1221金算盘软件强化操作培训提纲.ppt

金算盘财务账与进销存账中的操作小窍门,2006.10.17,引言:培训之目的,授之以“干鱼”（鱼）不如授之以“湿鱼”！（渔）,培训提纲（1）,（一）科目合并（二）“账套属性”的注意点（三）“关联编码”的作用（五）多栏账的设置（六）现金日记账、银行存款日记账（七）如何在明细表中得到分组小计和总合计？（八）为什么财务账与业务账有时会不一致?（九）固定资产的两个小问题（十）电子表的一些问题,培训提纲（2）,（十一）采购退货为什么会引起成本调整？（十二）采购退补价（十三）采购退补数量（十四）有关采购费用（十五）自制入库业务（十六）其他出入库业务（十七）物品调拨业务（十八）盘点处理业务（十九）成本计算（二十）库存报表（二十一）销售业务（二十二）分期收款发出物品（二十三）直运销售,（一）科目合并的操作：,根据金算盘软件的功能特点，在不对账务数据做任何修改的前提下，使用“修改科目编码”、“修改科目名称”和“科目合并”等功能，用最小的工作量达到安全调整科目结构的目的。以“1002银行存款”总账科目为例：若需要将其下的1002-01交行1002-02招行的两个二级明细科目合并到总账科目中，如何实现？操作步骤：进入“科目列表”，双击“1002-02招行”在科目修改对话框中，将“1002-02”改为“1002-01”点击“确定”后，系统会提示“是否将科目1002-02和1002-01合并？”选择“是”。在上面的操作结束后，在科目列表中就没有了1002-02这个科目，在本年账套中，这两个科目的发生额明细全部转移到1002-01里面。最后双击“1002-01交行”，将它中间的“-”去掉。然后再通过上面的操作方式合并“100201”和“1002”科目。（注意合并前要将原1002总账科目的科目性质改为“银行”才可以！）思考：如何进行本例的逆向操作（即总账科目的发生额分拆为两个或几个明细科目的发生额，谓之科目转移操作）？,（二）“账套属性”的注意点：,1.用户档案标签页中所定的单价小数位数和数量小数位所控制的账册账表的范围分别是什么？单价小数位数控制的是财务账册账表和进销存账册账表，数量小数位数控制的仅仅是财务账册账表。2.分期收款结算依据设置：同受托结算一样，系统为分期收款结算也提供了两种依据。在账套属性中核算选项页面去设置。当设置“分期收款结算依据”为数量时，分期收款结算选择了分期出库后，允许修改结算单价。选择分期出库单对话框中不显示未结数量为零的分期出库分录。成本计算时，系统根据本次结算数量结转成本。当设置“分期收款结算依据”为金额时，分期收款结算单选择了分期出库单后，不允许修改结算单价。成本计算时，系统根据本次结算金额结转成本。,（三）“关联编码”的作用：,当在录入凭证或录入进销存单据时，系统虽然提供了下拉科目、物品或单位的参照，但该参照只提供了编码和名称，但你还想知道更多的科目、物品名单位的信息时，你无须退出该单据或凭证，按下CTRL+L来关联相应的列表，你就可以获得更多的编码信息，再选定所需的编码后，再按下编辑菜单中的“引用编码”，系统就会自动的把该编码显示到单据或凭证的科目框中。,（四）科目的辅助核算项目及全称的打印？,打印凭证时，怎样显示科目的辅助核算项目？怎样显示多级科目的全称（例：应收账款后的单位辅助核算项目怎样显示出来？管理费用-差旅费-销售部-XX人）？在凭证模板里新增一凭证模板,在其设置过程中的“单据体”界面,将下面的“打印辅助核算项目”复选框选上.即可显示科目辅助核算项目。然后,在模板设计界面,点击科目栏,在右方有个“属性”区,其数据区里有“数据格式”，您可根据您的需要在里选择明细科目的显示方式。,（五）多栏账的设置：,点击财务会计总账-账册报表项目下的多栏式账册向导，先给您要做的多栏账定义一个名称，再选择下一步，条件中选择要定义多栏账的总账科目（比如要做管理费用多栏账，就选择管理费用这个总账科目）。则在下一步分析栏目中自然有了其明细科目，在下一步展开方式里，选择余额或发生额展开，完成即可。,（六）现金日记账、银行存款日记账：,1.此账本中的摘要内容是取自哪里的？