PW-WI-OPR-002A-会议管理作业指引-20101002.doc

公司作业指引文件编号：PW-WI-OPR-002标题：会议管理作业指引版本：A页码 页数 12 12 文件批核记录（修订发行与首次发行制订批准权限相同）DCC印章制订者：审核者：批准者：麦丽敏谢会新向贵生职位：总经办专员职位：专案管理职位： 总经理发文编号日期：2010-9-2日期：2010-9-18日期：2010-9-30文件发放范围（请在“分发”框内打“”选择）大部门管理层管代营销部技术部品控部生产部PMC财务部行政分 发小部门各车间采购部仓库设备部人力资源后勤供应商认证机构分 发文件修改记录单号版本修改描述制订人批准人生效日期N/AA首次制订麦丽敏向贵生10-09-301 目的对公司各种会议准备、通知、召开、记录、跟踪等环节实施闭环管理，做到会议简洁、有效，提高工作效率，避免会而不议、议而不决、决而不行。2 适用范围适用于本公司召开的各类会议，包括早会、公司及部门级例会、现场会议等管理与控制。3 引用文件和资料3.1 内部沟通控制程序3.2 记录控制程序4 术语和定义4.1 无。5 职责5.1 各部门负责依本指引实施会议管理，包括会议准备、会议通知、跟进等管理；5.2 会议主席：负责主持会议，并控制会议进度，审批会议记录；会议主席不能参加会议时，应授权其它会议主持人员。5.3 会议记录人员负责提出会议记录给主席审批，发放会议记录，跟催会议记录落实事项.5.4 与会人员：按时与会，并遵守本制度。6 作业指引内容6.1 总则：6.1.1 会议分定期会议和临时会议两种，其管理流程如附件所述。6.1.2 人力资源部负责组织各职能部门制订工作例会管理制度（如附录），作为工作例会召开的依据，以实现工作例会惯例化，提高会议效率、确保会议效果。6.1.3 为提高效率，所有会议确认及会议议定事项均需要在会议外提前进行，在会上只是报告结果（只有跨部门的在会议上讨论，并争取在会议前沟通协调到位），即带着结果来、带着任务走。6.2 工作例会管理：各职能部门负责按策划的时间和周期召开工作会议：6.2.1 会议前的准备： 各部门应对部门工作例会制订相关管理制度，确定例会的与会时间、人员、议程、议题并确定相关记录格式，以便所有与会者提前进行准备。 所有与会人员必须按规定的议题、内容和格式准备相关资料和信息，以便在会议上提报。准备工作的充分、有效与否是直接决定会议效率的关键，各与会人员必须高度重视，避免将报告会变成讨论会。 会议召开前4小时内，会议召集人或会议主席负责通知文员提前安排和确定会议室。6.2.2 会议通知： 工作例会按规定的频度召开，并按6.4指定的会议记录者，至少于会前30分钟由会议记录人员发出会议通知，提醒与会人员按时到会。 临时会议提前指定会议记录者，由会议记录者提前发出会议通知/签到表给各与会人员回签，并跟催与会人员准时与会，会签会议通知/签到表并形成会议记录。 开会前30分钟，文员/会议记录员，需对会议室的桌椅、照明、电脑/投影仪、白板、水性笔、板擦等设备完好性进行确认；并进行简单的清洁工作； 开会前5分钟，文员/会议记录员，需对会议室的桌椅、照明、电脑/投影仪、白板、水性笔、板擦、空调等设备完好性进行确认，并进行简单的清洁工作。6.2.3 召开会议： 会议开始前，与会人员需先在会议签到表上签字，主持人按规定的时间按时开始、并控制会议进度，尽可能做到按时结束以提高会议效率。 上次会议跟踪：在正式发出会议通知前，会议记录人员必须负责上次会议跟踪落实情况的检查，并在会议正式开始前5分钟内完成跟踪情况报告，并详细记录在前次会议记录之“跟进结果”栏（不得以“OK”或“完成”等简单记录）。 与会人员与会议记录者必须记录会议的主要内容，包括会议名称、召开时间、地点、参加人员、主持人员、记录人员、主要议事内容、决定事项、决定事项的落实计划（包括责任人、实施时间）、执行情况记录（包括检查人员、检查结果、检查日期）等。 会议主持人员应控制会场纪律，确保会议效率，原则上要求做到按时进行，按时结束；会议主持人需控制会议进度及每个人报告的时间，所有会议总时长应控制在1小时内，超过一小时会议自行中断，下次再议（特殊情况例外）。 会议结束后，会议记录人员需确保当天之内将会议记录以纸面或电子档的形式发给会议主席，会议主席需对会议记录内容进行确认后方可会签、准予发放与会人员。 