文书档案分类与整理

文档文件分类和整理，文档文件清理操作，第一，定义文档文件清理操作需要通过分类、组合、排序和列表过程对更物理和化学的文档进行分类、组合和分类。是重要的基础工作。文档文件整理方法：新的整理方法单元管理单元现有整理方法卷管理单元，第二，一般程序，在文档文件整理操作之前的过程中主要是划分整个文档-整个文件分类-立本(或逐项绑定)-文件(或部件)的排列和编号-列表-机架等步骤。1、全宗区分：按不同的形成机关、组织或个人分离文件，防止不同机关形成的文件混在一起，反映了各个单位历史发展的状况。2，完整文件分类：按来源、时间、内容和格式的异同、分类和固定方法排列一个单元中的所有文件。3，立卷：将文件按特定特征分类的基本存档单元文件。包括文件材质组合、卷中文件的排列、文档标题的创建和绑定等。4、文件排列：根据年度、组织或问题等标准系统排列文件，固定文件顺序。5，列出：按时间表格式列出和介绍文件内容和格式的特性，包括卷中的文件列表、临时表、文件封面和文件目录或存档文件目录，以及创建时间表编号。文件整理工作的原则、处理完成、符合保留价值的文档的形成规则和特性、保持文档之间的有机联系、轻松地存档和利用文件、保持文档之间的有机联系、在生成和处理过程中文档形成的固有关系主要表现在源、时间、内容和格式等方面。要区分一个单位和内部机构的时间表历史阶段、每年特定活动、业务处理、调查、事件执行、举行会议、各种文种、载体材料等不同的价值，请根据机关文件材料归档与不归档范围和关于机关档案保管期限的规定(或机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求)在归档范围中区分不同文档的价值，并指定不同的保留期限。保留价值重点整理和存档价值小无保留价值条件划分不需要存档、销毁、文件存档和利用的文件整理工作的基本起点，也是根本目的文件保留之间的历史联系矛盾时，需要充分考虑文件存档和使用的易用性的新整理方法3354单元、归档文件整理规则 规则充分研究国内外存档整理方法，并基于现有保留权方式的合理性，根据文件管理现代化，制定存档清理工作的原则和具体内容。规则是我国档案工作规定标准体系中档案整理工作空白的补充，是新形势下实现档案整理标准化、档案管理科学化的重要标准。一、文件保管单位在相应的功能活动中形成、处理、作为文件文件归档的各种纸质文件资料。整理归档文件以片段为单位进行分组、分类、排序、编号、编录和包装的过程。存档清理单位。通常使用每个文档。文件的正本和最终稿合二为一。正文和附件是一个。正文和文档处理列表是一个。原件和副本是一个。转发的文本和转发的文本是一个。报告、名单、地图集和其他书(本)只有一个。通信和回复可以各有一项。二、文件修整，一般包括：修复损坏的文件；复制字迹模糊或容易褪色的文件。从文件中去除容易腐蚀的金属。折叠太大的文件。三、文件装订、归档文件在“项目”装订”项目内排列原件，完成后；正文在前，附件在后；原件在前面，复印件在后面；转发部件在前面，转发部件在后面。答复在前面，沟通在后面；其他字符的文本位于中间文本的前面，外部文本的后面。排序1，装订前，必须按一定的顺序排列“主题”的每一页，以便以后轻松翻阅。2、绑在左上角，必须向左和向上对齐。3、左绑定、左对齐和下对齐。装订方式和耗材：常用3种类型1，线：缝纫机轧线2，粘合方式：角度3，变形材料：不锈钢夹，燕尾夹，塑料夹满足文件保护要求，降低成本，容易4，存档文件分类(a)分类方法：年度分类，年度分类。(b)分类体系：1，年-机(问题)-存储期(实例1，2)2，年-存储期(实例3)3，存储期-年-机(问题) (实例4).永久、长期、短期人力资源处.永久、长期、短期管理局.永久、长期、短期.2002年：办公室.永久、长期、短期人力资源处.永久、长期、短期管理局.永久、长期、短期.2003年：例2: 2001:党群.永久、长期、短期业务组.永久、长期、短期行政流.永久、长期、短期.2002年：唐军.永久、长期、短期业务组.永久、长期、短期行政流.