市场部订单管理办法

市场部订单管理办法 JDJD-BF-1601-01001-02山东精典机电管理制度- 市场部订单管理办法JDJD-BF-1601-01001-022016年 1月 日发布 2016年 1月 日实施山东精典机电工程有限公司1. 目的规范订单的接收，评审，确认，传达和产品的发货，对账，结算流程。2. 适应范围本管理办法适用于我公司订单管理中涉及到的所有环节。3. 术语3.1 市场部订单市场部订单为客户订购我公司产品的合同、协议、票据，是市场部开具出库单的依据，包括销售订单、三包件订单、问题件订单及特批订单。3.2销售订单销售订单指所有进行正常财务结算的订单，按客户类型可分为主机厂订单、改装厂订单和零售订单。3.3三包件订单三包订单指我公司三包期内的产品在外围市场发生质量问题，经协调我公司同意给予更换后由三包服务员拟定的订单。3.4问题件订单问题件订单指我公司产品在主机厂、改装厂装配线上发现质量问题，经协调我公司同意给予更换后由三包服务员或业务员拟定的订单。3.5特批订单特批订单指因特殊原因客户要求我公司提更产品但不予以结算的情况下，由业务员办理申请手续经公司领导批示后同意发货的订单，如油管的爆破压力试验、拆剖试验。4. 引用文件生产计划管理办法财务管理制度产品退库管理办法5. 职责5.1 业务员负责业务范围内订单的谈判、拟定、确认、发货、回执回收、对账等协调工作，并及时把与客户确定的订单传递给订单管理员。5.2 三包服务员负责自身业务范围内三包订单、问题件订单的拟定、确认及后续跟踪工作，并及时把与客户确定的订单传递给订单管理员。5.3 订单管理员负责订单格式及评审、确认手续的审核工作，将确认后订单整理成销售计划并及时传达到生产计划员，并负责送货看板、销售出库单的及时打印、确认、存档。5.4 生产计划员 负责接收市场部传递的订单，并将订单下达到生产技术部、质量安全部、物管科。5.5 司机负责各业务区域内货物运输中的准时性、安全性，车辆日常维护保养，配合业务员做好出库单、送货看板、客户回执、随货清单的交接工作。5.6送货员负责日常送货及出库单、送货看板、客户回执、随货清单的交接、记录及配合业务人员的对账工作。5.7订单对账员负责市场部日常出库单、送回看板、客户回执的对账、市场部发票的开具及与各业务员的账、物核对。6. 市场部订单管理6.1订单的格式6.1.1销售订单的格式a）诸城99奥铃工厂以市场部订单管理员打印的零部件送验看板（附件一）作为订单。b）诸城汽车厂以市场部订单管理员打印的时区采购送验看板（附件二）作为订单。c）潍坊雷沃重工由订单管理员打印的重型装备工厂（水稻机/TE、小拖）物料送验看板（附件三）、农业装备事业部物料交货单（附件四）作为订单。d ）除诸城奥铃工厂、诸城汽车厂、潍坊雷沃重工外其他已签订年度采购合同或协议的主机厂和改装厂业务以需方的采购订单作为订单，若需方无采购订单则使用我公司销售订单（附件五），双方确认后作为订单d）未签订年度采购合同或协议的主机厂和改装厂，使用我公司规定的销售合同（附件六），经双方确认后作为订单。e）零售业务坚持款到发货的原则，经财务确认款到后由零售业务经手人以销售订单为模板制定，由市场部主管确认后作为零售订单。6.1.2三包订单的格式三包订单以发生三包业务后经各相关部门确认给予更换后，以三包服务员登记的客户反馈单（附件七）作为市场部订单；6.1.3问题件订单的格式问题件订单为发生质量问题后经三包服务员或业务员协调后决定更换后，以三包服务员登记的问题件更换登记表（附件八）作为市场部订单；6.1.4特批订单的格式特批订单为业务员或三包服务员因特殊原因需要发货，提交申请经公司领导批示后，将对应的申请（附件九）作为市场部订单。6.2订单的评审与确认6.2.1销售订单的评审与确认a）诸城奥铃工厂、诸城汽车厂、潍坊雷沃重工及其他正常合作的改装厂签订年度采购合同或供货协议，由市场部业务员组织相关部门进行评审，评审通过后才能确认，并填写合同评审记录（附件十）。