档案馆论文关于对高校档案馆资源利用工作论文范文参考资料

档案馆论文关于对高校档案馆资源利用工作论文范文参考资料 文/中国海洋大学新闻中心 李连菊 【摘要】高校档案馆作为我国档案事业发展的重要成员，其对档案资源开发与利用水平的高低，将直接影响我国档案信息资源开发与利用的水平。本文简要分析了高校档案馆资源的利用现状，并提出相应的提高高校档案馆资源利用效率的几项对策。 【关键词】高校档案馆；资源；利用 当今世界是网络化、信息化、知识化的时代，随着社会的发展，信息在人类社会生活中发挥着越来越重要的作用，已成为物资、能源之后的“第三资源”，而社会对信息资源的需求也与日俱增。档案作为历史文化的积淀，文化载体的传承，是一种具有特殊价值的信息资源，其重要性越来越受到人们的重视。其中，高校的档案作为高校历史文化的见证，同时也可以为历史学家和社会学家的学术研究提供宝贵资料，对高校的未来发展具有一定的借鉴价值。诚然，档案的价值是通过利用而实现的，档案不被利用，就会失去价值，失去档案保管的目的，因此如何实现档案资源的充分利用是档案工作永恒的主题。 高校档案资源集中在档案馆。高校档案馆既是高校档案管理的行政部门，又是永久保管和提供利用高校档案的科学文化事业机构，是拥有丰富学术信息资源的社会机构之一，其馆藏资源丰富，门类齐全。一般涵盖党群类档案、行政类档案、教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、出版物类档案等，这些记载着高校发展 _档案资源直接记录着高校各学科的形成和发展，以及教学科研过程中的各种经验，不仅是高校各项工作的原始信息记录，而且是高校发展中十分重要的关键信息资源。这些档案信息资源的开发利用，是高校档案馆发挥作用的主要途径，也是高校档案馆服务功能凸显的必经之路。因此开发利用高校档案资源对提升高校档案馆信息服务有一定的理论和现实意义。 纵观近些年来我国高校档案管理工作的整体发展状态，尽管各个档案部门在开发利用档案资源方面做了或多或少的努力，大部分高校档案馆的信息资源开发能力较弱，信息服务水平层次较低，利用工作局面至今仍 _。究其原因，笔者认为可以从以下两个方面的因素进行分析： （一）档案用户群体对档案资源的了解度和需求低。档案的利用价值是由主体的利用需求和档案自身的价值决定的。高校档案馆作为各个高校不可或缺的重要机构，其用户群体主要为在校学生、教师、毕业学生、管理人员、科研人员、专*档案员等。然而，由于长期以来对档案资源利用工作重视度不够，加之缺少大量必要的 _，档案馆的服务功能一直停留在“收收发发，黏黏贴贴”的阶段，因此导致用户群体对高校档案馆的了解程度并不理想。多年来，各高校档案部门虽然在不断努力完善档案资源的信息化服务，档案在用户群体的知名度及不同用户群体对档案资源的需求仍然很低，档案未能得到充分的利用，相当的学校用户群体遇到一些问题，本可以求助于档案资源，然而却想不到或不知道该如何去利用档案资源。 （二）档案馆自身的原因。一方面，有许多高校档案馆目前仍然沿用传统的管理模式，信息服务手段单一，影响和制约了档案馆利用服务工作的全面开展。大多数仅仅能够提供查阅、摘抄等服务，并且多数还只能提供到馆查询，不能充分利用现代信息技术，实现档案全文查询、电脑查询、网络查询、电话咨询等等，使得在信息高速发展、用户需求日益复杂的情况下，高校档案馆难以满足学校各部门对档案信息资源的需求。有些用户对档案服务有速度上的要求，然而到馆查询的查询方式严重影响了现*公效率，长此以往，各部门到档案馆利用档案的次数会逐渐减少，这样高校档案馆的服务就失去了其意义。另一方面，高校档案馆工作人员的信息主动服务意识淡薄，严重影响了档案的开发利用。信息在当今 _发展中发挥着越来越重要的作用，人们希望快速、准确地获得信息。但长期以来，我们高校档案部门工作却处于一个相对封闭的环境中，局限于学校这个狭小的天地中，迟迟没在自己学校的网站上公布综合档案信息，致使有些档案信息不能快速便捷地查询。