合同管理系统项目规划书

项目编号: IT- 合同管理系统合同管理系统 卷号卷号 卷内编号卷内编号 密级密级 项目规划书项目规划书 Version: 1.0 项项 目目 承承 担担 部部 门门： ： IT 部部 完完 成成 日日 期：期： 2010-01-20 本本 文文 档档 使使 用用 部部 门门： ： 主管主管领导领导 用用户户 撰撰 写写 人：人： 审审 核核 人：人： 审审 批批 人：人： 1 目目 录录 1 1 引言引言 .2 2 1.1 编写目的 .2 1.2 项目名称 .2 1.3项目背景.2 1.4参考资料.2 2 2 项目组织和资源项目组织和资源 .2 2 2.1 人力资源.2 2.2已有开发设施.3 2.2须获取的资源.3 3 3 合同管理系统合同管理系统 .3 3 3.1 客户模块.4 3.2 合同模块.5 3.2.1 新增合同.5 3.2.2 合同变更（解除）.7 3.3 付款模块.7 4 4 档案管理系统档案管理系统 .8 8 4.1 案库管理模块.9 4.2案卷管理模块.9 4.3 文件管理模块.10 4.3.1 增加文件.11 4.3.2 档案销毁.12 4.4案卷借阅模块.12 4.4.1 申请借阅.13 4.4.2 借阅审批.13 4.5档案统计模块.14 4.6档案销毁模块.15 5 5 附件附件 .1515 2 1 引言引言 1.1 编写目的编写目的 为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各 个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团 队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命 周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。 1.2 项目名称项目名称 项目编号: IT-、合同管理系统开发及推广项目 1.3 项目背景项目背景 目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度 控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公 司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情 况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。 江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、 系统化的合同管理平台。 1.4 参考资料参考资料 经审批的合同管理系统开发及推广年度立项书（项目编码：BT-LX-004-） 恒润基合同管理系统使用手册（来自互联网） 2 2 项目组织和资源项目组织和资源 2.12.1 人力资源人力资源 参与项目开发的总人数和人员结构如下表： 姓名姓名性别性别部门部门在本项目中承担的工作在本项目中承担的工作 男IT 部项目负责人 男IT 部系统详细设计、源代码编写、系统测试 女IT 部源代码编写、系统测试 女IT 部用户使用手册编写、组织培训 男IT 部软件实施 2.22.2 已有开发设施已有开发设施 3 项目研发地点：； 所用设施：； 开发工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 2008 2.22.2 须获取的资源须获取的资源 需要人力资源部制作合同编码规则 需要行政部收集合同模板 3 3 合同管理系统合同管理系统 合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。系统开发阶段将按模块分阶段 进行开发。 合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、 组织培训阶段，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表： 阶段名称阶段名称完成期限完成期限工作内容工作内容负责部门负责部门阶段产品阶段产品 客户模块 2010-12-25 系统设计、源代码编写、系统测试IT 部源代码 合同模块 2011-1-10 系统设计、源代码编写、系统测试IT 部源代码 系 统 开 发 付款模块 2011-1-29 系统设计、源代码编写、系统测试IT 部源代码 系统测试 2011-2-30 模拟测试IT 部测试报告 合同模板导入 2011-4-25 收集合同模板、导入合同模板行政部合同模板 组织培训 2011-4-28 组织关键用户培训IT 部培训记录 3.13.1 客户模块客户模块 4 客户信息是每个企业的宝贵财富。在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位 的基本信息。点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图： 增加 查找 编辑 删除 退出 序号客户编号客户名称客户类别客户网址联系人联系人办公电话建立人建立时间 详细设计说明： 1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立 时间、客户状态等客户信息； 2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息； 3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息； 4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料， 同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。 5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改； 6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。 