永久、长期、短期.2003年：示例3: 2001:永久、长期、短期2002:永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期.示例4:永久：2001年办公室、人力资源、管理办公室.2002年办公室、人力资源、管理办公室.2003年.长期：2001年办公室、人力资源、管理办公室.2002年办公室、人力资源、管理办公室.2003年.短期：2001年办公室、人力资源、管理办公室.20022003，5，存档文件阵列是在分类方案的最低级别内根据特定方法确定存档顺序的过程。理由原则合并时间、重要程度会议文件、统计说明书等集合的文件可以集中排列，(1)同一原因内的存档文件可以按照文件形成的顺序排列。按文件的重要性排列。(2)不同原因之间的存档文件按照不同原因形成的时间先后顺序排列。根据思维的重要性；根据思维所具有的共同属性，单独集中排列。VI。归档文件的编号、归档文件必须按照分类方案和顺序，在文档主页顶部的空白位置填写归档文件章节，以填充相关内容。封存章节中的必要项目为完整编号、年份、封存持续时间和件号。在“机构(问题)”中选择项目。全宗号是文件储存库为接收范围内的每个文件单位编制的代码。年份表示归档文件的形成年份。存档期限根据文书档案保管期限表指定。件号是封存档案的排序顺序号码。创建存档章节条目时，必须使用包含两部分的存档章节格式(存档目录存档目录封面，存档目录，存档目录，存档必须列出一个条目)存档存档章节，该格式由图7、存档文件列表、分类方案和房间编号顺序组成。例如：如果只有一个通信和复合文档，则仅编录该副本。归档目录每个条目都应反映归档文件的内容和格式特征，以便于检索和利用。归档文件目录包含引出序号、所有者、文档编号、标题、日期、页数和注释等条目。，存档目录机构：办公室，存档目录使用基于国际标准A4的纸张水平或垂直存档目录打印书籍，设置封面存档目录封面全名，年份，存档期限，机构(问题)等项目，存档目录封面，8，存档文件包，存档时按引出序号顺序加载存档，填写临时表，存档框封面和框保管箱要求：不要将不同形成年份的保管箱放在同一个保管箱内。保管期限不同的保管文件不要放在同一个保管箱里。对于子机构(问题)，不同机构(问题)形成的存档不应放在同一个存档中。储物箱盖，保管箱脊，准备表，9，货架，文件在分类体系(例如，每年个机关(问题)个保管期间或每年个保管期间个机关(问题)中自上而下，传统的整理方法是卷管理单元中最紧密连接的多个文档的集合本，是已经处理并具有检查保留价值的文档，根据其固有的特性和内部关联，将相互连接的文档分类为分类、组合、编目的一个过程的文档。整体文件分类(a)分类的一般方法1，按年份分类，按文件形成和处理的年份分类文件。常规文档按文档组织年份分组，年份与年份或年份文件的上下文相关。组织分类文件按形成或主办文件的机构分类。3.问题分类按反映其内容的问题分类文件。(b)一般双重分类方法，1)年度和组织分类：2000年办公室2001年办公室人力资源处人力资源处分部.办公室2000年人力资源处2000年2001年2002年2002年.2)年度及问题分类：2000年党群2001年党群行政课和外事教育史.综合副标题2000年业务类别2000年2001年2002年.第二，立卷组合方法、立卷“六个特征”，即问题、作者、名字(文种)、时间、通信者、区域特征组卷1、按问题组卷与文件内容相关的相同事件、问题或类似性质的问题，按文件卷2、作者组卷按运营商组将该单元与一个问题或多个问题的单元的往来文件以文件形式写入6，按区域分组的卷在涉及同一区域或内容的同一区域的文件配置文件的实际操作中，通常使用两个或多个特性，“市委1999会议记录”包括作者、时间和姓名三个粒度，卷内文件的整理，(a)调整组卷1，归属卷检查卷内是否有不需要保存或需要移动一年的文件。3.检查卷内文件的存档期限是否一致，以及卷内文件的数量是多少。4.检查卷上的文件是否损坏，纸张是否太小，是否有金属物品等，及时修整。