领导进行具体审批 这个直属领导是根据岗位的设置来决定的 比如 当前审批人是刘小宇 他的岗位是办公室主任 他的直属领导就是行政副总李国 天 1 2 41 2 4 设置发文流转的具体流程设置发文流转的具体流程 下面 以一则财务制度跳转的发文流程为例 具体介绍基于用户审批和基于岗位审批 的设置方法 具体的发文流程图如下 拟稿人 秘书 发文核稿 办公室主任 发文审 稿 集团副总 发文会签 总经理 领导签发 秘书 发文登记 秘书 发文打 印 秘书 发文盖章 办公室主任 文件分发 对于同一个流程 可采用不同的方式进行设置 第一种设置方式 可以基于用户进行设置 将审批者用具体的用户名代替 而用户名 和审批人之间一一对应 这类设置可应用于比较简单的流程 而且单位比较小 第二种设置方式 可以基于岗位进行设置 将审批者和具体的岗位名称代替 岗位和 审批人也是一一对应的 而且 基于岗位设置的审批 不用因为人员流动而修改流程 人 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 13 员的去留不影响按岗位设置的审批流转 让对应的岗位出现空缺 只需调入新人到对应的 岗位 流程即可使用 无需修改 这种设置方式可以应用于单位比较大 流程比较复杂 在人员变动时 不需要更改流程 通过修改岗位对应的人员即可实现流程的变更 下面我们以第二种设置为例来说明该流程的实现 在设定流程时请先在系统管理 岗位 定义中定义好相关的岗位 按照具体流程图 依次设置对应的步骤名称 审批人 评审方式和流程节点 秘书 发文核稿 核稿 可对发文内容在不改变原意的状态下进行修正 单击 点击此处进行流程编辑 进行流程编辑 出现如下界面 输入步骤名称 设置审批者 评审方式 评审人员选择方式和流程节点名称 单击 保存 按钮 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 14 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 15 显示刚刚设置好的流程 可对已设置好的流程进行补充 修改和删除 办公室主任 发文审稿 核稿 在审批当中 可修改发文的具体内容 可决定待审文件的去留 即可批阅自身 意见 让文件向下流转 也可将文件退还给上一级审批人或申请人 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 单击 保存 按钮 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 16 单击 保存 按钮 显示刚设定的流程 集团副总 发文会签 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 具体设置略 只显示设置界面截图 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 17 总经理 领导签发 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 具体设置略 只显示设置界面截图 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 18 秘书 发文登记 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 具体设置略 只显示设置界面截图 秘书 发文打印 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 具体设置略 只显示设置界面截图 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 19 秘书 发文盖章 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 具体设置略 只显示设置界面截图 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 20 办公室主任 文件分发 单击 新建 按钮 追加下一步骤的审批节点 输入步骤名称 设置审批者 评审方 式 评审人员选择方式和流程节点名称 具体设置略 只显示设置界面截图 单击 保存 完成发文流程设置界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 21 1 2 51 2 5 设置跳转条件设置跳转条件 拟稿人 右键 拟稿人 再单击 跳转到 如下图所示 