采购工作流程及控制

哈印刷厂采购工作流程及控制（供参考）1目的：对采购过程进行规范和控制，在确保采购产品质量前提下，降低采购成本。2 适用范围：适用于原材料、辅助材料和其他生产材料的采购。3 职责3.1采购组（或采购员）负责工厂生产所需物资的采购。3.2采购组（或采购员）负责确保采购物资满足质量要求，符合供货时间要求。4 物资与合格供方4.1根据采购物资批量的大小和对产品质量影响的重要程度，分为A、B、C三类：A类：对产品质量影响程度大、额大、量多的物资。B类：对产品质量影响程度较小，金额和数量不大的物资。C类：一般的材料、不能固定供方的次要物资。4.2合格供方的选择和评定a. 产品质量达到采购要求的质量,有足够的保证质量的生产能力，提供稳定产品的能力，满足交货期。b. 货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者。由采购组（或采购员）提供供方名单，生产技术部等相关部门参与评定。每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。c. A、B类物资供方经评定后，由厂长批准纳入合格供方名单。C类物资的供方一般由采购人员根据样品或材料要求直接选定，评审过程不作记录。d. 综合评定：经综合评定合格的供方，由厂长批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至采购、生产、财务、仓库等有关部门。5 采购流程5.1采购申请与审批生产物资的采购由库管员提出申请，主管生产领导审核，报厂长批准，交采购组（或采购员）实施采购。大宗物资的采购应提前通知采购组（或采购员）。5.2采购实施采购申请批准后，采购员进行采购。a 根据申购物品的要求进行市场调查，进行比质、比价。b 将收集到的产品信息、供应商信息整理齐全，交由主管生产领导审核并提出参考意见c 将经过审核后的采购清单交由厂长或主管生产领导最终确定。d根据审核后的采购清单与供货商进行采购谈判；e 审阅采购员拟定的采购合同，报相关负责人审批后签订购货合同。5.3退、换货a 库管员须根据仓管验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、数量、质量问题，应拒绝收货；b 如需退、换货的，由库管填写“退货申请”经主管生产领导同意后交采购组（或采购员）办理退货手续， c 所有物料验收合格并办妥入库手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理；5.4采购报销采购报销实行一支笔负责制，即采购员凭采购清单、发票和验收入库单，经主管生产领导审核后报厂长审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；5.5采购信息a 采购文件包括采购计划、请购单、订购单、采购合同等。应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等。b 采购文件的制定：由采购组（或采购员）按生产计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量。c 采购文件的批准：原辅材料的采购计划、采购合同、订购单、请购单（含补料采购）价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购，应由技术部填写，财务审核款源，由生产主管负责人审核，主管领导批注。5.6 采购的控制采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。采购监督：财务、生产、仓库对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购，应提出质疑，可拒绝报销；生产技术部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收；仓库对非“合格供方名录”的采购物资，可拒绝入库。补料采购：在大量生产中，由于单耗计算错误或操作错误需要补料时，应由责任部门主管提出补料申请，由仓库管理员确认库存量报生产技术部主管批准，采购员方可采购。例外采购：当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货，而生产急需时可实施例外采购，但应按以下要求严格控制：a 经厂长批准。b 通知技术部进行严格检验。c 通知技术部和仓库，对例外采购的物资应作出标识。d 只适用于限定的数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评定的要求进行评定，符合条件者列入“合格供方名录”。供方的再评价：采购组（或采购员）应根据合格供方的供货质量确定其是否继续成为合格供方。 供方业绩考核：应对每个供方进行业绩评定，主要内容为：质量、数量、交期、价格、服务态度，包括进货一次交检合格率，在加工过程和最终检验中暴露的质量问题；顾客反馈涉及到的进货质量问题；采购组（或采购员）应进行记录和评价。对供方控制的方式和程度:a 采购组（或采购员）根据供方的业绩，调整控制力度、供货份额。绩优者增加份额，绩劣者减少份额，也可根据实际业绩进行经常性调整。b 当合格供方的供货质量出现问题时，采购组（或采购员）应及时通知生产技术部，由采购组（或采购员）及时通知供方改进，防止此类事情的再次发生；c 对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由采购组（或采购员）发出警告并限期整改。在整改期间应暂停供货，整改后要重新评价。d 当供方连续五次出现提供不合格品、所供产品质量发生重大质量事故、限期整仍评价不合格者、由采购组（或采购员）提出取消其合格