(b)卷内文件的排序和编号，1、卷内文件排序的重要性或时间顺序，注意文档之间的联系，保持通信与正文、正文和附件、同一文档的各种手稿(原始、最终确定等)之间的不可分割的联系。一般情况：前端、后端附件；正本在前面，最终稿在后面。答复前，向上级报告，请求指示。事件的结论文件在前面，根据资料在后面。2、卷内文件编号文件页码从001开始，以页码映射打印在正面右上角、背面左上角。通常每个卷不超过2厘米(200章)。未装订的图案必须在每个文件的右上角按文件编号章节和项目编号。(c)填写卷内文件目录，(4)填写文件准备表，并用于登记文件内文件的基本情况，以便文件保管人和用户容易了解事件情况。(e)文件装订时3个公选，(6)填写文件封面，1，文件标题编制时包括本卷文件的主要负责人，提问，姓名。例如：浙江省档案局关于员工福利问题的决定2，日程表编号编制日程表编号统称各种顺序编号，日程表编号代表特定文件实体，访问文件的标记。计划编号固定了文件分类和排序顺序，便于存档和查看。挡板编号的基本结构：完整编号-文件列表编号-文件或页面(章节)完整编号-文件类别编号-文件或页码选择器原则：唯一性、合理性、可靠性、可扩展性、简单性原则、4、类别中的文件列表、文件阵列根据特定方法，在每个类别中文件的前后顺序和存放位置基本方法如下：根据文件中反映的问题或业务联系进行排列。根据文件作者、收发机构和与文件内容相关的地区；根据文件所属的时间顺序；按照文件内容的严重性排列。5、列出文件按文件编号、文件标题、年份、页数、持续时间、说明和其他项目6、文件车削文件按从上到下、从左到右的顺序排列。业务文件整理、整理的总体要求：通常，根据文件按卷整理的要求，在完成分类、组卷、排序、编录等过程的同时，必须结合特定情况和行业要求强调业务特性。为了便于查找和利用，除了对文件归档的一些要求外，还为文件封面设置项目，以反映一些业务特征。个人贷款文件卷内的目录、保险管理文件卷内的目录、特殊载体文件整理、1、照片文件整理(a)基本概念1、照片文件：机构或个人直接在社会活动中形成，对国家和社会具有保留价值，以感光材料为载体。第2，核心页：中性碱性纸载体，用于固定照片或胶片，显示说明文字，是相册、胶卷书的组成单元。(b)照片文件的构成包括负片、照片、文本说明三部分；(c)照片文件的收集、1、工作活动中该单位生成的证明和具有参考价值的照片；2、本部队领导活动的照片、社会知名人士在本部队工作和学习的照片；3、本部门向有关部门提出内容和要求，组织拍摄或应征的照片。4、在这个单位工作中选择的外部单位的照片。(d)整理原则保持照片文件的有机连接，便于查找和利用。照片的胶卷要分开整理，保存在特别制作的胶卷书里，照片和文字说明要一起整理，保存在照片书里。(5)保管期限及密件、保管期限根据照片、底片的价值确定的保管年数，分为永久、长期、短期三种。具体按照归档文件目录执行。密度等级表示照片、胶片的机密性级别。稠密描述根据归档文件目录及其实施方法实施。整理胶卷，1，整理胶卷可以按每年个问题划分，然后对胶卷进行编号。电影编号格式：完整编号-保管期限代码-章节编号。2.可以用一张胶片或一套胶片作为存档单位进行顺序编号。如果要对一组胶片进行顺序编号，请在一组胶片中的每个胶片上再放一个分号。3、负片可以用钢笔横印在胶卷的边缘，但不能损害形象。4.把底片放在乳胶包里，在乳胶包的右上角空间显示底片。5、将乳胶包按负片顺序放在核心页上，在核心页的插入包上显示负片。整理照片，1，一般将相同内容或相同性质的事物照片分类为同一种类，应保持固有连接的内容或主题。2、照片分类后，按重要性或时间顺序排列，依次包含在照片集中。3、照片编号，按从上到下、从左到右的顺序对相册中的每一页进行编号。格式：完整编号-存档期限代码-卷编号-章节编号；完整编号-存档期间代码-章节编号。4、照片的分类号码、序列号、负片号码等，除了写在文字说明栏之外，每张照片的背面都要注明，以便寻找利用。写文本说明，1，照片说明(主要包括符号说明、文本说明和拍摄时间以及摄影师)。2、符号说明包括照片号码、电影号码和参考号码。其中，参考号是与本章(组)照片