显示设置跳转步骤界面 可从中选择下一步审批步骤 选择好下一步审批人 单击 保存 按钮 完成此步条件跳转设置 可看到 由拟稿人发出一条指向秘书 发文核稿 示意线 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 22 行政秘书 右键 行政秘书 再单击 跳转到 显示设置跳转步骤界面 先选择 下一步审批步骤 办公室主任审稿 再单击添加按钮 选择下一步审批步骤 集团副总会 签 单击 保存 按钮 完成此步条件跳转设置 这是一个分支流程 即由行政秘书根据 实际发文选择办公室主任审稿或集团副总会签 可看到 由行政秘书发出两条指向示意线 办公室主任审稿和集团副总会签 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 23 办公室主任 右键 办公室主任 再单击 跳转到 显示设置跳转步骤界面 选 择下一步审批步骤 集团副总会签 单击 保存 按钮 完成此步条件跳转设置 可看到 由办公室主任发出一条指向示意线 集团副总会签 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 24 集团副总 右键 集团副总 再单击 跳转到 显示设置跳转步骤界面 选择下 一步审批步骤 总经理签发 单击 保存 按钮 完成此步条件跳转设置 可看到 由集团副总发出一条指向示意线 总经理领导签发 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 25 按照以上操作方法 依照具体的业务流程 设置下一步审批人 会按照设置产生对应 的审批流转示意线 单击 保存 按钮 确认完成流程设置后 再单击 保存 按钮 可看到刚刚建立的 发文流程 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 26 双击公文发文流程的流程名称 可显示发文流程的流转过程 1 2 61 2 6 发文流程发文流程的复制的复制 流程的复制功能 可对既有流程备份 还可对通过复制功能 复制流程的审批及设置 条件 只更改流程名称便可实现新流程的新建 有效的减免重复流程的反复新建的繁琐 借助复制功能既编辑又准确的实现同类流程的建立 单击 公文发文 发文管理 预定义发文流程 选中要复制的固定流程 单击 复 制 按钮 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 27 弹出流程名称设置界面 输入新流程名称 单击 确定 按钮 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 28 弹出发文流程保存成功提示信息 复制的流程审批人和审批步骤相同 显示刚被复制 的预定义流程 1 2 71 2 7 预定义流程预定义流程的修改的修改 可跟随实际需要 对流程进行更改 也就是说流程可重复使用 根据需要进行调整 而不是有调整便要重新建立流程 单击 公文发文 发文管理 预定义发文流程 选中要修改的预定义流程 单击 修改 按钮 显示预定义流程修改的界面 可调整流程名称 所属类别 流程状态 允许修改人员和允许使用人员 单击 点击 此处进行流程编辑 显示流程设置界面 可修改具体的流程 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 29 右键 秘书 单击 步骤基本属性 显示这一流程节点的具体设置状况 可按照需 求进行修改 1 2 81 2 8 预定义流程的删除预定义流程的删除 单击 公文发文 发文管理 预定义发文流程 选中要修改的预定义流程 单击 删除 按钮 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 30 弹出删除信息确认提示 单击 删除 则删除该流程 单击 取消 则撤消删除操作 1 2 91 2 9 分类显示分类显示 单击下拉列表 显示已有的预定义流程类别 选择任一类别 显示该类别下的预定义流程 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 31 1 3 发文模板设置发文模板设置 发文模板分为由三部分组成 1 发文签批单 2 发文正文模板 3 发文流程 上节中讲解了一个发文流程的定义 本节中进述发文模板如何进行设定 单击 公文发文 发文管理 发文模板设置 显示审批模板界面 1 3 11 3 1 建立建立发文模板发文模板 单击 新建 按钮 显示发文模板设置界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 