公路工程建设项目文件材料收集办法.ppt

1,重点公路建设项目文件材料收集及编制办法,厅重点办武桂香0351466307313834160022电子邮箱:zdb1000,2,本次讲座主要内容,一、项目文件材料的定义、收集范围及执行的标准二、项目文件材料收集的分工、收集的总体要求、具体要求三、公路建设各阶段文件材料收集的主要内容四、文件材料的编制要求,3,1.1公路建设项目文件材料的定义,交通运输部关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知（交办发2010382号）明确规定：公路建设项目文件材料是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。,4,项目文件材料的分类,根据基本建设程序及工程建设各个阶段文件材料的特点，项目文件材料分为：立项审批文件、设计审批文件、招投标文件、征地拆迁文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、计量支付文件、试运行及交竣工验收文件,5,1.2项目文件材料收集的范围,项目文件材料具体收集范围按照交通运输部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发201065号）中附件2公路工程项目文件材料归档范围的规定执行,6,1.3项目文件材料立卷归档执行标准,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）交通运输部关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知（交公路发【2010】65号交通部交通文件材料立卷归档办法(交办发1992100号)交通部公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(交办发2010382号),7,2.1项目文件材料收集的分工,文件材料的收集按照“谁形成、谁负责”的原则，由形成单位或部门负责，不得委托他人1、项目法人单位负责立项审批、设计审批、工程准备阶段的文件、工程招投标文件、竣工验收阶段及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、安全、进度、费用控制方面有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；,8,2.1项目文件材料收集的分工,2、施工和监理单位负责各自承包内容施工过程中形成文件材料（主要指工程技术文件，行政党务文件、合同文件不需向业主移交）的收集整理和归档工作。,9,2.2项目文件材料收集的总体要求,一、项目档案工作实行法人负责制，项目法人单位承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责二、同步管理的要求：公路建设项目文件材料立卷归档工作应纳入工程建设管理程序，纳入合同管理，纳入监理工作内容，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，按“谁形成谁负责”的原则，由文件材料形成单位或部门负责立卷归档工作，保证及时、准确、完整、系统和安全。,10,2.2项目文件材料收集的总体要求,三、预立卷要求：各有关参建单位建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照项目建设程序不同阶段的文件材料产生的自然过程及先后顺序及时收集，并做好预立卷工作。四、对档案管理人员的要求：各单位至少配备一名专职档案管理人员，认真履行档案管理岗位职责，加强学习和培训，将档案管理知识和工程管理知识结合起来，不断完善自身素质，提高档案管理工作水平。,11,2.3项目文件材料收集的具体要求,原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件（立项审批、设计审批阶段的文件可以保存复印件，但在备考表中注明原件在交通厅。供货商提供的原材料及产品质保文件可收集加盖供货商印章的复印件，热敏纸传真件需复印保存，复印件应清晰。完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。,12,2.3项目文件材料收集的具体要求,真实性。现场记录，同步进行。准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。,13,3.1公路工程基本建设程序,1、项目建议书2、工程可行性研究3、初步设计文件4、施工图设计文件5、招投标文件6、工程准备工作文件（征地拆迁）7、施工阶段文件8、交、竣工验收文件9、项目后评价文件,14,3.2项目文件收集的主要内容,项目建议书阶段编制项目建议书委托函、项目建议书环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件项目建议书评估报告项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等,15,可研阶段收集的主要内容,1、编制可研委托函、可研报告2、可研评估报告3、可研批复文件，包括审批意见、审查、请示等4、环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件5、水土保持方案及其批复文件6、其他文件，如国防、文物保护、铁路等请示及批复文件,16,设计阶段收集的主要内容,目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计、施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。