公文写作-静宜大学研究发展处.ppt

公文介紹,1.主旨：全文精要說明目的與期望，使受文者一目瞭然。以具體扼要的文字表達什麼事與怎麼辦。2.說明：當案情必須就事實來源或理由，作較詳細敍述且無法於主旨內容納時，才使用。也就是要說清楚為什麼、講明白怎麼辦的意思。3.附件語：對上級機關或首長用【檢陳、陳送】；對平行及下級機關或人員用【檢送、檢附】。4.活動日期與星期應正確。99年7月7號星期五下午(X)99年7月7日星期五15:1017:00(O)99年7月7日星期五下午15:1017:00(X)99年7月7日星期五下午3:105:00(O),公文寫作-公文內容注意事項,公文寫作寫作要領,簡（文句少而意義足）用較少的字句，使對方能充分了解。淺（不用奇字、奧義、僻典）不用奇怪或深奧難懂的字句。明（不為隱語、誇張、諷刺）不用含糊不清，應用讓人易懂之文句。確（所述時間、數字，皆精確真實）正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整,公文製作公文用語,期望及目的用語：對上級機關用：對平行機關用：對下級機關用：,靜宜大學,教育部,靜宜,校內一級單位,各機關學校,校內二級單位,公文製作稱謂用語,有隸屬關係：無隸屬關係：,教育部,靜宜,鈞,貴,司法部,靜宜,貴,大,上對下稱貴下對上稱鈞自稱本,上對下稱貴下對上稱大自稱本,對機關首長：鈞長。機關對人民：台端。行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱貴機關。,總統府,監察調查處,監察院,教育部,行政院,司法院,最高法院,考試院,立法院,考選部,學校,機關,靜宜,國防部,有隸屬關係用【鈞】,無隸屬關係用【大】,何謂平行機關?,無隸屬關係之平行機關或機關與社團間，也是用【貴】,公文製作公文用語,引述語：復（來文機關發文年月日字號及文別）復函時用(復函時須將來文機關發文日期及字號列入說明，不宜列於主旨)。(例：復大部100年3月5日選專一字第10000.號函(辦理)。)依（依據）（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。(例：依據貴會100年5月7日臺會綜二字第10000.號函辦理。),公文製作正確用字,侵占；竊佔；占有；佔領消弭；弭平戰亂；彌平預算部分；不法分子；身分；處分防範；防患未然聯繫；連絡；聯絡人掩埋；淹沒亟需；必須偵查；檢察擁擠；壅塞凸顯；突出,公文製作正確用字（續）,反映意見；生理反應型塑；形象佈置；佈達；佈局；部署費時；曠廢；曠日費時紓解；抒發擘劃、規劃；計畫雇主、雇員（名詞）；僱用（動詞）；制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令）紀錄（名詞）；記錄（動詞）給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）,公文製作正確用字（續）,楬(揭)櫫伎(技)倆過度(渡)期以身作（做）則以資（咨）規範躋（擠）身假貴校於(貴)本校,貿(冒)然周(週)延；周(週)知已(己)經撲朔(塑)迷離厲(勵)行真相(象)假借(藉),學校公文文書,學校公文文書範本,1、函稿(校外校內)2、書稿(不如函的正式性，限校內發文使用)3、開會通知4、公告5、公告(函正副本)6、令7、令(函正副本)8、簽(正式)9、便簽(簡便)10、擬辦單(在承辦人身上之主辦公文下繕打)11、用印申請單(般用印、證書.)12、合約用印申請單(採購或營繕合約)13、公差假申請單(各單位人員、各系老師),14,合約用印主要為採購組承辦之合約或其他重要須留存於文書組之用印,提醒事項-合約/用印申請,合約、契約書、合作協議、投標、招標蓋章後於意見欄註明敬會法務秘書公家機關招標相關文件可免會法務秘書備忘錄通常僅為意願之表達，可免會法務秘書法人登記書/校長身分證影本請承辦人親送,電子公文錯誤修正版,一、敘述不明,二、排版不佳,公文錯誤修正版錯誤類型分類,三、用詞不當,一、敘述不明1.