中国石油合同管理系统需求分析说明书

中国石油中国石油 合同管理系统需求分析说明书合同管理系统需求分析说明书 合同管理系统项目组合同管理系统项目组 2009 年 9 月 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 1 页 共 81 页 目录目录 第第 1 章章概述概述 .1 1.1术语 .1 1.2项目背景.1 1.3远景与范围.1 1.3.1项目远景.1 1.3.2业务目标.2 1.3.3项目范围.2 1.4系统框架及主要系统功能.4 1.4.1系统框架.4 1.4.2主要系统功能 .4 1.4.3系统辅助功能 .4 第第 2 章章合同立项合同立项.6 2.1目标与范围.6 2.1.1目标 .6 2.1.2范围 .6 2.2业务逻辑.7 2.2.1业务流程.7 2.2.2业务描述.7 2.2.3数据结构.11 第第 3 章章合同选商合同选商.12 3.1目标与范围.12 3.1.1目 标.12 3.1.2范 围.12 3.2业务逻辑.12 3.2.1业务流程.12 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 2 页 共 81 页 3.2.2业务描述.13 3.2.3数据结构.16 第第 4 章章合同相对人管理合同相对人管理 .20 4.1目标与范围.20 4.1.1目 标.20 4.1.2范 围.20 4.2业务逻辑.20 4.2.1合同相对人信息录入业务流程 .20 4.2.2合同相对人信息录入业务描述 .21 4.2.3市场准入业务流程.21 4.2.4市场准入业务描述.22 4.2.5授信管理业务流程.23 4.2.6授信管理业务描述.24 4.2.7数据结构.25 4.2.8相关事宜.27 第第 5 章章合同申报合同申报.29 5.1目标与范围.29 5.1.1目 标.29 5.1.2范 围.29 5.2业务逻辑.29 5.2.1业务流程.29 5.2.2业务描述.30 5.2.3数据结构.32 第第 6 章章合同审查审批合同审查审批 .34 6.1目标与范围.34 6.1.1目 标.34 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 3 页 共 81 页 6.1.2范 围.34 6.2业务逻辑.34 6.2.1业务流程.34 6.2.2详细业务描述 .35 6.3相关事宜.37 第第 7 章章合同签订合同签订.39 7.1目标与范围.39 7.1.1目标.39 7.1.2范围.39 7.2业务逻辑.39 7.2.1业务流程.39 7.2.2详细业务描述 .41 7.2.3数据结构.43 第第 8 章章合同履行合同履行.44 8.1目标与范围.44 8.1.1目标.44 8.1.2范围.44 8.2业务逻辑.45 8.2.1业务流程.45 8.2.2详细业务描述 .45 8.3数据结构.48 8.3.1付款数据结构 .48 8.3.2合同变更数据结构.49 8.3.3合同解除数据结构.49 8.3.4违约情况申报数据结构 .50 8.3.5合同终止数据结构.50 8.3.6收款信息数据结构.50 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 4 页 共 81 页 8.3.7验收情况数据结构.51 8.3.8提供产品（或服务).51 第第 9 章章合同归档合同归档.52 9.1目标与范围.52 9.1.1目标.52 9.1.2范围.52 9.2业务逻辑.52 9.2.1业务流程.52 9.2.2业务描述.53 9.2.3数据结构.54 9.2.4相关事宜.54 第第 10 章章 签约授权签约授权.56 10.1目标与范围.56 10.1.1 目标.56 10.1.2 范围.56 10.2业务逻辑.57 10.2.1 业务流程.57 10.2.2 业务描述.57 10.2.3 数据结构.59 10.2.4 相关事宜.59 第第 11 章章 查询统计查询统计.60 11.1目标及范围.60 11.1.1 目标.60 11.1.2 范围.60 11.2业务描述.61 第第 12 章章 其它其它 .64 