ISO体系文件编写97905PPT课件VIP

1、ISO系统文档创建培训资料、同事学习通信、质量部门、2、ISO9000系统文档创建目录、1、体系结构文档的重要性2、体系结构3、文档结构4、流程图5、文档创建5禁忌、文档审阅、文档审阅ISO9001和QS90004.2以及ISO14001法规要求组织“构建和维护有文档记录的系统”。“在满足此标准的所有要求方面”。基于任务构建系统文档最重要的作用是，所有任务都遵循，保持一致、稳定的工作方式，在不同的人执行同一任务的同时，不一致的工作方式和标准、或口头沟通方式的明确性和清晰度差的方式，系统文档的重要性，4，基于提高管理技术水平的所有工作要求都有文档记录，这样企业就可以通过日常工作持续改进管理和技术要求。防止经验损失的有文档记录的操作系统也可以防止人员损失造成经验损失，从而导致运营困难。系统文件的重要性(续)，5，改善人际关系的所有基础都有书面指导，大大减少了口头命令和沟通。同事之间的摩擦机会也减少了。提高员工责任感和荣誉感的执行职员通过文件知道自己的工作权利责任和内容，明确自己的工作范围，提高工作的责任感和荣誉感。体系结构文档的重要性(续)、6、体系结构文档的体系结构、当前构建的体系结构文档、一般公司将文档结构分为四个级别。也就是说，第一文档：文档第二文档：过程第三文档：操作说明第四文档：表单和表、7、体系结构体系结构(续)不是每个企业都需要构建这些体系结构的体系结构，但是许多较小的企业往往将文档的结构分为三个阶段。也就是说，第一文档：手册第二文档：程序/工作指示第三文档：表单文档结构的划分完全需要考虑一家公司的规模、人数、公司未来的扩展和发展等，8、体系结构文档体系结构(续)、文档体系结构指南(续)，一个国家的宪法是他的根本替代方案对于一家公司的制造业，手册是公司经营系统上的根本原则。也就是说，手册应该详细说明我们应该做什么，9，体系结构文档体系结构(继续3)，程序程序程序应该详细说明如何明确操作，即手册要求的操作和要求程序。文件程序通常包括活动的目的和范围。做什么工作，谁做？什么时候、什么地方、谁来做？哪些资料、设备、文件需要使用，如何控制和记录活动等。10，体系结构文档体系结构(续4)，工作指示工作指示是详细说明如何执行和操作特定任务的明确指示，在许多企业中也称为工作指示或操作标准。格式化后的记录清晰易存档，因此在填写文档时，必须正确设计用于记录的表格。创建或设计大量复杂的表单会使工作变得复杂，效率降低，因此设计表单必须努力共享，并通过表示法简化所填写的项目和内容。11，体系结构(继续5)，通常一项任务包含多个部门创建文档时的准备程序、示例采购程序、修改和预防措施程序等，而任务仅在创建文档时以说明形式创建与自己部门相关的任务，示例设备使用说明、说明产品检查说明等。一般图面、设备清单、国内和国际标准也概括为工作指示文件。12，文档的结构，一个文档的结构通常具有完整的结构，这取决于文档内容的需要。1.目的2 .范围3。权限责任(权限)4。定义5 .工作内容/文件摘要6。附件，13，文档结构(续)，详细说明文档结构需要叙述的内容：1。目的是否应该说明文件编制的作用和目的，即“做这件事”？2.范围直接决定了文件的应用位置和时间，范围定义直接决定了文件的功能范围，因此在创建时要注意其应用范围。例如，某公司有手动和自动绕线机，其内容以手动绕线机为对象，如果该文件的范围写为“适合使用公司的所有绕线机”，则明显的错误，14，文件的结构(续)，3。权限角色是运行文档时该单位和个人的权限。一般来说，文件叙述会简要说明相关人员的权限，但是与该文件相关的主要部门和相关部门。4.定义，即名词解释，文档中使用的专业术语，以及对英文缩写的明确说明，可以进一步阐明文档内容。15，文档结构(续3)，5 .工作内容是工作执行的方法、程序和要求，通常将工作内容的撰写分为两部分。