《归档文件整理规则》PPT课件

中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015取代DA/T22-2000 归档文件整理规则对DA/T22-20152017.3、归档文件整理规则 DA/T22-2015和DA/T22-2000: 1之间差异的解释。根据GB/T11.1-2009对标准的总体安排和结构进行了修改；2.将标准的应用范围从纸质文档扩展到纸质和电子文档；3.调整档案文件的分类方法；4、增加归档组件和纸质归档文件的整理、装订、分页、上架要求；5、增加归档文件的文件号结构和编制要求；6.将房间和图书馆零件号统一为零件号；7.在附录中添加归档章节和直角装订方法的示例。(3)执行时间：2016-06-01范围：1)归档文件作为文件档案保存的组织规则和方法。2、适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织相应的作为文件归档的文件。其他类别的文件可以通过引用来实现。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。注：2016年文件资料的整理将按照新规定进行。内容，4，归档文件整理规则，1。基本概念，2。组织原则，3。一般要求：组件、分类、排列、编号和编目。纸质档案文件的整理、装订、分页、装箱和搁置。归档电子文件的组织要求。附录：档案章节、档案箱、目录和测试准备表格的样式，5。1.归档文件的基本概念：归档单位在其职能活动中形成的文件，作为文件文件进行处理和保存，包括纸质和电子文件。整理：对归档文件进行汇编、分类、整理、编号、编目等。在逐件的基础上(纸质存档文件还包括修剪、装订、页面制作、装箱和搁置；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。)以使其有序。归档组织。文件编号：在分类过程中分配给档案文件的一组字符代码，以反映档案文件的类别和排列顺序。1.文件归档应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.归档文件应根据不同的价值进行分类，便于保存和利用。3、归档文件的整理应符合文件集成管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4.归档文件的整理应保证纸质文件和电子文件的协调统一。一般要求：组件、分类、排列、编号和编目(1)组件(组件的组织)1。归档文件通常由一个文档组成。文字和附件是一体的。原始文件和最终文件(包括所有以前的法律法规修订和其他重要文件)是一个文件。转发文本和转发文本是一个整体；原件和复印件是一体的。原文和译文是一体的。中外文本是一体的；包含报表、花名册、地图册等的书。是一个(附加到文档时除外)；简报和周报等材料的第一期应为一期。会议纪要和会议记录通常是每次会议一份，每年一份。沟通与回复(请示与回复、报告与说明、信函与回复等。)通常是独立的，可以是一个整体。如有文件处理单或外出文件用纸，外出文件及相关文件的文件处理单或外出文件用纸应为一张。为了对文档中的文档进行排序，文本应该在附件之前。原版在最终版本之前。转发的文本先出现，转发的文本后出现。原件在前面，复印件在后面。对于不同语言的文本，如果没有特别规定，中文文本应在少数民族文本之前。中文文本在外文文本之前。当一封信和一封回信合二为一时，先回信，后回信。如有文件处理单或文件书写用纸，文件处理单在前，收据在后。原稿放在第一位，手稿和最终版本放在第二位(1)根据文件形成的年份对文件进行分类。一般来说，跨年度期间以文件发布日期为准。a .对于涉及不同年份的文件，如计划、摘要、预算、统计报告、对先进文件和规范性文件的认可等，应根据文件发布日期确定年份。b .全年形成的会议文件应列入闭幕年度。全年处理的文件按完成年份分类。d、当年度的形成无法核实时，该年度为备案年度，并应在附注中予以说明。(2)根据形成或托管文档的组织(问题)或组织(问题)对文档进行分类。组织分类和问题分类应选择其中一个适用，不能同时采用。一、组织机构分类，应根据文件形成或承办机构对归档文件的分类，涉及多个部门形成的归档文件，纳入文件主办部门。b、使用问题分类时，应按照文件内容反映的问题分类归档文件。(3)根据保存期限对文件进行分类。3、小规模或文件处理程序不适合归档单位按机构分类(问题)，可采取年保管期等方法进行二级分类。xx单位文件档案分类表，2016:永久，固定30年，固定10年2017:永久，固定30年，固定10年2018: 15，xx单位文件档案分类表，年份，保管期限，办公室，综合办公室，办公室，专业办公室，企业办公室，项目办公室，农业厅。16，年度托管期限组织结构分类2016:永久办公室，综合办公室，办公室，专业办公室30年，综合办公室，办公室，专业办公室10年，综合办公室，办公室，专业办公室2017:永久办公室，综合办公室，办公室，专业办公室30年，综合办公室，办公室，专业部门应在2018年定期安排个办公室，综合部门，政府部门和专业部门10年。(17)，(3)排名1。归档文件应根据时间和主题安排在分类方案的最低类别中。2.同一主题的文件应按其形成的顺序排列。3、会议文件、统计报告等成套文件可以集中整理。(4)1号。归档文件应按分类方案和排列顺序编号。文件编号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、可扩展性和简洁性的原则。2.文件编号的结构应为：完整文件编号-文件类别代码年份-保管期限-组织(问题)代码-零件编号。上下代码用“-”连接，相同的代码用“”分隔，例如：Z109-WS2011-Y-BGS-0001总编号-文件类别代码年-保管期限-组织代码-零件号，19，3，文件编号按以下要求编制：Z109-WS2011-Y-BGS-0001(1)总编号：由档案部门为归档单位编制的代码编号，用4位数字或字母和数字的组合标记，并按DA/T13-1994编制。(2)文件类别代码年份：归档文件的文件类别代码由2位中文拼音字母“WS”标识。