32 发文模板画面说明 设置模板详细信息 模板名称 新建模板的名称 所属类别 选择模板类别 模板状态 选择此模板的可用状态 启用 该模板可用 停用 该模板不可用 设置模板管理及使用人员 在 OA 系统的模板设置中 可建立三级权限以确保发文 的安全性 允许修改人员 设置具有修改模板权限的人员 表单监控人员 设置具有监控表单权限的人员 可以管理由该模板生成的所有公 文 允许创建人员 设置谁可以用该模板来创建公文 设置发文单 使用系统自带发文单 使用OA系统本身提供的标准发文单格式 自定义发文单 自行建立发文单的格式及对应表单控件 设置正文文档模板 选择格式 选择正文文档为word格式或excel格式 对于公文一般使用WORD作为 正文 设置模板文件 设置此模板文件的内容 设置审批流程 默认流程 在原有的流程中选择此模板可以执行的流程 也可以单击 新建 修改 按钮 在弹出的画面设置新流程 自定义流程 如果在审批过程中允许指定的人员设置流程 可单击 自定义流程 设定特有流程 1 3 21 3 2 设设置模板置模板详细详细信息信息 书写模板名称 选择模板所属类别 模板状态为启用时 此模板可供自己和他人 使用 如果停用 则模板不能被使用 设置模板管理及使用人员 系统默认是全体人员 单击对应文字后的 设置 按钮 可选择具有相应权限的人员 可依据部门 人员进行选择 单击 确认选择 确认选择的人员 设置正文文档模板 在文件格式处可选择 word 格式或 excel 格式 单击 设置 按钮 设置模板文件 打开 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 33 文件编辑画面 在此画面中可以设置发文稿纸的版式及固定内容 如上图 在设置发文稿纸时 可直接使用文件套红功能 将基本版式确定 然后进行 修改 单击 保存 按钮进行模板文件保存 再单击 保存 按钮 对模板设置进行保存 设置模板的流程 可直接选择已经设置好的预定义流程 也可以直接建立新的流程 在默认流程中 单 击下拉菜单 可选择适合自身需求的模板流程 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 34 若要对默认流程进行修改 可单击 流程修改 按钮显示具体的流程设置界面 可对 具体流程进行修改 具体修改操作方式同预定义流程设置 自定义新流程 若默认流程当中没有满意的流程 可在默认流程中选择 自定义新流程 来定义新的 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 35 模板流程 显示如下界面 设置自定义新流程的具体操作同预定义流程 另外 如果申请 人可自主选择审批人来满足特定审批的需要 可在该模板设置时允许申请人使用自由流程 则具体的审批过程不走已设定的审批流转 可由申请人指定第一步审批人 再由第一步审 批人指定第二步审批人 依次类推直到审批完成 如果选中审批中可允许修改流程 则申 请人起草申请时可自定义审批流程 审批人审批的过程中 可定义自己审批后其他人的审 批流程 单击 流程修改 按钮 显示设置流程的界面 具体设置方法同预定义流程设置 1 3 31 3 3 模板修改模板修改 选择要修改的模板文件 单击 修改 按钮 显示模板修改界面 可对模板文件进行修改 具体操作同模板新建 对模板信息修改后 单击 保存 按钮 完成对模板设置修改的确认 1 3 41 3 4 模板模板删删除除 选择要删除的模板文件 单击 删除 按钮 弹出确认删除提示信息 单击 删除 则删除该模板 单击 取消 则取消删除操 作 1 3 51 3 5 模板复制模板复制 模板的复制功能 可对既有流程备份 还可对通过复制功能 复制模板的审批及设置 条件 只更改流程名称便可实现新流程的新建 有效的减免重复模板反复新建的繁琐 借 助复制功能既编辑又准确的实现同类模板的建立 选择要复制的模板文件 单击 复制 按钮 可重新输入模板名称并选择模板类别 单击 保存 按钮 进行复制模板信息的确 认 1 3 61 3 6 更改模板名称及更改模板名称及类别类别 选择要更改的模板文件 单击 更改模板名称及类别 按钮 可对模板文件进行名称和类别的修改 单击 保存 按钮 对模板信息的确认进行 确认 运用更改模板名称及类别只可修改模板的名称和所属类别 但修改的过程要比通过 修改按钮保存的过程快很多 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 36 