人事管理相关规定

第一章 人事异动管理规定第一节 总 则1. 目的为规范公司人事异动管理，明确人事异动权限与流程，促进员工职业发展，制定本规定。2. 适用范围3. 入职管理1. 行政人事部须审核报到人员的人事档案（员工入职登记表、个人证件复印件等），确认无误后办理相关手续（安排食宿、办理工牌、介绍公司及部门状况等）。2. 行政人事部协同各部门对已录用员工统一进行岗前入职培训，培训考试不合格者解除劳动关系。3. 行政人事部须建立健全新入职人员档案，并及时跟踪新员工的工作学习情况，以便为公司的其他各项管理活动（如绩效考核、晋升、培训等）提供真实有效的依据。第二节 转正管理1. 根据员工试用期由劳动合同期限决定。对表现突出的员工可以提前转正，但试用期限不得少于一个月，最长不得超过六个月。2. 公司对新进员工试用期满前一周进行试用期考核，由行政人事部根据员工的入职日期及时通知各部门负责人，并提前15天下发员工转正考核表。3. 员工转正考核由所在部门负责人进行，行政人事部协助。主管级及以下员工的考核，由部门填写好员工转正考核表后交部门负责人、行政人事部、主管总监核准；经理级以上员工考核，须交部门负责人、行政人事部、主管总监审核、副总裁批准。4. 试用期工作状况评估由试用员工的直属上级主持，行政人事部监督。所有转正评估的相关资料(转正评估表、培训跟进表等)应交行政人事部汇总，然后转呈负责审批的相关权限人员。5. 转正考核结果处理：员工的转正申请一经批准,由行政人事部下达转正通知书，转为公司正式员工，并享受转正后的待遇。对试用期不合格的，作辞退或劝退处理。6. 每月5号前办理完上月需转正人员的所有相关手续。转正试用期的计算以每月的15号为分界点，14号（含）之前入职的该月计为一个月，即认同为当月1号入职；15号以后的则从下月1号起计算，当月不计，即认同为下月1号入职。7. 试用期内调动的员工，其转正情况及时知会调入单位。第三节 调动管理1. 各部门负责人根据工作需要向行政人事部提出人员调动申请，员工亦可向行政人事部提出个人调动申请。2. 调动申请经审批后由行政人事部向调出/调入单位下达人事变动通知书。调动员工接到调令后，应在规定时间内办妥所有交接手续（工作交接、事务交接），若因交接不清带来的一切后果由奉调人员承担。3. 行政人事部在人事变动通知书下达后调整调动人员的工牌与人事档案。4. 由于工作调动而形成的职位空缺暂由调动人员的直接上级代理。第四节 晋升/降级管理1. 当公司出现职位空缺或在储备人才需从内部晋升时，公司须及时公布该职位的晋升标准及任职资格等要求，晋升/降级申请由各部门负责人书面向行政人事部提出，行政人事部组织进行考核评估。2. 公司对于拟晋升的员工须组织进行公开考核，由行政人事部会同相关部门组织进行，考核项目/方式由相关部门配合行政人事部根据工作情况决定。 3. 晋升考核，并需建立健全晋升考核记录，为相关权限人员提供资料。4. 晋升/降级考核结果处理：晋升员工从晋升决定生效的时间起，进入晋升后新职位的考核期，考核期原则上三个月，但不得少于一个月。其考核期内工资待遇不变，但福利及其他待遇按新职位的标准执行（如食宿、通讯费用、参加同级别会议和培训等）。5. 降级员工从降级处理决定生效的时间起，其所有工资、福利及其他待遇按降级后的职位标准执行。第五节 离职管理1. 试用期内离职员工1.1 主管级及以下员工试用期内离职，应提前3日通知公司，并填写人事变动通知单，经部门负责人、行政人事部、主管总监确认后方可离职结算工资。经理级及以上员工离职，经部门负责人、行政人事部、主管总监审核，副总裁批准后方能生效。1.2 员工试用期内或试用期满，经考核，工作表现未符合岗位要求者，须解除劳动合同，当日即可办理离职手续。2. 转正合同期内离职2.1. 辞职因个人原因辞去工作，员工本人必须提前一个月填写人事变动通知单向部门负责人、行政人事部提出申请。主管级及以下员工申请离职，经部门负责人、行政人事部负责人、主管总监核准后方能生效；经理级及以上员工申请离职，经部门负责人、行政人事部负责人、主管总监审核，总裁批准后方能生效。2.2. 辞退辞退普通员工由部门负责人提前一个月以书面形式通知员工，经部门负责人、行政人事部负责人、主管总监批准后即可生效；辞退经理级及以上员工则由主管总监提出，经副总裁批准后生效。2.3. 开除管理员工因触犯国家法律或因个人因素给公司或他人造成特别重大且无法逆转的损失，公司将予以开除。对于涉及触犯国家法律法规的员工，部门应及时知会公司领导，并将涉嫌员工移交国家司法部门处理。开除程序及离职手续与上同。2. 