如果某用户想把收付款单上的摘要内容或备注栏的内容作为对应的自动凭证的摘要内容该如何操作？如何在现金日记账、银行存款日记账、应收明细账以及应付明细账等业务账中判断该业务单据是否生成财务凭证？取自收付款单中的“备注”栏信息。在收支凭证向导上的“凭证设置摘要范围”中的“摘要备注”项添加到“凭证摘要”栏去生成收支凭证即可。在这些业务账上将“凭证日期”及“凭证字号”账册栏目设置出来后直接看其有无内容即可。2.现金银行账表中的现金、银行存款日记账与分类账中的现金、银行存款日记账有什么不同？现金银行账表中的现金、银行存款日记账数据来源于单据和凭证，优先级为先单据再凭证，即当一笔收付款业务有收付款单，再通过单据生成对应凭证时，即根据单据入账（其摘要为单据备注栏字符），若直接输入凭证的就根据凭证入账；总分账中的现金、银行账只根据凭证入账。当所有收付款都生成对应凭证时，两边查询结果应一致。,（七）如何在明细表中得到分组小计和总合计？,在报表设置中，选择两个分组项目，将需要小计的分组项目作为第二个分组条件，并将分组方式设为“小计”；另一个分组项目作为第一个分组条件，并将分组方式设为“合计”，然后在汇总方式中依次指定各个分组项目的汇总项目即可。,（八）为什么财务账与业务账有时也会不一致?,检查是否所有的业务单据都已生成凭证,是否有上月的业务单据这个月生成财务凭证的。,（九）固定资产的两个小问题：,1固资终止折旧的条件是什么？净值小于或等于预计净残值；已提折旧期间等于预计使用期间或已提折旧累计工作量等于预计总工作量；折旧类型为“永不计提折旧”的固定资产；折旧类型为“正常计提折旧”且使用状态为“未使用”或“不需用”固定资产。2有哪些原因可造成本月计提折旧金额错误？固定资产卡片的增加日期输入不对；以前月份是否漏提折旧，本月一次性计提；固定资产的使用状态选择不使用或不需用；入账前已开始使用日期及已提折旧期间数输入错误。,（十）电子表的一些问题：,黄映梅另讲,（十一）采购退货为什么会引起成本调整？,采购退货单中数量实为出库数量，单价为出库单价，所以采购退货单单价的高低，直接影响了当期的发出成本。为了避免这种影响，系统在成本计算时严格按所选的成本计算方法，来算每笔出库成本。当采购退货单中的单价与其正常的出库单价不一致时，系统就自动生成成本调整单，调整其差额：差额=退货数量（正常出库单价-退货单价）。E.g.：物品A期初单价为5，数量100个；1月1日采购数量20个，单价7元；1月10日期采购退货10个，退货单价9；1月11日采购数量20个，单价11元。全月平均：成本计算后生成成本调整单金额=10（5-9）=-40；先进先出：成本计算后生成成本调整单金额=10（5-9）=-40；后进先出：成本计算后生成成本调整单金额=10（7-9）=-20；移动平均：成本计算后生成成本调整单金额=10（5.3333-9）=-36.67；如果用户不要求采购退货后自动生成成本调整单，怎么办？可在“成本计算列表”中的右键菜单中取消“自动调整”的选项。从上例可以看出：用户若使用全月平均法且采购退货业务很频繁，最好不选“自动调整”项，否则误差较大。,（十二）采购退补价：,当上次的采购金额不足或超额，如不能在原单据修改，可补录只有金额的采购单。这类单据如何与采购发票核销？查询什么报表？如供应商只开具一张采购发票，在采购发票的“选择单据”窗口中，同时选择两张采购单核销。然后可在“采购发票核销对照表”中看到查询结果。对成本计算有何影响？成本计算方法为个别计价：在“成本计算列表”“成本批次”窗中手动指定此单据为出库批次。注意的是，应先选退补价单据，再选正常采购单据。成本计算方法为先进先出、后进先出：在计算时系统会弹出“只有金额的入库资料”窗口，供选择记入本期的入库单据。一旦选择，系统会自动生成一张金额与之相同的成本调整单。为什么生成成本调整单？这类单据是只有金额无数量，按正常的成本计算顺序排列，可能将一直不能出库。而且系统也不清楚这笔补价或退价，应该算在哪笔出库数量上。所以让用户自行选择，把补价金额或退价金额，以成本调整单的形式补到本期的发出总成本中。