关于我国企业采购与付款内部控制问题的研究

本科生学年论文题目 关于我国企业采购与付款内部控制问题的研究 学 院 系 别 年 级 专业名称 注册会计师 学生姓名 学 号 指导老师 杨恒芬 职 称 副教授 2015年 5月12日目 录摘要3一绪论4二企业内部控制的定义及发展4三企业采购业务与控制概述5（一）采购业务概述5（二）企业采购内部控制目标5（1）采购要与生产、销售业务的要求保持一致。5（2）保持货款支付或负债增加的真实性与合理行。5（3）合理揭示企业应享有的购货折扣与折让。5（4）防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生。5（5）保证采购业务在内、外部各环节运行通畅和高效率。5（6）及时、准确提供采购的会计信息。6（三）企业采购内部控制应遵循的原则6（1）相互牵制原则6（2）成本效益原则6（3）岗位责任原则6（4）协调配合原则6四采购与付款环节关键风险点及控制措施6（一）采购业务的总体要求6（1）完善采购管理制度6（2）严格执行与监控7（二）采购业务流程及控制措施7（1）请购7（2）采购7（3）验收8（4）审核8（5）支付购货款8（6）退货控制9五结论9致 谢11参考文献12摘要内部控制是组织运营和管理活动发展到一定阶段的产物，是科学管理的必然要求。企业内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。采购，是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。采购环节是企业生产经营活动的起点，是企业“实物流”的重要组成部分，同时又与“资金流”密切相关。企业采购业务涉及请购，审批，供应商选择，物资质量和价格，采购合同订立，验收和支付等众多环节，出现差错和无比的风险较大，决定了企业的生存和可持续发展。企业应该根据企业内部控制应用指引第7号采购业务的规定，梳理采购流程，明确采购业务的关键风险点，支出针对性的控制措施。企业应当结合实际情况，全面树立采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等还击的职责和审批权限。确保管理流程科学合理，能够较好地保证物资和劳务供应流畅。关键词：内部控制，采购一绪论采购，主要是指企业外购商品本支付价款的行为。物资采购，主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动，对于组织产品生产、基本建设和转向工程而言尤为重要，因为采购活动关系到这些物资的成本及质量，对于生产、建设等过程有重大影响、任何组织在经营管理活动中都要涉及采购业务，以保证组织的正常运转。 采购往往是企业经营管理中薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等；也最容易“跑、冒、滴、漏”、挤压浪费等。因此，通过对采购与付款全程的监控，加强对物资采购环节的内部控制，为提高企业产品质量和经济效益提供有利保证。 从以前的各种案例中可以得知，企业采购至少存在着：采购计划程序失控；采购计划依据不当；采购计划分解不到位；采购计划执行不彻底；采购计划与其他计划不协调等等不稳定因素。而这些因素都是影响物资采购风险发生的重要因素，企业内部控制人员在对物资采购计划管理时应该予以关注。在采购合同管理中还存在着盲目签订采购合同风险；合同无效风险；合同条款不利风险；合同违约风险；合同档案管理混乱风险。归纳起来，采购业务存在的主要风险包括：采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；采购未经适当审批或超越审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊；采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能收到有关部门的处罚造成资产损失；验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失；付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损等方面的风险。二企业内部控制的定义及发展企业内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。从上述定义可知，内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。内部控制的目的在于改善经营管理、提高经济效益。它是因加强经济管理的需要而产生的，是随着经济的发展而发展完善的。最早的控制主要着眼于保护财产的安全完整，会计信息资料的正确可靠，侧重于从钱物分管、严格手续、加强复核方面进行控制。随着商品经济的发展和生产规模的扩大，经济活动日趋复杂化，才逐步发展成近代的内部控制系统。企业内部控制是社会经济发展的必然的产物，它是随着外部竞争的加剧和企业内部强化管理的需要而不断丰富和发展的。随着改革开放的深入，我国企业迫切需要建立现代企业制度，企业的内部控制制度越来越重要。1996年我国颁布了独立审计具体准则第9号内部控制和审计风险；2001年到2003年又陆续出台内部会计控制规范；2006年发布中央企业全面风险管理指引；2007年3月颁布企业内部控制规范基本规范和企业内部控制具体规范(征求意见稿)。财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部门于2008年6月联合发布了我国第一部企业内部控制基本规范，该基本规范自2009年7月1日起先在上市公司范围内施行，鼓励非上市的其他大中型企业执行。可以看出，我国对企业内部控制制度的要求越来越明晰，可操作性越来越强。这对企业提高经营管理水平和风险防范能力有很大的帮助。三企业采购业务与控制概述（一）采购业务概述采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁，工作两大，运行环节多，直接导致货币资金的指出或对完负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适合销售的盈利产品，必须采购生产使用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要是企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适合销售且价格公道的商品。