计算机应用基础第4章：文字处理软件Word的使用

第4章文字处理软件Word的使用,紧跟计算机技术发展步伐，以社会需求为向导，以实际应用为中心贯彻案例驱动与项目实践相结合的教学思维，注重操作技能训练覆盖全国计算机等级考试(一级MSOffice)内容，兼顾常用Office高级技能,本章目录,4.1Word2003简介4.2Word2003的基本操作4.3Word2003的排版4.4图文混排4.5实践案例1电子板报的制作4.6在Word2003中打印文档4.7Word2003表格的制作4.8Word2003的高级排版操作4.9实践案例2用邮件合并功能制作批量信封和信件,3.1Word2003简介,Word2003的启动和退出Word2003的窗口组成Word2003的工具栏Word2003的视图方式,1.Word2003的启动,方法1：执行“开始/程序/MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeWord2003”命令则启动Word应用程序，并新建一个名为“文档1.doc”的Word文档。方法2：在桌面上如果有Word图标，双击Word应用程序图标，可以快速启动。方法3：打开已有的Word文档。,2.Word2003的退出,（1）关闭当前Word文档若只是关闭当前的文档，而不退出Word应用程序，可用以下方法：方法1：选择“文件/关闭”命令。方法2：单击菜单栏最右侧的“关闭窗口”按钮。（2）直接退出Word应用程序方法1：单击标题栏最右端的“关闭”按钮。方法2：选择“文件/退出”命令。方法3：当Word应用程序窗口作为当前活动窗口时，按Alt+F4键。方法4：双击标题栏左端的控制菜单图标。方法5：单击控制菜单，选择“关闭”命令。,3.1.2Word2003的窗口组成,3.1.3Word2003的视图方式,1.普通视图方式2.Web版式视图方式3.页面视图方式4.大纲视图方式5.阅读版式视图方式,3.2Word2003的基本操作,文档的建立文档的打开文本的输入文本的复制、移动、删除文档的保存文档的保护,3.2.1文档的建立,方法1：单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮。方法2：执行“文件/新建”命令，在“新建文档”任务窗格中选择“空白文档”。方法3：快捷键Ctrl+N。方法4：在“新建文档”任务窗格中选择“本机上的模版”新建一个文档。,3.2.2文档的打开,打开一个或多个文档方法1：单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。方法2：执行“文件/打开”按钮。方法3：使用快捷键Ctrl+O。打开最近使用过的文档方法1：单击“文件”菜单，选择底部显示的文件名列表中的文档。方法2：在“开始工作”任务窗格选择“打开”文件名。,3.2.3文本的输入,文字输入的一般原则不要用空格来增加字符的间距，而是录入完成后，为文本设置字体来设置字符间距，字体的设置在后续部分详述。输入内容到达页右边界，系统会自动换行；一个自然段输入完成后，可按回车键，进行下一段的录入；换行不换段落，可按Shift+Enter组合键。不要用按回车键的方式来加大段落之间的间距，而是录入完成后，为文本设置字体来设置段落格式来设置段落之间的间距。特殊符号的输入插入点的移动,3.2.4文档的基本编辑,文本的选定插入文本删除文本移动文本复制文本撤销与恢复,3.2.5文档的保存,新文档的保存保存已有文档自动保存保存多个文档,1.新文档的保存,选择“文件/保存”或“文件/另存为”，或者单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，都将显示“另存为”对话框，如图3-7所示。,2.保存已有文档,如果当前编辑的是已命名过的旧文档，选择“文件/保存”或“文件/另存为”的操作有所不同。选择“文件/保存”时不会出现上述的“另存为”对话框，而直接保存到原来的文档中以当前内容代替原来内容，当前编辑状态保持不变。选择“文件/另存为”时，将打开上述的“另存为”对话框，这时可为当前编辑的文档换名、换位置或文件类型保存。,3.自动保存,Word为了防止在突然断电或是出现了其他意外而导致文档突然被关闭时文件内容丢失，设置了自动保存的功能。