Office2007办公软件基础知识培训.ppt

OFFICE2007、Excel2007入门培训、工作界面、整体布局介绍：功能区域布局、功能区域有三部分。 标签带的顶部有七个标签。 “组”各标签包含几个组。 指令是指按钮、用于输入信息的框、菜单。 “开始”标签和“开始”标签包含七组：剪贴板、字体、对齐、数字、样式、单元格和编辑。 应用于样式组的格式和单元格样式提供了丰富的格式示例。 编辑组提供了功能命令，如常用函数、排序和筛选、搜索和选择。 插入标签和插入标签有六个组：表、图、图表、链接、文本和特殊符号。 插图组的SmartArt图形是信息的视觉表现，可以从各种布局中进行选择，因此可以快速简单地制作必要的形式，有效地传达信息和观点。 “页面布局”和“页面布局”选项卡包括五组：主题、页面设置、调整大小、工作表选项和放置。 页面布局主要用于在打印时调整格式。 “表达式”选项卡和“表达式”选项卡分为四组：通信库、定义名称、表达式审核和计算。 “通信库”对各种各样的函数进行分类，使用户能够简单且迅速地找到所需的函数。 excel2007从2003版本提供了若干新函数，例如countifs、sumifs等。 “数据”和“数据”标签包含五个组：外部数据、连接、排序和筛选、数据工具和分层显示。 “数据”标签提供了常用功能，如排序和筛选、数据合并计算、组合和分类汇总。 “审阅”和“审阅”标签包含四组：校对、繁体中文转换、评论和更改。 “审查”标签有几种文字处理功能。 “显示”选项卡和“显示”选项卡包含五组：作业表视图、显示/隐藏、显示比例、窗口和宏。 窗口群组提供了冻结、分割等功能。 然后使用键盘来操作功能区。的。 例如，在EXCEL中，可以使用键提示将文本居中。 1 .按alt键，显示按键提示。 2 .然后按h选择“开始”标签。 3 .按“a”，在“对齐”组中按“c”，以选定的文本为中心进行对齐。 可以使用OFFICE按钮、“OFFICE按钮”打开或创建excel工作表。 可以单击右下角的EXCEL选项来设置工作表。更丰富的模板，在创建新的EXCEL2007时，为下载提供了更丰富的模板。 可以保存为功能，单击office按钮，另存为，也可以保存为PDF或XPS格式。 也可以保存为EXCEL97-2003等版本。快速访问工具栏和Excel2007的快速访问工具栏包含最常用的快捷按钮。 单击快速访问工具栏上的按钮以执行适当的功能，或从稍后的下拉菜单中自定义快速访问工具栏。 数据输入和编辑、Excel2007入门，1，单元格Excel的各工作表由多个长方形的“单元格”构成，这些长方形的“单元格”是单元格，这是Excel的最小单位。 输入的数据会保存在这些单元格中。 此数据有各种类型的内容，如字符串、数学和公式。 2、列标签和行号Excel用字符识别列，从a到XFD是16384(03版256 )列，这些字符使用称为列标签的1到1048576的数字来识别1048576行(03版65536 )。 每个单元格都用列标签行号来表示单元格的位置。 如果是B1，则表示b列的第一行单元格。 3 .使用名称框和公式编辑框的名称框来显示Excel电子表格中单元格的名称和名称。 使用名称框，用户可以快速导航到适当的名称区域。 使用公式编辑框输入和显示公式或函数范围。Excel2007入门，4，工作表由单元构成，excel中1张工作表由168341048单元构成。默认情况下，Excel新创建的工作簿包含三个工作表，工作表的标签名称为sheet1、sheet2、sheet3。 单击工作表的标签，就可以切换工作表.的。 5 .工作簿是处理和存储数据的文件。 标题栏会显示当前工作簿的名称. Excel的默认工作簿名称为book1。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态的工作表包含三个工作表，但是，由于三个工作表通常不能满足用户的需求，因此，一个工作簿包含多个工作表、工作簿的管理，1，右键单击，从菜单中选择“新建”子菜单的“Office模板”创建新的工作表(图1)2，开始所有程序microsoftoffice“Office模板” 2 .选择“office按钮”“另存为”菜单项，打开“另存为”对话框。 3 .输入文件名，然后单击“保存”按钮，生成模板。 