,（十三）采购退补数量、（十四）有关采购费用,（十三）采购退补数量：采购金额不足或超额，可以补录。数量出现类似情况也可如此。即可补录只有数量的采购单。能否与采购发票核销？为什么？只有数量没有金额的单据不能生成发票，不能相互核销。因为按国家规定，正规发票不可能没有金额。对成本计算的影响？移动平均、全月平均：采购单退补数量，系统成本计算时自动调低平均出库单价；先进先出、后进先出：采购单补数量，系统成本计算时不作特殊处理。因为这一笔没有出库成本，另一笔肯定高出，总成本没变；采购单退数量（即负数数量），视同采购退货处理。（十四）有关采购费用：采购费用包括在采购过程中发生的运杂费、入库前整理费等。如果这些费用需按入库物品数量或金额计算分摊比例时，分摊到入库物品中增加入库成本，则会影响到成本计算。,（十五）自制入库业务：,在系统中是通过“领用出库单”、“自制入库单”与“入库成本单”来联合实现的。如生产A产成品，首先领用相关原材料，填制“领用出库单”，在月末成本计算前，A产品陆续完工、入库，入库时由于还不能完全统计出其成本金额，在“自制入库单”中可只填数量，不录入库单价。月末，在其他电子报表中统计出生产A产品所需的人工费、材料费、制造费用后，再填制“入库成本单”选择对应的“自制入库单”录入入库单价。在此业务发生中需注意以下几项：成本计算时，如果自制入库单无对应的“入库成本单”，且单据中有单价，那么系统会按此单价计算入库。以后补录入库成本单后，需重新成本计算。多次对同一张自制入库单填制“入库成本单”，系统成本计算时，以最近一次入库成本单价为准。入库成本单中单价是产品的入库成本，它包含材料费、工资、应分摊的制造费用。其中材料费是通过成本计算得出，在“领用出库单”中增加“统计”项，把完工的产成品设为“统计”，领用材料的同时，填写具体的统计，即完工产品。成本计算后，在“领用出库明细表”中选择“统计”项查询，即可得到生产某产品所耗的原材料；工资，可通过电子表取数；制造费用可从账务中取数，在电子表中分摊。领用出库中的出库单价在录入时可为空，成本计算后，由系统自动补上。领用出库单、自制入库单中的出入库类别主要按不同用途归类对应的科目。如领用出库单类型，领用材料有用于生产的，记入生产成本科目；用于管理用的，记入管理费用等。按不同用途，设置不同类别。在单据录入中，只需选择相应的类型，便选择了科目，同时提高了录入的速度。,（十六）其他出入库业务：,其它入库主要指接受捐赠、投资，以及采购的溢余等物品入库的情况。满足上述情况的入库业务，可填制其它入库单。其它出库主要指捐赠、对外投资、以及物品采购的短缺及损耗等物品出库情况。满足上述情况的出库业务，可填制其它出库单。在业务发生中需注意：其它入库单中单价为入库成本单价；其它出库单中单价，在录入时可为空。成本计算后，系统自动填入。即使手工录入了出库单价，为了出库成本的正确性，系统也以成本计算的出库单价为准，自动改写。其它出库单、其它入库单中的出入库类别中不能选择科目性质为存货的科目。这是因为单据生成凭证的对方科目一般为非存货科目。如因接受捐赠填制其它入库单，凭证为：借：库存物品，贷：资本公积。,（十七）物品调拨业务：,企业内部不同部门同一货位之间，相同部门不同货位之间的调拨业务，可填制“物品调拨单”。在调拨业务中需注意以下几项：物品调拨是否影响成本计算？物品的调入、调出都不影响企业的总库存数量，而系统成本计算是以企业为一整体进行成本计算（前提是整个企业全部货位使用同一个成本计算组），所以调拨不影响成本计算。物品调拨单价如何计算而来？调拨单中的单价，系统是以货位平均价为准。如果本期无销售，造成系统无法计算货位平均单价，则系统自动取期初单价；如果没有期初单价，就取物品劳务卡片中的“计划价”；如果仍没有，就取不出单价。货位平均单价=本期发出金额（存货明细账中的发出金额）/发出数量,（十八）盘点处理业务：,期末盘点时，直接调用库存管理期末业务-物品盘点。在向导中可分不同货位盘点不同类型的物品。生成相应的物品盘点表，系统默认盘点数量等于账存数量，待得到实盘数后，在“盘点数量”栏修改，系统自动计算盘盈、盘亏数量。再通过“盘点处理”生成相应的盘盈、盘亏表。