文员培训教材.ppt

文员工作职责培训,浮空内心来学习，方知一片圆满心。,讲课提纲,第一部分文员的职业定位第二部分文员的岗位职责第三部分文员的职业规范,第一部分文员的职业定位,文员的定位,领导的协助者，同事的服务者,处理好部门文职工作及人事行政事务外，并协助各级领导管理好部门各事务。,第一部分文员的职业定位,文员的定位文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。文员是部门领导的助手。,第一部分文员的职业定位,文员的十大特质及要求,对事,对人,准确性好判断力工作效率机制性主动性,考虑周到圆滑性谨慎性责任感客观性,第二部分文员的岗位职责,文员的基本职责1.接听、转接电话；接待来访人员。2.部门文秘、人事信息、文档管理。3.安排部门会议，做好会议纪要及会议决议的跟进。4.办公用品、辅料、劳保用品的请购、领用及记录。5.部门人员费用报销。6.组织部门员工完成集团刊物的组稿。,第二部分文员的岗位职责,7.做好生产报表的统计（周报、月报）。8.负责文件的打印、复印工作。9.统计每月考勤。10.负责部门文件、报刊杂志的分发。11.部门办公室固定资产管理。12.接受其他临时工作。,第二部分文员的岗位职责,文员的标准1、积极的心态2、良好的专业素养3、认真细致4、条理清晰5、谦虚勤奋6、善于沟通7、真诚宽容8、服务意识,第三部分文员的职业规范,事务管理规范,1、来宾接待,“引路”应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧，让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。,第三部分文员的职业规范,事务管理规范2、接打电话“态度，语调，用词”,第三部分文员的职业规范,事务管理规范打电话：1、要有准备2、注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打3、微笑的语调，声音清晰，有礼貌4、不要急于在电话中承诺事情或是做决定5、讲电话同时在纸上做记录,第三部分文员的职业规范,事务管理规范接电话：1、电话铃响三声内必须接电话2、先报上公司名称或人名3、声音语调微微上扬，有朝气4、去除“别人不知道我是谁”的心态5、延迟太久接电话应先致歉6、口中不要吃东西或含着东西,第三部分文员的职业规范,保密原则,第三部分文员的职业规范,人事管理规范1、组织架构、岗位说明书、岗位名称更新组织架构变更后应该及时的通知管理部门，并由部门所属最高领导签字生效。岗位说明书应该是每一个岗位就有一份岗位说明书。组织架构图岗位名称要与实际名称相匹配，不能随意更改。员工职位变更、外迁、离职（包括自离）要有相关变更通知或联络单。按部门负责人要求完成岗位说明书并分发相关人员（含新入职人员）。,第三部分文员的职业规范,人事管理规范2、入职手续办理新员工到部门报到，文员在拿到新员工上岗单首先应该热情的接待并给予办理新员工入职登记。文员应该检查新员工入职单上的程序是否都已经办理完毕，若有未办理的应该告知新员工还需要办理哪项手续。经理级别员工报到，在新员工入职上班当日将座位安排好并给予准备电话、电脑等办公用品。,第三部分文员的职业规范,人事管理规范试用期前一周，通知试用是否合格，并发相关表格进行填写，核对无误后，由部门主管签字，统一携带文件交至人力资源部；新员工入职一星期后文员应该给予领取并发放工衣。3、转岗、晋升员工手续办理部门有需要转岗、轮岗或晋升的员工首先要填写岗位调动表格并报至管理部。员工转岗轮岗或晋升必须要有员工转岗轮岗或晋升培训记录并交于管理部存档。,第三部分文员的职业规范,人事管理规范4、离职手续的办理部门若有员工需要离职，文员应该告知需离职员工办理手续的步骤避免员工走弯路而耽误时间。若有员工自离（3天未请假不上班者），文员应第一时间将名单报于管理部。,第三部分文员的职业规范,培训管理规范,内部培训,新员工入职培训,岗前培训,晋升培训,转岗轮岗培训,技能提高培训,部门需求培训,外部培训,第三部分文员的职业规范,培训管理规范内部培训新员工入职培训每一位新入职的员工都必须参加新员工入职培训，若培训考核不合格给一次补考机会，不参加培训或成绩不合格者不给予转正，并将此项与部门、绩效挂钩。