年份是文档形成的年份，年份用4个阿拉伯数字标记，如“2013”。(三)羁押期限：羁押期限分为永久、30年和10年，分别标有“y”、“D30”和“d 10”字样。(4)组织(问题)码：组织(问题)码采用三位数汉语拼音或阿拉伯数字标识，如办公代码“BGS”等。如果归档文件未按组织(问题)分类，应省略组织(问题)代码。(5)零件号：零件号是分类方案中最低类别的单件档案文件的序号。它标有4位阿拉伯数字。如果少于4位，前面加“0”，如“0026”。归档文件应加盖归档印章，并在首页顶部空白处填写相关内容。电子文件可以通过系统生成的归档印章样式或其他方式标记在归档文件上在归档章节中，总的案例号、年份、储存期、零件号和组织(问题)按照3进行编制，页数用阿拉伯数字标记(见附录A，图A2)。为了便于记忆，档案章节的保存期限也可标有“永久”、“30年”和“10年”缩写，机构(问题)也可标有标准化缩写，如“办公室”(见附录A，图A3)。(5)目录1。归档文件应按文件编号的顺序编制。编目应该准确、详细并易于检索。2.归档文件应逐一编目。当通信和答复被视为一体时，答复的目录应反映通信的内容。归档文件目录应提供序号、文件号、文件号、负责人、标题、日期、分类、页码、备注等项目。(1)序号：填写归档文件的序号。(2)参考号：参考号应按3编制。(3)文件编号：文件的文件编号。如果没有文件编号，就没有身份证明。(4)负责人：签发文件的组织或个人，即文件的签发机关或签字人。标题：文档的标题。如果没有标题，标题不规范，或者标题不能反映文件的主要内容，不便于检索，标题应全部或部分自制，自制内容加方括号“”。(6)日期：文件形成的日期，标有国际标准日期标记，如19990909。(7)分类：文件分类应根据文件的实际标签填写。如果没有分类，就没有识别。(8)页数：每个存档文档的总页数。文档中包含图片和文本的页面是一页。(9)备注：说明文件中要说明的情况。建议由系统生成存档文件目录或使用电子表格进行编辑。目录应为A4格式，页面水平排列(见附录B中的图B1)。除了保留电子版本，存档文件的目录也应打印并装订成册。对于存档文件的装订目录，应准备封面(见附录B，图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年份、保管期限、机构(问题)，其中全宗名称是立卷单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可按年装订，也可根据保管期限按年装订。26，27，4。纸质档案文件的整理、装订、分页、包装和搁置(1)。微调1。归档文件装订前，对不符合要求的文件材料进行整理。2.如果档案文件损坏，应按照DA/T25-2000进行修复。字迹难以辨认或者容易退化的，应当复制。3、归档文件应按照保管期限的要求清除易生锈、易氧化的金属或塑料装订用品。4.对于格式过大的文档，应在不影响其未来使用效果的前提下进行折叠。(2)约束1。存档的文件通常以件为单位装订。归档文件的装订应牢固、安全、简单，不得损坏书页、倒页或压字，装订后的文件应平整，有利于归档文件的保护和管理。绑定应该最大限度地减少对存档文档本身的影响。如果原始绑定方法满足要求，则应该保持不变。2.装订方法应根据归档文件的保管期限确定，装订材料应符合保管期限要求。为便于管理，同一截止时间的归档文件的装订方法应尽可能保持一致，不同截止时间的装订方法应相对统一。3.用于装订的材料不得含有或产生可能损坏归档文件的物质。装订材料如回形针、别针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封条等不用于装订。29、4、永久保管的归档文件，应采用线装订法装订。如果页数少，使用直角装订(见附录C，图C1和一般来说，纸质文件的页码应该以件为单位进行编制。2.页码应逐页编制，并应标记在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。3、文件和资料已打印并编号；如果要编译的页码与文档的原始页码相同，则原始页码可以保持不变。(4)将归档文件按顺序装入文件箱，并填写文件箱的箱脊和参考表格中的项目。不同年份、机构(问题)和保管期限的归档文件不能放在同一个文件箱中。1、文件箱(1)文件箱盖应标明整个氏族的名称。文件盒的外形尺寸为310mm220mm(长、宽)，盒脊的厚度可以设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。根据要求(见附录d，图D1)。(2)根据不同的放置方法，文件箱应提供必要的项目，如总编号、年份、存放期、起始和结束零件号、箱号等。在盒子的脊部或底部边缘，并且可以提供诸如组织(问题)之类的选项(参见附录d，图D2，图D3)。其中，起始和结束零件号填写框中第一个文档和最后一个文档的零件号，起始零件号填写在上部框中，结束零件号填写在下部框中。箱号是指文件箱的顺序号，应根据入库要求在文件箱的书脊或底边编制。每年编一个序列号。(3)档案盒应由无酸纸制成。测试准备表格放在盒子中文件的后面，项目包括盒子中文件的描述、组织者、组织者、检查员和检查日期(见附录e)。(1)箱内文件说明：填写箱内文件的缺陷、修改、补充、删除和销毁。(2)主办单位：负责组织归档文件的人员签字或盖章。(3)整理日期：归档文件整理完成日期。(4)审核人：负责审核归档文件质量的人员签字或盖章。(5)检查日期：归档文件检查完成的日期。(5)架子1。归档文件分类装箱后，排架方式应与本单位归档文件的分类方案一致，排架方式应避免频繁排架。2.归档文件根据年份-组织(问题)-存储期进行分类。仓库上架时，每年形成的档案按照组织(问题)顺序上架，便于实体管理。3.如果归档文件按年-储存期-组织(问题)进行分类，当仓库弯曲时，每年形成的文件将按照储存期进行上架，以便于将文件转移到图书馆。电子文件归档要求1。电子文件的组成(文件的组织)、分类、排列、编号和编目应符合本规则通用要求的规定。2.归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储及其他分类要求按数