改革开放以来，档案工作虽然逐步走向开放，档案信息化开始起步，但是档案工作者还没有真正树立为公众服务的观念，缺乏主动性,与其他部门相比明显滞后，大多数学校的档案部门仍处于“你交档案我接收，你查档案我提供”的被动局面，档案利用率普遍低下。 （一）档案工作者服务意识的转变。尽管影响高校档案利用效率的因素多方面，其中高校档案工作者服务意识的转变则是解决其他问题的基础。如今，在高校档案馆资源建设与整合模式愈加完善的情况下，高校档案工作者的观念有必要发生转变，要改变过去以馆藏数量、种类、馆舍大小等衡量服务能力的思想观念，而要树立以人为本、尊重人、服务人的思维观念，树立信息化意识、主动服务的意识，将重点由“资源建设”转到“资源利用”上。只有高校档案工作者转变管理观念、服务理念，树立主动服务的意识，才能真正为拓展高校档案馆服务功能提供技术上的保证。才能保障高校档案馆各项服务的顺利实施，才能实现高校档案资源“服务高校和社会”的理念。只有认真学习和了解当前和以后一段时间内工作规划、季度规划和年度规划，根据档案馆不同阶段的工作要求和工作重点，结合学校教学的实际情况积极主动地去开展工作，提供高效的信息化服务。 （二）加大档案馆的宣传力度。随着社会信息的高度透明化，加大对档案、档案馆的宣传力度已经成为其必然。高校档案馆要加强档案法的宣传力度，增强各用户群体对档案的利用意识，提高领导对档案和档案工作重要性的认识。在校内及社会中树立高校档案馆公共服务的新面貌，进而更进一步了解、认识和支持档案事业的发展。高校各级领导要重视档案工作，要以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，加强高校档案管理的使命感、责任感和紧迫感，把档案管理工作纳入高校总体规划，纳入各级领导的议事日程，从人力、物力、财力上确保高校档案管理服务工作得到保障。加大对档案、档案工作的宣传力度，可以为高校档案馆的功能服务提供强有力的外部保障和支撑。 （三）加快档案馆的数字化进程。档案馆的数字化、信息化、网络化已经成为信息时 展的一大趋势。高校档案馆要想为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，就应该尽快增加设备投入，加快档案信息化、数字化管理进程，以满足各类用户的需求。 随着高等教育与信息技术的迅速发展，如今各大高校都将现代信息技术运用在高校档案工作领域，档案信息服务网站即是一个重要体现。高校档案馆可以利用网站建设来提高其服务效率。可以在档案馆网站上介绍档案馆工作法规、档案馆介绍、馆藏档案数量以及服务方式、收费标准等，为利用者更好地了解高校档案馆的服务模式提供更好的平台。并且要如期更新网页上的内容，充实档案内容，健全档案类型，不断丰富完善档案网站的内容，提供更广范围的检索内容，同时注重增加检索方式的多样化和现代化，使用户能更快速便捷地查找到所需档案信息资源。 （四）开展个性化特色服务。个性化信息服务是指能够满足用户的个体信息需求的一种服务，即用户可以按照自己的目的和需求，在某一特定的网上功能和服务方式中，自己设定网上信息的方式、表现形式、特定网上功能及其他的网上服务方式等或通过对用户个性、使用习惯的分析而主动地向用户提供其可能需要的信息服务。 高校档案馆可以利用自身馆藏的优势充分开发利用所需档案资料为广大师生提供特色服务,通过分析调研不同用户群体的对档案资源的不同需求，按用户接收信息的匹配法则，根据需求分层次、分阶段地、加工、编写系统的档案材料，向用户提供有效的信息服务。如利用馆藏的原始档案信息，每年编写学校年鉴，为本校管理者、师生提供参考作用；利用馆藏的科研档案，将学校各个部门、各个专业的教师科研成果汇编成系统的编研成果，为教师、学生和研究人员提供查考作用；利用馆藏的校史档案、历史名人手稿、笔记材料等编写校史宣传资料，为学校建设爱国主义和素质教育基地做好准备工作，也在不同程度上对学校进行了宣传。同时，高校档案馆还可以跟学校及社会其他机构部门合作，开展一系列主题活动，充分开发利用档案资源。 实现档案资源的充分利用是档案工作永恒的主题，依靠高等院校