2020年招标资料及合同纸质文档管理办法

招标资料及合同纸质文档管理办法 目 录 第一章 总则 . 1 第一条 目的 . 2 第二条 原则 . 2 第三条 适用范围 . 2 第四条 职责范围 . 2 第二章 资料组成及管理 . 2 第五条 招标资料的组成及管理 . 2 第六条 合同纸质文档分类及管理 . 2 第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规定 . 3 第三章 附则 . 3 第一章 总则 第一条 目的 为了规范招标资料和合同纸质文档管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、分类、存档、查阅、保密及作废等方面的管理，提高工作效率，特制定本办法。 第二条 原则 1.1. 真实性：档案资料必须真实、准确地记载招标管理过程中形成的内容； 1.2. 完整性: 档案资料招标管理过程中形成完整的具有保存价值的文字、数字、图表、 电子光盘等各种文件资料。 第三条 适用范围 适用于集团公司各开发项目。非开发项目可参照执行。 第四条 职责范围 4.1. 集团造价采购中心负责本管理办法的制订、修改、解释、指导及监督检查。 4.2. 集团下属各公司的造价采购部、项目部、工程部等部门及相关人员负责本管理办法 的贯彻执行。 4.3. 集团下属各公司可以根据实际情况制定管理细则，但是管理细则不得与本管理办法 冲突。 第二章 资料组成及管理 第五条 招标备案资料的组成及管理 5.1. 资料组成：招标定案、开标结果统计表、招标答疑纪要(澄清文件)、投标单位报价 书、图纸会审记录或图纸审查结论、图纸变更资料、限价、相关承诺书等（详见附件一）。 5.2. 资料管理： 招标经办人及时收集、保存依照有关法定程序备案招标投标过 程中产生的各种文件资料，并应当在签订合同之日起七日内，将收集齐全的归档招投标资料交资料管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。 5.2.1. 招标资料及合同纸质文档应当专人管理，大区造价采购部设兼职资料管理人员。 5.2.2. 资料管理人员在收到归档的完整资料后，应及时作好分类登记(详见附件二），并 认真做好归档和集中管理工作。 第六条 合同纸质文档分类及管理 6.1. 合同纸质文档分类：设计、勘察、监理、造价咨询、基础、土建、安装、装饰、材 料设备、设备购买及安装、园林景观、临时设施、其它。 6.2. 合同纸质文档管理：存档所有的合同相关资料原件（合同审批表（OA）、合同、补充 协议等），并将相关数据录入合同台账，以便快速复查（详见附件三）。各大区开发公司于每月25日前将合同台账上传造价采购中心和督察中心。 第七条 招标资料与合同纸质文档管理的其他规定 7.1. 归档与立卷 7.1.1. 资料管理员将完整的资料收集后装订并存放于统一标准档案盒。 7.1.2. 档案盒里存档资料的排列顺序与台账顺序匹配。 7.2. 保管与使用 7.2.1. 招标资料与合同纸质文档为长期性保存资料，采用集中保管形式。 7.2.2. 资料要求集中存放于部门资料柜，由专职（或兼职）资料管理人员管理，部门各 职员手中只能持有正在处理的此类资料。 7.2.3. 根据工作需要借阅查看的，必须履行借阅手续方可借阅。资料管理人员负责借阅 资料的催还。 7.2.4. 根据工作情况需要销毁或作废的资料，资料管理人员必须造具清册，经部门负责 人批准，方可在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。 第三章 附则及其它 第八条 本规则自发布之日起开始施行。 第九条 附件