在盘点业务中需注意以下几项：有批次管理的个别计价法的物品，在出库业务单据中没有指定批次，那么在盘点表中的账存数将不包括在内。盘点表中的单价取的是最近采购价。生成盘亏单据中，盘亏出库单价也以成本计算的出库单价为准。成本计算后，自动填入或修改单价。而盘盈入库单中的入库单价，用户可根据市价估价或评估得出盘盈物品的入库单价。,（十九）成本计算：,成本计算用于计算系统中本期的发出成本，包括计算购进退货成本，发出退货成本。在成本计算时如果系统检测到销售单、领用出库单、其它出库单、盘亏出库单、拆卸单已生成凭证，会提示删除相应凭证。因为成本计算后，这类单据的出库成本金额可能会有变化，为了保证业务与财务的一致性，需要重新生成凭证。在成本计算中值得注意的是：如果用户已完成上期的工作，最好马上进行“期末结账”。否则由于误操作，如在上期又填制了一张业务单据，发现不对，又删除，在这一系列的操作后，此物品的成本计算标志已为“未计算”标志。那么在本期成本计算时，系统会提示删除上期的凭证。移动平均、先进先出、后进先出、个别计价法在成本计算后，有对应的“成本计算底稿”可查。只有在底稿中，才能显示成本的计算过程。“自动成本调整”标志可取消，取消后系统在成本计算时，只对采购退货这一种情况不生成调整单。成本计算没有分货位计算，以独立核算的企业为一个计算单位，因为对外报成本数据，是以企业为准而不是某货位。,（二十）库存报表（1）,库存报表主要有各库存单据的明细表、汇总表，它们之间的区别也主要在于是否分栏显示退货单据；按照出库金额是否为成本计算金额，分有两类报表等。货位余额表、货位进销存汇总表、库存进销存汇总表、库存余额表与其它报表有什么不同？ANS:这四张报表与存货余额表、存货明细账的区别主要数据来源不一致。前者的出库金额为货位平均单价计算而来，后者的出库金额才是严格按照成本计算方法，计算得来。在货位余额表中，为什么有时数量为0，但仍有金额且为负数？ANS:系统中只要涉及货位的报表，如货位余额表、货位进销存汇总表、库存余额表、库存进销存汇总表，其发出金额等于货位平均单价乘以本货位发出数量（货位平均单价=存货明细账中本期发出金额合计/本期发出数量）。本期入库金额与本期发出金额没有匹配，在某种情况下结存有可能为红字。,（二十）库存报表（2）,E.g.：货位1：入库数量10个，单价5元；入库数量20个，单价3元；出库数量30个；货位2：入库数量5个，单价7元。成本计算方法为全月平均，成本计算后，全月平均单价=（50+60+35）/35=4.1429。因为是全月平均法，全月平均单价也就等于货位平均单价。那么货位1的发出金额=304.1429=124.29，大于货位一的入库金额110元，结存金额变为红字。系统是以企业为整体来计算成本，而不是分货位。所以，有关货位的发出金额只是一个内部参考金额。未提货物品汇总表、明细表，未验收入库物品汇总表、明细表用于反映库管员的实际发货、收货数量。,（二十）库存报表（3）,企业库存余额表是系统中唯一以物品所有权属性来划分的。如：委托出库单录入后，由于没委托结算，物品所有权还没转移，因此在本表中就不减少库存，只有在结算后才减少库存。系统中所有交叉表采用基本计量单位，明细表直接采用单据的计量单位，汇总表采用常用计量单位。物品为先进先出时，在存货明细账中第一笔出库单中的单价与期初单价（期初有数量）为什么有差异？ANS:按正常来说，物品为先进先出，第一笔出库应出期初结存的物品，那么单价也应与期初单价一致。如果不一致，是此物品期初有2笔单价不同的记录如：数量10个，单价2.00；数量10个，单价为3.00。在存货明细账中的期初显示为：数量20个，单价为两笔平均价2.50。而成本计算中，第一笔出库首先出期初中第一笔记录，即数量10个，单价2.00元。所以在存货明细账中显示的期初单价为2.00元，而第一笔出库单价却为2.50元。,（二十一）销售业务（1）,企业实现物品销售有不同的方式，按照物品发货地点不同分为仓库物品销售与直运销售；在仓库物品销售中按照物品所属性质，划分出委托代销、受托代销等；根据收款形式不同，划分为常规销售、分期收款发出物品销售等方式。