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 5 页 共 81 页 12.1目标与范围.64 12.1.1 目标.64 12.1.2 范围.64 12.2业务描述.64 12.2.1 系统管理.64 12.2.2 应用管理.65 12.2.3 个人工作助理 .1 12.2.4 下载中心.1 12.2.5 信息删除.1 12.2.6 其它功能.2 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 1 页 共 86 页 第第 1 章章 概述概述 1.1术语术语 CMS(Contract Management System)：合同管理系统 MIS(Management Information System)：管理信息系统 EIP(Enterprise Information Portal)：企业信息门户 OA(Office Automation)：办公自动化 ERP(Enterprise Resource Planning)：企业资源计划 DW(Data Warehouse)：数据仓库 1.2项目背景项目背景 自 2000 年以来，科技与信息管理部积极支持法律事务部的信息化建设工作， 2004 年进行合同管理信息系统的开发和完善，并在股份公司下属单位进行推广和应用。 该系统实现了合同信息的信息化管理，规范了合同的管理流程，提高了合同管理的工 作效率。科技与信息管理部同时建立了法律事务部的部门门户，并将合同管理系统挂 接到部门的企业信息门户中。借鉴股份公司以上经验，集团公司为了规范集团公司及 下属单位合同管理工作，开发集团公司合同管理系统并于 2006 年 9 月进行试点运行。 2007 年 3 月进行集团一期推广。2007 年 10 月，两套合同管理系统进行版本升级并统 一。合同管理信息系统主要满足法律事务部的管理和业务需求，将公司总部和地区公 司的合同信息集中到公司总部，供总部统计分析使用。合同系统于 2009 年 9 月开始逐 步实施 2.0 方案。 目前面临的主要问题在于地区公司主要考虑各自的管理和业务需求，自行开发应 用的系统与合同管理信息系统的接口。 1.3远景与范围远景与范围 1.3.11.3.1 项目远景项目远景 通过合同管理信息系统的建设，实现公司总部、地区公司及其二级单位从合同的 招（投）标、合同的录入登记、审批、审计、查询、统计、监控执行、履约管理全流 程的自动化作业模式，实现了企业合同 “统一授权，归口把关，分工负责”的规范化 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 2 页 共 86 页 管理目标，逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、专业化、现代化的管 理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作质量，规避法律风险。 1.3.21.3.2 业务目标业务目标 为进一步提高中国石油集团公司合同管理水平，实现地区公司合同信息资料管理 的统一、规范，满足合同信息在统计分析、优化管理和对外披露方面的需要。利用信 息化手段实现合同签订情况和履行情况的数据收集、查询阅览、台帐建立和汇总统计 等工作，进一步规范化股份公司合同管理，提高工作质量和工作效率。 合同管理系统的业务目标可以归纳为： 1) 合同管理由手工方式向现代化信息化方式转变，有效地提高工作效率，实现合 同管理工作规范化。 2) 合同信息实现网络化和动态管理，为全面收集集团公司的合同信息数据，实现 合同信息规范管理奠定基础。 3) 通过网上合同审批，缩短地区公司及其二级单位的合同管理办理周期，提高工 作效率。 4) 通过对合同登记、审批、签订、履行以及跟踪等环节的管理，加强对地区公司 经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险。 5) 利用合同查询、统计和分析，及时、准确了解整个中国石油的合同信息及其状 况，为企业经营管理服务。 1.3.31.3.3 项目范围项目范围 合同管理系统的主要研究内容为：合同立项、合同选商、合同相对人管理（包括 市场准入管理、客户授信管理） 、合同申报、合同审查审批、合同签订、合同履行、合 同归档、签约授权、查询统计及报表 10 个业务模块。 