单击客户列表界面的【增加】按钮，进入新建客户编辑页面： 保存 退出 客户基本信息客户基本信息 客户名称*客户编号* 客户类型地址 邮编国家 地区网址 法定代表人*注册资金 开户银行账号 主要联系人*移动电话 办公电话*传真 5 客户说明客户说明 详细设计说明： 1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该 客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息； 2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成 客户建立工作。 3.23.2 合同模块合同模块 合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组 合在一起。点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图： 新增 查找 编辑 删除 退出 序号合同编号合同名称合同金额客户名称合同类别建立时间合同状态 详细设计说明： 1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息； 2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种； 3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息； 4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息； 5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资 料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料； 6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改； 7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。 3.2.13.2.1 新增合同新增合同 因业务需要签订合同的，点击【增加】按钮，系统将自动提醒填写合同签审表： 6 保存 审核 变更（解除） 退出 打印 合同基本信息合同基本信息 合同名称*主体合同（附件）* 合同编码* 合同类别*签订日期* 合同金额*币种生效日期* 印花税额资金性质*计划完成日期* 合同相对方* 相对方信用评级*信用证明* 合同标的物*数量或质量*其他补充 资金计划资金计划 序号金额（人民币）结算方式结算时间资金条款资金状态 合同内容合同内容 审批流审批流 合同经办人 合同承办 部门经理 同意签订。 不同意签订，原因 。 经办人： 日期： 总经理 同意签订。 不同意签订，原因 。 经办人： 日期： 详细设计说明： 1、输入合同名称、合同编码、签订日期、生效日期，计划完成日期、合同金额、合同类别、合同相对方、 相对方信用评级及证明、合同标的物、数量或质量等必要信息，点击【保存】即可完成客户建立工作； 2、点击“合同类别”的下拉按钮选择合同模板，系统自动弹出所需的合同模板，填写完毕后点击【保存】 即可； 3、将合同的相关信息录入到合同管理系统中，并扫描合同原件作为附件上传至合同管理系统； 4、在建立合同时要录入资金计划，以便于付款模块的逻辑调用，输入“资金计划”的金额、结算方式、 结算时间、资金条款、资金状态等信息，其中资金条款按照结算需要输入第一期、第二期、第三期等； 5、合同经办人在合同签审表中录入合同相关信息后，系统自动生成合同编码。 3.2.23.2.2 合同变更（解除）合同变更（解除） 7 合同约定的情况出现变化，需对合同内容重新修改，点击【变更】按钮，系统将自动提醒填写合 同变更（解除）申请表格： 保存 审核 退出 打印 合同名称*合同编码* 合同变更（解除） 理由* 变更事项说明* 变更生效日期合同修改次数*附件* 审批流审批流 合同负责人 经办部门经理 经办人： 日期： 总经理 经办人： 日期： 详细设计说明： 1、输入合同名称、合同编码、合同变更理由、变更事项说明、合同修改次数、附件等必填项； 2、合同经办人在合同变更申请表中录入合同相关信息时，系统自动根据编码规则进行编码； 3、经总经理审批后，若需要更改合同的，先删除对应的合同，然后再增加合同即可，系统将自动生成版 本号；若需要解除合同的，直接删除对应的合同即可； 3.33.3 付款模块付款模块 收款是合同的重要组成部分，此模块罗列了合同中收款单的详细信息，方便查阅，实现收款管理。 查找 付款 删除 退出 序号所属合同付款金额付款方式资金条款计划付款时间相差天数付款条件状态实际付款时间 详细设计说明： 1、收款资料来源于合同中的资金计划，默认排列显示是分组显示，以合同为组； 2、用户可以查看所属合同、付款金额、付款方式、资金条款、计划付款时间、相差天数、付款条件、状 8 态、实际付款时间等客户信息； 3、付款状态包括已完成、未完成两种； 4、点击【查找】按钮，输入所属合同、付款状态、预计付款时间、实际付款时间等条件来查询付款资料， 同样也可以通过输入关键字来查找付款资料； 5、选中任意客户，点击【付款】按钮，付款即完成； 6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除付款信息。 4 4 档案管理系统档案管理系统 为进一步加强合同管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、 科学化，特开发档案管理系统。 档案管理系统开发分为六个阶段，包括案库管理模块开发、案卷管理模块开发、文件管理模块开发、 案卷借阅模块开发、案卷统计模块开发、档案销毁模块开发等，具体阶段名称、完成期限、工作内容、 阶段产品如下表： 阶段名称阶段名称完成期限完成期限工作内容工作内容阶段产品阶段产品 案库管理模块 2011-5-8 系统设计、源代码编写、系统测试源代码 案卷管理模块 2011-5-25 系统设计、源代码编写、系统测试源代码 文件管理模块 2011-7-1 系统设计、源代码编写、系统测试源代码 案卷借阅模块 2011-7-20 系统设计、源代码编写、系统测试源代码 案卷统计模块 2011-8-15 系统设计、源代码编写、系统测试源代码 档案销毁模块 2011-8-28 系统设计、源代码编写、系统测试源代码 4.14.1 案库管理模块案库管理模块 9 卷库管理是档案管理系统的基本信息，任何案卷和文件都是建立在卷库上的。在案库管理中，用户 能自由增加、编辑或删除卷库。