时间管理误区、本质与自然法则(ppt 60页).ppt

時間管理,“不能管理时间，便什么都不能管理”（美）杜拉克,因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。,忙人的告白,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216“yes”,救命！你在时间管理上需改进,812“yes”,48“yes”,04“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,案例：老王的故事,延误,原因,1、没有以第一时间把报告做好,拖延，没有界定缓急先后,2、打算做报告的当天下属生病，代出席会议上司紧急命令一些电话,突发事件紧急事件被打扰,3下班回家,交通堵塞,4看电视,不能自我约束,5、放弃工作,不能自我约束,6、赖床,不能自我约束,7、没有带一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,时间管理误区,误区之一：工作缺乏计划工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则,误区之二：组织工作不当,组织工作不当的主要体现在以下几个方面：*职责权限不清，工作内容重复*“事必躬亲，亲力而为”*沟通不良*工作时断时续,误区三：时间控制不够,在时间控制容易陷入下面的陷井：习惯拖延时间不擅处理不速之客的打扰。不擅处理无端电话的打扰。泛滥的“会议病”困扰。,拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意,误区四：整理整顿不足,误区五：进取意识不强,*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊,前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：,昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达“我没有时间”,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余,睡眠8小时13.3年26.7,一日三餐2.5小时4.2年22.5,交通1.5小时2.5年20,电话1小时1.7年18.3,看电视、上网3小时5年13.3,看报、聊天3小时5年8.3,刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6,3.3,現在來看看你每分鐘的時間價值每天_元每小時_元每分鐘_元,思考你的時間價值,时间到底值多少钱？,下面我們一起來看這個實例:伯利恆鋼鐵公司總裁舒瓦普請效率專家利進行企業診斷,總裁介紹說我們知道自己的目標但不知怎樣更好地執行計划。利說可以在10分鐘內給他一樣東西這東西能把公司的業績提高至少50%。利讓他寫下第二天要做的6件最重要的事并用數字標明每件事對總裁及公司的重要性次序。利說“明早第一件事就是做第一項不要看其他項。著手辦第一件事直到完成為止。然后用同樣的方法對待第二項第三項直至你下班為止如果你只做完第五件事那不要緊因為你總是做著最重要的事。”整個會見不過半小時。几個星期后利收到一張2.5萬元的支票和一封信總裁在信上說那是他一生中最有價值的一課。,“我愿意用我的所有，去交换一点时间”伊丽莎白一世临终遗言,很多人都在努力地寻找许多节约时间的办法，然而这是一个不正确的观点！因为只有当你注重对时间的分配时，你才能真正有效地去运用时间！,时间管理的本质是:自我管理,在了解怎樣管好你的時間以前不妨先回答下列几個問題,你希望有更多時間做些什么?你想在哪一方面少花一點時間?你期望自己身上有些什么樣的改變?了解了時間管理以后你希望得到些什么?,重要,紧急,不重要,不紧急,時間管理四象限,重要,紧急,不重要,危机急迫的问题紧迫的计划不得不做的事情有期限压力的事有难度的事情,拓展人际关系防患未然创新与改进规划和组织发掘新机会学习成长,琐碎的事情广告函件某些电话某些报刊新闻逃避性活动,某些会议造成干扰的拜访某些信件某些电话吸引人的聚会,事务分类,不紧急,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,紧急,重要,不重要,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机急迫的问题有期限压力的计划,压力人,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,无聊人,不紧急,不重要,时间分配,重要,紧急,不紧急,不重要,时间分配,重要,紧急,不紧急,4D法则,不重要,重要,紧急,不紧急,Delegate授权别人去做,Dontdoit。（别去做了）,Doitnow！（马上就做）,Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）,假如我们有心用对时间，我们有的是时间。