1) 合同立项 合同立项工作主要完成合同的提出，合同有无预算以及合同签约的依据，即描述 合同的背景信息。 2) 合同选商 选商方式为招标的合同，对招标前期拟定事项进行网上审核，对招标结果进行静 态填报及网上审查审批。 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 3 页 共 86 页 3) 合同相对人管理 包括市场准入管理和客户授信管理两部分。实现相对人市场准入和客户授信的网 上审查审批和动态维护。 4) 合同申报 实现合同基本信息和合同文本及相关资料的上报。该模块的信息构成合同管理系 统的数据基础。 合同文本的起草是按合同的分类和部门的职能，由合同承办部门根据企业制定的 各类标准合同文本，负责相关合同文本的起草。实现对合同标准文本的修改部分和不 同文本差异之处对比显示功能。 5) 合同审查审批 实现合同的专业技术、经济商务、法律审查以及领导审批的网上动态运行。 6) 合同签订 实现合同文本的安全打印，并将双方当事人签字盖章等签约情况记录到系统等功 能。 7) 合同履行监控 实现支出类合同的网上动态审查、收入类合同的网上动态监控以及合同履行异常 情况的申报、审查、审批功能。 合同的履行监控，合同签订生效后，由相关的业务部门对本合同的履行情况进行 监督，对供应商在合同履行过程中的供货质量、服务质量、是否遵守合同履行期限等 做出合同履行评价，作为财务部门付款的依据。 8) 合同归档 实现建立合同电子档案库和合同档案数字化管理功能。 9) 签约授权 实现对非法定签约方式下授权签约人进行制度性授权及单项授权的网上申请、审 批、管理功能。 10) 查询统计及报表 合同查询和统计，有权限的用户可以按照自己的需要对合同进行查询和统计。条 件查询和报表统计允许用户构造各种组合条件来处理信息，同时，对满足条件的信息 进行报表生成、打印和查看相关合同明细。 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 4 页 共 86 页 1.4系统框架及主要系统功能系统框架及主要系统功能 1.4.11.4.1 系统框架系统框架 合同管理系统分为 9 个业务模块： 1 合同立项 2 合同选商 4 合同审查 审批 5 合同签订 6 合同履行 7 合同归档 9 签约授权 管理 8 合同相对 人管理 3 合同申报 图图 1 1 合同管理系统业务框架合同管理系统业务框架 1.4.21.4.2 主要系统功能主要系统功能 系统的基本功能（或主要功能）是为各项法律工作提供网上运行操作或查询统计 的平台，具体功能描述详见以下各部分。除此之外，系统必须具备较高程度的个性化、 智能化定制功能，以满足不同单位和用户的不同需求。 1.4.31.4.3 系统辅助功能系统辅助功能 合同管理系统具备以下辅助功能： 1、个人工作助理、个人工作助理 1) 工作提示：列示每个用户在本系统的全部工作，并可直接点击处理。 2) 合同运行总览：有权限的用户可以通过此功能快速了解到当年一月一号截至到 当前日期系统中合同运行的状态，包括：合同签订信息总表、合同运行状态总表、审 查审批动态表。 3) 动态信息：授权用户通过发布信息后，系统用户可以查看所发布的相关信息。 4) 委托代办：实现用户外出期间将其职责权限范围内的业务委托其它用户处理的 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 5 页 共 86 页 功能。 5) 合同跟踪：实现对本人或者授权单位经办合同的查询，了解合同目前状态。 6) 用户信息：每个用户可以查看、更新自己的个人信息。选择待办事宜通知方式。 7）待办查询：每个系统用户可以分模块查看各用户的待办事宜，并可以同时查多 个部门、多个用户的待办事宜，返回的查询结果中的合同若属于当前查询用户的待办 （包括委托待办） ，用户可直接点开进行处理。查询结果支持下载。 2、应用管理 1) 信息发布：赋权限的系统用户通过此功能发布公共信息后，系统用户可以通过 “动态信息”栏目查看。 2) 流程定义：设定分发人员、分发规则，建立、维护流程模板。 3) 应用字典维护：维护系统中下拉菜单选项。系统初始化前，部分下拉菜单可以 通过此功能进行增删改。