b）诸城奥铃工厂、诸城汽车厂、潍坊雷沃重工正常供货的看板由市场部订单管理员确认，一般情况下不需要组织各部门评审；c）改装厂批量销售时一般采取一单一议的方式，由需方的采购订单、我方拟定销售合同或销售订单上须注明产品名称、型号数量、价格、质保期、供货日期等要素，经市场部主管、总经理评审通过后才能确认。d）零售订单坚持款到发货的原则，由业务员拟定销售订单经由市场部主管、总经理评审通过后才能确认。6.2.2三包订单的评审与确认三包服务员接到客户反馈后，若故障产品在我公司三包期限内则联系客户落实、取证、存档并登记售后服务登记表，由质量部或技术部诊断产品故障原因，提出处理方式并在售后服务登记表签字确认。6.2.3问题件订单评审与确认主机厂、改装厂三包服务员或送货员接到质量反馈后通知公司三包服务员，三包服务员在问题件更换登记表上登记原因，由质量部评审 ，同意更换后签字确认。6.2.4特批订单评审与确认业务员自行办理申请手续，经市场部主管、总经理评审、确认。6.3订单的接收市场部订单管理员负责所有订单的接收工作，业务员、三包服务员将各种格式的订单交给订单管理员，订单管理员负责订单格式及评审、确认手续的审核工作。6.4订单的传达市场部订单管理员接收订单后将订单进行整理，将订单类型、客户名称、产品名称、数量、规格、到货时间整理在销售计划（附件十一）中，第一时间将销售计划传寄给生产计划员，生产计划员将销售计划一式三份分别下达到生产技术部、质量部、物管科。市场部订单管理人员每次传递订单必须分类、编号与生产计划员做好交接记录，存档备查。其中因奥铃工厂零部件送验看板不能从系统导出，可将看板号记录在销售计划上附上零部件送验看板副联下发。6.5生产及备库生产技术部接收到市场部销售计划后按生产计划管理办法及时组织生产，物管科应按照订单发货时间提前做备库、包装工作，若不能及时完成生产，生产部应至少提前一个工作日反馈给市场部，再由市场部重新协调发货时间。6.6发货流程6.6.1开具销售出库单a）市场部订单管理员接收到订单后，根据订单中产品的客户名称、规格、数量、发货日期出具销售出库单，销售出库单上必须有市场部订单管理员签名才能生效，若无订单管理员签名，物管科库管员有权拒绝发货，如订单管理员因特殊原因未能签字，需电话通知物管科库管员并及时在出库单上补签。b）开具销售出库单的权限：市场部订单管理员是全公司唯一能够开具销售出库单的岗位，任何人不得通过其他终端或使用订单管理员电脑私自开具销售出库单，如有特殊情况需总经理批示授权后方能办理。c）开具销售出库单的前提：市场部订单管理员只有在接收到符合要求的市场部发货订单后方能开具销售出库单。d）销售出库单的分配：销售出库单为一式四联，白联由市场部订单管理员存档，蓝联由库管员转交给物订单对账员记账，红联由库管员保存，黄联为出门证。6.6.2形成随货清单开具销售出库单后，市场部订单管理员将出库单信息一式两份整理到随货清单（附件十二）。6.6.3出库单的交接订单管理员将销售出库单及随货清单交给司机或业务员，并在出库单交接表（附件十三）做好交接记录。6.6.4送货看板的交接潍坊雷沃重工和诸城汽车厂发货业务，订单管理员将送货看板交给送货员或业务员时要做好交接手续并在送验看板交接表（附件十四）中做好记录。6.6.5库管员对出库单的确认a）携销售出库单到仓库提货，库管员检查出库单明细是否与销售计划相符，如有不符及时联系市场部订单管理员查明原因。b）销售出库单与销售计划相符，由仓库保管员联系质检员做出库检验，确认无误后才能安排装车，库管员和质检员应在出库单上签字确认。发货完成后质检员与库管员应在销售计划上注明：已发货。6.6.6发货前对货物的确认装车完成后，司机按照随货清单清点车上货物，确定无误后在销售出库单、随货清单上签字。6.6.7交付前对货物的确认三包订单、零售订单的交付前，由客户在送货清单上签字确认，若以物流运输则将物流发货单据存档备查。