会议记录发放后，会议决议事项及其实施责任人，需按规定的完成时间组织会议决议的落实事项，并随时确认落实进展。如因特殊情况会延误落实时，需口头向会议主持人提出并修改会议记录之落实时间（需进行修改签名）。6.2.4 会议纪律： 准时与会：所有人员必须按规定时间至少提前2分钟到达会议现场，不得缺勤、迟到或中途退场（经会议主席批准的情况除外）。对于未经会议主席提前批准并许可的缺勤及超过15分钟的迟到，每次向公司员工福利基金捐款10元/人/次。 所有与会人员迟到15分钟（含）以下者在会议室站立5分钟再坐下议事。 主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。 集中精力开好会议，严禁在会议期间处理与会议无关的工作；所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。对于在会议期间处理与会议无关或扰乱会议正常秩序者每人每次罚10元作为公司公用基金。保持 会场秩序，与会议无关人员严禁出入会场； 爱护公物，讲究卫生，保持安静。 会议结束后，各与会人员须自行将凳子归回原处，使用的设备关闭电源和归回原处，确认是否有U盘等物遗留，最后离开者（原则上为会议记录人员）关灯关门、关空调； 各部门不得擅自挪用会议室办公设备及桌椅，如果需要借用必须事先与制造部文员协商6.2.5 会议跟进与落实： 各部门在收到会议记录后，应按规定的期限进行落实。落实的方法包括但不限于以下几种形式：.1 仅需将会议内容口头或以公告的形式传达给所有相关人员；.2 依文件和资料控制程序规定修订文件并执行文件传阅或指导.3 直接落实会议的决议事项，并跟进落实进度和结果。.4 其它会议记录中要求的落实方法 会议主持人应指定一名人员（原则上由会议记录者）对会议决议事项按计划落实情况进行追踪确认，并将确认结果明确、清晰记录于会议记录追踪栏中，并记录追踪人、追踪日期等详细信息，会议记录人需每周定期签字确认追踪结果。 原则上，会议记录的决议事项必须于下次会议召开前进行落实。 决议落实的时间超出当次会议周期的，由会议追踪人员记录在长期工作任务跟踪表实施每周、每月进行持续跟踪，直至有证据表明完全落实为止。（此表每周五由总经办跟踪、责任会议记录人员定期更新发出一次，完成状态的绿色背景表示）6.3 会议室管理6.3.1 会议室使用 二楼大会议室主要用于公司行政会议、全员培训、接待重要来客来访、其他重要活动等。 一楼小会议室主要用于面试、业务洽谈、工作沟通等活动。6.3.2 为了避免公共会室使用冲突，开会、会见、面试应讲究效率，以免耽误其他安排。6.3.3 会议室管理 人力资源负责公共会室的综合管理。 一楼小会议室及二楼大会议室人力资源负责使用管理，各部门使用会议室可以提前向负责人提出申请，也可在会议室外悬挂“会议室预定看板”，至少提前2小时进行登记，再由负责人协调安排。 当提出正式申请时，申请内容包括：使用部门、使用事由、使用时限、人员范围及人数（如有高层或来客需注明）、设施应用等。6.4 定期会议（例会）管理规定6.4.1 管理规则：各职能部门设定必需的定期召开的工作例会，各部门根据自身职能策划工作例会主题，如经营月会，品质周会、CFT周会、项目周会、生产例会、质量交流会，技术交流会等。 各部门根据日常管理决定例会频率和固定召开时间与地点。 各部门根据内部分工策划固定的会议内容和程序。 部门工作例会参与人员应是部门全体人员或骨干。 会议的准备：所有会议主持人和与会人员都应分别做好有关准备工作，包括但不限于： 前期工作汇报总结提纲、提案； 发言要点； 后期工作计划草案； 决议决定草案。6.4.2 提高会议成效的要领 要严格遵守会议的开始时间 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明 要遵守例行的程序 应当引导在预定时间内做出结论 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间 应把决议付诸实行的程序理出，加以确认6.4.3 会议禁忌事项 长篇大论滔滔不绝 自始至终一言不发 采用不正确的资料 打断他人的发言 中途离席6.4.4 会议注意事项 所有与会人员必须提前做好会议准备，按时与会，不能按时与会时，需至少提前半小时知会会议主持人）。非特殊情况，不得迟到和缺席； 会议过程中，与会人员需做到要认真听取，并作好有关记录；开展脑力风暴，积极发表自己对问题的看法和建议。 