设计采购业务的内部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键共知点的规定、方法、措施等，并规范执行，严格监督。（二）企业采购内部控制目标（1）采购要与生产、销售业务的要求保持一致。（2）保持货款支付或负债增加的真实性与合理行。（3）合理揭示企业应享有的购货折扣与折让。（4）防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生。（5）保证采购业务在内、外部各环节运行通畅和高效率。（6）及时、准确提供采购的会计信息。（三）企业采购内部控制应遵循的原则（1）相互牵制原则一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊的可能性就很小。就具体内部控制措施来说，相互牵制必须考虑横向和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来说，完成某项工作需要两个或两个以上的部门相互协作，相互监督。从纵向关系来将，完成某个工作需要通过互不相关的两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级同时也受下级监督。（2）成本效益原则企业关心的是经济效益，如果单纯从内部控制角度来考虑，参与内控人员越多和环节越多，控制越严密，控制的效果就越好，但是控制活动造成的成本就越高，因此，在设计采购业务控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期收益。力争一最小的成本换来最大的收益。（3）岗位责任原则采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的。企业按照推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、利，规定相应的操作过程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离，执行岗位和审核岗位的分离，保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职务分离，各部门之间相互审查，核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节。（4）协调配合原则设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之间、人员之间相互配合，协调同步，紧密衔接，避免只管相互牵制和不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既相互牵制，又相互合作，相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行。四采购与付款环节关键风险点及控制措施（一）采购业务的总体要求（1）完善采购管理制度企业应当结合实际情况，全面树立采购业务流程没完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限。确保管理流程科合理，能够较好地保证物资和劳务供应流畅。（2）严格执行与监控企业各部门按照规定的审批权限和程序办理采购业务，落实责任制，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资和劳务采购经济、高效地满足企业的生产经营需要。（二）采购业务流程及控制措施（1）请购对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品，所需部门可根据预算、即将签发的生产通知单或市场供应等情况正确填写请购单，由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请，审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。对与临时需要的物品，很难列入预算，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经仓储部门签批。但使用着在请购单上一般要解释请购目的和用途，请购单须经使用部门主管批准吗，并经财务部门资金预算授权人签字后，交采购部门办理采购。对于紧急需要的特殊请购，制定特殊审批程序。（2）采购首先，应由采购人员审查每 一份请购单是否在执行后又重复提出，请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内：其次，对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行各种采购数量对成本影响的分析。分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量；对请购数量不大或零星未购物品。采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。选定供货单位,采购部门在确定了采购数量之后签订购销合同之前，必须遵循企业订货报价控制制度选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。根据与相应供应商确定的最优价格，对采购所需资金做出估算，并在请购单上签署采购意见后，由采购部门授权人审批。将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标。且在资金预算范围内。审批后签注意见，送交存货管理部门。适时发出订货单,为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，决定什么时间请购最为合适，并在请购单上签注意见由部门授权人审批。 采购部门根据签批后的请购单，应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同，在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容，作为供销双方共同遵守的契约。对采购合同必须按照采购权限规定由各级授权人进行审核审核同意后。才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前，还必须由专人核查，订货单是否授权审批。以及是否有经批准的请购单作为支持凭证确保订货单的 有效性。