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 37 1 41 4 发文编号发文编号 发文编号 就是根据实际发文的编号机制 建立可符合自身需求的可知道添加的编号 可建立多个发文编号 满足不同的发文需求 比如政府部门 可建立党委发文编号 政府 发文编号 不同的机关可建立特定的编号 供发文人发文时选择 在系统中需要把各种类型的编号先建立出来 在发文时直接选择就可以 在设置发文编号时 不仅可以定义编号的显示样式 还可以设定在编号中显示年 月 日以及编号的位数 编号的归零方式等 发文编号可以设置多个 在拟稿时会显示成为列 表以供选择 设置发文编号 便于发文单的查询和记录 单击 公文发文 发文管理 设置发文编号 显示如下界面 1 4 11 4 1 新建新建发文编发文编号号 单击 新建 按钮 显示如下界面 画面说明 追加年 追加当前年份 追加月 追加当前月份 追加日 追加当前日期 追加固定编号 显示固定符合 追加内容 添加文字 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 38 编号样式编辑 编辑用年月日和文字的前后顺序 固定编号设置样式 设置累加的方式和位数 单击 保存 按钮 显示刚刚设置好的发文编号 1 4 21 4 2 修改修改发文编发文编号号 选择要修改的流水号 单击 修改 按钮 显示修改流水号界面 对流水号设置进行编辑 1 4 31 4 3 删删除除发文编发文编号号 选择要删除的流水号 单击 删除 按钮 弹出删除确认信息 单击 确认 则删除该流水号 单击 取消 则取消该删除操 1 5 发文模板类别发文模板类别 单击 公文发文 发文管理 发文模板类别 显示如下界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 39 1 5 11 5 1 新建新建类别类别 单击 新建 按钮 显示如下界面 输入类别名称和说明文字 单击 保存 按钮 在发文模板类别界面可显示新建的 模板类别 1 5 21 5 2 修改修改类别类别 选择要修改的类别 单击 修改 按钮 进行类别修改界面 进行名称和说明文字的修改后 单击 保存 按钮 1 5 31 5 3 删删除除类别类别 选择要删除的类别 单击 删除 按钮 弹出删除确认信息 单击 确认 则删除该类别 单击 取消 则取消该删除操作 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 40 1 6 预定义流程类别预定义流程类别 单击 公文发文转 发文管理 预定义发文流程类别 显示如下界面 新建 修改和删除类别的操作与发文模板类别的新建 修改 删除操作相同 1 71 7 主题词类别主题词类别 单击 公文发文转 发文管理 主题词类别 显示如下界面 新建 修改和删除类别的操作与发文模板类别的新建 修改 删除操作相同 1 81 8 设置主题词设置主题词 单击 公文发文转 发文管理 设置主题词 显示如下界面 1 8 11 8 1 建立主建立主题词题词 单击 新建 按钮 显示如下界面 选择主题词所属类别并输入具体主题词 单击 保存 按钮 返回到主题词设置界 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 41 面 若要联系建立多个主题词 可单击 保存并继续 按钮 可继续建立其他的主题词 1 8 21 8 2 修改修改主题词主题词 选择要修改的主题词 单击 修改 按钮 进行类别修改界面 对主题词或主题词所属类别修改后 单击 保存 按钮 1 8 31 8 3 删删除除类别类别 选择要删除的主题词 单击 删除 按钮 弹出删除确认信息 单击 确认 则删除该主题词 单击 取消 则取消该删除操 作 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 42 2 发文流转过程发文流转过程 发文实例介绍发文实例介绍 以上文设定的公司制度更改发文模版为例 走一个实际的发文流程 具体的发文流程 如下 拟稿人 秘书 发文核稿 办公室主任 发文审稿 集团副总 发文会签 总经理 领导签发 秘书 发文登记 秘书 发文打印 秘书 发文盖章 办公 室主任 文件分发 此流程中使用的岗位人员 为华天动力 oa 系统带数据的试用版中的人员 整个说明书 都以试用版中的人员模拟具体的审批流程 华天动力 oa 在线试用版数据 用户名统一为个 人姓名的拼音 密码为 123456 如总经理赵华威的账号 密码为 zhaohuawei 123456 在线试用数据部门岗位及人员定义列表 