系统初始化后，在不影响查询统计以及正在系统中运行的合 同的情况下，也可以对部分下拉菜单进行增删改。 4) 单位设置：对单位的一些属性进行设置，包括：单位级别、法定代表人（负责 人） 、流程管理员（默认） 、是否独立签约、可配置的系统开关、重大合同定义、合同 印章设置等。 5) 查询设定：系统提供查询条件自定义功能，查询条件的定义通过此处完成。 6) 合同标准文本维护：系统提供合同标准文本的格式合同模版及标准合同文本下 载功能，下载的文本通过此处进行维护。 3、系统管理 1) 单位（部门） 、用户的创建、增删改；用户权限（角色）的设置；角色权限范 围的管理。 2) 系统字典维护：系统初始化前，所有下拉菜单可通过此功能进行增删改。系统 初始化后，在不影响查询统计以及正在系统中运行的合同的情况下，也可以对部分下 拉菜单进行增删改。 3）新增地区公司：授权用户可在此新增地区公司。 系统在操作上必须具备较高程度的人性化特点。如：每个用户开机后，无需进入 系统，即可通过语音或对话框提示其待办事宜。用户点击待办事宜，即出现登录系统 的对话框，输入用户名和密码后，即可进入系统直接处理该待办事宜，而无需按部就 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 6 页 共 86 页 班地逐层进入每级菜单和页面。又如：系统应提供类似 Office 的提示功能：鼠标移至 某菜单或某按钮、栏目处，自动提示该菜单、按钮、栏目的功能和作用等等。 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 7 页 共 86 页 第第 2 章章 合同立项合同立项 2.1目标目标与范围与范围 2.1.12.1.1目标目标 填报合同部分基本信息和合同立项的相关材料。 通过对合同立项及可配置的选商方式的审查审批，确定选商方式的合规、合理、 合法性。 2.1.22.1.2范围范围 1) 合同承办部门填报合同立项相关背景信息，具体包括： A ) 合同基本信息 合同部分基本信息，如合同立项名称、合同类别等。 B ) 签约依据 签约依据指投资计划、费用计划、立项批复、会议纪要等文件。 C ) 项目信息 项目信息指定合同的隶属关系，便于通过项目对合同进行查询统计。 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 8 页 共 86 页 2.2业务逻辑业务逻辑 2.2.12.2.1业务流程业务流程 填报立项信息及选商 方式 用户选择临时保存 提交 合同立项开始 进入选商模块 选商方式审查审批 审查/审批 是 否 通过 是 否 图图 2 2合同立项合同立项 2.2.22.2.2业务描述业务描述 本模块提供以下配置功能，各单位可以选择使用：各单位可以选择是否开启选商 方式审查审批功能。 合同立项业务详细描述如下： 1) 信息填报 主要包括以下内容： a) 基本信息 包括合同立项名称、合同类别、是否框架协议、是否框架协议下的合同、资金流 向、资金渠道、选商方式、所属项目、预算金额、不招标原因。 - 合同名称为必填项，允许重名， 长度=50 汉字。 - 合同类别及二级类别沿用公司总部现有合同系统合同分类表，三级类别由各地区 公司根据本公司实际情况自行维护；合同类别及二级类别为必填项，三级类别为非必 填项。 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 9 页 共 86 页 - 资金流向包括支出、收入、不涉及三种，此项为必填项。 - 资金渠道包括：投资、直接成本、管理费、其它四种。资金渠道的填写满足以下 条件：资金流向为支出的合同，资金渠道必填；资金流向为收入或不涉及的合同，资 金渠道不出现。总部的资金渠道为三类：投资、费用、其他。地区公司的资金渠道为 四类：投资、直接成本、管理费、其它。 - 我方主体地位包括：我方接受担保、我方提供担保，从两个选项中选择其一。 如果合同类别为融资保险类合同下的担保合同，则必须填写我方主体地位；否则 不出现我方主体地位选项。 - 不招标原因：支出类合同选商方式为“议标（合同谈判） 、其他”时显示，长度 =512 汉字。 b) 签约依据。 