建设项目档案管理

基建期档案管理工作项目档案管理是工程质量管理的重要组成部分，项目竣工档案齐全、完整、系统、规范直接反映了工程管理水平，一旦工程实体形成，见证工程实体质量的是档案。重大建设项目档案验收办法明确规定，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。因此我们必须重视工程档案工作。工程项目档案是工程项目建设过程中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。工程项目文件是指工程全过程中形成的文字、图表、声像等各种形式的全部文件。总而言之档案就是历史的再现。工程档案管理应从宏观管理和微观指导入手。宏观管理决定高度，充分体现档案工作的管理性，宏观管理是指建设单位按照档案法的规定，实行统一领导、分级管理的原则，以及国家和行业有关项目档案管理的规定，设置专门的档案管理机构;配备专职档案管理人员，要求保持档案人员稳定，在项目建设期间不得随意更换（写入合同以便考核）;制定覆盖本项目各类文件档案的统一管理制度和业务规范标准，建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成积累和归档情况等进行考核;配置能满足项目档案管理、档案实体安全保管和利用需求的设施设备，并应采用计算机及软件管理。宏观管理需要工作思路和协调能力。微观指导决定深度，充分体现档案工作的专业性，微观指导需要专业知识、经验积累，指导中先宏观把脉，再微观深入。档案部门应加强宣传引导，提升建设项目档案认知度，强化单位和人员档案意识。档案工作要融入工程中，我们不要把档案和工程分隔开，档案资料的收集整理是实体工程的一部分，档案工作不单单是档案室的工作，对工程进行审查，实体和档案是一体的，不看材料你能了解工程吗？工程项目档案的整理主要由收集、分类、整理与归档、汇总整理与移交四个环节构成。一、项目文件收集1、收集范围1.1各参建单位以项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。1.2各参建单位主要项目文件归档范围及归档责任单位见附录A。2收集时间2.1项目文件须与项目建设同步收集。2.2前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，在文件办理完毕或阶段性工作完成后半个月内收集、归档。2.3设备仪器及物资文件，在开箱验收后三日内收集登记。2.4施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位在单位工程完工后及时收集，并在45天内移交建设单位。2.5监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，在工作完成后及时收集，并在一个半月内移交建设单位。3、收集份数3.1项目文件收集一式二份，一套正本（原件）、一套副本。电子版光盘三套。3.2本工程项目在城建规划范围内，须按建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2014的规定将归档范围另增加一份正本，由各参建单位移交到建设单位向城建档案馆移交。4、质量要求4.1项目文件必须齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。4.2项目文件为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位在复印件上表明原件出处并加盖公章。4.3项目文件应必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁。工程常用表格使用监理表式。4.4书写字迹工整，清晰可辨，必须用碳素黑墨水或黑色签字水笔，签名必须手写。4.5纸张要求为70g/及以上的胶版印刷纸或复印纸，采用A4型纸（210297），大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘帖在符合要求的A4纸上,粘贴时原件下边及右边与白纸对齐。4.6报审材料及附件页边距统一要求，上下左右分别为：20、20、25、15mm，正文一般使用宋体小四，特殊情况根据实际可使用宋体五号。4.7竣工资料组卷时，按专业、系统划分，再按单位工程组成卷册。4.8用于记录的专业施工与验收表格式文件，要符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。4.9声像资料包括录（音）像资料和照片资料。录像资料由录音带和盒内目录两部分组成。盒内目录包括：内容、时间、地点、摄像者等。照片资料由照片和文字说明二部分组成。文字说明要求简短、完整、明了，一般不超过200个字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。照片拍摄部位及数量按照国电电力普兰店热电有限公司工程声像档案策划方案的要求执行。4.10若在案卷质量上建设单位与监理单位要求不一，要求参建单位按高标准编制。