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 43 2 12 1 发文拟稿 发文拟稿 运用人事专员刘东的身份登录 oa 系统 账号 liudong 密码 123456 在公文发 文菜单中单击 发文拟稿 进入模板选择画面 在该画面中 当前用户可按照模板的类别的区分选择要使用的模板 只需直接单击要 使用的模板名称 即可进行拟稿工作 如果模板本身允许申请人使用自由流程 则拟稿时 拟稿人可选择使用固定流程或自由流程 如果模板本身不允许使用自由流程 则拟稿时直 接显示发文单界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 44 选择建立固定流程 显示发文单界面 这个发文签批单 是可以根据用户的特定需求进行修改的 用户可根据自身实际的发 文单状况提出具体的需求 我们这边可针对需求进行必要的修改 便可挂载和用户需要完 全一致的签批单 另外 也有用户可自身修改的 比如 大连华天软件有限公司 发文单 这里的公司 名称是可自行设置的 这个随着用户的公司名称而变 用户的公司名称是什么 这里显示 是对应的公司名称 发文单 界面说明 暂存 如果拟稿没有写完 可单击 暂存 按钮 将所拟稿件保存到我的拟稿中 等待下次再继续进行拟稿 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 45 发送 在拟稿内容填写完毕后 单击 发送 按钮 可以将所拟稿件直接发送到 审批流程的第一步等待审批 在发送后 系统会自动提示下一步交由谁审批 完成 如果当前拟稿不需审批 可以在填好全部内容后 单击 完成 按钮 此 时 拟稿将直接完成不走任何审批流程 完成的拟稿能够在 发文监控 中进行 诸如打印 分发等的操作 为了保证发文能够走正确的审批流程 该功能只有有 权限用户才可使用 权限设置请参考 OA 系统管理员使用手册 附件上传 附件上传分为两种 一种是从 oa 系统当中上传附件 一种是从本地上 传 上传附件方法可见附录 编辑正文文件 输入发文文件正文 可设置正文具体的格式 2 1 12 1 1 填写填写发发文文单单 填写发文单相关信息 其中发文标题为必填项目 发文字号可从下列列表中选择 考 虑到发文字号在不同单位中填写字号的人员不同 所以发文字号不要求为某步的必填项目 购买用户可提出设置为某个动作的必填项目 发文字号一旦选定后 被选中的字号会按 原设计规则递增 用户也可以手动修改已生成字号 如果字号排列错误 可以在 发文编 号 设置中指定下次发文的编号或重新设置编号 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 46 2 1 22 1 2 附件上传附件上传 单击 附件上传 按钮 上传新的财务制度 附件上传的具体操作可参看附录 2 1 32 1 3 填写拟稿内容填写拟稿内容 单击 编辑正文文件 按钮 打开文件编辑画面 开始编辑拟稿内容 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 47 完善拟稿内容 编辑完毕后单击 保存 按钮 保存编辑的内容 2 1 42 1 4 发送拟稿信息发送拟稿信息 你搞信息输入完毕 单击 发送 按钮 将所拟稿件直接发送到审批流程的第一步审 批人处 系统自动弹出下一步审批人提示信息 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 48 弹出下一步审批人员 单击确认后返还到公文模板选择界面 2 22 2 拟稿一览拟稿一览 在公文发文菜单中单击 拟稿一览 进入我的拟稿画面 可查看由当前用户所拟的 全部稿件 若稿件是没有发送的 通过暂存存储在我的拟稿中的拟稿信息 在稿件的旁边 会显示 发送 链接 直接单击即可发出 也可以单击发文标题 打开拟稿继续进行其它 操作 如果要废弃拟稿 直接单击 删除 即可 2 2 12 2 1 查看批阅记录查看批阅记录 对于已经发出的稿件 在最右侧栏内会显示出当前正在进行的审批流程 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 49 选中一个稿件行后 单击 查看批阅记录 按钮 能够查看全部的审批过程及各审批 者的审批意见 单击 下载 按钮 可下载所属附件 单击 查看申请信息 按钮 可查看发文单的 内容 2 2 22 2 2 催办催办 选择正在流转中的文件主题 单击 催办 按钮 能够向当前审批者发送系统消息催 促办理 弹出催办信息已发出的提示信息 