但文件在每次关闭之前也应该进行存盘。（1）单击“工具/选项”命令，出现“保存选项”对话框，选择“保存”标签。（2）选择“自动保存时问间隔”复选框，并在其后的“分钟”框中，选择或输入自动保存的时间间隔。例如，输入“5”，则Word每5分钟就对当前的文件保存一次。,4.保存多个文档,按住Shift键的同时单击“文件”菜单项，这时菜单中的“保存”命令已改变成“全部保存”命令，单击“全部保存”命令就可以实现一次操作保存多个文档。,3.2.6文档的保护,设置文档的格式限制功能设置文档的局部保护功能设置“权限密码”,3.3Word2003的排版,文字格式的设置段落格式的设置格式的复制和清除项目符号和编号的设置分栏首字下沉页眉页脚的设置文本的查找和替换,3.3.1文字格式的设置,设置字体、字形、字号和颜色改变字符间距、字宽度和水平位置给文本添加下划线、着重号设置文字动态效果给文本添加边框和底纹,3.3.2段落的格式化,段落的左右边界的设置设置段落对齐方式行间距与段间距的设定给段落添加边框和底纹,3.3.3格式的复制和清除,格式的复制（1）选定已设置格式的文本。（2）单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变为刷子形。（3）将鼠标指针移到要复制格式的文本开始处。（4）拖动鼠标选择要复制格式的文本，放开鼠标左键就完成格式的复制。格式的清除如果对于所设置的格式不满意，那么可以清除所设置的格式，恢复到Word默认的状态。逆向使用格式刷就可以清除已设置的格式。也就是说，把Word默认的字体格式应用到已设置的文字上去。,3.3.4项目符号和编号,1.在键入文本时，自动创建编号或项目符号（1）自动创建编号或项目符号先输入一个星号“*”，后面跟一个空格，然后输入文本。输完一段按Enter键后，星号会自动改变成黑色圆点的项目符号，并在新的一段开始处自动添加同样的项目符号。这样，逐段输入，每一段前都有一个项目符号，最新的一段(指未输入文本的一段)前也有一个项目符号。如果要结束自动添加项目符号，可以按BackSpace键删除插入点前的项目符号，或再按一次Enter键。（2）自动创建段落编号先输入如：“1”、“（1）”、“一、”、“A”等格式的起始编号，然后输入文本。输完一段按Enter键后，在新的一段开头就会根据上一段的编号格式自动创建编号。,3.3.4项目符号和编号,2对已输入的各段文本添加编号或项目符号（1）使用工具栏快捷按钮选定要添加段落编号(或项目符号)的各段落。单击“格式”工具栏中的“编号”按钮(或“项目符号”按钮)。（2）使用菜单命令选定要添加段落编号(或项目符号)的各段落。执行“格式/项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。在“项目符号和编号”对话框中的“项目符号”选项卡中，有七种项目符号，可以单击选定其中一种，再单击“确定”按钮。3.自定义项目符号,3.3.5分栏,如要对整个文档分栏，则将插入点移到文本的任意处；如要对部分段落分栏，则应先选定这些段落。执行“格式/分栏”命令，打开“分栏”对话框，进行设置。注：对最后一段进行分栏操作时，在选择段落时，不能选中文章末尾的回车符，否则会导致文字全部偏向栏的左边。,3.3.6首字下沉,将光标插入到要设置首字下沉的段落的任意位置。执行“格式/首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框。在“位置”的“下沉”和“悬挂”中选定一种。在“选项”组中选定首字的字体，填入下沉行数和距后面正文的距离。单击“确定”按钮,3.3.7插入页码,（1）执行“插入/页码”命令，打开“页码”对话框。（2）单击“位置”列表框下拉按钮，从列表中选定页码的位置。（3）单击“对齐方式”列表框下拉按钮，从列表中选定页码的水平位置。（4）“首页显示页码”复选框的选定与否可以决定文档的第1页是否需要插入页码。（5）单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框，在“数字格式”下拉列表框中可选择数字的类型（包括阿拉伯数字、中文数字、罗马数字等），在“起始页码”中输入数字可以确定首页显示的页码。（6）单击“确定”按钮。返回“页码”对话框，单击“确定”按钮确认设置。