其他订单交付前，送货员或业务员清点货物并在送货清单上签字确认，其中一份随货清单由司机带回公司存档，业务元、送货员凭另一份送货清单办理入库手续，回收客户回执单。7记账7.1销售订单记账7.11诸城汽车厂：货司机或送货员办理完入库手续后，当天将送货看板回执联、出库单带回公司，出库单白联交给订单管理员并在出库单交接表和送货看板交接表登记销账，如有特殊原因不能带回的，最迟在三个工作日内带回；登记完毕后送货看板回执联由订单管理员交给物管科订单对账员记账。7.1.2潍坊雷沃重工：司机或送货员办理完入库手续后，当天将送货看板回执联、出库单带回公司，出库单白联交给订单管理员并在出库单交接表和送货看板交接表登记销账，如有特殊原因不能带回的，最迟在三个工作日内带回，配件中心入库联可最迟一周带回，登记完毕后送货看板回执联由订单管理员交给物管科订单对账员记账。7.1.3其他改装厂：司机或送货员办理完入库手续后，当天将出库单和客户的入库单带回公司，出库单白联交给订单管理员并在出库单交接表上销账，客户入库单交给订单对账员，因特殊原因不能带回入库单的情况，最迟一周内带回。7.1.4零售对账：货物发出后经手人凭销售出库单复印件到财务办理手续，销售出库单上须标明单价，除订单管理员、经手人、库管员、质检员签字外还需要市场部主管、订单对账员签字，办理人凭入库单复印件和财务交款收据或电子回单到订单对账员出销账后统一交市场部内勤员存档。7.2三包件订单、问题件订单记账三包件、问题件发出后，由经手人将出库单带回，白联交市场部订单管理员存档，由订单管理员督促三包服务员积极联系客户退回旧件，旧件退回后根据产品退库管理办法办理退库手续，凭旧件退库单到订单对账员处办理销账手续。问题件销账时间不得超出两个周，社会三包件销账时间不得超出两个月。7.3特批订单记账特批订单发出后，出库单白联交给订单管理员，经手人凭申请复印件到订单对账员处办理销账手续。7.4发货记录台账 订单对账员每天根据发货情况分客户登记发货记录台账（附件十五）8.对账市场部业务员、三包服务员每月27日到30日与订单对账员核对上月的发货数量、本月开票数量、本月开票金额、退库数量、未开票数量并出具月度对账表（附件十六），签字确认后存档。市场业务员每月1日到3日与财务部核对上月回款金额，开票金额并出具销售回款表（附件十七），经会计员、订单对账员、业务员、市场主管、总经理签字确认后存档。9.财务结算9.1发票开具订单对账员负责市场部所有销货发票的开具工作，业务员负责将产品最新价格提供给订单对账员，业务员接到开票通知后通知订单对账员，订单对账员确定价格后开具发票并做好发票的登记及交接工作，市场部只有市场部主管、业务员、内勤员有领取发票的权限。9.2收据管理市场部业务人员自行到财务部办理收据借用手续，须由市场部主管书面签字确认。收据的的使用按照财务管理制度执行。9.3回款工作按财务管理制度执行。10考核细则10.1本管理办法中涉及到的所有单据，如销售出库单、送货看板、订单、发票、收据等，务必妥善保管，一律不得折叠并保证表面整洁、无污损，否则考核相关责任人50元/次。10.2本管理办法中订单的接收或制定，评审、签订过程中如有违规现象，一经发现考核相关责任人100元/次。10.3本管理办法中备库、发货、开票、对账涉及到的时间节点问题，如不能及时完成务必及时沟通，每拖延一天考核相关责任人100元/次。10.4本管理办法的行为，视情节严重考核相关责任人50元-500元不等。11.