若文件已完成或已被撤销 则显示该信息已通过审 阅或未通过审阅的提示信息 2 2 32 2 3 查看拟稿信息查看拟稿信息 选择正在流转中的文件主题 单击 查看拟稿信息 按钮 可查看所选主题的具体内 容 显示已提交的申请信息 可查看该申请信息的具体内容 附件内容和审批人想过的批 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 50 阅记录 另外 通过单击 撤消批阅 按钮 还可撤消此信息的申请 2 2 42 2 4 查询查询 可对以往的申请信息进行查询 查阅以往的信息 能够按模板类别 按模板名称及拟 稿状态进行有选择的查看 依据模板类别 模板名称和审批状况进行查询 更多条件查询 单击 更多条件查询 按钮 显示更多条件查询设置画面 可通过主题 申请日期 当前状态 模板类别和模板进行查询 可设定单一的查询条 件 也可将多种条件组合起来进行整合查询 单击 查询 按钮 可进行对应查询条件的 查询 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 51 2 32 3 行政秘书 发文核稿 行政秘书 发文核稿 在发文的审批过程中 主要由发文审批 领导签发 发文登记 打印 盖章 分发等 不同的审批结点组成 除了特定的动作外 其它的发文审批动作 如审稿 核稿 会签等 均在发文待审中进行 用户可以通过审批的不同动作 单击菜单中相关的项目 查看所有 的发文的审批信息 对于未审批的信息在 待办 中查看 对于已审批的信息在 已办 在查看 登录 oa 系统 输入行政秘书王英的帐号 密码 账号 wangying 密码 123456 进入 公文发文 发文待审 显示发文待办界面 2 3 12 3 1 发文待审发文待审 1 查看公文信息 选择公文主题 单击 查看公文信息 按钮 显示该公文的批阅处理界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 52 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 53 界面说明 批阅流程 点击批阅流程按钮 可查看具体的发文流程 红色标识的为当前正在 审批的步骤 核稿完成 填写批阅意见完毕后 单击 核稿完成 按钮 可提交批阅意见 拟 办意见直接显示在发文单的 核稿人 一栏 不签批提交 单击 不签批提交 按钮 无需输入批阅意见即可向下流转 如 果在批阅意见出填写了批阅意见 而仍然单击了 不签批提交 按钮 则在发文 单上不显示批阅意见 但在批阅流转记录中可看到批阅的文字 返回上一步 单击 返回上一步 按钮 则将给发文单转到该审批人的上一步审 批人处 若审批人时该文件的第一个审批人 单击 返回上一步 按钮将文件 转到发起人 暂存 保存文件的批阅内容 但文件没有批阅完毕 文件不向下流转 退文 单击 退文 按钮 可将文件退还给该审批人的任一审批人 加签 加签就是在原有的固定审批流程之外 添加一步审批人 添加的审批人由 执行加签的人自由选择 添加的审批人可查看该审批单的内容 可提出个人的意 见 但添加的审批人不具备否决权 加签分两种 一种是前加签 一种是后加签 审批人审批的时候可根据状况选择不同的加签方式 比如一个正常的固定流程是 甲 乙 丙审批 乙选择丁执行前加签操作 该审批流程变为甲 丁 乙 丙 前加签即加签人员审批后再由原审批人员审批 如果是乙选择丁执行后加签操作 则审批流程变为甲 乙 丁 丙 后加签即当前审批人员审批通过后转到加签人 员审批 加签人员审批通过后 按原本的流程继续流转 查看批阅记录 单击此按钮 可查看该文件以往审批人的审批时间和审批意见 附件上传 可上传附件 编辑正文文件 对文件正文进行编辑 公文批阅设置步骤 查看批阅记录 单击 查看批阅记录 按钮 可查看该公文的批阅过程 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 54 单击 下载 按钮 可将附件信息下载到本机 编辑正文文件 单击 编辑正文文件 按钮 显示公文的正文 界面说明 印章验证 检测印章的真伪 单击 印章验证 按钮 可显示下拉列表中印章的 类别和所属人 可从中选择要验证的印章 添加本地印章 可调入本地印章 调入本地印章的时候要验证口令 只有输入正 确的口令印章才可以使用 试用版印章口令统一为 123456 手写签名 个人签字审批 可使用鼠标或者签字笔在待审的文件上签名 单击 清除 按钮 可清除错误的签名 重新签字 单击 确认 按钮 则该签名便 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 