,3.3.8插入脚注与尾注,（1）将插入点移到需要插入脚注和尾注的文字之后。（2）执行“插入/引用/脚注和尾注”命令，打开对话框。（3）在对话框中选定“脚注”或“尾注”单选项，设定注释的编号格式、自定义标记、起始编号和编号方式等。（4）点击“插入”按钮，插入点会自动进入页脚位置或文章的末尾处，输入注释的文字即可。,3.3.9插入分隔符,（1）将插入点移到新的一页的开始位置。（2）按组合键Ctrl+Enter；也可以执行“插入/分隔符”命令，在“分隔符”对话框中选定“分页符”选项，单击“确定”按钮,3.3.10插入文件,（1）把光标插入到需要插入另一个文档的位置。（2）执行“插入/文件”命令，打开“插入文件”对话框。（3）在“插入文件”对话框中，选定要插人文档所在的文件夹和文档名。（4）单击“确定”按钮，就可在插入点指定处插人所需的文档。,3.3.11页眉和页脚,建立页眉页脚执行“视图/页眉和页脚”命令建立奇偶页不同的页眉单击工具栏中的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框。在“版式”选项卡的“页眉和页脚”框中，选中“奇偶页不同”复选框。页眉页脚的删除,3.3.11页眉和页脚,3.3.12文本的查找与替换,常规查找文本（1）执行“编辑/查找”命令或按快捷键Ctrl+F，打开“查找和替换”对话框。（2）在“查找内容”列表框中键入要查找的文本，如键入“Word2003”一词。（3）单击“查找下一处”按钮开始查找。当查找到“Word2003”一词后，就将该文本移入到窗口工作区内，并反白显示所找到的文本。（4）如果此时单击“取消”按钮，将关闭“查找和替换”对话框，插入点停留在当前查找到的文本处；如果还需继续查找下一个的话，那么可再单击“查找下一处”按钮，直到整个文档查找完毕为止。,3.3.12文本的查找与替换,高级查找单击“查找和替换”对话框中的“高级”按钮，可以打开设置各种查找条件的扩展对话框），设置好这些选项后，将快速查找出符合条件的文本。,3.3.12文本的查找与替换,替换文本（1）执行“编辑/替换”命令或按快捷键Ctrl+H，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。（2）在“查找内容”列表框中键入要查找的内容。（3）在“替换为”列表框中键入要替换的内容。（4）在输入要查找和需要替换的文本和格式后，根据情况单击下列按钮之一：“替换”按钮：替换找到的文本，继续查找下一处并定位。“全部替换”按钮：替换所有找到的文本，不需要任何对话。“查找下一处”按钮：不替换找到的文本，继续查找下一处并定位。,3.3.12文本的查找与替换,高级替换点击“高级”按钮，打开扩展选项。,3.4图文混排,3.4.1插入图片3.4.2图片格式设置3.4.3自选图形的绘制3.4.4使用文本框3.4.5插入艺术字3.4.6背景与水印3.4.7插入数学公式,3.4.1插入图片,1插图剪贴画“插入/图片/剪贴画”命令2插入“来自文件”的图片“插入/图片/来自文件”命令,3.4.2图片格式设置,1改变图片大小2裁剪图片3文字的环绕4为图片添加边框5重设图片,3.4.3自选图形的绘制,Word提供了一套绘制图形的工具，利用它可以创建各类矢量图形。只有在页面视图下才可以在Word文档中插入图形。1“绘图”工具栏2创建图形“绘图”工具栏中的自选图形按钮3移动图形的技巧4图形中添加文字5图形的效果设置6图形的叠放次序7绘图精度的提高,3.4.3自选图形的绘制,3.4.4使用文本框,1将已有文本转换为文本框（1）选中需要设置为文本框的内容。（2）执行“插入/文本框”菜单下的“横排”或“竖排”命令。2创建文本框在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮（或“竖排文本框”按钮3文本框文字方向的改变“常用”工具栏中“更改文字方向”按钮,3.4.5插入艺术字,1插入艺术字执行“插入/图片/艺术字”命令或单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮2编辑艺术字插入的艺术字可以重新编辑，通过“艺术字”工具栏进行。单击选定插入的艺术字后，将自动显示“艺术字”工具栏。,3.4.6背景与水印,1背景执行“格式/背景”文档背景和填充效果不能在普通视图和大纲视图中显示2水印（1）执行“格式/背景/水印”命令，打开“水印”对话框。