主旨不明確2.說明主旨排列不明3.說明移至主旨二、排版不佳三、用詞不當1.錯誤用字2.贅字3.重複字句,敘述不明-,主旨不明確主旨不明確,錯誤板：主旨：擬邀請貴校宗輔室主任老師至本校擔任課程工作坊主講人，敬請惠允。說明：一、本校室主辦靜宜入門-精神、品格、實踐課程工作坊，時間為：2009年6月6日（六）上午8：30-12：00。二、地點為靜宜大學室。三、工作坊流程請見附件。,正確板：主旨：本校室將舉辦，敬邀貴校室主任蒞校擔任主講人，請惠復。說明：一、日期：100年6月6日（六）上午8：30-12：00。二、地點：本校室。三、檢附工作坊流程（如附件）。,錯誤板：主旨：擬邀請貴校宗輔室主任老師至本校擔任課程工作坊主講人，敬請惠允。說明：一、本校室主辦靜宜入門-精神、品格、實踐課程工作坊，時間為：2009年6月6日（六）上午8：30-12：00。二、地點為靜宜大學室。三、工作坊流程請見附件。,錯誤板：主旨：檢送本校與台中市分局簽定維護校園安全支援協定書，如附件。請查照！修改重點：1.雙方簽約應將對方置於我方之前以示尊重。2.主旨不需將受文者全銜帶入，使用貴局即可。3.驚嘆號不宜,正確板：主旨：貴局與本校簽訂維護校園安全支援協定書，檢送相關資料如附件，請查照。,錯誤板：主旨：申請試驗所研究中心學術研究證。說明：為進行研究計畫(如附件一)，請照予下列研究人員學術證，謝(計畫主持人)、陳(本計畫專任助理)、黃(研究生)、林軒(研究生)、與彭(研究生)，其相關資料如附件二。修改重點：主旨應明確、說明條例式。,正確板：主旨：本校系老師為國科會研究計畫所需，申請貴中心學術研究證，惠請核發。說明：一、計畫名稱哈盆溪大型無脊椎動物之生態化學計量(如附件一)二、惠請核發下列人員學術研究證：（一）計畫主持人：謝。（二）專任助理：陳。（三）研究生：黃、林、彭。,錯誤板：主旨：復貴公司(98)安營字第9801018號函，變更負責人一事，敝校業已收文備查。修改重點：.主旨不明確2.函復對方來文字號不宜放入主旨應列於說明。,正確板：主旨：有關貴公司承攬本校97學年度案，98年度辦理變更負責人一事，本校業已收文備查，復請查照。說明：復貴公司98年4月10日(98)安營字第9801018號函,敘述不明-,主旨排列不明,錯誤板：主旨：邀請貴校中心主任陳教授蒞臨本校學系演講，敬請惠予該師公假，甚感公誼。說明：本系訂於99年3月25日（四）於本校樓421專業教室暨外語學院演講廳舉辦專題演講會，擬邀請陳授擔任主講人。修改重點：1.邀請對象及擔任之角色在主旨已述明，說明不宜重複。2.時間地點應條例式排列。,正確板：主旨：本校系將舉辦專題演講，敬邀貴校通識教育中心主任陳教授擔任主講人，敬請惠允並給予公假。說明：一、日期：99年3月25日(星期四)15：1017：00。二、地點：本校樓421專業教室(外語學院演講廳)。,敘述不明-,說明移至主旨,錯誤板：主旨：檢送本校所學號696210209楊同學參加貴所所開設之98年度核心課程資料，敬請查照。說明：檢附所修習核心課程學生資料表及教授推薦信函乙份修改重點：主旨說明可一次述明。