,17,初步设计阶段收集的主要内容,初步设计招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件、评标报告、合同协议书初步设计外业验收审查意见初步设计图纸（含地质勘察和设计图纸）初步设计概算审查报告、评审（预评审）意见，批复文件,18,施工图设计阶段收集的主要内容,施工图设计招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件、评标报告、合同协议书施工图设计外业验收审查意见施工图设计图纸（含地质勘察和设计图纸）施工图设计概算审查报告、评审（预评审）意见，批复文件施工图设计补充问题的回复（修改）单设计监理相关资料,19,工程准备阶段收集的主要内容,用地申请及批准文件、红线图及土地使用证征地拆迁、补偿批准文件及协议书征地拆迁图表(土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图)招投标工作相关文件申报施工许可及质量监督申请文件施工许可证,20,招投标文件材料内容,招投标主要包括施工（路基、路面、房建、机电、交通安全设施等）、监理招投标一般分为三个阶段进行：准备阶段、招标阶段、评标及签约阶段,21,招投标文件材料,招标申请、批准文件资格预审文件及评审报告、招标文件、招标公告投标文件评标文件（含清标报告、有关呈批、上级报复及评标报告）合同协议书没有中标的文件也要保存35年，避免发生投诉,22,征地拆迁文件材料,1、征地批文、占地图及土地使用证2、征地拆迁合同协议（如果是委托代征迁的要有一份复印件）3、征地拆迁管理文件4、征地拆迁图表征用土地数量一览表拆迁建筑物数量拆迁电力、电讯及其他管线征地青苗补偿征地拆迁红线图,23,施工阶段,工程实体：包括路面、桥梁、互通立交、隧道、机电、交通安全设施、绿化环保、房建等工程的施工工作程序施工许可项目总开工报告单位工程开工申请及审批分部（分项）工程开工申请及审批工程施工成品验收中间交工证书,24,业主在施工阶段收集的文件,1、施工许可证（含初步审查意见）、施工许可申请书及附件、质量监督申请2、行政管理文件（各种规章制度、往来文件、会议纪要、备忘录、其他管理文件）3、工程管理有关文件（技术规范补充和修改文件，技术咨询、技术报告、技术方案的补充，工程质量控制的通知、通报，安全、环保管理文件，计量、进度计划文件）,25,施工单位在施工阶段收集的文件,开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件分部分项开工申请及批准文件原材料及构件出厂证明、原材料试验报告工程检验申请批复单、检验及评定文件施工原始记录施工日志、大事记、施工总结、技术总结,26,各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告单位工程、分项、分部质量检验评定报告机电设备安装及调试记录、专项检测入监控材料、工程声像及监控材料交工验收文件,27,监理工作大纲、日志监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料、对关键原材料的抽检记录，关键部位工序的旁站记录等）竣工图科研、新技术运用施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）,28,施工单位收集的主要文件材料,1、施工质量控制文件2、施工管理文件3、施工安全及文明施工文件4、进度、投资控制文件5、合同管理文件6、其他和工程有关的文件,29,施工质量控制文件,工程质量管理文件材料及标准试验资料施工工序资料,30,工程质量管理文件内容,1、工程质量往来文件（质量保证体系、专项技术方案）2、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料3、安全质量事故及处理情况报告及处理认可证明文件4、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料5、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录，对工程质量影响分析6、交工验收施工单位的自检评定资料,31,材料及标准试验资料的内容,1、原材料、外购成品、半成品抽检试验报告及资料2、外购材料（产品）出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告3、各种标准试验、配合比设计报告,32,施工工序资料的内容,一、路基工程A路基土石方工程地表处理资料不良地质处理方案、施工资料、检测资料分层压实资料路基检测、验收资料分段资料汇总,33,路基工程,B防护工程基坑放样、开挖处理、试验检测资料各工序施工记录、检测、试验资料成品检测资料砂浆(砼）强度试验,34,路基工程,C小桥工程基坑放样、开挖处理、试验检测资料基础施工检查、试验资料、桩基检测资料各分项施工工序检查、成品检测资料砂浆强度、砼强度、台背填压实度等试验报告及汇总表,35,路基工程,D排水工程基坑放样、开挖处理、试验检测资料各施工工序检查、成品检测资料砂浆、砼强度试验资料,36,路基工程,E涵洞工程基坑放样、开挖处理、试验检测资料各分项施工工序检查、成品检测资料砂浆强度、砼强度、台背填压实度等试验报告及汇总表,37,路面工程,施工工序检查资料材料配合比抽检（油石比、马歇尔试验等）资料压实度、弯沉、强度等试验检测报告及汇总资料,38,桥梁工程,基坑放样、开挖处理、试验检测资料基础施工检查、试验资料、桩基检测资料墩台、现浇构件、预制构件、预应力等施工工序检查、成品检测资料砂浆强度、砼强度、台背填压实度等试验报告及汇总表引道工程施工检测、试验资料,39,隧道工程,洞身开挖施工、检查资料衬砌施工、检验资料隧道路面工程施工、检查资料照明、通风、消防设施施工、检查资料洞口施工检查资料各附属设施检验施工资料各环节工序检查、验收资料隧道衬砌厚度、砼（砂浆）强度试验检测资料,40,施工管理文件,承包商的施工资质、组织机构、人员岗位职责划分、施工组织设计、技术交底文件、管理制度、往来文件、会议纪要等,41,施工安全及文明施工文件,安全生产的有关文件：安全组织机构及人员、岗位责任、安全保证体系、施工专项技术方案、技术交底文件等安全事故的调查处理文件文明施工的有关文件,42,施工进度控制文件,总进度图（表）、计划及批准文件分期进度图（表）、（月、季、半年、年）计划批准文件，进度执行情况（文件、图表）有关进度的指令、提示、通知及往来文件进度计划的调整及采取的措施施工月报,43,施工投资控制文件,合同工程量清单变更后的工程量清单设计变更预算文件,44,施工合同管理文件,工程变更、工程延期、费用索赔、争端与仲裁、违约、工程分包、保险等合同管理文件,45,施工原始记录,施工日志、测量原始记录、未汇入施工质量控制文件的各工序原始记录施工照片、声像等特殊载体文件其他文件：如天气、温度及自然灾害等记录,46,监理需要收集的文件材料,监理管理文件工程质量管理文件工程进度管理文件工程合同管理文件安全与环保管理文件其他文件,47,监理管理文件,监理处组织机构资质、人员情况、各级监理工作范围、责任划分监理大纲、细则及批复各种规章制度，内部管理文件监理处阶段性工作总结其它管理文件,48,工程质量控制文件,监理处下发质量控制措施、规定监理处书面指令及回复旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料试验、检测文件材