二、分类原则1、项目档案分类以建设项目全部归档文件为对象，依据参建各方在项目建设中的职能，按文件的来源结合档案形成阶段、专业性质、特点，保持项目档案的成套与系统以及档案的形成规律和有机联系。2、分类需具有概括性、包容性，并保持相对的稳定性。3、具体的分类内容陈参见附录A。三、整理：按已定的原则进行分类后，对其进行排列、组合、编目、装订（装盒）及著录等活动。项目文件应由文件形成单位整理。由多个单位分包的单位（单项）工程，由分包单位对各自承建范围内形成的文件进行整理，由发包单位汇总整理。整理责任单位参见附录A。1、项目文件整理，根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限。保管期限分为永久和定期两种。1）永久保存文件。凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件，列为永久保管。2）定期保存文件。凡是反映项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项目文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。2、项目文件保管单位及保管期限划分参照附录A。3、项目文件整理，卷内文件不得有重复，附件共用时应在备考中说明。四、归档：归档是指有关部门和个人将收集、整理完毕的案卷向档案部门移交的过程。归档则是指项目设计、施工、监理等单位将整理完毕的档案向项目建设单位移交；另一方面，建设单位内部各部门将项目各阶段（或外部直接接收）并经过整理的文件定期报送本单位档案管理机构。五、建设单位各职能部门具体职责如下：1、综合管理部：负责工程前期文件收集、整理、归档；负责参单位往来文件、图纸及资料的收集和催交；参加工程竣工验收，对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收确保工程档案的完整性；负责对接收的全部资料，按标准规范要求进行整理，确保工程档案的归档率和准确率，达到验收标准和国家有关标准；定期检查各参建单位档案管理工作；定期组织召开档案专业会议；对建设单位形成的科技档案进行收集、整理鉴定、保管、统计利用工作；接受国电集团公司，以及建设单位所在地档案行政管理部门的监督和检查2、工程建设部：负责本专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件的收集、整理和归档；负责有关技术性的来往传真信函的收集与归档；负责有关本专业的会议纪要的收集和归档；负责对本工程项目各参建单位归档的施工文件、竣工图和调试文件进行审核，确保其完整准确可靠，并在有关的工程竣工验收单，及质量审核表上签字；负责安全简报、安全通报、快报、安全专题会议纪要、安全检查考核记录、安全总结及有关安全的合同协议等文件的收集、整理和归档3、工程建设质监分站：负责质监报告、质监记录、质监通知书重要质量专题会议纪要、各监检点考核记录及工程建设质量监督相关的文件协议，进行收集、整理和归档4、工程计划部：负责工程管理性文件，及征地等各类合同协议招投标文件的收集；负责工程预概算和决算等收集、整理和归档负责设备及材料招投标文件，有关技术性的来往传真及信函的归档；负责监督设备开箱档案材质证书、产品合格证、设备材料装箱清单、货运清单、商检等文件材料的收集、整理和归档。5、财务产权部：负责工程总决算审计报告和批复等文件材料的整理和归档6、生产准备部：负责生产准备及试生产期间，形成的科技档案材料整理和归档，如培训教材运行记录、制度规程、图纸等生产准备和试生产管理过程中形成的档案材料 。 六、勘察、设计单位职责1 、按合同约定，收集、提供项目前期勘察活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件移交建设单位归档。2、 按合同约定，负责收集、整理项目设计活动中形成的下列文件向建设单位移交归档。2.1项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件；2.2设计优化、施工图总图阶段形成的文件；2.3施工图；2.4现场服务形成的设计更改文件、竣工图。3、 配合建设单位完成项目档案专项验收工作。七、监理单位职责1、 按电力建设工程监理规范DL/T 5434-2009有关规定，将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工档案质量情况进行审核，并签署审核意见。2、 按项目档案管理要求和合同约定，设有专人对监理在项目监理活动中形成的文件进行收集、整理向建设单位移交。将需移交城建档案馆保存的监理文件按照本规范要求进行收集、整理，经项目总监理工程师审查合格后移交建设单位，并由建设单位汇总移交城建档案馆。3、 设备监造单位应按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件，由监理单位审核，在设备投运后，向建设单位移交。4、配合建设单位完成项目档案专项验收工作。八、施工、调试单位1、按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件，经监理审核后向建设单位移交。2、凡有工程分包时，需对分包单位形成的项