,正確板：主旨：檢送本校所學生楊(學號：696210209)參加貴所開設之98年度核心課程學生資料表及教授推薦信函各乙份，請查收。,錯誤板：主旨：敬邀貴公司吳專案經理蒞臨本校演講，惠請俞允。說明：本校謹訂於2011年3月24日下午3時至5時舉辦專題講座，擬邀請貴公司歐美業務吳經理憲昭蒞校演講，請惠允公假。修改重點：1.主題應明確。2.期望語不宜重複。3.主旨說明可一次述明。,正確板：主旨：本校學系謹訂於100年3月24日(星期四)下午3時至5時舉辦專題講座，敬邀貴公司歐美業務專案經理吳先生蒞校演講，請惠允並給予公假。,錯誤板：主旨：本校中等教育學程師資培育生，擬赴貴校進行參訪相關事宜，敬請惠予同意。說明：一、本校師培生因修習數學科/數學領域數學教學實習課程所需，預計100年5月20日(星期五)上午8:30至11:00，前往貴校參訪。二、請貴校吳老師指導並協助各項活動安排。修改重點：主題應明確，將說明一之主題移至主旨。,正確板：主旨：本校中等教育學程師資培育生因修習數學科/數學領域數學教學實習課程所需，將至貴校參訪，惠請同意。說明：一、參訪日期：100年5月20日(星期五)上午8:30至11:00。二、惠請貴校吳老師指導並協助各項活動安排。,錯誤板：主旨：因業務需要申請電話明細，擬請貴公司同意提供電話明細。說明：需索取部分電話明細：98年9月份至11月份、99年2月份至5月份明細。修改重點：1.主題需求應明確。2.說明主旨可一次述完。3.應有期望語。(惠請同意),正確板：主旨：本校生態學系教師顏因執行國科會計畫，需貴公司提供98年9至11月份、99年2至5月份電話04-26530012之通話明細，惠請同意。,錯誤板：主旨：檢送本校財務金融學系盧老師申請貴會專題研究計畫延期變更相關資料，敬請惠核。說明：一、專題研究計畫補助費延期及變更申請對照表一份。修改重點：1.貴會前空一格以示尊重。2.說明主旨可一次述完。,正確板：主旨：檢送本校財務金融學系盧老師申請貴會專題研究計畫延期變更對照表一份(計畫編號：NSC99-2410-H-126-003)，請惠核。,敘述不明-,大幅度修改,錯誤板：主旨：懇請貴縣提供發展遲緩幼兒之資料，請鑒核。說明：一、本校教育研究所碩士班研究生陳玟靜，其碩士論文研究主題為發展遲緩幼兒氣質及家長教養態度關係之研究。二、為本校教育研究所碩士班研究生論文所需，懇請貴縣(市)提供發展遲緩幼兒之相關資料包括：收托發展遲緩幼兒之園所及收托發展遲緩幼兒之人數。三、惠予同意後將上述資料，寄至苗栗市福星國民小學陳老師，聯絡方式：陳(地址：市街號。電話：09xx-xxxxxx。E-mail：testpu.deu.tw)。,正確板：主旨：本校教育研究所碩士班研究生陳玟靜因碩士論文所需，惠請提供發展遲緩幼兒相關資料。說明：一、陳生論文研究主題：發展遲緩幼兒氣質及家長教養態度關係之研究。二、請提供之相關資料：收托發展遲緩幼兒之園所及收托發展遲緩幼兒之人數。三、如蒙惠允，請將前述資料逕寄市街號苗國民小學陳老師。聯絡電話：09xx-xxxxxx。E-mail：testpu.deu.tw)。,排版不佳-,主旨：檢送本校執行98年度補助大專校院辦理就業學程計畫第一期結報作業相關文件暨申請第一期款新台幣7萬1,730元整，敬請惠核。,說明：一、依98年11月23日職訓字第0980111226號函規定辦理。二、隨函檢附：1.第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份。2.收款收據乙紙。3.匯款帳號影本。4.收款收據清表乙份。5.經費支出總表乙份。6.支出機關分攤表乙份。7.