料各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料、包括质量检验及相关试验资料交工验收质量评定资料,49,工程进度管理文件,工程进度计划总计划、年度、季度、月计划的批准执行情况及采取的措施文件监理月报等,50,工程合同管理文件,包括监理对合同段执行合同情况的评价、单价变更、物价调整、索赔、奖罚、暂定金额的使用等,51,安全与环保管理文件,安全管理的规章制度、措施、会议记录、检查结果、安全事故的有关文件施工环境保护规划、环境保护措施、环境保护检查等文件,52,其他文件,监理日志会议纪要及备忘录照片、声像等特殊载体文件,53,科研、新技术文件,科研科技管理办法、立项申请及批准文件，科技合同协议书、研究大岗、阶段性研究成果，研究报告、科研成果鉴定书、获奖证书、专利申请、声像资料等新技术新技术应用、推广的试验记录和分析、计算数据、主要负责人名单、有关批复文件合同、应用、推广情况记载、使用效果等、图片、摄像带等,54,交工验收文件材料,公路工程合同段交工验收报告交工验收合同段工程质量评分一览表公路工程合同段交工验收证书公路工程合同段交工验收申请书施工、监理工作总结,55,竣工验收文件材料,竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书设计、施工、监理工作总结项目质量评定文件各类专项验收文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书,56,收集过程中重复归档问题,监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位收集归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、原材料、工序等申请检验报批文件等)项目业主围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己收集归档为主，其他参建单位不需向业主移交此类文件。计划进度表、计量支付文件由项目法人单位单独收集分类归档，短期保管，不需向管养单位移交。,57,一般行政文件与工程管理文件的区分,公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档，也不需向运营管理单位移交；如是施工及监理单位形成的，不需要向建设单位移交。,58,4.1竣工文件编制存在的问题,一、部分质保资料不完整、规范。（1）监表、检表、试表中的工程编号与表编号未系统编号；（2）部分检表、试表栏目填写不完整或未填写；（3）部分检测栏目填写不规范，未写具体测值或进行具体描述，而只是“合格”，不能反映施工的具体情况；（4）部分资料表格数据涂改，签章不全或有代签现象；（5）有的工序检测频率不满足规范要求等。,59,4.1竣工文件编制存在的问题,二、部分资料不真实，不系统。资料收集、整理工作滞后，错、漏、假等情况较普遍，有的资料记录、报告、台帐不相对应，有的检测数据不真实；资料编制与现场施工脱节，不能真实地反映施工实际工况,60,4.1竣工文件编制存在的问题,三、质量检验评定工作滞后，有的甚至编造分项工程评定数据。有的单位分项工程质量评定数据无法追溯到来源，有的数据与工序检表数据不一致，外观质量描述和扣分与实体质量不一致，使分项评定成为“空中楼阁”。,61,4.1竣工文件编制存在的问题,四、部分单位竣工图与工程实际不相符，未按有关规定绘制竣工图。,62,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定),格式要求必须是原件（特殊文件除外）书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范文件材料书写，绘制和签字时应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。,63,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定),尺寸要求竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3幅面，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁布置图可以加长粘贴，但不能加宽。其他文字材料、表格一般使用A4幅面（除上级红头文件外），当使用A3幅面时，则折叠成A4幅面，小于A4规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上。,64,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定),版本要求提供一份完整的原件（个别的特殊情况可用复印件）（尽可能少的复印件）。,65,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定,笔迹要求所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，但代签名必须是代理人的本人名字，不允许代替别人签名；必须按要求在表格中的签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。所有资料中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，如果必须更改的话，应在旁边签名。,66,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定,表格填写要求正确选择工程的对应表格；表头的填写必须完整统一；图框上的所有签名必须完整，严禁采用打印来代替签名，必须手工草签（即本人的手写体），禁止代签；关键的签名不能重复签名同一个人，否则资料没有意义，如“计算”和“复核”为同一个人；,67,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定,表格如果有附件必须详细注明附件名称、数量等；注意表格中单位填写的统一，如果分左右幅就必须注明；注意表格中一些指标的控制值，应该符合有关设计、规范要求，特别是高速公路招标文件中得技术规范；,68,4.2竣工文件编制的具体要求(或规定,表格填写要求表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，语气应中肯，描述准确，如评价用“合格”、“不合格”等，不能用模棱两可的词汇“基本合格”等，质检表格中自检说明应填写“自检合