文书档案管理论文关于办公室自动化下的文书档案管理方法论文范文参考资料

文书档案管理论文关于办公室自动化下的文书档案管理方法论文范文参考资料 常爱玉 （大庆石化公司实业公司，黑龙江大庆163000） 摘要：文书档案管理是档案工作的重要内容，随着时 展，传统的纸质档案管理已无法满足现实发展的要求，依托 _络技术，实现办公办公自动化成为了文书档案管理发展的主要方向。文书档案管理中办公自动化的应用，可以提升工作效率，能够为为档案文件与信息的交流与共享提供了技术支持，文件传递的速度与安全性都得到较大提升。因此，要充分认识办公自动化背景下文书档案管理的特征，深入思考提高文书档案管理办公自动化的策略 关键词：办公室文书档案管理分析 ：G271：A：1003-9082（xx）08-0027-01 在办公室的基础管理中， 将文书与文书档案的管理工作纳为基本的总要组成， 为单位的发展和管理起到了有利的保障与支持。企业的等日常行政的管理事务中产生了文书档案， 其也是在文书变成部分档案资料时习惯性称谓， 在保存上具有非常重要的价值。所以对文书与文书档案的使用价值加以提高， 是现代背景下， 对办公室管理工作的新要求和新挑战。 随着企业的不断发展，企业单位文书管理部门的业务种类也相继增多，使用传统的纸质文本已经跟不上现代管理的发展步伐，不能满足现阶段的办公要求。比如，重要实物文本和企业发展相关的重要音像资料存档管理，都不能依靠纸质的文本来实现，在快速发展的经济的促使下，企业单位信息交流发生了较大的变化，公文传递和信息管理实现了网络化，这也给企业传统档案管理模式和相关制度，提出了相关问题，一是适应性问题，首先是适应性的问题，因为信息数字化存储的内容包容性及快捷性，日益成为人们的主要信息存储形式，相对于企业单位如果在继续保持传统的信息传递形式进行管理的话，那么必然会造成信息服务对象思想感觉上的不适，认为企业单位创新观念不足，缺乏管理意识，自然对企业单位的对外发展合作也会产生影响。另外对于员工而言，也会感觉到操作管理方面的不适应情况出现。再者通过对自动化档案管理，能够有效地做到效率方面的优化，在第一时间内拿到自身所需的档案文件，用于研究或传递，达到时 展的高效率要求，且还能够有效地节约文本资源的使用，大大的降低了复印打印方面的能源耗材，深刻吻合了当前节能环保的理念。因此在企业中进行标准化可操作的电子档案管理系统构建，实现与自动化办公的结合，具有着必然的历史发展意义。 1.对办公室文书档案的管理建设力度不够 一些企业管理人员不够重视文书档案的管理，常常将办公室的文书档案及文书资料放在面积较小，通风不畅或阴暗潮湿的房屋内，这样的环境会造成文书及文书档案不能够长久保存，若长时间在这种环境下放置， 一定会造成部分文书档案受到程度不同的损害。这种情况的出现， 主要是由于在办公室文书档案的管理方面硬件设施投入力度太小， 制约了文书档案管理工作的发展，给企业的管理工作带来了一定的阻力。 2.办公室文书与文书档案管理中管理人员能力欠缺 对于办公室文书档案管理工作在一些企业单位重视程度相对较低， 直接影响到了档案管理业务人员的业务水平和工作态度，一些档案管理业务人员对自己业务熟练程度较低，也没有充分认清自己在业务工作中的主要职责，造成了工作效率低，工作方式混乱，甚至一部分员工常常在档案管理工作上出现失职现象。在日常文书档案管理工作中，业务工作量比较繁重，常常由于档案管理人员业务水平低、缺乏工作耐心及工作责任心不高，造成了办公室文书档案管理工作比较混乱，不能使文书档案管理工作正常运行。 3.在办公室的文书与文书档案上缺乏规范化的管理工作机制 “没有规矩不成方圆”， 要对机制进行合理化规范， 对工作人员的各项职责进行有效的明确， 这对日后工作的有效开展创造了有效的展开。但是， 由我国目前的办公室文书与文书档案管理现状可以知道， 领导首先就对其重视不够， 让工作的管理机制没有得到有效的建立， 让文书档案管理在工作上无章可循。而且在惩戒机制缺乏的同时， 使工作人员缺乏主人翁意识， 用懈怠的态度对待工作， 这就让文书档案在管理上的发展受到了重大的阻碍， 不能和时代的发展进行同步。 1.完善文书档案管理体制 要想实现文书档案管理工作的正常运转，切实维护文书档案的安全保密性，提高管理工作的效率，就必须建立完善相对应的文书档案管理体系。通过规范管理体制，将文件的前期管理与控制纳入到工作系统中，切实保证从文件形成到归档过程中工作步骤的有序进行，强化档案管理部门的统一指导，为文书档案管理工作的正常进行做好准备工作。对于文书档案管理工作也应该贯彻落实到工作细节。在电子文件归档时通过建立与其相对应的纸质文件归档目录，保证高效率的完成工作。对于电子文件和相关资料应该分别进行管理，及时清理没用的资料，通过分开管理维护档案的完整性。 2.提高管理人员的专业素质 严格选拔档案管理业务人员，同时在管理过程要制定一套完整选拔标准。重点选拔一些在计算机知识和档案管理方面经验丰富的人员，只有丰富的计算机和档案专业水平高的业务人员，才能更好的完成文书档案管理工作，有利于提升本单位文书档案管理水平。再者，要加大对档案管理业务人员的业务水平的培训。重点对计算机相关知识进行培训，让档案管理业务人员能够熟知病毒对管理系统的危害，并掌握相关的网络信息防治技术，能够在工作做熟练的应对档案管理系统出现的各种事故和危害，切实有效的做好文书档案的安全管理工作，改善文书档案的管理环境，同时档案管理业务人员要熟知业务*流程，有利于提升工作效率。 3.促进文档保密技术升级 在当前的办公自动化的环境下，做好文档的保密工作是文书档案管理工作的重点，要确保文书档案的安全性。做好档案防伪工作是文书档案归档之后的重要工作，确保如果文档被泄露能够依据存档之前标注的防伪标识分辨出真伪，杜绝出现伪造档案的现象发生，给档案管理工作带