采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货 一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交会计部门以监督合同的执行一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。 对某些采购数量不多不经常采购的物品也可以不签订合同而直接购买。以简化手续，加快进货速度（3）验收为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。收货部门的控制是根据购货单及合同规定的质量、规格、数量以及有关质量鉴定书等技术资料核查收到的货物。收货部门的收货人员在货运单上签字之前，应通过计数、过磅或测量等方法来证明货运单上所列的数量。收货部门还应在可能的范围内对物品的质量进行检验，对有技术要求的物品应将部分样品送交专家和实验室对其质量进行检验。出具验收单或检验报告单作为入库单的一项内容。发现问题应及时报告并按批准意见处理。对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对。同时验收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后。一联留存，登记仓库台账；一联随有关凭证送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门。与购销合同、请购单核对后归纳备案。（4）审核对购货业务的各种凭证进行严格的审核，是保证业务的合法性、合理性、内部控制制度的严密性的重要手段。会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证。包括发票、运费收据、代扣代收税款、入库单以及购销合同、请购单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等，如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。（5）支付购货款一般由会计部门根据审核后的发票、运费单、代扣代收税款凭据、质检部门出具的验收单、仓库开具的入库单以及其他有关凭证与合同规定的付款条件和发货情况进行核对核对无误后经企业授权人审批后向供应商办理结算，并作相应的采购与付款的账务处理。对于以现金支付的交易为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即会计部门在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人审核批准。再由会计人员据其编制付款凭证，注明会计科目，款项用途及金额等，交给出纳员由其根据付款凭证列出的金额支付现金。并登记现金日记账，然后将付款凭证退交会计部门，以便登记总账和明细账。这样，出纳人员应付出多少现金会计部门已经记录在案，更有利于形成控制关系。对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务也必须对此加强控制。具体要求是：应付账款的人账必须在取得审核、企业授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方可入账。对于享有现金折扣的交易。要用供应商发票金额扣去折扣金额的净额来人账；对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后应将预付金额冲抵部分金额来人账。尽可能设置专人专职登记应付账款明细账，充分发挥账簿控制的作用。由稽核人员定期与供货商(债权人)核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因分清责任，按有关规定予以处理，确保双方的账目相符。按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，应取得债权人的收款证明，并以此依据编制记账凭证，登记账簿。强化总分类账对应付账款明细账的控制。保证账账相符。如果不符，应查明原因及时处理。（6）退货控制退货控制。有关部门在接到实物入库后，如果发现货物的数量和质量不符合订货单要求。应及时与供货单位联系。对于数量上的短缺，一般要求供货单位补足；对于质量问题，按规定选择是退货还是折让。如果选择退货，采购部门应编制退货通知单通知供货单位将货物退回，同时将退货凭单，经主管人员审查后，通知会计部门，用以调整应付账款。如果要求供货单位折让，采购部门应在折让金额确定后(通过质检化验)，或者验收时编制正确金额验收单进行结算：或者验收后编制折让凭单，通知会计部门调整应付账款。五结论为健全企业采购业务内部控制，企业应当做到：合理的职责分工。企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。完善的授权审批和审核制度。企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。企业应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。完善请购与审批制度。企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及企业实际需要对请购申请进行审批。采购与验收制度。企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式。机器设备等固定资产的采购应由采购部门、设备管理部门、使用部门共同参与采购。如果采购金额较大，也可采用招投标的方式。企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。付款制度。企业应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规范货币资金（试行）等规定办理采购付款业务。企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。企业可以建立应付凭单制度，在应付凭单的显著位置注明约定的付款日期，并按付款日期的先后顺序保存应付凭单。监督检查。企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。企业监督检查机构或人员应通过实施控制测试和实质性程序检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象；采购与付款业务授权批准制度的执行情况；重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全