通过沟通提升生产力(第四课)

通过沟通提高生产力EPP4陈振,目录,目录,一、沟通的意义,工作环境中最需要的是懂得沟通的人。在完成了目标设定和计划以后，就需要通过沟通将目标和计划传达给那些需要合作完成此项工作的人。有效的沟通能将员工的思想和工作统一到组织的整体目标和方向上。通过沟通，你能提高组织的活力、热忱和生产力！,沟通艺术的掌握是一个复杂的过程，需要投入时间和不断的努力、不断改善你的沟通技巧可以大大提高你和你身边同事的生产力。,一、沟通的意义,通过沟通你可以得到：,1.满足人际关系的需要2.良好协调的、目标导向的工作3.汲取新的想法4.为共同的优先顺序达成共识5.避免发生代价高昂的失误6.员工针对重要的信息采取行动，增加了效益和市场竞争力,为了满足人的这一需求，有效的沟通必须在影响他人之前，先要了解他人。,沟通是两个人通过交换意见而产生某种行动。通常我们都认为沟通是将我们的想法表达给他人，但这仅仅是沟通的一部分。,成功的沟通是一个双向的过程。你必须用别人能够理解的方式表达你的想法，然后通过聆听去了解你的信息室如何被接收得。沟通目的的实现需要这种双方的相互理解。,现代心理学之父威廉詹姆士(WilliamJames)曾经说过：“人最大的需求就是被了解和被欣赏”,二、沟通的同理心,“将心比心”,“设身处地”,同理心,理解他人依赖于同理心。同理心是能够以他人的观点看问题，理解当事人的感受和信念。绝大多数所谓人际关系或与人相处的技巧都需要同理心的支持。同理心承认每个人都有权坚持自己的观点。理解别人的感受和信念并不意味着你要被迫同意或接受那些观点，同理心是你能够感受他人的需求、灵活处理这些需求和公正、客观地帮助他人满足这些需求的基础。,二、沟通的同理心,1.组织你的想法,即使是毫无条理的人在思考的过程中也是会有脉络可循的，有条理地表达你的想法有助于他人更好的理解。首先，要确认你对自己的想法和思考有充分的了解将你的想法写下来并按照你对当事人的了解进行组织。当完全确认已经组织好了你的想法，你就会更有信心，相信当事人能够了解并接受你的想法。,2.了解他人的兴趣,人的注意力常常被视觉、声音和想法所吸引，在习惯和态度上倾向于接受那些有望满足他们需求的想法。同理心要你以符合当事人的习惯和态度模式的方式去表达你的想法。你了解了当事人的兴趣所在并将你的想法用这种方式表达出来，就是有效的沟通。,二、沟通的同理心,语言中有的词汇是有逻辑性的，描述原因和事实，有的则是带有感情色彩，捕述的是情感、渴望和需求。运用这两种词汇能够把你的想法描绘成图画。承认他人的需求、表达你的想法时用语言描绘出一幅他人需求的心智图像。语言描绘的图画能吸引听者的理性和感性，产生难以忘怀的印象。,为了邀励和影响他人塾墨堡互当事人品熟悉和最感舒适的沟通方式。调整自己的沟通风格使你沟通的对象无需进行“转换”就能理解和接受你的信息。在进行团队合作时，要特别注意那些和你不同的沟通风格，学习不同风格的长处。,二、沟通的同理心,3.描绘出一幅图画,4.变化沟通的风格,三、通过有效的提问澄清事实,通过有效的提问能促进双向的沟通。通过疑问而获得的回应可以让你真正了解他人的观点。当你通过提问和认真地聆听而表现出同理心时，当事人会感觉受到了尊重和重视。同时你也获得了有价值的信息使你能在稍后做出更好的决策。,如果你谈话的主要目的是为了获取信息，就从最简单的提问开始，容易回答的问题可以让人放松，解除焦虑。当你表现出愿意聆听和不加评判的态度就能获取更多的信息，并为后面的谈话建立了良好的基础。,“你觉得？”,“你认为？”,“为什么？”,“发生了什么事情？”,三、通过有效的提问澄清事实,开放式的问题能够让听者积极的进行参与。开放式的问题是不能以“是”或“否”来简单回答的。,三、通过有效的提问澄清事实,开放式的问题不仅可以引导出基本的信息，还能：,三、通过有效的提问澄清事实,同理心,努力掌握用开放式问题进行提问的技巧去鼓励他人开发他们的创造潜力。在日常谈话中注意提高自己的提问技巧，随着你对团队成员的了解不断增加，你的沟通就不仅仅是简单的信息交换。通过用开放式问题进行提问可以获得大量的信息，能让你启发他人选择相关的信息、形成个人的观点、开发出新的想法和方法、流露出潜在的情绪。,我们该这样做！,四、倾听完整的信息,要避免有选择的聆听，只接受那些你喜欢听到的，或符合你先入为主的想法。用开放的心胸去聆听，防止过度的反应。控制你的非语言行为，保持让对方感到舒适的目光接触、全神贯注，让对方感受到你很在意他的所言。,四、倾听完整的信息,使用反射式的应答来传达你的关注。反射式应答是重复对方表达中的关键词汇，或是将你听到的、对方的陈述进行概括性的总结。例如，你可以说：“你说我们的设备坏了，维修不及时，那么你有何建议来避免今后此类事件的再次发生吗？”反射式的应答能表明你在专注地聆听并能鼓励对方做出迸一步的解释和澄清。,肯定对方的信息也是有效聆听的一部分，这在某种意义上就是热忱地称赞对方的意见，但一般来讲，更有效的方式是在聆听的时候不发表意见。