合同期满离职合同期满员工不再与公司续签合同者，由员工在合同期满前一个月以书面形通知部门负责人，经部门负责人、行政人事部负责人、主管总监签批后生效。合同期满公司不与员工续签合同，由行政人事部在合同期满前一个月以书面形式通知员工本人，经部门负责人、行政人事部负责人、主管总监批准后生效，10级以上经副总裁批准。3. 离职程序离职员工须在离职生效日前将本职工作移交，并在最后工作日次日到行政人事部办理离职手续。离职员工在行政人事部领取员工离职手续清单，按清单上的步骤逐一办理：所在部门：移交工作、办公用品、办公钥匙。财务部：结清与公司等的借支款项。行政人事部：交回名片、各类证件、电脑设备、移交宿舍用品、结算相关费用。离职员工、辞退员工于领取离职工资时间，由财务部提前一天通知。4. 离职面谈行政人事部与离职员工面谈，并将离职原因及离职者对公司的良好建议记录在离职员工面谈表上，作为对公司管理的促进。5. 自动离职员工无正当理由而连续旷工15天，公司予以除名处理。手续办理：各部门负责人在员工自动离职的当日须及时填写人事变动通知书，交行政人事部。人事档案的调整：行政人事部在收到员工自离通知书后立即调整人事档案，以备日后查阅。6. 工资结算公司辞退的，工资结算至公司确定离职之日；员工辞职的，工资结算至停止工作之日。7. 补充说明员工从被批准离职到离职的一段时间称为离职通知期，在离职通知期内员工应遵守公司的各项规章制度正常上班，严禁出现消极怠工现象，否则按公司奖罚规定予以处罚；部门也不得对离职员工有歧视言行，否则行政人事部门均须及时进行调查与处理。第六节 轮岗管理1. 轮岗是公司的一种考核、培训方式，是培养全面发展型人才的一条重要途径。公司可根据工作的需要在部分优秀的文职与管理人员当中实行轮岗。2. 轮岗原则上是以同等级的岗位为轮换对象，在一般情况下，同一管理人员不宜进行超过三次的轮岗。 第七节 停职管理1. 员工停职是指各部门在处理员工严重违纪如不诚实行为时，在特殊岗位员工申请离职时，员工因要等待处理结果而被停职等待的现象。2. 停职的原因与对象：员工出现不诚实行为、员工出现赌博、打架斗殴等恶劣情况，且有明显的后遗症的、员工违反公司的其它规定并造成重大影响，在调查与处理期间如其在岗上班，会影响到调查或其所在岗位或部门工作开展的，特殊岗位员工申请离职时，从工作有效开展的角度讲，可先作停职再处理。一般岗位员工不允许被停职，特殊情况必须书面报人力资源行政总监同意，呈总裁签批后方可执行。3. 停职相关手续的办理：员工停职后，须在四小时内办理好工作交接手续,并在主管人员的安排下离开工作现场。员工停职后的就餐住宿问题自行解决，被停职员工即不再计算考勤。4. 停职有效期为七天，超过七天，则自动失效。如因上级相关部门仍未对事件做出处理决定的，则由员工本人再次至行政人事部办理手续。对事件做出处理决定后，由行政人事部通知该员工前来办理相关手续。5. 员工因误被停职后又上班的，须由部门负责人亲自向员工本人进行解释与安抚。6. 在员工停职期间，任何人不得对其有嘲弄、打击、歧视等有侮辱性质的言行，否则，行政人事部将严肃查处。对打击报复、假公济私等滥用停职权力的责任人，行政人事部将进行严惩。因滥用停职权力而造成法律后果的，公司将转交司法机关进行处理。第二章 人事档案管理办法1. 员工原始档案内容应包括以下资料:1.1 入职登记表或附个人履历书1.2 聘用合同书1.3 身份证复印件1.4 学历/技术资格证明复印件1.5 免冠照片1.6 转正晋级调薪呈批表1.7 考核记录1.8 晋升调薪呈批表1.9 调动资料1.10 表现优秀资料1.11 培训考核资料1.12 身体健康检查证明1.13 其他记录员工工作表现的资料2. 人事档案资料的查阅和借用规定： 2.1 人事档案资料（包括人事电子档资料）属保密性资料，非经行政人事部负责人级以上人员审批同意，任何人不得查询；2.2 必须查阅档案时，只限于部门经理级（含）以上人员查阅本部门属下的相关资料，不得查阅其他部门的档案资料。2.3 查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。2.4 查阅档案时，不得抄录或复印档案内容，如特殊情况，须经行政人事部负责人允许后方可抄录或复印，抄录或复印的材料应在不超过三个工作日内送回行政人事部处理。2.5 档案一般不得外借，在特殊情况下，经主管总监批准可以借出，但借出时要进行借阅登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。3. 