補助學程名單公文影本乙份。8.計畫書核定公文影本乙份。9.第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份（學程）。10.經費支出憑證表乙份。11.經費類送審憑證明細表乙份。12.經費支出明細表乙份。13.計畫書經費規劃表乙份。14.參訓學生名冊二份。修改重點：說明應條例式排列為宜。,主旨：檢送本校執行98年度補助大專校院辦理就業學程計畫第一期結報作業相關文件暨申請第一期款新台幣7萬1,730元整，敬請惠核。說明：一、依98年11月23日職訓字第0980111226號函規定辦理。二、隨函檢附：(一)第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份(二)收款收據乙紙(三)匯款帳號影本(四)收款收據清表乙份(五)經費支出總表乙份(六)支出機關分攤表乙份(七)補助學程名單公文影本乙份(八)計畫書核定公文影本乙份(九)第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份（學程）(十)經費支出憑證表乙份(十一)經費類送審憑證明細表乙份(十二)經費支出明細表乙份(十三)計畫書經費規劃表乙份(十四)參訓學生名冊二份,用詞不當-,錯誤用字,錯誤板：主旨：靜宜大學中心舉辦2009全國網路英語歌曲創作大賽，敬邀貴校協助推廣，共同提升學生英語學習興趣。說明：一、該中心為培養大專院校學生英語學習興趣，於本學年度(97)舉辦2009全國網路英語歌曲創作大賽。該創作大賽已於3月31日完成參賽作品匯整，並自4月1日起開放人氣王投票活動。二、活動相關訊息及規定請詳見本校中心網頁.tw三、活動海報請參見附件，紙本海報將於近期寄出，敬請協助張貼宣傳。,正確板：主旨：本校外語教學中心舉辦2009全國網路英語歌曲創作大賽，敬邀貴校協助推廣，共同提升學生英語學習興趣。說明：一、本校外語教學中心為培養大專院校學生英語學習興趣，於97學年度舉辦2009全國網路英語歌曲創作大賽，該創作大賽已於3月31日完成參賽作品彙整，並自4月1日起開放人氣王投票活動。二、活動相關訊息及規定請詳見中心網.tw三、活動海報將於近期寄出，敬請協助張貼宣傳。,錯誤板：主旨：檢送本校辦理99年產業人才投資計畫第1期課程結訓學員相關資料，請惠核。說明：一、本校辦理99年產業人才投資計畫日語聽力訓練班學士學分班第一期第1期課程結訓，依計畫規定檢送補助學員資料。二、隨文檢附參訓學員補助經費申請表、訓練學員出席記錄統計及成績考核結果一覽表、補助學員個人相關資料、學員簽到表。,正確板：主旨：檢送本校辦理99年產業人才投資計畫第1期課程結訓學員相關資料，請惠核。說明：一、旨揭計畫學分班第1期課程結訓，依規定檢送補助學員資料。二、隨文檢附參訓學員補助經費申請表、訓練學員出席記錄統計及成績考核結果一覽表、補助學員個人相關資料、學員簽到表。,用詞不當-,贅字、重複字句,錯誤板：主旨：本校系系主任老師擬向貴單位申請近三年貴單位補助數位內容製作得獎名單及補助金額資料作為研究之用，請惠允提供，不勝感激。說明：一、本校大傳系邱誌勇老師研究案影音產業作為文化創意產業之龍頭產學研究需要貴單位近三年貴單位補助數位內容製作得獎名單及補助金額之資料，請惠允提供，不勝感激。修改重點：1.期望語重複2.說明可簡明扼要納入主旨。,正確板：主旨：本校系系主任因影音產業作為文化創意產業之龍頭產學研究所需，申請近三年貴單位補助數位內容製作得獎名單及補助金額相關資料作為研究之用，惠請提供。,錯誤板：主旨：本校系師生250人擬於100