,第三部分文员的职业规范,培训管理规范内部培训岗前培训岗前培训也就是上岗培训，每位员工都必须有上岗培训记录。特殊（重要）岗位需要上岗证。培训记录保存完好。（上岗培训表、考核结果）,第三部分文员的职业规范,培训管理规范内部培训晋升培训晋升员工需要有相应岗位的晋升培训记录，否则将不给于晋升。,第三部分文员的职业规范,培训管理规范内部培训转岗轮岗培训各部门有岗位调动的员工，本部门文员需要给做岗位调动的员工提供转岗轮岗培训记录。将记录提交至管理部。（转岗轮岗培训表、考核结果）员工培训记录汇总表.xls,第三部分文员的职业规范,培训管理规范内部培训技能提高培训各部门提交的年度培训需求，根据每月的培训计划做好本部门内的培训跟进。培训记录归档。（签到表、考核结果、培训总结分析）若因特殊情况不能按时完成培训则提前与人力资源部沟通。特殊情况无法参加培训，应提前向部门负责人请假。,第三部分文员的职业规范,培训管理规范内部培训部门需求培训部门由于工作需要临时增加培训。,第三部分文员的职业规范,培训管理规范外部培训公司根据企业实际情况，安排员工接受外部培训。参加外部培训的员工，从培训之日起，与公司签订培训协议。外出培训成绩不合格，公司不给予报销。,第三部分文员的职业规范,文件编辑规范标题LOGO的要求标题字体、大小要求（3号字、宋体）正文字体（宋体）大小（小四或12号字）,第三部分文员的职业规范,打印区域管理规范保持打印区域干净整洁，将打印、复印资料及时带走。不得更改打印机、复印机参数。复印时各部门自己带纸，不得乱拿打印机及传真机上纸张。若打印机等机器出现故障应及时找工程部处理。,第三部分文员的职业规范,固定资产管理规范固定资产转移-固定资产内部转移单固定资产报废-固定资产报废申请单固定资产维修-固定资产维修申请单员工离职-涉及到资产部分应交接得当。,第三部分文员的职业规范,企业内刊组织工作一、内刊编辑工作需要配合的内容1、征文宣传及组稿。2、部门重要会议、活动、时间的及时通知或新闻组稿。3、刊物发放并做好领取记录。,第三部分文员的职业规范,公司文体活动的组织二、企业活动组织需配合工作1、宣传各项活动，组织员工参与。2、做好活动安排及部门工作安排的协调工作3、担当公司文化的基层宣传员，传播企业文化及人文、理论、活动精神。,第三部分文员的职业规范,绩效考核管理规范一、相关制度绩效方案、部门绩效考核表、数据统计表每月20-21日部门考勤统计表统计表（需部门负责人确认，纸质交至人力资源部。部门月报（电子档）、相关附件（电子档，并发给相关部门）。,第三部分文员的职业规范,绩效考核管理规范二、文员考核考核标准：管理部40%+部门60%,第三部分文员的职业规范,绩效考核管理规范管理部40%A、考勤统计（10%）一次失误扣4分a、考勤统计不及时，不准确一次扣4分；b、请假、调休、加班单等未及时或未按手续办理一次扣4分。B、培训达成率（8%）一次失误扣3分a、新入职人员培训未完成或遗漏b、公司培训未参加、主持培训不及时（月度培训未按时完成）c、培训记录不完善,第三部分文员的职业规范,绩效考核管理规范C、绩效数据及时准确性10%一次失误扣4分a、相关资料提供不及时或不准确D、部门人事信息及时准确性6%一次扣2分a、新员工入职手续b、自离、离职手续c、转岗、晋升手续等以上项办理不及时E、活动组织能力6%a、部门投稿情况b、公司活动部门组织情况（组织、协助、跟进）,第三部分总结,平时需要做到的工作人事管理1、组织架构、外迁、离职（包括自离）、员工职位变更应及时通知管理部。2、新员工到部门报到文员先检查新员工入职表程序是否办理完毕。3、新员工试用期结束前一周，给员工发相关转正表格，部门主管签字，再统一携带文件交至人力资源部。,第三部分总结,培训管理1、每位新来员工，文员必须监督其通知参加新员工入职培训2、新员工到部门，文员需组织、跟进新员工做好上岗培训并做好个人培训档案。3、新员工上岗培训合格后，各部门需向管理部申请发放上岗证。4、晋升、转岗