1常规销售：1）已发货未开票的销售单是否进行成本结转，生成相应的成本凭证？ANS:销售单开出后，如果不能满足会计制度中所规定的收入确认原则，没有开出销售发票，那么此销售单所产生的收入就不转入账务。按照会计制度中的配比原则，没有开发票的销售单（即对应的发票没有生成收入凭证），就暂时不进行成本结转，生成成本凭证，那么在财务账的库存科目中就不反映此笔业务（这也是形成财务账与业务账正常不一致的原因之一）。在成本结转向导中选中“已开票的销售单才结转成本”的标志。（如果财务账中库存科目余额与同期存货余额表中余额不一致时，就应考虑此因素。因为已发货未开票的销售单没生成凭证不会在账务中反映，账务账与业务账便有此差额。）2）已开票未发货：在系统中可采用挂业务账备查（即只录入销售发票）。,（二十一）销售业务（2）,2销售退货：销售退货，对于库存管理来说是入库，那么它是以什么单价入库呢？在系统中对于不同的成本计算方法，有不同的约定和入库单价。1）全月平均、移动平均、最后进价、计划成本、进销差价成本计算方法时，根据本身的成本计算方法计算。E.g.：物品“sp01”期初数量20个，单价5元，1月29日购进一笔数量15个，单价9元，1月29日销售一笔数量11个，1月29日购进一笔数量10个，单价8元，1月30日再销售退货一笔-7个。在不同的成本计算方式下，销售退货成本不同：全月平均：销售退货取全月平均单价退货成本=77.0000=49（205+159+108）/（20+15+10）移动平均：取当前移动平均价退货成本=77.0924=52.5（205+159）/（20+15）（20+15-11）+108/（20+15-11+10）2）在即无期初单价，又本期无采购的情况下，发生一笔销售退货，该如何计算出这笔退货成本？在“物品劳务卡片”中补录上物品的计划价，成本计算时，系统自动取该计划价为物品的销售退货成本。,（二十一）销售业务（3.1）,3.1红字销售：红字销售是指大于库存数量的销售。分为部分红字销售和全部红字销售，下面主要介绍红字销售时，销售成本是如何计算而来。1）部分红字销售和全部红字销售的区别？E.g.：某物品库存数量为10个，如果此时销售15个（10个为正常出库，5个为大于库存量出库），那么该笔销售就是部分红字销售。如果接着再销售3个，那么此3个的销售为完全红字出库。2）部分红字销售和全部红字销售的销售成本各自计算方式是什么？ANS:部分红字销售的红字出库数量其单价不是用户在成本计算列表处指定的红字成本计算方法，而是以正常出库的单价为准。正常的出库单价是指按照成本计算方法，所应出的单价。,（二十一）销售业务（3.2）,3.2红字销售例题：E.g.1：某物品“sp01”成本计算方式为“移动平均”，期初单价为6元，期初库存数量为10个；采购30个，单价7元，移动平均价为（270/40=6.75）；销售45个，这15个的销售成本为：（406.75）+（56.75）=303.75元。(按照移动平均法10个的出库金额为上次的移动平均单价6.75元，另5个属部分红字销售其出库单价也应为6.75元。）全部红字销售的出库单价以在成本计算列表中所指定的“红字成本”单价为准。E.g.2：接上例，如果再销售物品“sp01”20个，假设用户指定的红字成本单价为“最近进价”，那么这20个的销售成本=207.00=140（元）采用计划价和进销差价率法、最后进价法、个别计价法无需再指定红字成本方法。,（二十二）分期收款发出物品（1）,分期收款物品销售的业务程序一般是：签订“分期收款物品购销合同”，填制“分期收款物品发货单”、收到货款开具发票后，填制“分期结算单”。系统中对应的处理流程也是：销售订单分期出库单分期结算单。1.分期出库单发出物品时，填制“分期出库单”；出库单中出库单价，是双方的协议销售价格；分期出库单录入后，系统将减少此物品的库存量；在成本计算后，得到出库成本金额。生成凭证：借：分期收款发出商品贷：库存商品。（注意：只有经过成本计算算出其出库成本后，才能生成该凭证。）,（二十二）分期收款发出物品（2）,2.分期结算单分期结算单