55 显示在审批单上 可用鼠标拖曳调整签字的位置 显示痕迹 对修改过的文字用不同的颜色进行标识 隐藏痕迹 修改过的文字看不到修改的痕迹 文档打印 允许打印此信息 单击 文档打印 出现如下画面 单击属性按钮 可设置打印机及打印格式 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 56 单击 显示痕迹 按钮 对文件的内容进行修改 可看到修改处以不同的颜色进行标 识 并标注修改人的修改时间及具体的修改操作 单击 隐藏痕迹 按钮 修改人员的修改操作和修改时间被隐藏 单击 保存 按钮 对已修改的正文文件存档 返回流程批阅界面 输入批阅意见 在打开的批阅流程窗口中输入批阅意见后 单击 核稿完成 按钮 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 57 弹出分支流程选择界面 根据文件内容选择不同的审批步骤 选择办公室主任发文 审稿 弹出下一步审批人提示信息 单击确定后 返回到发文待办界面 2 查看批阅记录 选中文件主题 单击 查看批阅记录 按钮 可查看该文件的审批人和批阅意见 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 58 3 查询 依据模板类别 模板名称和审批状况进行查询 更多条件查询 可通过主题 申请日期 当前状态 模板类别和模板进行查询 可设定单一的查询条 件 也可将多种条件组合起来进行整合查询 2 3 22 3 2 发文经审发文经审 指所有经我批阅过的文件列表 可查看包含我的批阅意见的全部文件的批阅意见和批 阅时间 进入 公文发文 发文经审 显示发文经审界面 1 查看公文信息 单击 公文发文 发文经审 选中要查看的申请信息 选中要查看的主题 单击 查看申请信息 可看到此信息的正文 单击 查看流转记录 按钮 可查看具体的审批流程 2 查看流转记录 单击 公文发文 发文经审 选中要查看的申请信息 单击 查看流转记录 可知道 相关审批人员处理此申请信息的审批意见和审批时间 3 查询 可按照模板类别和模板进行查询 也可通过主题 申请日期 当前状态 模板类别和 模板进行查询 单击 查询 按钮 可进行对应查询条件的查询 2 42 4 办公室主任 发文审稿 办公室主任 发文审稿 登录 oa 系统 输入办公室主任刘小宇的用户名和密码 用户名 liuxiaoyu 密码 123456 进行发文审稿 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 59 用户需要审批的文件 可通过四种不同的方式进行审批 四种方式审批的效果是一 致的 只需通过其中的任意一种方式将待审信息审批通过后 便可自动向下流转 1 系统提示信息 若用户有需要审批的文件 用户会收到一条系统消息 告知用户那个文件在何处需要 审批 用户能够直接通过系统消息进入审批画面进行审批 单击消息标题 显示消息具体内容 单击 点击此处查看原申请信息 可转到具体的等待审批页面 2 桌面 待我审批 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 60 若用户桌面上设有 待我审批 模块 此模块可直接显示待审的文件 单击此信息可 执行审批动作 3 桌面 待办提醒 若用户桌面设有 待办提醒 模块 此模块中的 等待审批 显示需要审批的文件 后面的数字和实际需要审批文件的个数相对应 单击 等待审批 可查看当前用户需要审 批的信息 可直接批阅 此外 任务待办 日程待办和等待阅读 依次为需要办理的任务 日程和待阅读的文件信息 4 发文待审 以上所说的都是用户通过系统桌面或消息得到需要审批信息的提示 除此之外 在 公文发文 发文待审 菜单中显示待办的信息 2 4 12 4 1 通过发文待办批阅公文通过发文待办批阅公文 选中主题 单击 查看公文信息 按钮 显示发文单界面 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 61 选中主题 单击 查看公文信息 按钮 显示发文单界面 编辑正文文件 单击 编辑正文文件 按钮 可查看公文文件信息 知晓文件正文经过前面的审批人 做过哪些调整 华天动力协同办公系统公文发文使用说明 62 完成对公文内容审核后 单击 保存 按钮 返回发文批阅界面 填写批阅意见 输入批阅意见 也可选择快速意见作为批阅意见 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