点击档案管理中的卷库管理，进入卷库列表，如下图： 增加 修改 删除 退出 卷库号卷库名称所属部门 详细设计说明： 1、用户可以查看卷库号、卷库名称、所属部门等卷库信息； 2、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写卷库信息； 3、选中任意卷库，点击【编辑】按钮，即可对案库信息进行修改； 4、选中任意卷库，点击【删除】按钮，即可删除案库。 因业务需要新增卷库的，点击【增加】按钮，填写卷库信息，如下表： 保存 退出 卷库号* 卷库名称* 所属部门* 备注 详细设计说明： 1、 输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增卷库； 4.24.2 案卷管理案卷管理模块模块 建立卷库后，即可增加案卷，点击档案管理中的案卷管理，进入案卷列表，如下图： 增加 查找 修改 退出 案卷号案卷名称所属卷库全宗号凭证类别案卷密集案卷状态操作 拆封/封卷 拆封/封卷 详细设计说明： 10 1、用户可以查看案卷号、案卷名称、所属部门、全宗号、凭证类别、案卷密集、案卷状态等案卷信息； 2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息； 3、案卷状态包括拆卷、封卷两种状态； 4、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写案卷信息； 5、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库、归卷年代、起始日期、终止日期、保管期限、 案卷密级、全宗号、目录号、所属部门等条件即可查找案卷信息，也可以通过输入关键字进行查找； 6、选中任意案卷，点击【修改】按钮，即可对案卷信息进行修改； 7、选中任意案卷，点击【删除】按钮，即可删除案卷。 需要增加案卷的，点击【增加】按钮，填写文件信息： 保存 退出 案卷号*案卷名称* 所属卷库归卷年代 起始日期终止日期 所属部门*编制机构 保管期限案卷密级 全宗号目录号 档案馆号保险箱号 缩微号凭证类别 凭证编号（起）凭证编号（止） 页数备注 详细设计说明： 1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增案卷； 4.34.3 文件管理文件管理模块模块 增加案卷后，可以在同一个案卷中增加多个文件，点击档案管理中的文件管理，进入文件列表，如 下图： 11 增加 查找 修改 销毁 退出 文件号文件标题密级发文单位发文时间所属案卷 详细设计说明： 1、用户可以查看文件号、文件标题、密级、发文单位、发文时间、所属案卷等文件信息； 2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息； 3、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写文件信息； 4、点击【查找】按钮，输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、 紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过 输入关键字来查找客户资料。 5、选中任意文件，点击【修改】按钮，即可对文件信息进行修改； 6、选中任意文件，点击【销毁】按钮，系统将弹出合同销毁申请单 ，填写完毕后，申请进入审批流 程； 7、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可删除文件。 4.3.14.3.1 增加文件增加文件 需要增加归档文件的，点击【增加】按钮，填写文件信息： 保存 退出 文件号文件主题词 文件标题文件辅标题 发文单位发文日期 密级紧急等级 文件分类公文类别 文件页数打印页数 备注所属案卷 +添加附件 详细设计说明： 1、输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分 12 类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找 客户资料。点击【保存】按钮即可新增案卷； 4.3.24.3.2 档案销毁档案销毁 需要清理无用档案，腾出有限的空间，点击【销毁】按钮，系统自动提醒填写合同销毁申请单 保存 审核 退出 打印 合同名称* 合同编码*合同责任人* 合同有效日期*归档日期* 销毁份数*：销毁日期* 销毁原因说明： 审批流审批流 文控员 合同负责人 同意销毁。 不同意销毁，原因 。 经办人： 日期： 合同承办 部门经理 同意销毁。 不同意销毁，原因 。 经办人： 日期： 总经理 同意销毁。 不同意销毁，原因 。 经办人： 日期： 详细设计说明： 1、输入合同名称、合同编码、合同责任人、合同有效期、归档日期、销毁日期、销毁份数、销毁原因说 明等必填项； 2、系统自动统计合同期满两年的合同； 3、系统设定经销毁的档案自动保存在销毁档案夹中。 4.44.4案卷借阅案卷借阅模块模块 因业务需要查阅合同细节，点击档案管理中的案卷借阅，进入文件列表，如下图： 查找 借阅 退出 案卷号案卷名称所属卷库全宗号凭证类别案卷密级案卷状态 13 详细设计说明： 1、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库等条件查找案卷，也可以通过输入关键信息查 找文件； 2、选中任意文件，点击【借阅】按钮，填写档案解除申请单即可提出借阅申请； 3、借阅状态包括待审批、已批准、已归还。 4.4.14.4.1 申请借阅申请借阅 点击【借阅】按钮，系统将自动提醒填写档案借出申请单 保存 审核 退出 打印 借阅人*申请日期* 借阅档案名称* 借阅理由说明* 部门经理* 借阅理由成立，同意申请： 借阅理由不成立，理由及处理意见 经办人： 日期： 文控员* 同意借阅 不同意借阅，理由及处理意见 经办人： 日期： 审批流审批流 实际借出日期*预定归还日期* 借出文档页数*实际归还日期* 档案归还说明合同变更 合同损坏 备注 详细设计说明： 1、借阅人填写借阅人、申请时间、借阅档案名称、借阅理由说明等必要信息，点击【保存】按钮即完成 借阅申请； 2、档案归还时，经文控员核查无误后登录档案管理系统填注归还日期及归还说明，如合同有变更或损坏， 需在合同目录中注明。 4.4.24.4.2 借阅审批借阅审批 申请人提出借阅申请后，进入审批流，点击案卷借阅模块的借阅审批 14 查找 审核 撤销 归还 退出