(1)流程图：将工作进行过程描述为流程图，使文档内容更容易理解，但不是每个文档都需要根据文档类型的流程图。(2)文档内容：编写文档内容时，5WIH(WHO、WHEN、WHERE、WHAT、WHY、HOW)在何时(WHEN)、在哪里(WHERE)、为什么(WHERE)16、简述上述意思。例如，目前金工车间检查人员急缺，11月20日上午在金工车间进行检查工作的冷车间检查人员张3 11月20日上午，为了防止次品流入下一道工序，必须按照检查标准进行。17，文档的结构(继续4)，用于为文档中引用或引用的文件数据建立索引的参考文档数据，将文件编号附加到文件名后即可轻松找到，但是文件版本中。附件不能是文件内容中提到的记录的对应表格。公司的所有表格都要来这里，最好把表格号码附加到名字上。但是，不能附加版本。这是文档的完整结构，但不是所有文档都必须遵循此固定结构。这考虑到文件内容的需要，适当地删除了一些不合适的项目，但为了保持文件结构的整洁统一。18、在流程图制作、文档制作过程中，如果适当地制作了一些流程图，那么文档内容和印象、流程图制作时最重要的是明确。流程图经常使用的符号、19、绘制流程图(继续)，例如：收货流程、供应商、出货、我们的仓库、货运单和物理、收货确认、20、绘制流程图实例2:生产流程、21、绘制流程图(继续3)、实例2流程图是区分执行项目、负责人和使用记录，使其易于了解、制作流程图的常用方法之一。总之，使用流程图的目的很明确。如果一眼有太复杂、太繁琐的工作，在创建流程图时可能看不到，所以要注意流程图的使用时间。22、系统文件编写的五大禁忌，简单仓促，系统不包含所有工作要求。过分灵活，避免失去可操作性。避免理想主义，使之不能实行。避免部门主义化，不让其他部门合作。避免咬文嚼字，理解困难。，23、文件审核、批准，一般小公司，文件制作完成后，可以提交负责部门主管或总经理审核后公布使用情况，但是，大公司，部分部门专业化的文件可能没有问题，由本部门自行批准使用，但非部门专业化由处理多个部门工作内容的制造部门批准使用，区分其他部门的要求和意见，使用中对其他部门有困难。 许多企业对文档审查和批准的不同审查和批准方法(例如，24、文档审查、批准(续)、阳光企业股份公司文档、批准权限，通常是相关部门负责人审查文档的组合)的最重要作用是，为该部门提出适当的意见，并加以补充，使文档的内容更完整、更具操作性。，25，样本质量手册(重点)，例如ISO9001ISO14001标准要求，例如质量手册结构和内容要求。质量手册目录0质量手册实施命令1。前言2 .组织3。管理职责(包括高级管理人员)4。质量管理系统4.1一般要求(包括质量管理系统的范围、所有修剪细节和合理性、流程标识、流程顺序确定和交互)4.2文档的总要求(组织对质量管理系统文档的特定规定)5管理责任5.1管理承诺，26，质量文档示例(续)，质量文档目录5.2面向客户5资源管理6.1提供资源6.2人力资源6.3基础设施6.4工作环境7。产品实施，27，质量手册实例(续)，质量手册目录7.1产品实施计划(此处具体产品、项目或合同实施流程计划，计划结果列在质量计划中)7.2客户相关流程7.3设计和开发7.4采购7.5生产和服务操作7.6监控和测量设备控制8。测量、分析和改进8.1一般，28，质量手册实例(续3)，质量手册目录8.2 8.3不合格产品管理8.4数据分析8.5改进9。制定、批准、发放、使用、更改和修订质量手册的法规10参考计划文档列表，29，质量手册结构和内容，质量手册结构，30，质量手册章节实例1，质量手册实例1:文档数据管理1.0目的为环境质量管理系统中使用的文档提供明确的处理流程，确保文档的适用性、有效性和各相关部门及时正确的最新2.0范围公司环境质量管理系统中使用的内部和外部文档均为. 3.0权限文档分发、回收、存档：文档管理中心文档开发复查：每个权限部门，31，质量文档章节实例1(续)，质量文档实例1:文档数据管理4.0内容a .