创建工作簿，管理1，2，工作簿，点击1，主页工具栏的打开按钮2，按快捷键【Ctrl O】3，选择文件文件搜索菜单项，选择基本文件搜索任务1、打开工作簿，保存工作簿，1、点击“常用”工具栏的“保存”按钮2，按快捷键【Ctrl S】3，选择“文件”“保存”菜单项PS :自动保存恢复信息的设定“工具”“选项” 如果系统发生故障，Excel可以根据自动存储的文件数据，在下次打开文件时自动恢复文件。 为了避免在发生意外情况(例如停电或硬件故障)时丢失工作结果，建议用户始终养成保存文件的习惯。管理工作簿、2、新窗口之前所述的分割窗口不生成新窗口，如果需要在多个窗口中观察相同的工作簿，则创建新窗口。 可以通过选择“窗口”“新建窗口”菜单项创建新窗口。 3、添加、重命名工作表的标签上单击鼠标右键，显示如下图所示的快捷菜单。 使用此快捷菜单中的选项，可以对工作表执行常规操作。 如果有多个临时不使用的窗口，并且无法关闭这些窗口，则可以隐藏、管理工作簿、5、隐藏窗口以处理其他窗口。 选择“窗口”“隐藏窗口”菜单项，将隐藏。 如果需要使用这些窗口，可以取消隐藏。 选择“窗口”“取消隐藏”菜单项，在“取消隐藏”对话框的列表框中列出所有隐藏的窗口，选择要取消隐藏的窗口，然后单击“确定”按钮后，再次显示该窗口。 4 .切换工作表点击工作表的标签，就可以从一个工作表切换到另一个工作表。 在、6、冻结窗口中，如果窗口内的数据很多，则在查看其他数据项时，有必要始终显示数据项的一部分。 在这种情况下，可以使用冻结窗格的功能。 (1)在窗口中选择单元格。 (2)如果选择“显示”“固定窗格”菜单项，则始终显示所选单元格上方和左侧的数据。 如果需要解除冻结地块，请选择“视图”“解除冻结地块”菜单项。数据输入，单元的选择，1，单一单元的选择PS :单元间按tab”键可以切换到同行相邻的下一个单元，按快捷键“Shift Tab”可以切换到同行相邻的前一个单元。 按Enter键可以切换到同一列中相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift Enter】可以切换到同一列中相邻的上一个单元格。2、选择多个连续的单元3、选择多个不连续的单元4、选择部分不连续的整体不连续的单元5、选择行6、选择列7、选择工作表的所有单元、输入数据、1、输入字符类型数据字符类型数据：汉字和字2、输入数值数据3、输入日期和时间(在Excel中，可以使用斜线、字符、破折号和数字的组合输入日期(例如，2008-7-222008/7/222008年7月22日)。 但是，系统只有一种默认日期格式，请参见编辑栏中显示的格式。 数据输入：(2)设定日期格式：选择转换日期格式的单元格。 选择“经常使用”“格式”菜单项目。 在“单元格格式”对话框的“数值”标签中，从“分类”列表框中选择“日期”选项，然后选择所需的格式。 数据输入：5，超链接定义了工作表之间、工作簿之间、Excel和其他文档之间的跳转。 (1)选择“插入”“超链接”菜单项目。 (2)在弹出的“插入超链接”对话框中，根据需要进行设置。 的双曲正切值。 链接反映在其他文档中的更改，超链接直接跳转到文件。 数据输入：数据输入，6，自动数据输入，在数据输入中需要大量的相同数据或具有某种规律的相同类型的数据的情况下，可以使用自动数据输入功能，提高数据输入的效率。 (1)自动嵌入数据的操作步骤(以下表为例) :在a1中输入“1”。 将鼠标指针放在A1填充手柄上，鼠标指针就变成十字型。 按住鼠标左键并拖动，松开鼠标，直到拉出的矩形框复盖了所有填充的单元格。 然后单击“自动填充选项”按钮，并选择自动填充方法。 如果“自动填充选项”按钮不可见，请选择原始单元格，然后单击其填充控制柄，以显示“自动填充选项”按钮。数据输入，数据的编辑，1，数据的删除2，数据PS的复制和粘贴：选择性粘贴的默认情况下，将原始单元格的内容全部粘贴到目标单元格的操作。 如果只需要复制元数据单元格中的数据并保留目标单元格的格式，或者需要其他操作，则可以使用选择性粘贴功能。 选择原始单元格并复制。 右键单击目标单元格，选择“选择性粘贴”选项。 根据需要进行设置和粘贴。 点击“ok”按钮。 注：在步骤中点击“粘贴链接”，修改原始单元格的数据后，目标单元格的数据将被更改。数据输入，复原操作和复原操作，1 .执行复原方法(1)点击通用工具栏的“复原”按钮。 (2)按快捷键【Ctrl Z】。 (3)选择“编辑”“取消”菜单项目。 2 .执行恢复的方法(1)点击通用工具栏的“恢复”按钮。 (2)按快捷键【Ctrl Y】。 (3)选择“编辑”“恢复”菜单项目。数据输入，注释的追加，1，注释的追加：在单元格中添加说明性文本。 (1)选择要添加注释的单元格。 (2)选择“插入”“注释”菜单项目。 (3)在评论框中输入评论的内容。 (4)点击评论框以外的位置，隐藏评论框。 2 .编辑注释(1)选择要编辑注释的单元格。 (2)右键单击并选择“编辑注释”选项。 (3)编辑评论框内的文字。 (4)点击评论框以外的位置，隐藏评论框。 使用、工作表，点击要插入1，列的位置后面的列标签，选择单元格的列，右键单击，如下图所示选择“插入”命令。 选择多个列，或在同一行中选择多个单元格，然后选择“插入”“列”菜单项，将插入与选定列或单元格数相同的列。使用、工作表，2，增加单元格的功能不太使用，输入了某行或列的数据后，一个数据没有输入，该数据后面的其他数据由此成为前一个的情况下，需要插入单元格。 具体来说，(1)选择单元格，然后选择“插入”“单元格”菜单项目。 (2)根据需要在“插入”对话框中进行选择。3、行、列和单元格删除(1)选择要删除的行、列或单元格，右键单击并选择“删除”选项。 (2)选择要删除的行、列或单元格，然后选择“编辑”“删除”菜单项目。 使用、工作表保护工作表，(1)选择“校阅”“工作表的保护”菜单项目。 然后选择“校对”“取消对工作表的保护”菜单项目，取消对工作表的保护。 (2)在弹出的“保护工作表”对话框中，根据需要进行设定。 检索和替换，(1)检索：选择“编辑”“检索”菜单项目。 按下/快捷键【Ctrl F】。 (2)替换：选择“编辑”“替换”菜单项目。 按下/快捷键【Ctrl H】。工作表，1，设定行的高度和列的宽度(1)用鼠标变更行的高度和列的宽度。 (2)指定行高和列宽的准确值。 使用调整单元格、工作表，2，合并单元格(1)选择要合并的相邻单元格。 (2)选择“常用”“单元格”“对齐”标签。 (3)选择“合并单元格”。 的双曲正切值。 数据的高速输入方法是在同一行或列中输入数据。 的双曲正切值。同步输入、1、选择要输入工作表相同内容的单元格2，输入内容3、按住ctrl键并按enter键，选择要选择性粘贴的应用程序，然后粘贴值：1.选择要复制的单元格。 复制2 .选择要复制的单元格3 .在“开始”标签的剪贴板组中，单击“粘贴值”，选择性地选择要粘贴的应用程序，然后粘贴运算：1.在任意空白单元格中输入1000，然后复制单元格2 选择需要运算的范围。 3 .在“开始”标签的“剪贴板”区域中，单击“特殊粘贴”，选择“运算”下的“除法”，然后单击“确定”。选择性粘贴的应用程序，表重排：1.选择原始数据表，复制：选择粘贴位置。 3 .在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“重新排序”，分析和管理数据，对数据列表进行排序：如果要按单列内容进行排序，请在“开始”选项卡的“编辑”组中完成排序。 如果要对多列内容进行排序，则必须在“数据”选项卡的“排序和过滤器”组中进行操作。 排序、数据高级排序：数据高级排序是指在多种条件下对数据列表进行排序。 这是在简单排序后仍有相同数据时的排序方法。 筛选、自动筛选：自动筛选为用户提供了快速查找具有大量记录的数据列表，以满足特定条件。 自定义筛选：使用Excel2007附带的筛选条件，可以快速完成数据列表筛选操作。 但是，如果您自己的过滤条件不满足您的需求，您也可以根据需要自定义过滤条件。 筛选、筛选和数据的高级筛选：要使用高级筛选功能，必须首先创建条件区域，以指定筛选数据必须满足的条件。 “条件”区域的第一行是作为筛选条件的所有字段名，它们必须与数据列表中的字段名完全相同。 删除重复值，选择单元格范围，在“数据”标签的“数据工具”组中点击“删除重复”。 然后选择“分类汇总”，在“数据”标签的“分层显示组”中，单击“分类汇总”。 在“分类汇总”框中，单击要计算分类汇总的列。 在摘要方法框中，单击要计算小计的摘要函数。 在“选择汇总项”框中，选中包含要计算小计的值的每列的复选框。创建旋转透视表：在Excel2007工作表中创建旋转透视表的步骤大致分为两个阶段。 第一步是选择数据源。在步骤2中，设置旋转透视表的布局。旋转透视表、旋转透视