会议主持人员应控制会场纪律，确保会议效率，做到按时进行，按时结束；会议主持人需控制会议进度，一般应将会议时间控制在半小时内，最好不要超过一小时。 会议记录由指定的人员（或代理记录人员）、按指定的格式，详细记录会议要点，并按规定的时间做成正式记录交会议主持人确认。 经会议主持人确认通过的会议记录，由会议记录人员实施会议追踪，记录追踪结果，并于下次会议报告。追踪过程中，若相关部门未实施、未配合，需及时向会议主持人报告。6.5 职能部门内部例会管理规定：6.5.1 各部门应根据工作需要不定期召开临时会议，原则上职能部门应保证每月1-2次，各生产车间每周1次，由各部门主管（组长）主持，主要议题如下： 参会者提前到达会场并签到。 会议主持人传达公司指令，下达工作指标、提出工作要求。 根据本部门存在问题，强调有关工作程序、上班纪律、仪容仪表、工作态度等。 部门异常情况研讨并就解决方案达成共识。6.5.2 各部门（车间）例会应做书面记录，以备人资部及总经理核查。6.5.3 各部门例会执行情况将列入对各部门主管（组长）绩效考评范畴。6.5.4 部门例会违纪处罚可参考以上公司行政例会处罚办法。6.5.5 培训亦可参考以上处罚办法。6.6 公司级例会管理规定：6.6.1 经营会议要素规定会议频度每月一次，次月7号下午3：00-4：15（特殊情况临时调整）会议地点二楼大会议室。会议主持总经理或其授权人员。会议目的总结部门上月经营业绩，特别关注财务、业务指标及管理KPI的实现情况。输入资料各部门月报（需要结合KPI和部门瓶颈问题、改进重点）。会议议程各部门在会议前充分准备并确认好所有关联事项，对于未达预定目标之KPI需要提前充分分析原因并采取有效之改进措施，每个部门报告的时间不超过10分钟、总经办10分钟，整个会议时间目标在1小时内、最长不超过75分钟（超过此时间自然停止），会议结束后总经办安排与会人员就餐沟通。 确认上月会议记录实施情况 营销部报告上月工作达成情况及下月工作计划 PMC报告上月工作达成情况及下月工作计划 品控报告上月工作达成情况及下月工作计划 生产报告上月工作达成情况及下月工作计划 财务报告上月工作达成情况及下月工作计划 人力资源及行政报告上月工作达成情况及下月工作计划。 总经办总结发言及下月工作计划。 各部门必须统计的KPI见方针目标管理相关文件规定。参加人员部门负责人（主管及以上人员）记录人员总经办专员。记录会议记录6.6.2 员工大会（约束条件：仅在总人数400人以下主持召开）要素规定会议频度每月一次（经营会议后第一个周五早上7：50-8：00，特殊情况临时调整，要求10分钟结束）会议地点公司蓝球场会议主持总经理或其授权人员。会议目的总结公司经营业绩和近期主要工作方向，肯定成绩，激励全体人员。输入资料临场发挥会议议程1、上月公司主要经营业绩（肯定成绩、激励全员），上月主要存在的问题和希望改进的方向、措施、重点。2、下月的公司级主要工作及主要KPI指标，员工激励及相关内容3、会议结束后有秩序散会参加人员公司全员记录人员总经办专员会议记录通告6.6.3 周会：分为品质周会和CFT周会、专案周会三种形式，召开时间可根据情况临时调整。要素品质周会CFT周会专案周会会议时间每周三下午3：00-4：00每周二下午3：30-4：30每周六上午10：00-11：4560分钟60分钟45分钟会议地点二楼会议室二楼会议室二楼会议室会议主持品质负责人或其授权人员营销主管或其授权人员专案负责人或其授权人员会议目的品质实绩确认、问题检讨及下周工作计划客户需求实绩确认、问题检讨及下周计划项目管理进度、效果确认、问题检讨及下周计划输入资料品质周报CFT周报/客户需求跟进表项目计划及报告会议议程1、上周会议记录确认2、本周品质实绩3、下周工作目标/计划及重点1、上周会议记录确认2、本周CFT实绩3、下周工作目标/计划及重点1、上周会议记录确认2、本周项目管理进度及实绩3、下周工作目标/计划及重点参加人员部门主管/工程师及以上人员部门负责人总经理/专案管理/专案成员记录人员品质文员或其代理人总经办专员或其代理人总经办专员或其代理人记录形式会议记录会议记录会议记录6.6.4 CFT日例会。要素规定会议频度每天一次，于每天下午14：00-15：00进行（60分钟内结束）。会议地点二楼会议室。