附件附件一：零部件送验看板附件二：时区采购送验看板附件三：重型装备工厂（水稻机/TE、小拖）物料送验看板附件四：农业装备事业部物料交货单附件五：销售订单附件六：销售合同附件七：售后服务登记表附件八：问题件更换登记表附件九：合同评审记录附件十：销售计划附件十一：随货清单附件十二：出库单交接表附件十三：送货看板交接表附件十四：发货记录台账附件十六：月度对账表附件十七：销售回款表本规定提出部门：市场部本规定归口部门：市场部本文件发放范围：市场部、生产技术部、质量安全部、财务部、物管科附件一：附件二：附件三：附件四：附件五： 销售订单供应商：山东精典机电工程有限公司 要货方：地 址：山东省诸城市舜王街道工业新区 地 址：联系人： 联系人：电 话： 电 话：传 真： 0536- 传 真：总页数： 日 期：序号零部件名称规格型号单位采购数量备注12345678运输方式： 到站地址：到货日期：请随货物附上送货清单，如对订单有异议请电话通知，如无异议请确认后及时回传。要货方（章） 供应商确认：采购部（签名）：附件六：销售合同供方：山东精典机电工程有限公司 签订地点：需方： 签订时间：物资名称、型号、数量、金额、供货时间（可另加附页，但需盖双方合同印章）名称规格型号单位数量单价（元）金额（元）1、 表中所列产品均需在 年 月 日到 ，联系人 ，联系电话 , 地址： 。2、油缸技术状态是以2016年 月 日双方技术部门签字确认后的图纸为准。3、合同单价为到达需方指定卸货地点含税价格，价格为（银行承兑价）。4、供方随物资提供发货清单，数量以需方按照清单的实际验收数量为准。二、交货方式和验收方法：供方将货物运送至需方指定地点：供方应按双方规定的国标、行标、企标或供需双方签订的技术图纸要求，对油缸进行质量检验，供方每批产品均须随货携带质量检验报告。货到后需方按相关标准或供需双方签订的技术协议对货物进行质量检验，对验收不合格的，需方有权要求换货、退货，因此给供方造成损失的，需方有权要求供方赔偿。三、质量要求、质量标准、供方对质量负责的条件和期限：供方按相关国家标准、行业标准和需方技术要求（特殊要求见附件），向需方交付合格的物资，并提供相应产品质量证明书，质量保修期为：自需方成品交付直接用户 之日起 年，保修期内如发生质量问题，按供方承诺的质量服务协议实行“三包”。如因供方服务质量问题造成需方产生的经济损失由供方负担.四、付款方式：本合同中的产品为现款交易价格,油缸验收完毕后，供方给需方开具发票，留质保金 万元 ，剩余款项 15 天内以承兑或现汇方式给供方结清。五、违约责任：1。供方未按合同及附件约定履行交货义务，由供方承担相应违约责任，供方需承担此批货款总金额的千分之三/日的违约金。2。因需方未按合同约定付款，逾期需承担欠款总额的千分之三/日的违约金。 六、争议解决方式：因履行本合同发生的一切争议，由当事人双方协商或调解解决，协商调解不成，依法向合同签订地人民法院起诉。七、凡因供方产品质量等原因，而造成需方的企业声誉、质量信誉、经济损失（含最终用户）等各类损失的，经供需双确认属供方责任的，供方须承担相关责任和全部经济损失。八、其他约定事项：七、本合同一式贰份，供方、需方各执壹份，双方盖章的传真件与合同正本具有同等法律效力。供方： 需方：地址： 地址：税号： 税号：开户行： 开户行：帐号： 帐号：委托代理人： 委托代理人：电话： 电话：附件七：售后服务登记表用户反馈日期服务站或者车主电话详细地址故障产品类别改装厂购车时间故障件厂家故障描述及分析计划处理方式：市场部质量部三包服务单三包服务人员三包起始日期服务措施发生费用明细维修费服务里程发出时间及物流费车辆折旧发回时间及物流费车辆燃油维修人员补助招待费差旅费用客户索赔其他费用直接费用合计费用总合计经办人：审定审批批准第23页 共17页附件八： 问题件更换登记表序号反馈日期客户名称产品名称规格型号数量反馈人不合格原因描述出库单号订单管理员质量部123456789101112三包服务员业务员市场部主管附件九：申请通知 通报 申请 报告 计划发文编号JDJD-SQ-1601-0105生效日期2014.7.30会签人签字公司领导：批示批 准审 定审 核编 制主送：物管科抄报：总经理、副总经理、总经理助理存档：市场部批准日期：2016年1月 日 发放日期：20