这样可以使你有机会获得更新的信息或去挖掘讲话入的真实想法。需要承议的是，人们常常试图告诉你的是你想听的话，热情的回应容易误导讲话的人，使讲话的人误以为已经给了你需要的全部信息或是表明你同意他们的观点。通过使用像“我明白”、“这有可能”、“喔？”等这种简单的被动式应答可以鼓励对方阐明更多有价值的信息和看法，也可以通过点头或做记录的方式鼓励对方继续讲下去。,肯定别人的信息！,四、倾听完整的信息,当你仅想知道问题的简单答案，就要用肯定的应答并表示出对讲话人的鼓励。为了得到更多的细节时，可以简要陈述对方的讲话并鼓励就某一特定方面作继续的说明，然后不加评判地、耐心地聆听。有效的聆听是人际关系中非常重要的技能，值得投入时间去磨练和完善，能使你听到信息的价值成倍地增加，给人留下谦逊，关心他人的好印象。谦逊、关心他人是提高你的领导力和效率的人格品质。,有效的倾听！,四、倾听完整的信息,同理心,聆听,有效地提问,具有生产力的沟通,生产力的沟通,没有同理心、有效地提问和倾听，沟通就会瓦解。对于具有生产力的沟通而言，三者缺一不可。,五、行为习惯如何影响沟通,1、自我主张2、情绪反应,判断沟通风格的维度！,沟通风格,猫头鹰（分析型）,爱思考周密细致表现稳定拘谨犹豫追求完美行动力差感情不外露,孔雀（表达型）,活泼喜欢表现善于自我推销喜欢有趣的事外向任性,无尾熊（亲和型）,对人敏感富有同情心有耐心注重他人的感受性格温和,老虎（驾驭型）,野心勃勃自信喜欢指挥他人有紧迫感给人压力意志强,?,4种沟通风格的优缺点,猫头鹰,孔雀,无尾熊,老虎,优点,缺点,分析力强做事有计划,完美主义犹豫不决行动力差拖拉,替人着想,缺乏目标感浪费时间迁就被动,目标感强意志力强果断自信、自律,过于严肃对人少同情心功利心过强,在团队中有热情,虎头蛇尾冲动自我管理能力差废话太多,4种沟通风格的关注点,猫头鹰,孔雀,无尾熊,老虎,结果效率,细节进程,关系忠诚,创新刺激,猫头鹰与老虎互补；无尾熊与孔雀互补,哪两种沟通方式可以互补？,哪两种沟通方式最易起冲突？,老虎与无尾熊,你周围人员的性格特点是怎样的？,？,我I,？,？,？,与不同沟通风格的下属相处,猫头鹰,用事实说服多鼓励弥补他的弱点,孔雀,无尾熊,老虎,适当授权适当控制感,给他舞台公开表扬谈话不应太严肃,给他目标感除了工作外，也可谈其它事务,与不同沟通风格的上司相处,猫头鹰,耐心倾听准备充分鼓励,孔雀,无尾熊,老虎,开门见山先讲效果注意效率,多喝彩有进取的事情面部表情丰富,个人友谊分享感受,写作步骤：,思考将你的目的反映在信息中,计划完成后就直接动手写作,清楚地确认此项信息要产生的回应和行动,六、清晰的书面沟通,书写信息之前需要计划,使用恰当的语气进行写作,控制书写的篇幅，要阐明主题又要简短,发出信息之前要检查语法和拼写,确定了如何发送信息后，还应考虑以下两点：手写便签节省时间。分发清单将同一信息分发给大量的人，并避免将信息发送给不需要的人。,选择最有效的通讯系统保证你自己的工作及活动。,使用适宜的技术装备，无论你在何处，都能容易地和你的团队成员进行沟通。计算机网络是提高沟通效率的重要工具，能够节约大量的纸张。,然而，不恰当地使用这些装置也能阻碍生产力。要保证是你在控制设备的使用，不能让设备干扰和影响你投入在高回报活动上的工作。不要设想最现代的设备就应该是给员工的标准配置，而应把设备作为节省时间的工具。所选用的特定设备不仅要能够节省时间，还要操作上更简单、更有效率。,现代技术的发展提供了许多设备可用来提高生产力。,七、高效运用现代技术,团队有了沟通方能成为团队！,团队沟通三大技能,技能1下达指令,人人都喜欢参与决策，但时常也需要有明确的指示。,技能2公众演讲,公众演讲的技能是建立自信最有效的方式。,技能3处理人际关系,处理冲突是另一项重要的沟通技巧。,八、团队沟通,明确的指示可以使团队成员集中注意力、有安全感。当你向你的直接下属下达指令时，由于他们知道你的工作是领导这一团队，就会接受你的指令。适当的时机、礼貌的方式和周全的考虑能提高指令下达的效果。具像化你自己是一位领导者，逐渐培养自己为产生结果而下达有效指令的能力。指令应该是简短、直接的语言，避免用批评的语言。要清楚地表达你想要得到的结果和期望的完成时间。,下达指令,八、团队沟通,通过公众演讲，你展示了作为领导者的潜质，而且能用比任何其他沟通方式都少的时间和更多的人进行沟通。公众演讲的秘诀是要知道听众是和你站在一起的，当你成功地进行了演讲，你占用听众的时间和你演讲花费的时间才能共同具有生产力。当你站在听众面前演讲时，要表现出你相信你所演讲的主题是有价值的。,公众演讲,八、团队沟通,处理冲突是另一项重要的沟通技巧。要知道冲突不一定是坏事，应该让冲突激发及的潜能：意志坚强、相信他人、对新想法持有开放的态度以及你最佳的沟通技巧。有生产力地处理团体之间、个人之间的冲突是要去寻找能使冲突双方前进的“双赢”结果。,处理人际关系,八、团队沟通,工作环境中