人事档案应按部门分类编号管理并保持及时更新，由相关人员专职管理；离职人员的人事档案资料保存期限为三年，期满由行政人事部统一销毁。附则本制度由行政人事部拟定，经各总监审核、副总裁批准后实施，并由行政人事部负责解释。第三章 劳动关系管理制度第一节 总 则1、 目的为规范员工的行为,保证员工行为与公司政策、规章制度和程序相一致。改善员工的工作表现,创造和谐、融洽的劳动关系。2、 适用范围广东慧谷集团下属嘉享商贸有限公司。第二节 职责权限1. 职责与权限1.1 行政人事部：劳动关系管理的统筹部门，负责编制、改进劳动关系管理的相关制度，统筹劳动关系管理。1.2 其他部门：在行政人事部门指导下，正确开展劳动关系管理工作。第三节 劳动关系管理1、 劳动关系分类劳动关系管理、奖励与违纪事件处理、健康管理、特殊时期员工关系管理等。2、 劳动合同管理2.1. 公司按照国家有关规定与公司实际情况，与员工签订劳动合同。2.2. 本着平等、自愿、协商一致的原则，由行政人事部统一组织员工 签订劳动合同。具体合同范本由行政人事部核准。2.3. 劳动合同办理时间:2.3.1 新入职员工：自用工之日起一个月内双方签订书面劳动合同；2.3.2 在职员工：合同期满前30天由行政人事部知会该员工直属部门，根据该员工的工作表现、工作业绩和公司用人状况并结合该员工的意愿，共同决定是否继续聘用该员工，如果继续聘用，则由行政人事部通知该员工续签劳动合同；否则合同期满自动终止双方劳动关系。2.3.3 行政人事部将劳动合同信息录入电脑系统,便于集中、规范管理。2.3.4 行政人事部对已给解除或者终止的劳动合同文本，至少保存两年备查。3、 劳动关系证明行政人事部应员工本人的要求,经调查核实后为员工开具相关证明,包括工作证明、离职证明和退社保证明。4、 劳动争议处理4.1 劳动争议是企业运转过程中产生的正常现象，各级管理人员要本着沉着、冷静、务实、灵活的原则，规避法律风险，妥善处理劳动争议。4.2 劳动争议的情形：因职工重大违纪和职工辞职、自动离职发生的争议；因执行国家有关工资、保险、福利、培训、劳动保护的规定发生的争议；因履行劳动合同发生的争议等。4.3 处理劳动争议的原则：着重调解；及时处理；依法处理；积极配合。5、 员工意见管理5.1. 员工是公司最大的财富，加强对员工意见的管理，可集思广益，最大限度的利用和开发人力资源，并可有效化解员工矛盾。5.2. 离职面谈：离职面谈可在一定程度上挽留优秀人才，并可从侧面找出公司发展中存在的问题，为以后的工作改进提供独特视角。6、 员工投诉管理规定6.1. 员工投诉：规范投诉管理，妥善解决员工的不公正待遇和公司内部违规事件，维护公正，以保证公司整体工作的全面健康运作。6.2. 投诉原则：内容客观、真实、具体；处理公正、及时、务实；逐级投诉，不提倡越级投诉；提倡署名投诉。6.3. 投诉范围：员工所受到的不公正待遇；损害公司利益或不利于公司发展的行为；其它违规、违法行为。6.4. 投诉方式：口头投诉；书面投诉。6.5. 投诉程序：向直接上级申述协商解决解决不成的，向间接上级申诉解决不成的，向行政中心申述解决不成的，由副总裁裁决。6.6. 投诉处理：6.6.1. 投诉受理人是投诉唯一有效调查人员，但调查结果须经投诉受理人签收确认后方为有效；6.6.2. 所有的投诉事件应在接到申诉申请书的15个工作日内将处理结果明确答复投诉人；6.6.3. 投诉受理部门对投诉事件及投诉人负有保密的责任；6.6.4. 检举揭发对公司有重大损害的违法违纪行为的个人，根据奖惩制度规定，将得到相应奖励；对泄露投诉人资料、打击报复投诉人的行为，将对当事人和相关人员给予相应处分，对性质严重者，公司将保留追究其法律责任的权利。7、 员工纠纷调解控制事发现场局面,避免纠纷继续升级。特别在发生打架、斗殴时要首先制止双方，调查事实真相，分清责任。通过听取当事人的陈述、找相关人员了解等方式调查清楚事实真相后，分析纠纷双方的责任，提出合理的解决方案，做好纠纷双方的思想工作，使员工能自觉的接受处理结果，对纠纷事件备案并跟踪调解效果，为以后工作提供参考。8、 健康管理8.1 社会保险：公司按照国家有关规定给予员工购买社会保险，员工 保险由行政人事部办理。8.2 身体保健：员工体检、健康宣传、建立员工健康档案。9、 特殊时期劳动关系管理9.1 特殊时期类型：公司架构变动、人员调整、劳动诉讼、员工伤亡及员工受到严重骚扰事件、天灾（传染病、台风、暴雨等）。9.2 特殊事件处理原则：9.2.1 准确判定：当公司内外环境发生变化，足以妨害公司达成基本目标，即可判定为特殊事件；9.2.2 防微杜渐法则：对认定的特殊事件，须高度重视，并在法律、