歌德JohanWolfgangvonGoethe,时间自然法则总结,ParkingsonsLaw帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,ParetosPrinciple帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,ConcentrationEnigmas注意力之谜,注意力需要及时恢复,InternalEnergyLevels内在能量水平,有效地利用你的生物钟,EfficacyEfficiency效能与效率,做正确之事，做好它,我的生物钟,不能控制它，就去合理利用它,6:00-8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡觉,節省時間提高效率的十五法則,法則一制定時間管理計划計划每月每周每日的行程表在計划上所花的每件事將在實際操作中節省至少3個小時而且效果會更好。設定每項活動的完成期限或跟進日期。制定應急措施幫助應付意外情況。,优先管理的核心1、Makealistofthingstodotoday把每天要做的事情列一份清单2、Setpriorityandworkonthemostimportant确定优先次序，从最重要的开始做3、Doiteveryday!每天这么做！每日计划：Planthenextdbyoultheoffice.在你办公室前，计划天的工作。,订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划-,为每天的2-3件事项留出完整的时间,A.M.P.M.,6789101112,DailyExpenses每日支出,12345678910,Appointments日程,合理地安排时间,MonthlyPlan月度计划MonthYear年月,Projects/Goals本月项目/目标,A/BBusiness工作开始日,Personal个人生活,“下周不会有任何危机发生，因为我的日程表已经排得满满当当”。亨利基辛格,節省時間提高效率的十五法則,法則二養成快速的節奏感不僅提高效率節約時間也能給人以良好的作風印象。法則三學會授權。法則四高效的會議技巧。,授權,我是萬能的,焦頭爛額的經理人養了一堆沒事做的屬下沮喪的員工-不被信任、才能無從發揮經理人無法專心從事改善公司作業等的思考,清楚描述下個步驟並確認其重要性指派給至少能完成這件事的最低階層員工a)給予建議，然後行動b)行動，然後給予建議安排適當的後續追蹤時間,經理人,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。,与别人的时间取得协作,節省時間提高效率的十五法則,法則五養成整潔條理的習慣據統計一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。保持桌面整潔桌面上只放當天要用的文件和物品其他所有文件物品按固定位置存放要用時才拿出來。建立良好的文書檔案系統方便存檔及查閱。,CleartheDesk清理桌面1、Create3files建三个文件档案2、Organizeallitemsaccordingtothe4Ds根据4D原则整理好所有东西3、Workthrough“Do”pile把“立即做”档案里的工作一件件处理完TimeActivate给活动定下时间UseHoldingFiles使用活页文件4、Clearthedeskeachday.每日清理桌面,節省時間提高效率的十五法則,法則六專心致志有始有終不要讓突然而來的想法主意影響手頭上的工作應把它記錄下來在方便的時候再考慮。盡量完成一項工作才開始另一項切忌有頭無尾。需時較長的重要項目應安排大塊完整的時間避免時斷時續的工作方式。因為停頓下來費時重新工作時還需要花時間來調整情緒思路和狀態才能在停頓的地方接下去干。,節省時間提高效率的十五法則,法則七簡化工作流程消除不必要的任務或步驟。合并某些任務或步驟。同步進行兩項或更多的任務或步驟。將任務或步驟進一步細分。重新安排工作流程使用更有效的工作方法。,節省時間提高效率的十五法則,法則八一次做好次次做好所有文件資料只經手一次便處理好可采取以下行動之一A.歸檔B.執行C.傳閱D.廢棄切記閱讀后不做處理留待下次再閱讀再處理的重復工作。保証工作的質量避免返工帶來的浪費。,節省時間提高效率的十五法則,法則九克服拖延現在就做“人并不是因為跑得不快而趕不上火車的而因為出發晚了才趕不上的。”應做而未做的事務不斷給人壓迫感拖延者心頭不空因而時常感到時間的壓力使人心力交瘁浪費了寶貴的時間。克服拖延的技巧設定完成日期制定具體的計划。安排躍進設立獎勵。,節省時間提高效率的十五法則,法則十當日事當日畢制定每日的工作時間表每天都將目標結果日清日新。,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做,節省時間提高效率的十五法則,法則十一善用零散時間滴水成河用“分鐘”來計算時間的人比用“小時”來計算時間的人時間多59倍。零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車等人時就可以學習思考閱讀更新工作日程簡短地計划下一個行動等等。沒有利用不了的時間只有自己不利用的時間。,節省時間提高效率的十五法則,法則十二利用節省時間的工具電話電子郵件傳真語音系統電腦等。使用電話時應開門見山長話短說打電話前應先列出講話要點以免遺漏。需要向一個以上的人傳遞信息時應采用電子郵件以避免重復浪費時間。提高使用日常電腦軟件的技巧。,善用科技產品做好時間管理,outlook：安排時間PDA：名片及行事曆管理手機：自動轉帳、線上下單BBS：公布訊息視訊產品：節省開會交通成本,節省時間提高效率的十五法則,法則十三高效的閱讀法有目的地閱讀。快速略讀和重點詳讀相結合。歸納要點在書上標記或記筆記了。切忌逐字閱讀。