文档必须统一分类和编号b .文档必须按每个部门具体分类和编号权限总监审查后，应定期审查发行c .相关环境管理系统文件的适用性和有效性。d .文件修改、更新、发行者应由有关部门申请，提交和处理起草单位。e .文档管理中心负责分发、回收文档。5.0相关文档文档数据管理流程(DL-011)，32，质量文档第二节，质量文档示例2 :应急准备和响应1.0目的自然或人力灾害引起的环境部打击2.0范围每个工艺活动的紧急情况处理3.0应急响应措施编写和管理：环境工作组质量说明书示例：应急准备和应对4.0内容a .可能影响各种主要环境的事故应制定应急响应计划b .应急响应计划是关于应急情况的规模、性质和对环境的影响程度c .应急响应计划是处理事故发生时的应对方法和紧急情况的应急响应方案d .应急响应计划应指明通知和各联系措施，例如火灾， 医疗等e .应急响应计划应确保其效果5.0相关文件应急响应措施管理程序(DL-014)，34，程序文件示例，a .程序文件示例：文档数据控制程序1.0目标质量系统的各种文档和数据得到控制，保持适当性和有效性。 2.0适用范围适用于与质量系统相关的文档和数据，如法律、法规等。3.0责任3.1质量保证课负责本程序的开发和管理。3.2各部门根据3.3经理人员的执行控制外部文件的识别、收集和分发。35，示例进程文档(续)，a .示例进程文档：文档数据控制进程4.0进程4.1文档分类组织中的文档分为内部文档和外部文档。内部文档包括质量手册、程序文档、流程文档、质量记录等。外部文件包括与组织相关的法律、法规等。4.2内部文件应由产品保险部长4.2.1.1 质量手册填写，经经理代表审核，经总经理批准，应受以下控制：36，示例程序文档(继续2)，a .程序文档示例：文件数据控制程序4.2.1.2程序文件由负责法规的部门准备，相关部门主管审查，相关部门在“文档审批列表”中审查，经理代表承认。4.2.1.3工程文件由规定的主管部门制定，部门部长承认这一点，并提交质量保证部负责人最终承认。明确4.2.2文件的发行范围，并配置文件发行记录，以使文件的相关版本在使用位置可用。4.2.2.1质量手册和程序文档由质量保证类ISO实施组批准的发行列表发布。37，流程文档示例(继续3)，a .流程文档示例：文档数据控制流程4.2.2流程文档由技术部门根据技术部图章的使用基准，技术部图纸和技术类文件的管理基准发布。4.2.3更改单原始部门通过“文档更改通知”格式重新批准相关人员后，质量保证部ISO实施组或技术部门将根据原始文档的发放列表发放修改后的文档或材料，并按照文档更改历史记录表或数据更改历史记录中的说明收回旧文档。4.2.4组织编制的文件，根据实施效果或实施情况，经理每年代表组织审查一次，确认文件条款的适用性和有效性，形成“质量系统文件评价报告”，更新时再次获得批准。38，示例程序文档(继续4)，a .程序文档示例：文档数据控制程序4.2.5文档的更新和当前修订状态确认，并由负责相应文档有效列表制作的经理代表确认。为了验证每个车间维护文档的有效版本，定期检查制造车间的车间文档(如技术部门和/或生产部门指定)，并配置现场不能同时存在有效文档和废弃文档的“文档检查历史记录表”。各部门要妥善保管控制的文件和资料，未经授权的变更、租赁、丢失、搬迁或退出时，应提交原发行人，并从原文件发行记录中注销。4.2.6各部门指定负责文件和资料的分类、识别和保管管理的人员。受管理文件在发布时进行编号，并拍摄“受管理文件”戳记id。有关组织的内部控制文档，请参阅受控文件一览表。39，程序文档示例(继续5)，a .程序文档示例：文档数据控制流程4.2.7文档失效时，原始责任部门必须确定一个无效文档，以便统一回收处置或明确标识，并保持文档的连续性。4.3管理员代表将确定、收集和批准与组织相关的外部文档，并