会议主持PMC主管及CFT负责人轮流主持（每月轮流一次）会议目的确认前一天人员、设备及工装夹具、检具、主辅物料、作业及检验工艺、工作环境及质量、交期、新订单、成本达成及异常情况，同时确定第二天的生产计划、加班安排（精确到人和机台）。输入资料见以下规定会议议程见以下规定参加人员生产部（主管、经理）品质部（QE、QC负责、负责人）PMC（主管）营销部（主管、CFT负责人）技术主管、专案管理。记录人员总经办专员或其代理人记录形式CFT日例会会议记录 每日生产例会的主要输入资料及议程：要素部门议题及关注点研发批量全体昨天会议记录落实情况（未落实纳入长期工作任务跟踪表）人员生产品质技术PMC其它当天主要辞职/自离人员（关注是否需要补充）当天到职人员及岗位、人数主要请假人员及协调（关注职务代理人及培训）明天工作需协调人员（关注培训）近一周内可能新增人员需求设备PMC生产今日设备故障（关注现象/处理进度及结果/对产品的影响）故障涉及产品处理情况今天设备到位情况明天生产设备是否满足协调情况（关注瓶颈工序设备）近一周内可能新增设备需求工装夹具的需求及协调（关注特殊工装夹具）检具的需求及协调（关注特殊检具）物料PMC/生产昨天、今天紧缺物料到位及协调处理情况明天生产所需物料确认（关注瓶颈物料）近一周内紧急物料情况（关注未来需求）外协安排计划及情况工艺技术生产品质今日生产工艺存在的问题及解决情况明日生产机型工艺（包括生产及检验工艺，设备及工装夹具识别）情况明日生产外协工艺情况明日生产工艺培训计划环境全体今天有无重大环境异常及处理（关注5S/照明/粉尘/噪音/漏水等）重大安全异常及处理质量品质生产主要进料（含外协）检验异常及处理情况主要过程问题首检、巡查问题及在线、在库处理主要出货检查（含外协进料）问题及处理情况今天发生的主要客户投诉（含外单客户）及处理情况（包括库存处理）其它品质要求及异常处理生产交货计划营销CFTPMC生产加班、通宵计划(如有)安排及应对策略（包括人员协调及检验支持）昨天计划、机台利用率达成情况、未达原因、影响交期与否及调配情况明天计划、累计及资源瓶颈及影响交期与否、调配情况（人机料法环）近一周内急需解决的问题及建议今天交货安排及达成、问题及解决明天预定交货计划及问题全月生产交货可能问题提出（助力销售额）是否可如期交货，未达原因？今天新接订单及订料情况技术其它全体需要上下级、部门之间传达沟通事项（关注跨部门/纪律/体系建设等）EI工程及其它指示传达重大ECN变更和其它异常6.6.5 早、晚会： 所有早会必须在5分钟内结束，（需执行5分钟即时停止制度）防止早会时间过长造成员工站多过久虚脱等情况发生。 早会组织人及其上级可随时听取早会，并听取早会效果，包括是否知晓早会内容、是否理解早会内容、是否按规定落实和执行等。）要素班组班前早会（必须）集体早会（必须）晚会-交接班会（非必须）会议时间7：55-8：007：55-8：00下班后5分钟会议地点各车间及工作场所各车间及工作场所各车间及工作场所会议主持班（组）长班（组）长班（组）长会议目的总结昨日工作，安排今天工作总结上周工作，安排本周工作总结今日工作，安排夜班工作输入资料无书面资料无书面资料无书面资料会议议程1、 昨日质量及进度总结2、 问题汇总及改进要求3、 今天工作要求及注意点4、 其它传达及沟通事项1、 上周质量及进度总结2、 上周问题汇总/改进要求3、 本周工作要求及注意点4、 其它传达及沟通事项1、 白班的质量及进度总结2、 白班问题汇总/改进要求3、 夜班工作要求及注意点4、 其它传达及沟通事项参加人员生产及品质班组全员生产及品质主管（或负责人）生产及品质班组全员记录人员口头表达式，无需书面记录口头表达式，无需书面记录口头表达式，无需书面记录记录形式不需要不需要不需要6.7 特殊管理：6.7.1 客户特殊要求：无6.7.2 特殊管理流程：不适用6.8 记录管理：依记录控制程序实施；7 支持文件和记录7.1 支持文件 No.文件编号文件名称文件等级当前版本备注1文件和资料控制程序II2记录控制程序II7.2 支持记录No.记录编号记录名称保管部门保存期限索引方法1会议通知/签到表人力资源2长期工作任务跟进表总经办3品质周例会会议记录品控部4CFT周例会会议记录营销部5会议记录（通用/临时会议）总经办68 流程图8.1 会议管理流程图会议签到会前准备制定会议沟通规则会议沟通策划程序/方式/周期等短期追踪会议记录长期任务跟踪会议