（2）选择“文字水印”就可以制作出自己想要的水印了。在“语言”菜单中选择水印的语言种别，“文字”菜单中选择水印的文字内容，设置好水印文字的字体、字号、颜色、透明度和版式后，“确定”应用，就可以看到文本后面已经生成了设定的水印字样。（3）若需要设置图片作为水印，则在对话框中选择“图片水印”，然后点击“选择图片”找到事先准备做水印用的图片。添加后，设置图片的缩放比例、是否冲蚀。冲蚀的作用是让添加的图片在文字后面降低透明度显示，以免影响文字的显示效果。,3.4.7插入数学公式,1.插入公式2.修改公式,3.5教学案例1电子板报的制作,操作重点：字体、段落格式的设置合并文档文本框的应用艺术字的插入自选图形、线条的应用操作难点：图文混排的编辑,3.6在Word2003中打印文档,学习重点：页面设置：纸张大小、页边距、版式、文档网格打印设置,3.6.1页面设置,在创建文档时，Word默认的纸张大小为A4，其版面的大小可以使用语大部分文档。用户也可以根据需要重新设定纸张的大小、页边距、每页的行数和每行的字数。纸张的大小确定了可用文本区域。文本区域的宽度是纸张的宽度减去左、右页边距，文本区域的高度是纸张的高度减去上、下页边距。“文件/页面设置”命令,3.6.1页面设置,3.6.1页面设置,（1）执行“文件/页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，对话框包含了“页边距”、“纸张”、“版式”和“文档网格”四个选项卡。（2）在“纸张”选项卡中，可以设置纸张的大小。在“纸张大小”下拉列表中选择Word提供的纸张大小。也可以自定义大小纸张，在“宽度”和“高度”中分别填入具体的数值，即可自定义纸张的大小。（3）在“页边距”选项卡中，可以设置上、下、左、右的页边距，也可设置纸张的方向。如果需要设置装订线，可以在“装订线”文本框中填入边距的数值，并选定“边距位置”。“方向”选项中可以选择纸张的方向，通常为“纵向”。（4）在“版式”选项卡中，可以设置页眉和页脚在文章中的编排。可以设置页眉和页脚“奇偶页不同”和“首页不同”，同时可以设置文本的垂直对齐方式。（5）在“文档网格”选项卡中，可以设置每页的行数和每行的字数，还可设置分栏数。选择“网格”中的“指定行和字符网格”单选项，即可设置每页的行数和每行的字数。,3.6.2打印设置,1打印预览2打印打印一份文档打印多份文档执行“文件/打印”命令,3.6.2打印设置,1打印预览2打印（1）打印一份文档单击“常用”工具栏中的“打印”按钮（2）打印多份文档执行“文件/打印”命令，在对话框的“副本”选项组中的“份数”列表框中填入需要的份数。（3）打印一页或几页若在“页面范围”选项组中，选定单选框“当前页”，那么只打印当前插入点所在的一页；若选定单选框“页码范围”，并在其右边的文本框中填人页码，那么可以打印指定的页面。,3.7Word2003表格的制作,表格是最常用的文档格式。Word中的表格不仅能规范数据，而且能实现数据的计算、排序，文本与表格间的转换等。学习重点：表格的建立表格的编辑表格内的数据的排序与计算表格和文本之间的转换,3.7.1表格的建立,1使用“插入表格”按钮建立表格2使用“插入表格”命令建立表格（1）将插入点移动到要建立表格的位置上。（2）执行“表格/插入/表格命令，在屏幕上显示出“插入表格”对话框。（3）在“表格尺寸”框中的“列数”和“行数”中，输入表格的列数和行数。例如，6列4行，则分别输入6和4。（4）在“自动调整”操作中，选择“固定列宽，输入表格中每一列的宽度，在默认状态下，为“自动”模式。即表格占满整行，每一列的宽度平均分配。（5）单击“确定”按钮即可。3绘制复杂表格执行“表格/绘制表格”命令，或单击常用工具栏中的“表格和边框”按钮，则打开“表格和边框”工具栏，并自动选择绘制表格按钮,3.7.1表格的建立,3.7.2表格的编辑,1边框处理2添加底纹3“表格和边框”工具栏4使用表格自动套用格式,3.7.4表格内的数据的排序与计算,1.排序（1）简单排序（2）复杂排序2.计算Word可以快速地对表格中的行和列的数值进行各种数值计算，如加、减、乘、除以及求平均值、求百分比、找最大值、最小值、排序等。在Word中规定，表格中的“行”名称是以数字（1，2，3，4，）来表示