签约依据包括签约依据名称、签约依据编号、所属单位、所用范围、签约依据文 件、承办人、承办时间。 - 签约依据名称为必填项，不允许重名，长度50 汉字。 - 签约依据编号为非必填项，不允许重名，长度50 汉字。 - 签约依据文件非必填项，可以不上传签约依据文件，也可以上传多份签约依据文 件。 - 承办人、承办时间由系统默认为签约依据添加人及签约依据添加时间。 签约依据的填写满足以下条件： - 资金流向为支出的合同，签约依据必填；资金流向为收入或不涉及的合同，签约 依据非必填，如有依据（如油品销售计划、配置计划等）则填报，确无签约依据可不 填报。 - 一份合同立项至少对应一份或多份签约依据，签约依据如果已存在于系统则可以 被引用，如果没有提交过，则提交一份新的依据。 - 合同承办人填写签约依据时，可以从签约依据库中直接选择需要的签约依据，也 可以新增签约依据。 - 合同承办人新增签约依据时，如果签约依据库中已经存在同名的依据，则系统给 出提示，不允许新增只能引用系统中已有签约依据。 签约依据注意事项： - 签约依据引用范围优先。但范围的设定只能在该签约依据所在的单位及下属单位 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 10 页 共 86 页 内。 - 承办人新增的签约依据，当合同审查审批结束后，该签约依据状态变为已确认。 已确认的签约依据承办人不能再维护，只有单位级的签约依据维护员维护。当状态未 确认时，承办人可维护。 - 承办人新增的签约依据，在不设定签约依据引用范围的前提下，该签约依据能够 被本单位所有部门引用。 - 提供专门的签约依据维护模块，并对使用该模块的用户进行范围授权，授权用户 新增的签约依据直接进入签约依据库而不需要审查审批，状态为已确认。 - 上级单位的签约依据维护员通过“维护”可提升下级单位的签约依据，提升后的 签约依据只能由上级单位的签约依据维护员来维护。 - 承办人在办理合同引用签约依据时，可引用本级和上级的，平级之间不可互相引 用。 - 无效签约依据：承办人查不到无效签约依据。 签约依据的显示： - 签约依据显示的时候需要以下几项：签约依据名称、编号以及签约依据来源。 - 依据来源主要说明该依据是承办人填写还是来自于签约依据库，包括以下两种： 承办人提交、签约依据库。 c) 选商方式、框架协议以及框架协议下的合同 选商方式包括五种：招标、投标、合同谈判（议标、电子商务） 、其它，为必填项， 并与资金流向建立关联，即 - 资金流向为“支出”时，选商方式显示招标、合同谈判（议标、电子商务）及其 它。 - 资金流向为“收入”时，选商方式显示招标、投标、合同谈判（议标、电子商务） 及其它。 - 资金流向为“不涉及”时，选商方式显示全部。 合同立项时，用户必须选择“是否框架协议”并与“框架协议下的合同”建立关 联，即： - 框架协议选择“是” ，页面不显示“框架协议下的合同” - 框架协页面显示“框架协议下的合同” ，供用户选择。此项为必填项。当“框架 协议下的合同”选择“是” ，页面显示“框架协议” ，供用户选择框架协议合同。框架 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 11 页 共 86 页 协议的查询提供下列查询条件的相关数据结构如下： d) 所属项目：表明合同的隶属关系。此项为非必填项。 授权用户在查询无满足条件的项目后，可自行添加需要的项目。 添加项目注意事项： - 项目信息包含项目名称、项目编号、项目类别、预算金额、币种、有效时间、引 用范围、备注以及附件。 - 项目名称、项目编号、项目类别、预算金额、币种、有效时间为必填项。 - 引用范围、备注、附件为非必填项。 - 项目类别、币种由系统管理员在应用字典维护中设定。 - 项目名称长度50 汉字，以地区公司为例：地区公司机关添加的项目名称不允 许重复。下属二级单位之间的项目名称允许重复，一个二级单位内部的项目名称不允 许重复。 - 项目编号允许重复，长度50 汉字。项目编号注意事项同项目名称。 - 项目的引用范围优先。 d) 承办信息 内容包括：承办部门、承办人、承办部门负责人。 - 承办部门默认为用户所在部门。有系统管理权限的用户可以选择承办部门。 - 承办人默认为当前用户。 - 承办部门负责人默认为用户所在部门的负责人，有系统管理权限